Admisión

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PARTE 1. ASPECTOS GENERALES

La Ley Postal define la expresión «servicios postales» como cualesquiera servicios consistentes en la recogida, la admisión, la clasificación, el tratamiento, el curso, el transporte, la distribución y la entrega de envíos postales. Por tanto, la admisión es una fase del servicio postal integral que presta Correos.

Por su parte, el Reglamento de Prestación de los Servicios Postales define el concepto de admisión como la recepción por parte del operador postal (Correos, en nuestro caso) del envío que le es confiado por el remitente para la realización del proceso postal integral (hasta su entrega al destinatario o, en su caso, la devolución al remitente), y del que se hace responsable en los términos previstos en ese Reglamento. Es decir, la admisión es la fase de entrada de los envíos postales en el circuito postal.

La Ley Postal regula en su artículo 23 las condiciones de recogida y admisión de los envíos postales en los siguientes términos:

El operador u operadores designados por el Estado para la prestación del servicio postal universal deberán:

a) Realizar, al menos, una recogida en los puntos de acceso a la red postal todos los días laborables, de lunes a viernes, con independencia de la densidad de población e incluso en zonas rurales.

Reglamentariamente se definirán todas las zonas a que se refiere el párrafo anterior.

b) Disponer de una cobertura adecuada al ámbito territorial para el que haya sido designado y, en particular, asegurar la densidad de puntos de acceso a los servicios postales establecida en el plan de prestación y la accesibilidad a los citados puntos de las personas con discapacidad de cualquier tipo, así como de las personas con movilidad reducida, conforme a lo que se establezca reglamentariamente.

c) No denegar la admisión de los envíos cuando estos reúnan los requisitos reglamentarios y se satisfaga el precio correspondiente.

Las dimensiones máximas y mínimas de los envíos postales admisibles en la red postal serán las establecidas en las normas que incorporen al Derecho español las aprobadas por la Union Postal Universal.

En este tema estudiaremos la entrada en el circuito postal de los distintos productos de las diferentes líneas que hemos visto en los temas anteriores. No obstante, con carácter previo, veremos también algunos aspectos o criterios que deben cumplir los envíos postales para que se puedan admitir en Correos: sus límites de peso y dimensiones, los objetos prohibidos, los criterios que deben cumplir las mercancías peligrosas admitidas y los sistemas de franqueo.

PARTE 2: PROCEDIMIENTOS DE ADMISIÓN

La Ley Postal define la expresión «puntos de acceso a la red postal» como las instalaciones físicas del operador postal designado para la prestación del servicio postal universal donde los remitentes pueden depositar envíos postales, tales como los centros de admisión masiva, las oficinas, las estafetas y los buzones a disposición del público.

Correos facilita a sus clientes la admisión de los envíos mediante diversas alternativas:

• Pueden depositar los envíos en los buzones de la red pública (solo para envíos ordinarios de la línea básica y para cartas urgentes).

• Pueden depositar los envíos en la ventanilla de las oficinas.

• Los envíos pueden ser recogidos por personal de Correos en el propio domicilio del cliente (en el caso de clientes con contrato).

• En los núcleos rurales, la admisión se realiza en oficinas auxiliares o por el propio cartero, que recoge los envíos al paso.

• Pueden hacer uso de la admisión online en varios productos: cartas, tarjetas postales, telegramas, burofax.

• Los clientes con contrato que pretendan enviar remesas masivas pueden usar los puntos de admisión masiva o los centros de admisión masiva.

7.12 La admisión masiva

La admisión en Unidades de Admisión Masiva (UAM) se realiza a clientes con contrato que presentan remesas masivas con albarán, para todos aquellos productos que permiten la admisión con albarán.

En el trabajo de estas Unidades es fundamental la herramienta «check-list». Es una utilidad incorporada en IRIS6 que nos permite seguir unas pautas de control de depósitos. Cada UAM tiene prefijado un número de controles diarios a realizar. Es importante establecer un sistema de rotación de controles, teniendo en cuenta aquellos clientes que presentan de forma habitual incidencias en sus depósitos y de forma general a aquellos que presentan los depósitos en los escenarios 0, 1 y 3. El establecimiento de los escenarios correctos es importantísimo ya que de ello dependen los controles a realizar. Todas las incidencias detectadas a través de estos controles se comunicaran a Comercial y Logística de la Zona.

• El escenario de control 0 se lleva a cabo cuando todos los envíos se presentan juntos, sin separar ámbitos, ni formatos, ni grados de clasificación. Se realiza una sola línea de registro.

• El escenario de control 1 se lleva a cabo cuando los envíos se presentan separados por tramos de peso, pero no por ámbito de destino ni grado. Se realizan tantas líneas de registro como tramos de peso existentes.

• El escenario de control 2 se lleva a cabo cuando los envíos se presentan separados por tramos de peso y ámbitos de destino, pero no por grados de clasificación. Se realiza una línea de registro para cada tramo de peso/ámbito de destino.

• El escenario de control 3 se lleva a cabo cuando los envíos se presentan separados por tramos de peso y grados de clasificación, pero no por ámbitos de destino. Se realiza una línea de registro para cada tramo de peso/grado de clasificación.

• El escenario de control 4 se lleva a cabo cuando los envíos se presentan separados por tramos de peso, grados de clasificación y por ámbitos de destino. Se realiza una línea de registro para cada tramo de peso/grado de clasificación/ámbito de destino.

7.12.1 La admisión individualizada de albaranes

La admisión individual de Albaranes se realiza en IRIS a través del menú Admisión> Albaranes. En función del tipo de Albarán que presente el cliente, elegiremos una de las opciones que se despliegan en el menú: Admisión Manual, Nube de Puntos, Código de barras, Registro simplificado, Alta de Reembolsos.

Al seleccionar la opción de Admisión Manual, nos aparece la siguiente pantalla:

Se debe seleccionar el tipo de franqueo y, a partir de ahí, introducir los datos de los diferentes campos de la pantalla. Siempre será necesario rellenar los campos de «cliente» y «Contrato».Para los albaranes procedentes de «Franqueo Concertado» hay que consignar también el ‘N° Fr. Concert.» de dicho franqueo.Para los albaranes procedentes de «Franqueo a Máquina» se debe introducir el N° de Máquina y el Importe Franqueo consignado por el cliente.Al seleccionar la opción de Nube de Puntos, nos aparece la siguiente pantalla:

Una vez situados en la caja Nube de Puntos, leemos con el lector Óptico la Nube de Puntos del Albarán. La aplicación nos devuelve todos los datos del albarán.

La estructura del número de Franqueo Concertado es AA/BBBBBB. La aplicación IRIS6, al realizar la lectura de este campo, no entiende el carácter «1′, por lo que da un error que se soluciona consignando en dicho campo el N° Fr. Concert. sin el carácter «I» con el formato AABBBBBB.

Estos albaranes se confeccionan con la herramienta «GANES» e n ordenadores sin conexión con los servidores de Correos (no están registrados).

Al seleccionar la opción Código de Barras, nos aparece la siguiente e pantalla:

Nos situamos en la caja Código de Barras y leemos, con el lector óptico el Código de Barras del Albarán o lo introducimos manualmente. La aplicación nos devuelva todos los datos del albarán.Estos albaranes se confeccionan en Correos On Line, por lo que dicho albarán ya está registrado en los sistemas de Correos (es el único caso en que el albarán ya está registrado) así que con ello solo nos queda Admitir, Modificar o Rechazar.La opción Registro Simplificado es similar al Manual, solo que, en este caso y ayudándonos con un albarán ya admitido (del mismo contrato, cliente, producto) nos completa los datos relativos al cliente y solo tendríamos que actualizar los datos variables (N° de envíos, Tramos de peso, Ámbitos, etc.).7.12.2 La admisión de albaranes/depósitos (ADO) Los Operadores Postales (Acceso a RED) y las Empresas Consolidadoras (empresas autorizadas a franquear a terceros con sus máquinas de franquear) deben utilizar para depositar sus envíos en Correos Albaranes y Depósitos generados en el frontal ADO de Correos Online.Utilizaran depósitos ADO para los envíos del Servicio Postal Universal (SPU): carta ordinaria, carta certificada, paquete azul y paquete internacional económico.Este tipo de empresas harán como máximo un depósito al día para cada producto SPU.Para el resto de Productos utilizarán Albaranes con Código de Barras generados igualmente a través de ADO.Tanto los Depósitos (envíos SPU) como los albaranes (envíos no SPU) se admiten en IRIS.La admisión de depósitos se lleva a cabo desde el menú de Admisión> Depósitos ADO. Seguidamente nos aparece una pantalla en la que debemos introducir el código del depósito. IRIS recupera entonces la información del Depósito con los albaranes que lo componen. En esta pantalla además de todos los datos del depositante podemos ver el total de envíos del depósito y los envíos de cada uno de los albaranes.

Para poder acceder a esta pantalla, es necesario que el deposito que ha sido introducido (o sus albaranes asociados) haya sido dado de alta en el portal de Correos para el registro de Albaranes y Depósitos Online (ADO), que el centro previsto para su admisión sea la U.A.M. correspondiente y que la fecha prevista de entrega sea el día actual. Si estas condiciones no se cumplen, la aplicación advertirá del error al usuario, no siendo posible la admisión del depósito.

Si el albarán es correcto o presenta un problema solucionable (que se deberá solucionar previamente), la remesa se admitirá.7.12.3 La admisión de paquetería La admisión de Paq Ligero, Paq Premium, Paq estándar, Logística inversa, Paquete internacional Premium, Paquete Internacional Económico, Paquete internacional estándar y Paquete internacional light, se realiza a través del menú Admisión> Paquetes. Dicha admisión se realiza envío a envío y no existe ningún albarán, excepto en el caso de las Agencias Comerciales. Correos dispone de varias formas de admisión, todas ellas en función de cómo nos proporcione el cliente la información relativa a dichos envíos, que son las siguientes:• Con fichero.
• Con pre-admisión detallada. • Con pre-admisión rápida.
• Sin fichero.La admisión de albaranes de Paq Premium y Paquete internacional Premium, franqueados por las Agencias Comerciales se realiza en el Portal de Entidades Colaboradoras. En el caso de que sean contra reembolso se grabaran en IRIS (Admisión > Albaranes > Alta de Reembolsos) los datos del mismo.

7.12.4 La admisión de reembolsos

Para esta admisión seguimos la ruta: Inicio> Admisión> Albaranes> Alta de Reembolsos. Accedemos a la siguiente pantalla:

En ella introducimos el número del albarán con el que se facturaron los envíos contra reembolso (si el albarán es de una Agencia Comercial, igualmente introducimos su número), el número de reembolsos por admitir y el producto, y en caso de ser internacional, el check. Hacemos clic en el botón “admitir reembolsos” y pasamos a la pantalla siguiente, que tiene dos pestañas, “DATOS DEL REMITENTE”: Elegimos el tipo de reembolso del desplegable y rellenamos los datos der remitente. En caso de que se trate de un remitente habitual, dichos datos se completan de forma automática seleccionándolo del desplegable que se muestra al hacer clic sobre la flecha roja situada a la derecha del campo de texto: “Nombre”. Si al Código Postal introducido le corresponde una sola localidad esta, se añadirá en el campo “Localidad”, si fueran varias las localidades correspondientes, éstas aparecerán en el desplegable “Localidad” y elegimos la correcta. En caso de que tengamos más de un reembolso del mismo remitente, podemos fijar sus datos marcando la casilla de verificación “Fijar Datos Remitente”.En la pestaña “CARACTERÍSTICAS DEL ENVÍO Y DATOS DEL DESTINATARIO” introducimos primero los datos de los envíos y a continuación los datos de los destinatarios, para cada uno de ellos hay una línea de registro, que comprobaremos. Cuando terminemos de introducir todos y con ellos seleccionados, con la casilla de verificación situada a la izquierda de cada uno de ellos, hacemos clic en el botón «Aceptar».

7.12.5 La admisión masiva de alta producción

Las Máquinas de Alta Producción Digital generan albarán de Nube de Puntos, a partir de aquí debemos acceder a IRIS para realizar la admisión de dicho albarán. El albarán aparecerá en la pantalla principal de IRIS y desde allí lo recuperaremos.

Se deben imprimir dos copias con los datos que refleja la pantalla sobre el contenido de la remesa, una para llevar el control de la máquina de franquear (Alta Producción) y otro para el cliente, donde, en su parte posterior se imprimirá el ticket de la operación.

7.12.6 La admisión de agentes turísticos

Esta admisión se realiza confeccionando un depósito ADO que será admitido en IRIS.

El agente turístico deberá entregar la documentación, que será un depósito ADO donde constara el número de envíos con el detalle del país de destino y el peso total por país expresado en gramos. La admisión se realizara de la misma forma que cualquier depósito ADO.

En el caso de operadores externos también deberá de presentarse un depósito ADO para cada uno de los operadores.

7.12.7 La admisión de Entidades Colaboradoras

El acceso al Portal de entidades Colaboradoras (PEC) se puede realizar desde:

IRIS, a través de Llamada a sistemas externos> Entidades Colaboradoras> (nos identificamos con usuario y contraseña PEC).

• A través del navegador: http://peci.correos.es/admi/bienvenida.asp, nos aparece una ventana para identificarnos (usuario y contraseña de PEC).

En ambos casos llegamos a la siguiente pantalla:

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Los depósitos solo pueden contener albaranes de productos SPU: 1. Carta Ordinaria.

2. Carta Certificada.
3. Paquete Postal Económico (Internacional). 4. Paquete Azul.
5. Notificación

Todos los albaranes de un depósito deben ser del mismo producto y fecha.

A través de la opción Admisión> Depósitos accedemos a la primera pantalla para poder admitir un depósito.

PARTE 3: ADMISIÓN INDIVIDUALIZADA EN OFICINA

Siguiendo los criterios del Manual de Estilo de la Oficina Multiservicio, el proceso de admisión comienza detectando las necesidades del cliente y comprobado que el producto seleccionado se ajusta a los requisitos recogidos en la correspondiente ficha del producto y a las necesidades del cliente. Después se procede a su admisión.

7.13 La admisión de cartas y documentos

Dentro de este capítulo estudiaremos la admisión de los distintos tipos de cartas.

7.13.1 La admisión de cartas ordinarias nacionales e internacionales

Este tipo de envío puede entrar en el circuito a través de los puestos de admisión de IRIS en oficina, donde se generará una etiqueta de franqueo que se adherirá en la parte superior derecha del envío, para facilitar la clasificación mecánica, o mediante los buzones ubicados en la propia oficina y en alguna de las máquinas expendedoras de estampillas de uso público. Las cartas ordinarias no requieren impreso de imposición.

Si el cliente presenta las cartas sin franquear, el empleado comprobará que el embalaje y acondicionamiento de los envíos es el adecuado (si no lo es, el empleado le ofrecerá alguno de los embalajes que vende Correos); comprobará también que el peso y las dimensiones de los envíos están dentro de los límites establecidos. Las remesas de menos de 30 envíos se franquean mediante etiquetas generadas por IRIS; mientras que las remesas de 30 o más envíos se franquean mediante el sistema de franqueo a máquina (con máquina de Correos).

En la etiqueta de franqueo generada por IRIS constan: el logotipo de Correos, el tipo de envío, la oficina de admisión, el NIP del empleado, la fecha y la hora, un código bidimensional o Datamatrix con toda la información del envío, y el valor de franqueo.Si los envíos vienen franqueados con estampillas de máquinas EPELSA se comprobará que éstas llevan el número de máquina y se preguntará dónde han sido adquiridas. Si el número de envíos no es significativo, se fotocopiará el anverso y reverso de un envío, de forma que sea legible el número de máquina y el remitente. Se dará curso a los envíos y se pondrá en conocimiento del responsable de la Jefatura de Red de Oficinas. Si el número de envíos es masivo o se trata de un número significativo de envíos certificados, antes de proceder a su admisión se pondrá en conocimiento del responsable de la Jefatura de Red de Oficinas, fotocopiando el anverso y reverso de un envío en el que se lea con claridad el número o números de máquina que las ha expedido y remitente de los envíos, quedando a la espera de instrucciones.Ruta de la operativa de admisión en IRIS: Inicio> Admisión> Envíos Postales> Cartas> Ordinaria. El sistema siempre permite registrar si los envíos vienen con una parte del franqueo ya adherido.

7.13.2 La admisión de cartas urgentes nacionales e internacionales

La admisión de la carta urgente nacionales se realizara normalmente en oficina, aunque puede efectuarse su depósito en buzones de la red ordinaria postal.

En las oficinas técnicas, el franqueo de la carta urgente nacional se realiza mediante una etiqueta generada por IRIS, que se identifica por la letra U (cuyo código comienza por las letras UR) y en la que constan el valor de franqueo y el número del envío. Esta etiqueta se adhiere en el ángulo superior derecho del envío. Al cliente le consta el número del envío en el ticket de caja.

Para los envíos admitidos en oficinas auxiliares y por los servicios rurales (SSRR), la carta se acondiciona adhiriendo la parte izquierda de la etiqueta preimpresa UR a la carta y desprendiendo la parte derecha de la etiqueta, que se entrega al cliente, quien podrá utilizarla para el seguimiento posterior del envío. Esta etiqueta se adhiere en el ángulo superior izquierda del envío. Estas etiquetas preimpresas deben utilizarse también cuando el cliente pretenda depositar su envío en un buzón o cuando el cliente vaya a enviar una remesa de envíos importante.

En las cartas urgentes internacionales también se genera la etiqueta de franqueo mediante IRIS, en dicha etiqueta aparece el logo de exprès. Esta etiqueta se adhiere en el ángulo superior derecho del envío. Las cartas admitidas mediante albarán o por servicios rurales deberán llevar adherida en el ángulo superior izquierdo la etiqueta roja con la expresión en letras negras «EXPRÈS»; si no se dispone de etiquetas, se puede escribir la palabra «EXPRES» en tinta roja y en mayúscula.La etiqueta de la carta urgente internacional carece de código de barras, por lo que no se puede hacer seguimiento informático de estos envíos. Después de la admisión, se encamina el envío para proceder a su clasificación (si se ha franqueado con etiqueta IRIS) o a su franqueo genérico (si lleva etiqueta preimpresa).

Las cartas urgentes que aparezcan en buzones y estén correctamente franqueadas y acondicionadas se encaminaran con las cartas urgentes admitidas en oficina. Si se detectan en los buzones envíos urgentes correctamente franqueados que no tengan adherida la etiqueta preimpresa UR, se les adherirá la parte izquierda de la etiqueta y la parte derecha se desprenderá y se destruirá. Desde este momento, los envíos se cursaran con carácter urgente.

Finalmente, si se detectasen en los buzones cartas con el distintivo «URGENTE», pero insuficientemente franqueadas, se cursaran con carácter ordinario, consignando la leyenda «franqueo insuficiente» y cruzando la palabra «URGENTE» con un trazo que la anule.

La operativa de admisión en IRIS se lleva a cabo siguiendo la ruta: Inicio> Admisión> Envíos Postales> Cartas> Urgente.

7.13.3 La admisión del paquete internacional light

La operativa de admisión es bastante parecida a la de la carta urgente.

Estos envíos, con carácter general, se admiten a través de IRIS. En el proceso se genera una etiqueta con el logo de exprès, cuyo número comienza por LX. Esta etiqueta se adhiere en el ángulo superior derecho del envío. En el ticket de caja aparece el número para que el cliente pueda realizar su seguimiento.

Los envíos de paquete internacional light, cuando son admitidos por servicios rurales, usaran la etiqueta preimpresa, adhiriendo la parte izquierda de las mismas (que lleva el código de barras) al envío presentado por el cliente. La etiqueta debe desprenderse empezando por la esquina superior izquierda, para evitar que se deteriore. Esta etiqueta se adhiere en el ángulo superior izquierda del envío. Al cliente se le entrega el resguardo sin desprenderlo de la hoja de silicona a la que esta adherido.

Los dos modelos de sobre prepagado llevan adherida la etiqueta preimpresa con código de barras que identifica el envío. Esta etiqueta lleva una solapa, donde va anotado el número del envío, que se entrega al cliente como resguardo en el momento de la admisión. Esta solapa podrá ser utilizada por el remitente para hacer el seguimiento del envío.

La operativa de admisión en IRIS se lleva a cabo siguiendo la ruta: Inicio> Admisión> Envíos Postales> Cartas>

7.13.4 La admisión de la carta certificada nacional e internacional

Con la implantación del procedimiento de firma digital en admisión, se procederá a digitalizar la admisión: el empleado de admisión introducirá los datos de remitente y destinatario en IRIS.

El empleado realizara una serie de tareas en el proceso de admisión en ventanilla que se detallan seguidamente:

• Comprobara que el embalaje garantiza la integridad del contenido y que el envío está dentro de los límites de peso y dimensiones establecidos para el producto. También constatara que los sobres no van cerrados con cinta adhesiva ni presentan seriales de haber sido abiertos y vueltos a cerrar.

• El cliente podrá utilizar un formulario de relación (publicado el 26-5-2018) por duplicado cuando traiga varios envíos -la relación será obligatoria cuando el número de cartas depositadas sea superior a 25-.

• Cuando el cliente solicite Aviso de Recibo, comprobará también que el remitente ha cumplimentado correctamente el modelo adecuado (modelo 35 para el servicio nacional o CN07 para el servicio internacional).

• Comprobara que las direcciones de remitente y destinatario están escritas con tinta (no con lápiz) en el envío. Sera requisito imprescindible que en todas las cartas certificadas figuren los datos del remitente (en las dirigidas a concursos literarios, estos datos podrán sustituirse por un seudónimo, siempre que los datos reales del remitente consten en la oficina de admisión del envío).

• El empleado adherirá la etiqueta generada por IRIS (etiqueta C para el ámbito nacional y etiqueta R para el ámbito internacional) en el ángulo superior derecho del envío, en los casos de admisión unitaria. La etiqueta generada por IRIS es compatible con el use de sellos de Correos. Si un cliente trae su envío con franqueo parcial o total en sellos, el sistema permite sacar una etiqueta de IRIS con el franqueo que falta e incluso sacar una etiqueta de IRIS con el número del envío y el código de barras con valor de franqueo 0 (si el envío ya venía franqueado con sellos).

Cuando el contenido del envío no sea un documento, hay que detallar su peso y especificar qué tipo de mercancía contiene según la relación que se despliega en IRIS. Dependiendo del ámbito fiscal del destino, el sistema imprimirá un CP 71/CN 23 que deberá ser firmado por el remitente y adherido al envío en una bolsa transparente del modelo SAP 403633 para documentación aduanera.

Cabe remarcar que la etiqueta impresa por IRIS para el ámbito nacional puede ser de dos tipos:

• Etiqueta pequeña, solo de franqueo, para los envíos que pesen menos de 250 g y no tengan el valor añadido de reembolso (contiene la identificación del tipo de envío, el valor de franqueo, el nombre de la oficina, el NIP del empleado de admisión, el día y la hora de admisión, el número del envío y código de barras).

• Etiqueta grande, en general de paquetería, que contiene, además de los datos anteriores, los datos del remitente y del destinatario, el peso en gramos y los posibles valores añadidos. La impresión de la etiqueta a través de IRIS será obligatoria cuando el envío sea contra reembolso o pese 250 g o más. La etiqueta de paquetería se genera para que el envío pueda clasificarse con las máquinas de clasificar paquetes.

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En el caso de las cartas internacionales, IRIS solo permite imprimir etiquetas pequeñas, con independencia del peso del envío.

• En los casos de admisión múltiple, el empleado pegara una etiqueta preimpresa con código de barras correspondiente a carta certificada en el ángulo superior izquierdo del anverso del envío (CD para el ámbito nacional y RR para el ámbito internacional), de forma que no tape los datos del destinatario ni interfiera en el cancelado.

• En las admisiones procedentes de rurales se debe introducir el número de referencia de los impresos M-11A o M-11 i en la aplicación IRIS de la oficina técnica de la que depende, para que el cliente pueda realizar el seguimiento del envío.

• El número que figura en el anverso del envío figurara también en el original y copia del impreso M- 11A o de la relación, en su caso, bien por impresión mecánica o bien mediante el pegado de los dos números que figuran en la parte transversal derecha de la etiqueta preimpresa. También figurara en el formulario que se entrega al cliente, en el caso de que el envío se haya admitido utilizando el proceso de firma digital.

• En el caso de que la carta certificada tenga el valor añadido de Aviso de Recibo, el remitente escribirá en el aviso de recibo los datos de remitente y destinatario y adherirá este impreso al dorso del envío.

• En el caso de que la carta certificada nacional tenga el valor añadido de reembolso, el empleado de admisión introducirá necesariamente los datos de remitente y destinatario en IRIS. A continuación se imprime una etiqueta de paquetería con todos los datos (remitente, destinatario, número de envío, código de barras y valor del reembolso), que se adhiere al envío. Si el envío es también con valor declarado, se generara también la etiqueta de paquetería y, en este caso, el código de barras comenzando por las letras VD.

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En los envíos internacionales con reembolso se genera a través de IRIS la etiqueta de carta certificada (R, cuyo código comienza por las letras RF) y se utilizan también la etiqueta R1 de «REMBOURSEMENT», que se adhiere en el anverso del envío y la libranza de giro TFP3 que se adhiere en el reverso del envío.

• El proceso de admisión de las cartas certificadas termina cuando el empleado cobra el importe del envío y genera el formulario de admisión con firma digital y entrega al cliente su copia de dicho impreso (que le servirá de resguardo) y el ticket por el dinero cobrado. La carta se colocará en la bandeja correspondiente para su clasificación (si el envío lleva etiqueta generada por IRIS) o cancelación mecánica (si el envío lleva etiqueta preimpresa).La operativa de admisión en IRIS se lleva a cabo siguiendo la ruta: Inicio> Admisión> Envíos Postales> Cartas> Certificada.7.13.4.1 La admisión de los certificados prepagados (tarifa plana) Existen dos tipos de cartas certificadas nacionales de tarifa plana: la estándar, hasta 50 g. y la Premium, hasta 100 g., con seguro de 100 €.En ambos casos se debe marcar la opción que corresponda (carta estándar o carta Premium).Se cumplimentan los datos de remitente y destinatario. El remitente confirma en la tableta digitalizadora que los datos son correctos y la firma.Adherimos la etiqueta grande, entregamos el formulario impreso por el Sistema y cobramos la bolsa.

7.13.4.2 La admisión de certificados por el Procedimiento Administrativo

Correos admite solicitudes, escritos y comunicaciones que los ciudadanos o entidades dirijan a los Órganos de las Administraciones Públicas:

• Administración General del Estado.
• Administraciones de las Comunidades Autónomas. • Entidades que integran la Administración Local.

• Entidades de Derecho Público con personalidad jurídica propia vinculadas o dependientes de cualquiera de las Administraciones públicas, cuando ejerzan potestad administrativa. En este último caso se encuentran los Colegios Profesionales, si bien actúan con doble naturaleza, pública y privada. Por tanto, se les admitirán sus envíos como certificados administrativos siempre que lo soliciten, pero se les hará saber que la eficacia de la estampación puede ser nula cuando la actividad del Colegio este dentro del ámbito privado.

La admisión se realiza conforme a lo establecido en el artículo 16 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas y en el artículo 31 del Real Decreto 1829/1999, de 3 de diciembre, por el que se regula la prestación de los servicios postales, siguiendo los pasos que se detallan:

Las solicitudes, escritos y comunicaciones dirigidas a los Órganos de las Administraciones Públicas a través de Correos se presentaran en sobre abierto.

El empleado que admita el envío haré constar con claridad, en la cabecera de la primera hoja

del documento que se quiera enviar y en el resguardo justificativo de admisión el nombre de la oficina y la fecha, el lugar, la hora y minuto de admisión.

A petición del remitente, el empleado hará constar estos datos del envío en la primera página de la copia, fotocopia u otro tipo de reproducción del documento principal que se quiera enviar, previa comparación de su identidad con el original.

El propio remitente cerrara el sobre en presencia del empleado.

El empleado formalizara y le entregara el resguardo de admisión, cuya matriz archivara en la oficina.

Cuando interese a los remitentes conocer la fecha de entrega de estos envíos, podrán solicitar aviso de recibo en las condiciones generales.

En los supuestos de diversidad de documentos, correspondientes a varios remitentes, presentados por representantes de los interesados (por ejemplo un gestor administrativo), no serán admitidos conjuntamente en un único sobre, sino que existirán tantos envíos certificados como documentos principales deban ser sellados, debiendo coincidir el firmante del documento con el remitente del envío consignado en el sobre y en el resguardo de imposición.

En caso de duda sobre la naturaleza administrativa del organismo destinatario del envío, y con el fin de prestar el mejor servicio a los clientes, se realizara la admisión a través del procedimiento administrativo, advirtiendo que, si el órgano destinatario no reviste tal naturaleza, Correos no garantiza la eficacia legal del sistema.

Se puede utilizar este sistema para los escritos dirigidos a las representaciones diplomáticas de España en otros Países, ya que tienen la consideración de territorio español y les es aplicable la legislación nacional.

Cuando el destinatario de la comunicación sea un Organismo Internacional del que España sea Estado miembro, se podrá sellar la cabecera del documento principal y la copia en su caso, en la forma indicada antes, pero se advertirá al interesado que Correos no garantiza la eficacia legal que puedan dar estos Instituciones a este procedimiento y que, por lo tanto, no se responsabiliza de las consecuencias que su no aceptación pueda provocar al remitente.

7.13.4.3 La admisión de notificaciones

A efectos postales, la notificación tiene la consideración de carta certificada con dos intentos de entrega a domicilio y se cursa acompañada de aviso de recibo o con PEE.

La admisión podrá realizarse en cualquier oficina de la red, salvo que se trate de una remesa masiva, en cuyo caso se realizaría en un punto de admisión masiva. El remitente será siempre una administración pública o judicial y presentara los envíos acompañados de una relación por duplicado.

En el anverso de cada uno de los envíos constaran los siguientes datos:

• La palabra «NOTIFICACIÓN» (o NOTIFICACIÓN/ACUERDO ESPECIAL, si se trata de una notificación con acuerdo especial) en caracteres muy visibles y, debajo de ella, el acto al que se refiere (citación, requerimiento, resolución, etc.).

• La indicación «Expediente no…» o cualquier otra expresión que identifique el acto que se notifica.

• El número de certificado.

• El nombre del Órgano remitente y su dirección.

El procedimiento de admisión es similar a la admisión de certificados: si el cliente tiene contrato con Correos (que es la situación más habitual) se diferirá el pago del importe; si el cliente no tiene contrato, pagara el importe del servicio en el momento de la admisión.

Se emitirá siempre factura como justificante de pago, no entregándose ticket de compra al depositante. La factura de envíos admitidos en oficina bajo la modalidad de notificación se realizara, siempre, a favor del organismo remitente de los mismos, nunca a favor de empresas, entidades o particulares distintos de aquellos que figuren como remitentes de los envíos.

Siempre que el depositante de los envíos solicite factura a favor de empresa, entidad o particular diferente del remitente, o ticket de compra como justificante del pago de los envíos, estos serán admitidos como carta certificada con acuse de recibo, en modo alguno como notificación.

7.13.5 La admisión de la carta certificada urgente nacional e internacional

En el procedimiento de admisión de este envío se utilizará la firma digital, por lo que el empleado deberá introducir los datos de remitente y destinatario en el sistema. El remitente no deberá rellenar ningún impreso de admisión: firmara la admisión en la tableta digital y recibirá un formulario como justificante (impreso en papel o en email).

Los envíos llevarán adheridas las etiquetas generadas por IRIS en los casos de admisión unitaria en el ángulo superior derecho del envío (CU, en el ámbito nacional, y R con el logo de Exprès, en el ámbito internacional).

En los casos de admisión múltiple se utilizarán las etiquetas preimpresas: CU (en el ámbito nacional) y RR más la etiqueta «EXPRÈS» (en el ámbito internacional), que se adherirán en el ángulo superior izquierdo del envío.
Finalmente, hemos de recordar que el cliente no podrá solicitar como servicios adicionales de la carta certificada urgente el de envío contra reembolso. Si podrá solicitar el servicio adicional de aviso de recibo y el de valor declarado (este último solo en el ámbito nacional).En las admisiones procedentes de rurales se debe introducir el número de referencia del M-11A o M-11i para que el remitente pueda realizar el seguimiento del envío.La operativa de admisión en IRIS se lleva a cabo siguiendo la ruta: Inicio> Admisión> Envíos Postales> Cartas> Urg. Certificada.

7.13.6 La admisión de la carta certificada con valor declarado nacional e internacional

Se pueden admitir con valor declarado la carta certificada (nacional e internacional) y también la carta certificada urgente nacional (hasta el límite de 3.000 €).

Se tendrán en cuenta las consideraciones generales que hemos visto para la carta certificada. Además, las cartas con valor declarado se presentaran en un embalaje adecuado, completamente cerrado y se acondicionaran en el ámbito nacional para admisiones unitarias con la etiqueta VD generada por IRIS; en el ámbito internacional se utilizará la etiqueta V. Estas etiquetas se adherirán en el ángulo superior derecho del envío.

En los casos de admisión múltiple se utilizarán las etiquetas preimpresas: VD (en el ámbito nacional) y VV (en el ámbito internacional), que se adherirán en el ángulo superior izquierdo del envío.

Las cartas nacionales certificadas urgentes con valor declarado irán acondicionadas con la etiqueta VD generada por IRIS o con la etiqueta VD preimpresa, Pero además habrán de identificar la urgencia con la etiqueta de servicio URGENTE o con la palabra URGENTE escrita a mano en el ángulo superior izquierdo del anverso (preferentemente en rojo y mayúsculas). Las cartas reembolso nacionales con valor declarado llevarán etiqueta de paquetería generada por IRIS con número que comienza por VD.

El cliente tiene también la posibilidad de presentar sus envíos con otros elementos de seguridad:

• En forma de sobre: El envío habrá de estar cerrado de forma que no pueda ser sustraído su contenido sin ser destruido y provisto de precinto de seguridad constituido con una marca que identifique al remitente (nombre completo, razón social o iniciales) o bien con una cinta de seguridad modelo Segure Tape 820 o similar; o en su defecto, mediante sistema de cosido o cruzado con cuerda o bramante fino con un único nudo y cinco lacres con marca especial que identifique al remitente. El acondicionamiento de envíos con valores declarados mediante lacres no podrá realizarse en las oficinas de Correos, por lo que el cliente tendrá que traer el envío ya acondicionado de esta forma a la oficina.

• En forma de caja: Las cajas serán de metal o madera con un espesor mínimo de 8 milímetros, perfectamente cerradas y provistas de precinto de seguridad constituido con una marca que identifique al remitente (nombre completo, razón social o iniciales) o bien con una cinta de seguridad modelo Segure Tape 820 o similar, de forma que queden selladas todas la aberturas de la caja; o bien con bramante fino y sin nudos, cruzado en las caras superior e inferior, y cuatro sellos de lacre sobre las caras laterales con marca especial que identifique al remitente. El acondicionamiento de los envíos con valores declarados con lacres no podrá realizarse en las oficinas de Correos, por lo que el cliente tendrá que traer el envío ya acondicionado de esta forma a la oficina.

• Acondicionado en sobre común: Si el sobre del envío es consistente y aparece herméticamente cerrado, de forma que no pueda ser sustraído su contenido sin ser destruido, se comprobará que no tiene marcas de haber sido abierto y vueltos a cerrar. Se admite el envío con valor declarado, adhiriendo para ello la etiqueta de servicio en el anverso del envío.

• Con sobre segurimini: Cuando el sobre o embalaje que presenta el cliente no reúne garantías suficientes para ser cursado como valor declarado o el cliente no dispone de embalaje, el empleado facilitara el sobre de seguridad (código producto SEGURIMINI), y
una vez introducido el contenido por el cliente procederá a cerrarlo en su presencia. Si se produce la venta de algún embalaje se cobrara al cliente el importe establecido en tarifas, registrando la operación de venta en IRIS. Se admite el envío con valor declarado, adhiriendo para ello la etiqueta de servicio en el anverso del envío.

• En caja o sobre de los que vende Correos: Cuando el cliente no dispone de embalaje y el objeto no es posible cursarlo bajo el sobre de Segurimini: En este caso el objeto a enviar se incluirá en algunos de los embalajes (cajas o sobres) que dispone para la venta Correos. Una vez introducido el contenido por el cliente procederá a cerrarlo en presencia del personal de admisión. En el cierre de las cajas, se habrá comprobado que las solapas internas de la caja han sido desplegadas, para impedir el acceso al interior por los laterales de la misma. En la cara principal de la caja o sobre, se adherirá la etiqueta de servicio.

La operativa de admisión en IRIS se lleva a cabo siguiendo la ruta: Inicio> Admisión> Envíos Postales> Cartas> Certificada.

En los casos en que el valor del contenido supere los 300 DEG, que con el fin de facilitar la operativa en las oficinas se equiparara a 300 €, el impreso que deberá acompañar en estos casos será el CN23, que genera el sistema al terminar la admisión. Este no se encuentra en el catálogo de impresos, por lo que no es posible solicitarlo en el pedido ordinario de impresos de Oficina. No obstante, esta publicado en Conecta> Procesos de Oficina> Formularios Venta de Correspondencia, desde donde las Oficinas podrán descargarlo.El impreso es editable por lo que puede rellenarse en el ordenador.

En las cartas certificadas y certificadas urgentes para ‘Países de la Unión Europea, siempre que el contenido de las mismas no sean documentos se ha de rellenar en IRIS la pestaña de contenido y al terminar la admisión el sistema generara la «Etiqueta comercial con declaración de contenido» que ha de acompañar al envío, en bolsa transparente para poder comprobar el contenido de las mismas.

7.14 La admisión de paquetería

Correos ofrece múltiples productos de paquetería, por lo que el cliente deberá seleccionar el tipo de producto que más se adecua a sus necesidades, atendiendo a criterios de urgencia y economía. Se ha de tener en cuenta que en estos productos se pueden dar múltiples valores añadidos, que pueden ser diferentes para un mismo producto, en función de si el cliente tiene firmado contrato con Correos o no. Hay que tener especial precaución con Canarias, Ceuta, Melilla y Andorra por las posibles implicaciones con las aduanas.

7.14.1 La admisión del paquete azul

El paquete azul es un producto nacional no urgente para envíos de hasta 20 Kg de peso. Este producto puede llevar los valores añadidos de AR, reembolso y valor declarado. Su admisión se puede realizar en cualquier oficina de Correos en días laborales y durante el horario de atención al público.

Como ya dijimos al presentar este producto, Correos no formaliza nuevos contratos para el envío de paquete azul e intenta que los clientes con contrato para este producto que aún quedan se pasen al producto Paq estándar.

La admisión de este producto se lleva a cabo utilizando el procedimiento de firma digital, por lo que no es necesario que el cliente rellene ningún impreso de admisión. El cliente comunica al empleado los datos del servicio de manera oral: características del envío y valores añadidos, datos de destinatario y remitente, contenido del envío. El empleado introduce estos datos en IRIS; el cliente acepta la conformidad de los datos firmando en la tableta digital. Tras cobrar el servicio, se entrega al cliente un formulario como justificante (este formulario se puede entregar impreso en papel o se puede enviar en email).

En el proceso de admisión, el sistema genera una etiqueta con los datos de remitente y destinatario, los posibles valores añadidos y el número y código de barras del envío.

Si el paquete azul es de un cliente con contrato y se admite por albarán, la etiqueta que debe llevar adherida es la de paquete azul preimpresa (código SAP 400133).
El paquete azul con valor declarado ira acondicionado solamente con la etiqueta de paquetería generada por IRIS, cuyo número comenzara por las iniciales VD. Si el paquete, además de valor declarado, tiene también reembolso como valor añadido debe constar también en la etiqueta esa circunstancia, pero el número del envío comenzara por las iniciales VD.Como particularidad, cabe señalar que las cajas prepagadas mediana y grande (de hasta 3 y 7 Kg. de peso), sirven para enviar paquetes azules y no necesitan ni rellenar impreso de admisión ni pagar franqueo en el momento de su admisión, ya que sirve de resguardo una solapilla pegada a la etiqueta que se arranca y en la que consta el número del envío.La operativa de admisión en IRIS del paquete azul se lleva a cabo siguiendo la ruta: Inicio> Admisión> Envíos Postales> Paquetes> Paquete azul.

7.14.2 La admisión del Paq Premium y Paq estándar

La elección del producto Paq Premium o del producto Paq estándar por parte del cliente dependerá especialmente de los criterios urgencia y economía. Ambos productos presentan características parecidas, pero el Paq Premium es más rápido y el Paq estándar es más barato.

La admisión de estos envíos se realiza de forma unitaria, con la grabación de los datos de remitente y destinatario en IRIS. No se admite por albarán. Cabe tener en cuenta que los clientes con contrato pueden traer sus envíos a la oficina ya prerregistrados (a través de GECO, Oficina Virtual, fichero de envíos o Web Services). Si el cliente es de contrato, debemos grabar siempre en IRIS el número de cliente y de contrato.

El procedimiento de admisión utilizado es el de firma digital, por lo que no es necesario que el cliente rellene ningún impreso de admisión. El cliente comunica al empleado los datos del servicio de manera oral: características del envío y valores añadidos, datos de destinatario y remitente, contenido del envío (cuando se admitan un Paq Premium o un Paq estándar a oficina elegida será obligatorio grabar móvil o email). El empleado introduce estos datos en IRIS (para envíos prerregistrados basta con introducir el código de barras del envío en IRIS y se cargaran todos los datos en el sistema); el cliente acepta la conformidad de los datos firmando en la tableta digital. Tras cobrar el servicio, se entrega al cliente un formulario como justificante (este formulario se puede entregar impreso en papel o se puede enviar en email).

IRIS genera una etiqueta, a partir de los datos introducidos, que se adhiere al envío, la cual lleva toda la información sobre el envío: datos de remitente y destinatario, número, peso, fecha, etc. Es conveniente que se registre el teléfono móvil en el momento de la admisión para eventuales gestiones de incidencias en el caso de clientes sin contrato.

En el caso de la admisión de envíos prerregistrados, como hemos dicho, la admisión se realiza mediante la lectura del código de barras de cada envío. De este modo, los envíos quedan admitidos y facturados. Si en el momento de la admisión detectamos errores en el peso real del envío (superiores al 5%) o en el cálculo del peso volumétrico, se modifican los datos y se imprime una nueva etiqueta desde IRIS con los datos modificados.

En el caso de que el envío tenga el servicio adicional de reembolso, en el momento de la admisión del Paq Premium o Paq estándar se cobra la tarifa del reembolso y del giro (del posterior giro procedente de reembolso no se descontara nada). Para los clientes con contrato, la única modalidad de reembolso será la de abono en cuenta corriente; para los clientes sin contrato se permite: la de abono en cuenta, reembolso a domicilio y reembolso apartado en oficina.

Cabe señalar que los clientes con contrato tienen la posibilidad de formalizar expediciones de estos productos, para envíos multibulto bajo la modalidad de entrega a domicilio. Los envíos que forman la expedición deben tener el mismo origen y destino y se deben prerregistrar en el mismo momento. El precio de la expedición se obtendrá de la suma de los pesos unitarios de cada bulto que la forma, al que habrá de añadirse el precio de los posibles valores añadidos.

Las características de la expedición serán las siguientes: • Máximo 10 bultos por expedición.
• Peso real máximo por expedición 300 kg.
Peso volumétrico máximo por expedición 600 kg.

La admisión de los bultos que conforman una expedición es unitaria. Todos los envíos contienen el código de expedición en la parte superior derecha de la etiqueta, que los identifica como pertenecientes a esa expedición y tienen también un código individual por bulto.

El remitente puede elegir dos tipos de entrega:

• Expedición de entrega completa: el cliente elige que la entrega de todos los bultos se debe realizar en el mismo momento y de manera agrupada.

• Expedición de entrega parcial: el cliente autoriza a Correo que la entrega de los bultos de la expedición se pueda realizar parcialmente: no es obligatorio que todos se entreguen a la vez.

Destacamos como incidencia principal que se nos puede presentar en el momento de la admisión que si al admitir los bultos de una expedición faltase algún envío, el cliente dispondrá de 3 días para depositarlo, de no hacerlo, la expedición se cursara con los bultos depositados.

7.14.2.1 La admisión mediante embalajes de libre servicio

Correos dispone de embalajes con los que se pueden admitir los productos Paq Premium y Paq estándar pagando un precio único por embalaje y producto, sin importar el peso del contenido ni la población a la que se dirijan (de España o Portugal). Son productos de paquetería de tarifa plana que llevan incorporado el embalaje.

La operativa de admisión con los Paq Premium y Paq estándar de tarifa plena se realiza desde IRIS> Admisión> Envíos Postales. En primer lugar rellenamos los datos de la primera pantalla (peso y código postal de destino) y seguidamente elegimos el producto postal que se adecua a las necesidades del cliente (Paq Premium o Paq estándar).

En la pantalla siguiente hemos que seleccionar primero el check de «Pack Libre Servicio» y posteriormente, el embalaje concreto de que se trate:

• Sobre rígido grande.
• Sobre rígido pequeño.
• Sobre acolchado grande.
• Sobre acolchado pequeño. • Caja grande.
• Caja mediana.

Una vez hemos elegido el embalaje a enviar, el sistema inhabilita una serie de campos, seleccionando de forma automática un seguro a todo riesgo por valor de 101 €. Para proseguir con la operativa hay que ir a las pestañas de «Datos del destinatario y remitente» y, posteriormente, a «Contenido del envío», como es necesario hacer con cualquier otro envío Paq Premium o Paq estándar.

7.14.2.2 La admisión de paquetería relacionada con El Camino de Santiago

Estos productos se admiten como Paq estándar. Ya los hemos visto en su momento, por lo que solo procede algunas notas relativas a su admisión.

La admisión del Paq bicicleta se realiza seleccionando el producto del «Pack Libre Servicio» dentro de Paq estándar. Se pueden elegir dos modalidades de entrega: oficina elegida o domicilio (hotel, albergue, etc.), con un peso máximo de 20 kg.

Las medidas del embalaje de la bicicleta (150 x 30 x 90 cm), se deben adaptar en IRIS en el momento de la admisión (50 x 30 x 80 cm) para que el peso volumétrico no sobrepase el peso real, 20 Kg.

La venta del embalaje se realiza desde el almacén de productos en IRIS. Si la oficina no tuviera el embalaje en ese momento, se realizará la admisión y se cobrará el importe del envío. La bicicleta quedará en depósito hasta que llegue el embalaje al siguiente día. Una vez completada la admisión, se enviará la factura al cliente mediante correo postal o email.

7.14.2.3 La admisión de Paq Premium en sobre prepagado

Es una modalidad de Paq 48 que consiste en un sobre prepagado (no se franquea) de diseño exclusivo que permite el envío de objetos o documentos en dos modelos de sobre: hasta un peso máximo de 350 g y hasta un peso máximo de 1 Kg, previo pago de una cantidad fija en el momento de adquirir el sobre.

Cada uno de los modelos de sobre tiene una tarifa única, con independencia de la población de ámbito nacional a la que se envíe.

Esta modalidad no permite valores añadidos.

7.14.2.4 La admisión del Paq Premium eBAY

El cliente debe obligatoriamente preparar e identificar sus envíos en la Oficina Virtual de la página web de Correos. Después, estos envíos se presentan en la oficina física de Correos identificados con la etiqueta personalizada online en la que, además de los datos necesarios para la tramitación del envío (datos del destinatario y del remitente), figura el código de barras asignado al envío.

El cliente se presenta en la oficina con los siguientes elementos:
• Los envíos Paq Premium eBay debidamente acondicionados.

• Las etiquetas obtenidas por el cliente en la Oficina Virtual de la página web de Correos, que contienen los datos de remitente, destinatario y el código de barras que identifica el envío. Las etiquetas irán adheridas a cada envío o en el interior del portalbarán (paking list) que dispone cada sobre en su anverso.

• Documentación de identificación y admisión, que contiene una lista de los Paq Premium registrados por el cliente en la Oficina Virtual.

En el momento de la admisión, el operador leerá el código de barras del envío. IRIS presentara todos los datos del envío previamente registrados y validados por el cliente y el operador comprobará que son correctos. Seguidamente el operador valida la relación de envíos que se entrega al remitente como justificante de la admisión.

7.14.3 La admisión del Paq Today

Este envío se admite exclusivamente a clientes con contrato. Cuenta con un servicio de recogida y entrega en el mismo día (D + 0), con cobertura en todas las capitales de provincia de España (incluidas Baleares y Canarias), para envíos nacidos en la misma provincia de entrega.

La operativa del servicio presenta dos posibilidades:

• Servicio Centralizado:

• Recogida masiva en un centro del cliente hasta las 14:00 h. o Admisión en Centro de Admisión Masiva.

• Encaminado preferente a las USE.

• Entrega por las USE de 15:00 a 21:00 h. o Cobertura Capital de Provincia.

• Servicio Descentralizado:

• Recogida por medio de la USE de referencia, hasta las 14:00 h. o Admisión automatizada (aguas abajo) desde la misma USE. o Salida desde la misma USE por medio del turno de tarde.

• Entrega por las USE de 15:00 a 21:00 h.

• Cobertura Códigos Postales Cubiertos por la USE. Este producto admite el servicio de expediciones.

7.14.4 La admisión del Paq Retorno Premium y del Paq Retorno

Este servicio está pensado para los clientes C2B (de particular a empresa), de forma que los destinatarios de los productos dispongan de un canal cómodo y accesible para el retorno de los envíos con cargo a un cliente con contrato. El pago de este servicio es diferido y se factura a un código etiquetador (un contrato). Este servicio se aplica a los envíos de ida: Paq Premium y Paq estándar (y a las expediciones de estos productos), en todas sus modalidades.

Cuando el servicio de retorno se realiza mediante el producto Paq Retorno Premium, el código del envío comienza por las letras LI; cuando el servicio de retorno se realiza mediante el producto Paq Retorno, el código del envío puede comenzar por las letras L3 o SN.

El Paq Retorno Premium (sustituye a la antigua Logística Inversa) es un servicio que permite gestionar las devoluciones a clientes con contrato. El envío de vuelta se asocia a un envío de ida que fue entregado por Correos.

La operativa de admisión del Paq Retorno Premium varía en función de cuando se genera el envío de vuelta:

• Generación del envío de vuelta junto al envío de ida

El cliente puede generarlo mediante las aplicaciones GECO, OV2, fichero de carga y Web Services. En ese momento deberá indicar el plazo de validez del código del envío de retorno (máximo 6 meses). También deberá indicar si autoriza el uso de embalajes de Correos. Se sigue el siguiente proceso:

• El receptor del envío de ida solicita a la empresa la devolución del envío por el sistema preestablecido (web, SMS, email).

• La empresa autoriza la devolución y notifica el código o la etiqueta del envío al cliente.

• El cliente se persona en una oficina de Correos con el envío y el código o la etiqueta del mismo. Al introducir el código del envío en IRIS, se cargan todos los datos del envío en el sistema.

• El empleado de admisión valida los datos del envío e imprime la etiqueta (si fuese necesaria) y el justificante de la admisión.

• Generación del envío de vuelta en un momento posterior

La empresa genera el envío de vuelta en un momento posterior, indicando el envío de ida al que va asociado. Se sigue el siguiente proceso:

• El receptor del envío de ida solicita a la empresa la devolución del envío por el sistema preestablecido (web, SMS, email).

• La empresa autoriza la devolución y registra los datos del envío. Posteriormente notifica el código o la etiqueta del envío al cliente.

• La empresa genera un fichero de envíos prerregistrados con aquellos envíos que van a poderse devolver en Correos a partir del día siguiente. El fichero puede generarlo mediante las aplicaciones GECO, OV2, fichero de carga y Web Services. En ese momento deberá indicar el plazo de validez del código del envío de retorno (máximo 6 meses). También deberá indicar si autoriza el uso de embalajes de Correos.

• El cliente se persona en una oficina de Correos al día siguiente con el envío y el código o la etiqueta del mismo. Al introducir el código del envío en IRIS, se cargan todos los datos del envío en el sistema.

• El empleado de admisión valida los datos del envío e imprime la etiqueta (si fuese necesaria) y el justificante de la admisión.

El servicio de Entrega con Recogida: se presta a clientes con contrato que requieren que en el momento de la entrega del envío de ida, se recoja de ese destinatario documentos o mercancías que conformaran un nuevo envío de vuelta. El cliente puede solicitar las siguientes gestiones en el servicio de entrega con recogida:

• Entrega y/o recogida de documentos, verificando en caso necesario que es correcta la documentación presentada.

• Gestión de la firma de contratos, recogiendo la documentación firmada.

• Entrega y/o recogida de materiales o mercancías para devoluciones o cambio de productos, comprobando que lo que se devuelve es lo que espera el cliente.

• Fotocopiado o escaneo de la documentación cuando la operación se lleva a cabo en oficina.

• Operaciones sencillas de comprobación del contenido de los envíos: contar el número de objetos que se recoge, verificar el estado del producto, etc.

• Intercambio de objetos a cambio de contratos o documentos.

Este servicio se presta con los envíos de ida Paq Premium y Paq estándar en sus diferentes modalidades de entrega a domicilio o en oficina. El envío de vuelta se corresponde con el producto Paq Retorno Premium (LI), siendo el remitente del envío de ida quien especifica en el prerregistro las instrucciones que se deben seguir en cada ocasión para la correcta prestación del servicio. Esta información del proceso se explicara claramente al cartero en la PDA o al empleado de oficina en el ordenador. El empleado de Correos se encarga de introducir en el sobre o paquete la
documentación o mercancía pertinente.

La etiqueta del Paq Retorno Premium (LI) puede ir impresa junto al paquete de ida (a entregar) o puede que se tenga que imprimir. En este segundo caso, se hará con la impresora predeterminada de SGIE.

Cuando el destinatario del envío de ida no entregue los documentos o mercancías que solicita el remitente del envío de ida, el envío de ida no se entregara. Se estacionara como «envío no entregado por falta de envío de vuelta». El remitente del envío de ida podrá desestacionarlo por dos motivos: «avisado destinatario volver a entregar» o «entrega sin recoger».

El Paq Retorno (sustituye al antiguo Retorno de Paquetería) está pensado para aquellas empresas que no vinculan el envío de vuelta a un envío de ida transportado por Correos (el envío de ida lo llevó otro operador). La operativa de admisión varía en función de cómo se genera el envío de vuelta: puede ser con prerregistro (el código de barras comienza por L3) o sin prerregistro (el código de barras comienza por SN).

• Con Prerregistro (L3)

• Solo para envíos de vuelta.

• El receptor del envío de ida solicita a la empresa la devolución del envío por el sistema preestablecido (web, SMS, email).

• La empresa autoriza la devolución y registra los datos del envío. Posteriormente notifica el código o la etiqueta del envío al cliente.

• La empresa genera un fichero de envíos prerregistrados con aquellos envíos que van a poderse devolver en Correos a partir del día siguiente. El fichero puede generarlo mediante las aplicaciones GECO, OV2, fichero de carga y Web Services. En ese momento deberá indicar el plazo de validez del código del envío de retorno (máxima 6 meses). También deberá indicar si autoriza el uso de embalajes de Correos.

• El cliente se persona en una oficina de Correos al día siguiente con el envío y el código o la etiqueta del mismo. Al introducir el código del envío en IRIS, se cargan todos los datos del envío en el sistema.

• El empleado de admisión valida los datos del envío e imprime a etiqueta (si fuese necesaria) y el justificante de la admisión.

• Sin prerregistro (SN)

• Solo para envíos de vuelta.

• La empresa genera la etiquete siguiendo las indicaciones de Correos y la envía a su cliente de forma física o por email.

• El cliente presenta en una oficina de Correos el envío con la etiqueta impresa (no existe periodo de validez límite para estas etiquetas).

• El cliente aporta una copia o un pdf del impreso de admisión M-11A (Con la nueva normativa de Protección de datos que entró en vigor el 25/05/2018, el impreso M 11 desaparece, con la salvedad de los envíos registrados admitidos por servicios rurales y oficinas auxiliares) en el que se recogerán los datos del envío: contrato, cliente, código etiquetador al que facturar el envío, producto, modalidad, dirección de destino y referencia del cliente. Esta referencia puede registrarse en IRIS en el momento de la admisión y queda asociada al envío, de forma que será posible consultarla a través de la Web.

• En la oficina de Correos se comprueba el envío y que la empresa ha autorizado su admisión.

• Se procede a registrar los datos del envío y se validan. Finalmente se genera un justificante de la admisión.

7.14.5 La admisión de equipajes de Renfe

Este servicio facilitara a los pasajeros de Larga Distancia y AVE el transporte de sus equipajes. Cuando un cliente compra un billete de RENFE tiene la opción de facturar el equipaje para que sea transportado a través de los servicios de Correos. Al realizar la facturación se le genera una referencia que es la que se necesita en la oficina para realizar la admisión.

La contratación o modificación del servicio se realiza a través de la página web de RENFE, hasta las 12:00 horas del día laborable anterior a la fecha de recogida del equipaje. El cliente debe seleccionar el punto de recogida y entrega: un domicilio, una oficina de Correos, una estación de ferrocarril, un hotel o cualquier otro lugar que desee.

Para las oficinas, se trata de envíos prerregistrados de admisión por referencia. Pueden ser envíos: monobulto o multibulto (hasta 3 envíos con una referencia).

El peso máximo por envío ha de ser 25 kg, el volumétrico no es necesario realizarlo. El tamaño y forma de los envíos puede romper los esquemas a los que estamos acostumbrados pero no por ello han de rechazarse. Es decir, puede ser: una maleta, unos skies, un carrito de bebe, una tabla de snow, una bicicleta, etc., pero si deben estar bien embalados.

A la oficina pueden llegar los equipajes por dos vías:

• El mismo cliente se presenta en la oficina con el equipaje, para remitirlo a través de Correos, una vez lo ha facturado en la web de RENFE al comprar su billete. Debe traer una referencia, sin esta referencia no se puede admitir.

• Por el personal de distribución que haya recogido en el domicilio del cliente el equipaje y lo ha de traer con la etiqueta de Paq Premium o adjuntar al equipaje la referencia que se le generó al cliente en el momento de realizar la facturación, sin esta referencia no se puede admitir.

Para la admisión, nos situamos en la pantalla inicial de admisión de envíos postales, e introducimos la referencia en el campo «Código de envío»:

Seguidamente se pulsa Intro y el sistema devuelve todos los datos del envío, si es un solo envío, o los números de todos los envíos si la expedición es multibulto:

• En los envíos monobulto: al introducir la referencia, el sistema nos devuelve todos los datos del envío. Se pulsa aceptar y a continuación se imprime la etiqueta.

• En los envíos multibulto: tras introducir la referencia y pulsar Intro, aparecen en la pantalla todos los números de los envíos que forman la expedición. Cliqueando en cada uno de los números aparece toda la información del envío como si de una admisión monobulto se tratara. Se acepta y se imprime la etiqueta envío a envío.

Puede ocurrir que el cliente no traiga alguno de los bultos incluidos en la referencia. En tal caso, se realiza la admisión de los que tengamos y el que falte puede ser admitido en otro momento siempre que nos aporten la referencia.

El cliente puede llevar junto a los equipajes que figuran en la referencia, algún otro bulto que desee enviar abonándolo en la oficina. Este envío o envíos se admitirán por la modalidad que desee el cliente y con los requisitos habituales para el producto elegido.

7.14.6 La admisión de paquetes de Correos Expres

Cuando un cliente desea que sus envíos, (documentos o mercancías) sean entregados con la máxima urgencia, tenemos la posibilidad de ofrecerle que los envíe por la modalidad de:

• NACIONALES: Paq 10, Paq 14 o Paq 24 h.

• INTERNACIONALES: con embalajes libre servicio.

Al seleccionar la localidad de destino en la pantalla de admisión aparece un mensaje indicando el día de entrega. Para que se cumpla con esta calidad, los envíos deben haber sido admitidos antes de:

• 17 horas en oficinas que tengan turno de tarde o

• 14 horas en oficinas que tengan turno de mañana.

Cada oficina debe saber cómo se cursan estos envíos ya que al abrir la aplicación de Correos Express está indicado en la pantalla.

Para admitir este tipo de envíos se accede a la aplicación de Correos Express desde IRIS, a través de llamadas externas. Una vez en la aplicación, se puede elegir el país de destino: ESPAÑA o PORTUGAL. A continuación se introducen: código postal de destino, número de bultos, peso, peso volumétrico y la aplicación devuelve el importe del envío según sea: Paq 10, 14 o 24 (si se elige como destino PORTUGAL, el único producto que se activa es el Paq 24) y una vez elegido el producto por el cliente se pasa a grabar los datos.

Se graban los datos de remitente y destinatario (en el campo teléfono del destinatario se puede introducir un número de teléfono fijo). Siempre se ha de grabar el teléfono de remitente y destinatario para poder solventar, sin perder fecha, cualquier incidencia en la entrega.

Se pueden grabar cinco bultos por expedición, con un peso total de 100 kg y peso unitario máximo de 30 kg. El peso no se captura de la Epelsa automáticamente, ya que se trata de una aplicación externa a IRIS.

Una vez grabados todos los datos y comprobados con el cliente que son correctos, se admite el envío y se envía la orden de impresión de la etiqueta a la impresora de paquetería. Se imprimen tantas etiquetas como bultos tenga la expedición. A continuación se imprime el resguardo por duplicado: una de las copias es para el cliente y otra para la oficina. Finalmente se cobra el importe al cliente por Iris y se le entrega el resguardo al cliente.

La factura se solicita al terminar la grabación del envío, ampliando los datos que pida la aplicación para poder expedirla. Esta se genera automáticamente por la impresora del sistema, por lo que el cliente se la lleva en el momento.Si el cliente olvida solicitar la factura al admitir el envío o la pierde, puede volver a solicitarla con posterioridad.

Una vez admitido el envío, automáticamente la aplicación genera una orden de recogida en Correos Express, que la reporta también de forma automática al rutero que tenga asignada esa oficina. Nunca deberán pasar a recoger los envíos antes de la hora de calidad, es decir, las 17 horas o las 14 horas.

El curso de los envíos es diferente según el horario de la oficina:

• Todas las oficinas con turno de tarde: los envíos son recogido por personal de Correos Express.

• Las oficinas de capital de provincia con turno de mariana también son recogidas por personal de Correos Express, siempre antes de las 15 horas. En estas oficinas, si llegada esta hora no ha venido el rutero de Correos Express, «extraordinariamente» se cursaran por la ruta provincial de Correos para asegurar que no pierden fecha de calidad.

• Resto de oficinas con turno de mañana: se cursan los envíos a través de la ruta provincial de Correos.

En las oficinas que recogen transportistas de Correos Express, se debe imprimir la relación de envíos admitidos por duplicado, una la firmara el transportista quedando en la oficina y la otra se la llevará con los envíos. El transportista, leerá con la PDA, todos los envíos, para comprobar que coinciden con las ordenes de recogida recibidas.

Las oficinas que cursan los envíos por la ruta provincial de Correos, harán un despacho exclusivo con estos envíos, identificándolo perfectamente con la etiqueta exclusiva de Chrono 10, 14 y 24. Asimismo imprimirán dos copias de la relación, adjuntando una de ellas en el despacho con los envíos y la otra la debe firmar el transportista de Correos y se quedara archivada en la oficina.

Los envíos se contenerizarán en bandejas o al descubierto según tamaño, en estos se adherirá una etiqueta de Chrono cerca de LA ETIQUETA de dirección para que puedan ser localizados con facilidad en los centros de tratamiento.

Los envíos admitidos después de la hora de calidad, permanecerán en la oficina para ser recogidos o cursados al día siguiente, ya que el compromiso de entrega es para el segundo día hábil, como así figura en el resguardo que se entrega al cliente.

7.14.6.1 La admisión de Paq 10 y Paq 24 con tarifa plana

Correos ha creado embalajes con los que se pueden admitir el Paq 10 y el Paq 24 pagando un precio único por embalaje y producto, sin importar el peso del contenido. Son productos de paquetería de tarifa plana que llevan incorporado el embalaje.

Los Paq 10 y Paq 24 de tarifa plana se admiten desde IRIS> Llamadas a Sistemas Externos> Correos Express. De este modo iniciamos la sesión. A continuación pulsamos la opción: «Grabación de Envíos».

Seguidamente hemos de seleccionar si el cliente desea un envío con embalaje (en este caso, sí) y hemos de elegir el embalaje que se adecua a sus necesidades. Posteriormente hemos de elegir el producto que queremos: Paq 10 o Paq 24.

Seguidamente, grabaremos los datos de remitente y destinatario y los posibles valores añadidos del envío (reembolso, seguro a todo riesgo, entrega en sábado y confirmación de entrega por SMS). Para finalizar se pulsa «Grabar envío». El sistema nos mostrara los datos can los que se va a emitir la factura, si estamos de acuerdo, pulsamos «Emitir». El sistema imprime la factura, la etiqueta del envío y el justificante o recibo correspondiente.

7.14.6.2 La admisión de logística inversa para Correos Expres

Cuando un cliente desee devolver un envío autorizado se accede a la aplicación de Correos Express desde la página principal de IRIS, haciendo la llamada a través de llamadas externas. Una vez abierta la aplicación hay que acceder a la opción: «Logística Inversa», en la que hay que introducir el número de comercial o identificador (el número de identificador lo ha de proporcionar el cliente).

Al introducir el número de identificador, aparecen en pantalla todos los datos del remitente y del destinatario. A partir de este momento, el único campo que hay que rellenar es el del peso del envío. Seguidamente hay que pulsar «Grabar envío». Este tipo de envíos no admiten servicios adicionales.

Se comprueba con el cliente que todos los datos son correctos. De nuevo hay que pulsar «Grabar Envío» y aparece en pantalla un mensaje que indica que se ha enviado el resguardo a la impresora (solo se imprime una copia del resguardo, para el cliente). A continuación se imprime la etiqueta.

7.14.6.3 La admisión de envíos internacionales

Desde la aplicación de Correos Expres, se selecciona el país de destino. No se presta servicio con todos los países, pero es la propia aplicación la que muestra un mensaje cuando se selecciona un país con los que no se presta servicio.

A continuación es necesario introducir código postal y la localidad de destino. La aplicación informa del formato de código postal para el país seleccionado.

Seguidamente hay que seleccionar el tipo de embalaje (libre servicio) que se va a utilizar (no es necesario rellenar los bultos) y se pulsa continuar. Como es un envío internacional, es necesario grabar una serie de datos, para ello la aplicación muestra una pantalla emergente donde hay que introducir todos los datos:

a) ¿Es documentación?: Check para indicar si se trata de documentación.

b) ¿Es transacción comercial?: Si se marca esta opción, el cliente ha de facilitar tanto el (NIF o CIF) del remitente como del destinatario y al tratarse de una venta, el cliente tiene que aportar el original de la factura más TRES COPIAS.

c) MERCANCÍA PELIGROSA: dato obligatorio.

d) Detalle del contenido, descripción de los artículos, cantidad, peso y valor.

Los envíos de mercancías que no tengan carácter comercial y no vayan destinados a países de la UE, deberán adjuntar una declaración de valor firmada por el remitente. En los envíos de mercancías que tengan carácter comercial hay que rellenar el detalle del contenido y adjuntar la factura y TRES COPIAS , tanto si van dirigidos a países de fuera de la UE como de dentro de la UE.

Seguidamente se han de grabar los datos del remitente y destinatario, para poder generar el resguardo de imposición y la etiqueta. Al pulsar grabar envío, la aplicación pregunta si se quiere factura, como en los envíos nacionales.

Como en los envíos nacionales, la aplicación genera el resguardo de imposición para el cliente, la etiqueta para pegar en el envío y la declaración de valor (siempre que sea necesaria) por triplicado, (una para el cliente, otra para CEX y otra para el exportador). El cliente ha de firmarlas y se

96 adjuntaran en el paking list junto a la factura (deben cursarse original y tres copias de la factura).

7.14.7 La admisión de paquetes internacionales

El paquete internacional económico, el paquete internacional estándar y el paquete internacional light, están concebidos para el envío de mercancías de ámbito internacional en aquellos casos en los que la urgencia no sea la máxima prioridad, pues Correos dispone del paquete internacional Premium para el envío de paquetería urgente internacional.

El paquete internacional estándar tienen unos plazos de entrega más breves que el paquete internacional económico; pero este no será el único criterio a tener en cuenta a la hora de elegir entre ellos, ya que no todos los países prestan el servicio de estos dos productos (o de los dos a la vez), por lo que el empleado de admisión deberá comprobar en primer lugar si el producto solicitado por el cliente se permite en el país de destino.

La admisión de estos envíos se realiza de forma unitaria, con la grabación de los datos de remitente y destinatario en IRIS. No se admite por albarán. Cabe tener en cuenta que los clientes con contrato pueden traer sus envíos a la oficina ya prerregistrados (a través de GECO, Oficina Virtual, fichero de envíos o Web Services), como más tarde veremos. Si el cliente es de contrato, debemos grabar siempre en IRIS el núrnero de cliente y de contrato.

El procedimiento de admisión utilizado es el de firma digital, por lo que no es necesario que el cliente rellene ningún impreso de admisión. El cliente comunica al empleado los datos del servicio de manera oral: características del envío y valores añadidos, datos de destinatario y remitente, contenido del envío. El empleado introduce estos datos en IRIS (para envíos prerregistrados basta con introducir el código de barras del envío en IRIS y se cargaran todos los datos en el sistema); el cliente acepta la conformidad de los datos firmando en la tableta digital. Tras cobrar el servicio, se entrega al cliente un formulario como justificante (este formulario se puede entregar impreso en papel o se puede enviar en email).

En el proceso de admisión se deberán rellenar diversas pantallas de IRIS: la que hace referencia a las características generales del envío, la que hace referencia al destinatario y al remitente, y la que hace referencia al contenido del envío Cuando el contenido del envío no sea un documento, hay que detallar su peso y especificar qué tipo de mercancía contiene según la relación que se despliega en IRIS. Dependiendo del ámbito fiscal del destino, el sistema imprimirá un CP 71/CN 23 que deberá ser firmado por el remitente y adherido al envío en una bolsa transparente del modelo SAP 403633 para documentación aduanera.

El remitente deberá indicar que se debe hacer con el envío, en el caso de que no se pueda entregar (devolverlo o abandonarlo).

En el caso de los clientes con contrato, la admisión puede llevarse a cabo de dos maneras, en función de cómo presenta sus envíos el cliente:

Admisión unitaria sin prerregistro: habrá que rellenar la pantalla de Características del Envío y seleccionar el tipo de franqueo (franqueo pagado o franqueo a máquina). Al seleccionar uno de estos franqueos se activa el campo Cliente/Contrato. Deberemos rellenar estos datos y, seguidamente, rellenar el resto de pantallas Destinatario y Remitente, Contenido del envío.

Admisión de envíos prerregistrados: se procederá a la lectura del código en la pantalla de acceso de IRIS. El sistema detecta que se trata de un envío prerregistrado, y recupera todos los datos, pasando a la pantalla de admisión, en la que ya aparecen todos los epígrafes rellenados. A partir de ese momento se realiza la admisión del mismo modo que para el modo manual.

Admisión de envíos prerregistrados cargados en un fichero: en este caso se procede a cargar el fichero en el ordenador mediante el botón «Examinar», a través de la ruta: Inicio> Admisión> Paquetes> Cargar Fichero. Una vez cargado el fichero, la admisión funciona del mismo modo que la admisión de envíos prerregistrados. Esta opción para la carga de fichero solo aparece a usuarios con perfil de Director de oficina

Finalmente, IRIS imprime la etiqueta del envío, en la que se indican los datos de remitente y destinatario y el código del envío.

7.14.7.1 La admisión de paquetes EPG

En España solo se admiten paquetes EPG de devolución de envíos de importación relacionados con el correo e-commerce entre determinados Operadores postales del grupo «EPG».

No se admiten devoluciones e-commerce EPG desde Canarias, Ceuta y Melilla. Podría ocurrir que un cliente comprara el artículo en la Península y por el motivo que fuera quisiera devolverlo desde alguna de las oficinas situadas en Canarias, Ceuta o Melilla. El sistema no debe permitirlo y en estos casos mostrara un mensaje indicando «Las devoluciones de Paquetes E-commerce no se pueden realizar desde las Oficinas Nacionales de Canarias, Ceuta o Melilla».

Los Paquetes de devoluciones e-commerce EPG empiezan su código por las letras «CZ», continúan con 9 dígitos y terminan en «ES».

En la operativa de admisión se ha de tener en cuenta que el envío es un paquete internacional estándar con las siguientes características:

• El envío ha de estar prerregistrado, si no es así, no se admite.

• La fecha en la que se realiza la devolución debe ser anterior o igual a 30 días desde la generación de la etiqueta (campo fecha y hora de emisión). Si no es así, no se admite la devolución.

• El paquete debe llevar pegada la etiqueta y el empleado debe poder leer el código de barras de la parte superior izquierda, que es el código que debe quedar registrado como código de admisión.

Una vez el empleado ha leído el código de barras, si todo es correcto, el sistema volcara la información preavisada de dicho Paquete.

Se ha de tener en cuenta que el peso (peso neto) y el peso volumétrico vienen informados en el fichero enviado (preaviso notificado por EPG). El usuario de IRIS puede modificar los campos pesos e indicar los reales en el momento de la admisión del paquete. El peso que tiene que indicar el usuario de IRIS será el peso bruto del paquete, por el que va a cobrar Correos.

Solo hay que validar en su parte inferior el documento que aporta el cliente, no debiéndose validar ni cumplimentar ningún otro impreso. Esta validación es para entregar al cliente. La Oficina no se queda con copia del impreso validado.

Otras características propias de la admisión de este paquete que debemos tener en cuenta son:

• Si el destino de este paquete es un país de fuera de la UE, deberá ir acompañado del impreso CN23. No se genera DUA.

• No se cobra importe alguno al cliente que realiza la devolución, ya que el pago es diferido, asociado a un contrato de Correos.

• Estos paquetes no se admiten en las Unidades de Admisión Masiva.

• Estos envíos nunca deben reetiquetarse en Correos, ya que deben circular con la etiqueta del cliente. Si la etiqueta presenta deficiencias, se debe aconsejar al cliente que la genere de nuevo.

7.14.8 La admisión del paquete internacional Premium

Es el producto propio de mayor urgencia que ofrece Correos para el envío de documentos o mercancías en el ámbito internacional.

La admisión de estos envíos se realiza de forma unitaria, con la grabación de los datos de remitente y destinatario en IRIS. No se admite por albarán. Cabe tener en cuenta que los clientes con contrato pueden traer sus envíos a la oficina ya prerregistrados (a través de GECO, Oficina Virtual, fichero de envíos o Web Services).Si el cliente es de contrato, debemos grabar siempre en IRIS el número de cliente y de contrato.

El procedimiento de admisión utilizado es el de firma digital, por lo que no es necesario que el cliente rellene ningún impreso de admisión. El cliente comunica al empleado los datos del servicio de manera oral: características del envío y valores añadidos, datos de destinatario y remitente, contenido del envío. El empleado introduce estos datos en IRIS (para envíos prerregistrados basta con introducir el código de barras del envío en IRIS y se cargaran todos los datos en el sistema); el cliente acepta la conformidad de los datos firmando en la tableta digital. Tras cobrar el servicio, se entrega al cliente un formulario como justificante (este formulario se puede entregar impreso en papel o se puede enviar en email).

Cuando el cliente envíe un EMS con destino a uno de los Países pertenecientes al grupo KAHALA, siempre se deberá grabar en IRIS el código postal de destino correcto.

Finalmente, IRIS imprime la etiqueta del envío, en la que se indican los datos de remitente y destinatario y el código del envío.

La documentación aduanera para paquetes que se admitan en Península y Baleares, dirigidos a países fuera de la Union Europea o admitidos en Canarias, Ceuta, Melilla y Andorra dirigidos fuera de su ámbito, la genera IRIS una vez dado de alta el envío. Se imprime el impreso CN23/CP71, por la impresora del sistema y debe ir firmado por el cliente. Los remitentes de paquetes cuyo objeto sea realizar transacciones comerciales deberán formalizar declaración de aduanas (DUA).

En los envíos dirigidos a países de la Union Europea desde Península y Baleares al terminar la admisión el sistema generara la «Etiqueta comercial con declaración de contenido», que también se incluirá en la bolsa de documentación aduanera y viajara con el envío, para así poder comprobarse con seguridad el contenido del envío siempre que la imagen del escáner no sea clara.

7.15 La admisión de envíos de la línea económica

La admisión de estos envíos se lleva a cabo siempre en oficina o en Unidades de Admisión Masiva, por lo que no puede efectuarse el depósito de estos envíos en buzón. El empleado seguirá un procedimiento parecido al de la admisión de la correspondencia ordinaria de la línea básica, pero tendrá en cuenta que cada envío de la línea Económica debe reunir unas características específicas para poder ser admitido:

• Los envíos de Publicorreo o Publibuzón deben contener un mensaje similar.

• Los remitentes de Publicorreo deben presentar un mínimo de 500 envíos por remesa (100 en la variedad optimo y 50 en la variedad Premium); los remitentes de Publibuzón deben presentar un mínimo de 100 envíos por remesa; los remitentes de publicaciones periódicas deben presentar un mínimo de 50 envíos por remesa. Si se presentan remesas inferiores a las señaladas, la admisión de los envíos se hará como cartas o paquetes.

• Los remitentes de libros deben ser editoriales, empresas distribuidoras o centros de enseñanza por correspondencia autorizados.

• Los remitentes de libros acogidos al Acuerdo POSTLIBRIS deberán presentar la tarjeta identificativa en el momento de depósito de los envíos (tarjeta Más Cerca). Sus depósitos deberán ser de ámbito nacional e irán franqueados con sellos, estampillas o a máquina. En el sistema IRIS se recoge el NIF/CIF de estos clientes en el momento de la admisión.

• Los remitentes de periódicos deben estar autorizados por la Dirección Comercial de Correos.

•Que circulan en sobres abiertos o en embalajes autorizados, que faciliten su apertura, a fin de permitir inspeccionar el contenido. Estos sobres abiertos pueden sustituirse por embalajes de plástico transparente, que permitan ver su contenido, pero en este caso el modelo de envase debe estar autorizado y circular solo por el servicio interior (nacional).

• Que en la cubierta del envío figura el tipo de producto que contiene.

Seguidamente, el empleado comprueba que el franqueo de los envíos es correcto, si vienen franqueados; o los pesa, calcula el franqueo y cobra el importe, si vienen sin franquear. Posteriormente, los envíos que vienen sin franquear serán trasladados a la zona de franqueo (salvo el Publibuzón, que no lleva signos de franqueo).Hemos de recordar que los envíos de la línea económica, tanto para el ámbito nacional como para el internacional, se admiten solo como envíos ordinarios.Determinados remitentes nos mostrarán la tarjeta más cerca y, al grabar el código, IRIS nos informará de si se trata de un cliente postlibris. Si así fuera, se pueden admitir libros con tarjeta a través de esta línea económica.La operativa de admisión se lleva a cabo siguiendo la ruta: Inicio> Admisión> Línea Económica. Seguidamente se ha de abrir el desplegable Productos para elegir el producto concreto de la línea Económica que se quiere admitir.

7.16 La admisión de los servicios financieros

En este capítulo nos ocuparemos de la admisión de los dos productos con los que se pueden realizar transferencias de dinero desde una oficina de Correos: orden de envío (según el nuevo sistema de envío de dinero-SEDI) nacional e internacional y la transferencia Western Union.

7.16.1 La Admisión de envíos de dinero

En el ámbito nacional, los giros se intercambian entre oficinas técnicas, no obstante, los giros ordinarios pueden ser admitidos en una oficina auxiliar.

Con carácter general, el envío de dinero debe ser impuesto por el remitente. Sin embargo, si un cliente desea enviar un giro en el que figura como remitente otra persona, se le permitirá, siempre que lleve autorización para actuar en nombre de la otra persona. Se advertirá al impositor que, en caso de devolución del giro, este se devolverá a la persona que figura como remitente.

Puede ordenar envíos de dinero una persona física menor de edad, siempre que tenga al menos 14 años, sea el remitente del envío y tenga documento de identificación valido (ha de ir acompañada de sus padres, tutores o representantes legales).

El proceso de admisión del envío de dinero comienza una vez que el empleado ha entrado en contacto con el cliente, ha identificado sus necesidades y la modalidad de envío de dinero que mejor se adapta a esa necesidad. El empleado de admisión accede a IRIS y en la pantalla principal selecciona Alta envío de dinero, se nos mostrará una pantalla en la que seleccionaremos la modalidad de giro elegida por el cliente, al que Se le solicitará toda la información necesaria del giro elegido y se graba directamente en el sistema, de forma que no es necesario que el cliente rellene una libranza en papel.

SEDI contiene las siguientes modalidades de envío de dinero: en el ámbito nacional; envío de giro inmediato, envío de giro urgente de entrega en domicilio, envío de giro ordinario de entrega en domicilio, envío de orden de ingreso en cuenta, envío a prisiones, envío ordinario oficial y envío urgente oficial. En el ámbito internacional; envío eurogiro y envío de giro UPU.

En los giros a domicilio deberá constar, en el momento de la admisión, el DNI del remitente y del

destinatario.

Los datos que se han de introducir del remitente varían en función de si este es persona física o jurídica. Los documentos que se utilizan para identificar a personas físicas han de ser originales y estar en vigor. Son:

• DNI/NIF.
• Permiso de Residencia expedido por el Ministerio del Interior.

• Pasaporte (para el caso de personas españolas solo se admitirá en casos excepcionales – robo, extravíos- y con autorización mediante correo electrónico del Área de Prevención de Blanqueo de Capitales).

• Exclusivamente para ciudadanos de la Union Europea o del Espacio Económico Europeo: documento, carta o tarjeta oficial de identidad personal expedido por las autoridades de origen.

• NIP, empleados de la Administración cuando actúen a nombre de esta.

• NIS, número de identificación de reclusos.

Las personas que actúan en representación o con autorización de otra persona física (posibilidad no admitida en el caso de Western Union) deberán identificarse, como los clientes que actúan por cuenta propia, y además presentaran el poder otorgado o autorización, así como la documentación de la persona por cuenta de la que actúan.

Cuando el titular de la operación sea una persona jurídica, la persona física que realiza la operación deberá identificarse como los clientes que actúan por cuenta propia y además presentará:

• Poder o autorización para actuar en nombre de la persona jurídica. • CIF de la persona jurídica.

• Escritura de constitución o cualquier otro documento que acredite fehacientemente la denominación, forma jurídica, domicilio y objeto social de la persona jurídica.

No serán documentos válidos de identificación: • Permiso de conducir.

• Seamansbook o Libreta Marítima.
• Carnet Consular.
• Fotocopias de documentos válidos.
• Denuncia ante la policía de pérdida o robo de documentos de identificación. • Resguardo de solicitud de renovación de NIF, NIE o Pasaporte.

Tras informar al sistema del tipo y número de documento del remitente, realizamos la llamada a la base de datos de PBC (BBDD PBC). Desde el formulario de aceptación de clientes podemos:

• Dar de alta a un nuevo cliente informando de los datos solicitados, cuando es la primera vez que el remitente realiza una operación de envío a través de la aplicación IRIS.

• Modificar los datos del cliente, cuando el cliente haya modificado alguno de sus datos personales.

• Completar los datos del cliente, en el caso de que aparezcan campos obligatorios no informados.

• Es recomendale introducir los teléfonos de remitente y destinatario, aunque no sean campos obligatorios.

Seguidamente se escanea el DOI (si no ha sido escaneado con anterioridad), a través del botón digitalizar y se aceptan los datos. Una vez verificados los datos, se acepta el formulario, lo que provoca el volcado de los datos a la pantalla de admisión del envío de dinero.

Cuando el remitente del envío de dinero autorice a otra persona a actuar en su nombre o en el caso de personas jurídicas, hay que incorporar los datos del autorizado o apoderado, a fin de poder capturar estos datos en futuras operaciones. Cabe señalar que a efectos de control de PBC solo se consideran los movimientos del remitente real, nunca del autorizado o apoderado. En este caso se digitaliza solo el DOI del remitente (persona física), nos quedaremos la autorización firmada por el remitente, y solo habrá que revisar que coinciden los datos aportados en la autorización con el DOI del autorizado. Para digitalizar el DOI pulsaremos el botón DIGITALIZAR y el sistema nos envía a GESCAN.

En el caso de que el documento a digitalizar sea el CIF (documento identificativo de las personas jurídicas), se deberá digitalizar el documento soporte en el que conste el CIF.

En el caso de que la documentación presentada sea el NIS (Internos en Centros Penitenciarios) y NIP (Número de Identificación de Funcionarios Públicos) no será necesario digitalizar estos documentos, se informa en la aplicación del número (de NIS o NIP) y de los datos personales (Nombre y Apellidos).

En la formalización de un giro procedente de reembolso internacional se recogerá la fotocopia del documento de identificación en el momento de la entrega del envío y cobro del reembolso si la entrega es en oficina y solo registraremos el número de identificación del cliente si la entrega es a domicilio. Además hay que enviar el impreso TFP3 (impreso de reembolso internacional) a:

División de Oficinas – Unidad de Envío de Dinero – Vía Dublín 7 2a planta – 28070 Madrid

Una vez cumplimentados los datos del remitente y del destinatario, los datos económicos, los posibles valores añadidos11 y el motivo del envío de dinero (sin informar del motivo del envío de dinero no puede admitirse el giro) se procede a admitir el giro. Cabe señalar que para la correcta identificación del beneficiario, se deberán consignar los dos apellidos de éste, salvo que sea un extranjero. No obstante, no será causa suficiente para rechazar la admisión de un giro la omisión del segundo apellido, salvo en el caso de los giros dirigidos a Lista y los giros a pagar mediante cheque postal.

Con el objeto de evitar el blanqueo de capitales, se han establecido unas medidas de control rigurosas en el envío y en la recepción de dinero a través los giros nacionales e internacionales y de Western Union, con el fin de adaptarlas a la nueva normativa de la Ley 10/2010, de Prevención del Blanqueo de Capitales y Financiación del Terrorismo, sobre la aplicación de medidas de diligencia debida.

Una vez introducidos los datos del giro y antes de aceptar la operación, puede aparecer en pantalla una alerta que indica las medidas a adoptar. La negativa a la entrega y cumplimentación de la documentación que se indicará por el cliente conlleva la no aceptación y curso de la operación de giro nacional o internacional, o de Western Union. El empleado de admisión es el responsable del cumplimiento de esas medidas.

Son medidas simplificadas12:

• Comprobar la identidad del cliente o del titular real únicamente cuando se supere un umbral

cuantitativo con posterioridad al establecimiento de la relación de negocios. • Reducir la periodicidad del proceso de revisión documental.

• Reducir el seguimiento de la relación de negocios y el escrutinio de las operaciones que no superen un umbral cuantitativo.

• No recabar información sobre la actividad profesional o empresarial del cliente. Son medidas normales:

• Identificación del titular real y adopción de las medidas adecuadas a fin de comprobar su identidad.

• Conocimiento de la actividad profesional o empresarial del cliente. • Conocimiento del propósito e índole que motiva la operación.
• Seguimiento continuo de la relación de negocio.

11 Si el cliente solicita un Acuse de Recibo por vía telegráfica (PC) -en cuyo caso no se selecciona la opción Aviso de Recibo en la aplicación de giro- deberá admitirse a través de IRIS un servicio tasado solicitando a la oficina de destino los datos de entrega del giro.

12 En el caso de que haya que aplicar medidas simplificadas no salta ninguna alarma, porque estas medidas ya se 108 aplican con carácter general.

Son medidas reforzadas:
• Presentación de justificación documental (documentación acreditativa de su actividad

Económica y documentación que justifique el origen lícito de los fondos). • Declaración de Actividad Económica (DAE).

• Si en el documento de identificación presentado por el cliente no figura domicilio en España, este deberá presentar cualquier documento que acredite su estancia en España. El documento deberá ser original y recogerá el nombre completo del cliente y su dirección. Son documentos acreditativos válidos para justificar la estancia: certificado de empadronamiento, contrato de alquiler de vivienda, escritura de vivienda, sea mansbook o libreta marítima. No se acepta Lista de Correos como domicilio.

Se aplican medidas simplificadas a:
• Las Administraciones Públicas, previamente clasificadas mediante su CIF por Correos, así

como a sus organismos dependientes.

• Las entidades de derecho público de los Estados miembros de la UE o de países terceros equivalentes.

• Las sociedades controladas o participadas mayoritariamente por entidades de derecho público de los Estados miembros de la UE o de países terceros equivalentes.

• Las entidades financieras, exceptuadas las entidades de pago, domiciliadas en la UE o en países terceros equivalentes que sean objeto de supervisión para garantizar el cumplimiento de las obligaciones de PBC.

• Las sucursales o filiales de entidades financieras, exceptuadas las entidades de pago, domiciliadas en la UE o en países terceros equivalentes que sean objeto de supervisión para garantizar el cumplimiento de las obligaciones de PBC.

• Las sociedades con cotización en bolsa cuyos valores se admitan a negociación en un mercado regulado de la UE o de países terceros equivalentes, así como sus sucursales o filiales participadas mayoritariamente.

• Los giros para pago del propio servicio postal con origen y destino en el propio servicio de Correos.

Se aplican medidas normales a:
• Los clientes de giro nacional e internacional que actúen en su propio nombre, remitentes o

destinatarios en oficina que no superen los 3.000 € individuales o acumulados en un trimestre.

• Los clientes de giro internacional que envíen o reciban con países designados por el ordenamiento jurídico y realicen operaciones que acumuladas con las del último mes natural no superen los 1.500 € (enviados o recibidos).

Se aplican medidas reforzadas a:

• Los clientes de giro internacional de países de riesgo o que envíen o reciban fondos de o hacia los mismos, cuyo importe acumulado de sus operaciones en el mes natural sea superior a 1.500 €.

• Los clientes de giro nacional e internacional remitentes o destinatarios que superen 3.000 € individuales o acumulados en un periodo de un trimestre natural.

• Los clientes relacionados en peticiones de Juzgados, Policía, Requerimiento del SEPBLAC.

• Los clientes que realicen operaciones que se consideren fuera de lo normal, inusuales o que presenten indicios de sospecha en relación con la PBC.

• Las operaciones con origen o destino a países que supongan un riesgo superior al normal y que una vez informada la Comisión de Control tome esa decisión.

• Personas de responsabilidad pública (PEP’s). Se considera en este capitulo a las siguientes:

• Aquellas que desempeñen o hayan desempeñado funciones públicas importantes por elección, nombramiento o investidura en otros Estados miembros de la UE o terceros países.

• Aquellas que desempeñen o hayan desempeñado funciones públicas importantes en el Estado español, tales como altos cargos, los parlamentarios nacionales y del Parlamento Europeo. o Aquellas que desempeñen o hayan desempeñado funciones públicas importantes en el ámbito autonómico español y en el ámbito local español, los alcaldes, concejales y demás altos cargos de los municipios capitales de provincia o capitales de Comunidad autónoma, de las Entidades Locales de más de 50.000 habitantes, o cargos de alta dirección en organizaciones sindicales o

empresariales o partidos políticos españoles.

Se aplican estas medidas a las referidas personas, aunque hayan dejado sus funciones, durante dos años. También se aplican a los familiares o allegados de las personas con responsabilidad pública.

La admisión de las personas con responsabilidad pública como clientes debe ser autorizada directamente por el responsable de Oficina/Unidad de Reparto, quien trasladara su decisión al Área de Prevención, a través del correo electrónico prevencion.blanqueo@correos.com.

En aquellas operaciones en las que haya que contemplar medidas reforzadas y el cliente deba rellenar la DAE, el empleado comprobará que este correctamente complementada. Existe un modelo de DAE para personas físicas y otro para personas jurídicas. Estos modelos están publicados en Conecta> Información y gestión> Normativa> Prevención de Blanqueo de Capitales. Igualmente, en el caso de aplicación de medidas reforzadas, será necesaria la justificación documental de la actividad económica o del origen lícito de los fondos. Adornas, el responsable de oficina deberá verificar la documentación aportada y firmar en la DAE en prueba de conformidad.

Admisiones Especiales

Centros Penitenciarios

En las admisiones de giros nacionales e internacionales, cuando el remitente sea una persona reclusa en un centro penitenciario, aparecerá como remitente del giro dicha persona. Los datos a introducir en el sistema serán los que figuren en la autorización extendida por el responsable del Centro Penitenciario y el número es el NIS del recluso que se grabara en el campo correspondiente, campo que permite introducir hasta diez dígitos.

La operativa para la admisión contempla los siguientes pasos:

1. El funcionario de prisiones se presentara en la Oficina con una relación con los nombres, apellidos, país de nacimiento, nacionalidad, fecha de nacimiento de los reclusos, motivo de los giros, y número de identificación de los internos (NIS) remitentes de los giros.

2. Entrega a la Oficina el importe total de los giros a admitir.

3. La Oficina se queda con la relación aportada por el funcionario. Se le entrega una copia sellada junto a las libranzas de los giros admitidos.

4. Procedemos a admitir los giros en IRIS, indicando en el campo Remitente el nombre y apellidos del interno, seleccionado como tipo de documento Pasaporte y en el campo número, el número del interno (NIS) que figura en la relación facilitada por el funcionario.

5. El funcionario de prisiones no firma las libranzas, quedando como justificante de la admisión la relación aportada por el funcionario, que se adjunta a las libranzas de los giros admitidos, firmadas por el empleado de la Oficina que realiza la admisión, donde debe figurar su NIP y el sello de fechas de la Oficina.

Al dar de alta al recluso en la BBDD PBC, el sistema solicita la fecha de caducidad del documento de identificación (el NIS, que no tiene fecha de caducidad). La fecha que se introduce en el sistema será 01/01/9999. Los campos a cumplimentar en el formulario de alta de clientes en la BBDD PBC son:

• Tipo de documento.
• Número de Documento: Número de NIS del recluso.
• Fecha de expiración: 01/01/9999.
• País emisión: España.
• Nombre y apellidos.
• País de nacimiento.
• Ocupación/Actividad comercial: Otros.
• Domicilio/País/Localidad/Provincia: datos del Centro Penitenciario.

Como motivo del giro se informa del motivo que figura en la relación aportada por el funcionario de prisiones.

Giros Oficiales de Correos

La razón social será Sociedad Estatal Correos y Telégrafos, el CIF el de Correos A83052407, el nombre del autorizado será el cargo (Ej. Director de oficina) y podrá identificarse con su NIP.

Organismos Oficiales

La identificación se realizara por nombre del organismo y CIF. El autorizado que actúe en nombre del organismo para la admisión del giro, podrá identificarse con su NIP (Número de Identificación Personal).

El resto de organizaciones, instituciones, asociaciones, fundaciones religiosas, benéficas o de cualquier índole deberán identificarse con su CIF, como el resto de personas jurídicas. Cualquier autorizado que actúe en representación de un organismo o institución de este tipo deberá identificarse con uno de los tipos de DOI validos (NIF, NIE, Pasaporte/Otros).

Menores de Edad

Para la admisión de giros a menores, estos habrán de actuar necesariamente representados por sus padres, tutores o representantes legales. Al ser necesaria la presentación del DNI con carácter previo a la realización de la operación, únicamente pueden admitirse giros a los mayores de 14 años, que habrán de actuar siempre representados por sus padres, tutores o representantes legales. Es preciso tener en cuenta que los menores representan un riesgo más elevado en materia de prevención de blanqueo de capitales.

Operaciones Sospechosas

Las operaciones que se relacionan a continuación se consideran sospechosas:

• Operaciones no ejecutadas (fallidas), que no llegan a realizarse porque el cliente rehúsa terminarla cuando se le exige algún requisito esencial de identificación, se niega a cumplimentar la Declaración de Actividad Económica (DAE) o a aportar la documentación acreditativa de su actividad.

• Operaciones en las que el cliente fracciona la operación en varias para eludir el deber de identificación adicional.

• Cuando existan indicios o certeza de que los clientes no actúan por cuenta propia, intentando ocultar la identidad del cliente real.

• Operaciones en las que conociendo la identidad del cliente, no exista una explicación razonable sobre el origen o destino de las operaciones realizadas.

• Operaciones en las que el cliente no disponga o rehúse presentar la documentación justificativa de domicilio permanente o temporal en España.

• Operaciones en las que el cliente ofrece algún regalo para evitar ciertos requisitos de identificación.

• Operaciones en las que el cliente trata de eludir las medidas adicionales de identificación.

• En general, operaciones que presentan indicios de blanqueo de capitales o conexión con actividad delictiva.

Cuando se aprecien indicios de la existencia de alguna operación sospechosa o no ejecutada por la negativa del cliente a aportar la documentación requerida, el responsable de la oficina o el empleado que tuviera conocimiento de ella la comunicara al Área de Prevención, mediante el formulario establecido en Conecta.

El formulario esté disponible en Conecta> Información y Gestión> Normativa> Prevención de Blanqueo> Formulario. El formulario contiene campos obligatorios que hay que rellenar necesariamente. Cuando el formulario esté debidamente cumplimentado, se pulsa «Enviar». Automáticamente la unidad especializada (APBC) recibe en su buzón la comunicación. Tras su envío, aparece el cuadro de dialogo «desea imprimir una copia». Es necesario realizar la impresión de la comunicación y proceder a su archivo en la Oficina. Al realizar una comunicación sospechosa se debe enviar copia de la documentación de la operación al fax 21216 (documento identificativo, copia del resguardo envío/pago, Declaración de Actividad Económica). La Oficina recibirá de la APBC un correo electrónico de acuse de recibo del envío de la comunicación en el plazo de 10 días.

Abstención de realizar operaciones

Deberemos abstenernos de realizar operaciones en los casos siguientes:
• Clientes que rehúsen entregar la documentación que permita su identificación.

• Clientes que presenten documentos de identificación que alberguen dudas sobre su legalidad, legitimidad, no manipulación, etc.

• Clientes que faciliten datos falsos o erróneos.
• Clientes que pongan fin a la relación al ser requeridos para que faciliten información.

• A los clientes que no sea posible aplicar alguna de las medidas de diligencia debida previstas.

• Clientes que oculten al titular real para enviar una operación o dividan una transacción en dos o mss.

• Clientes que realicen operaciones que presenten indicios de estar relacionadas con el blanqueo de capitales.

• Personas jurídicas cuya estructura de propiedad o de control no haya podido determinarse.

Validar datos

Habitualmente, la práctica totalidad de las operaciones no son sospechosas de estar relacionadas con la PBC. Por tanto, se prosigue con el proceso de admisión.

Cuando se han grabado los datos del remitente y del destinatario, así como el importe a girar y los servicios adicionales solicitados por el cliente, se verifican los datos introducidos. Tras verificar la información, se cobra el importe correspondiente, constituido por la cantidad a girar, la tarifa aplicable de giro y la tarifa aplicable a los servicios adicionales solicitados por el cliente.

Seguidamente se procede a imprimir los formulaños generados por el sistema y el cliente comprueba que los datos son correctos, se recoge la firma tanto del cliente (como aceptación de la operación) y del empleado de admisión; además debe constar el NIP en la parte destinada a ella (el NIP lo pone autocráticamente el sistema). Posteriormente se entrega al cliente la copia como resguardo. En el caso de los giros con localizador, este queda impreso únicamente en la copia que se entrega al cliente.

El alta de un giro conlleva automáticamente la generación de un código único que identifica el giro durante todo su proceso.

Es importante tener en cuenta que los giros ordinarios solo pueden modificarse en la misma fecha

de su imposición y los urgentes solo pueden modificarse hasta que los haya recogido la oficina de destino. En la admisión del giro UPU electrónico IFS hay que velar especialmente por la exactitud de los datos, ya que solo disponemos de los 5 minutos siguientes a su admisión para poder realizar modificaciones. Transcurrido este tiempo y si el giro se cursa a destino no podemos realizar cambios. Las modificaciones se hacen en la aplicación IRIS> Mantenimiento> Giros. Una vez realizada la modificación, hay que imprimir una nueva libranza.

Archivar documentación

La documentación generada por el servicio de Giro Nacional, Giro Internacional y Western Unión se debe archivar en la oficina. El periodo de conservación de todo tipo de documentación que pueda tener fuerza probatoria, así como los documentos justificativos de las operaciones y exigidos para la identificación y conocimiento de los clientes es de 10 años. Este periodo se contara desde el día que se ejecute la operación.

Los documentos generados por las operaciones de Giro y Western Union, así como los generados en las comunicaciones con el Grupo de Asistencia a la Prevención del Blanqueo de Capitales se ordenan de la siguiente manera:

1.- Documentación ordinaria de cada operación. En Giro

• Impreso original de giro.
• Copia del documento de identificación del cliente, cuando no esté escaneado. • Autorización del remitente (persona física), cuando existan giros autorizados. • Copia del documento del autorizado.

En Western Union

• La oficina no archiva ningún impreso, a excepción de la exigida para la Prevención de Blanqueo de Capitales.

Esta documentación ordinaria se archiva cronológicamente en la Serie Documental 06.

2.- Documentación especifica de clientes

• Documentación de personas jurídicas.
• Dossiers de clientes en seguimiento.
• Documentación de personas físicas con medidas reforzadas de PBC.

Con el fin de evitar solicitar constantemente la documentación a determinados clientes habituales de los cuales tenemos conocimiento de su actividad y sabemos que su documentación esta archivada, la periodicidad de revisión documental será de un año, siempre que les hayamos hecho previamente un seguimiento continuo de sus operaciones y hayamos comprobados que estas son coherentes con la documentación aportada.

Por el contrario, si las sucesivas operaciones realizadas por estos clientes habituales no son coherentes con la documentación de conocimiento aportada, tanto por su importe y número de giros como por cualquier otra característica de la operativa, se procederá a recabar nueva documentación adicional que justifique el origen de los fondos, aunque haya transcurrido un periodo de tiempo inferior al año.

Como excepción, las oficinas que están activadas en el sistema WUPOS con Digitalización de firmas no tienen que archivar ningún documento, ya que se guardan todos los documentos de forma digital en los servidores de Western Union.

7.16.1.1 La admisión de giros ordinarios por rurales en oficinas auxiliares

El SSRR tiene que entregar al cliente el impreso de imposición GI02. El cliente lo cumplimenta en todos los campos y firma el conforme. El SSRR también debe firmar e indicar su NIP.

El SSRR solicita el DOI al remitente del giro y comprueba que el documento aportado es válido y esté en vigor, verificando que los datos escritos en el G102 se corresponden con los datos del DOI.

Cada vez que un SSRR admita un giro, tiene que solicitar al remitente una copia del DOI en vigor y entregara el impreso DAE RURALES, que el remitente debe rellenar y firmar, aportando datos congruentes. En caso de existir sospechas de engaño o mala fe por parte del impositor del giro, el SSRR se abstendrá de admitir la operación, remitiendo al cliente a la Oficina Técnica. En el caso de que el SSRR tenga la certeza de que en el archivo de la oficina ya se dispone de estos documentos y se encuentran actualizados (el DOI sin superar la fecha de caducidad y no más de seis meses para la DAE) no será necesario solicitarlos al remitente.

Seguidamente se procede a cobrar los importes correspondientes: importe girado, más cuota fija, más % sobre la cantidad girada.

Siempre habrá que informar al cliente que la admisión del giro debe considerarse «provisional» hasta que no se formalice en los sistemas de la Oficina Técnica y pase por los controles correspondientes. En estos casos, el giro circulará por vía postal entre la oficina auxiliar, que realiza una admisión provisional, y la oficina técnica de origen, donde se formaliza definitivamente el giro, pudiéndose producir un retraso en el pago del mismo, circunstancia de la que se debe informar al cliente.

Con los giros admitidos en el día, la oficina auxiliar confecciona una relación (G7) por duplicado, uno de los ejemplares quedara en la oficina auxiliar y otro acompañara al original de los resguardos de imposición hasta la oficina técnica que haya de formalizar el giro, con su importe y derechos o justificante de ingreso en cuenta corriente. La oficina postal, una vez formalizado el giro, devolverá los resguardos definitivos para su canje al remitente por el provisional.

En algunos casos puede ser necesario solicitar al remitente del giro más información o documentos, llegando en ocasiones a anular la operación. En el caso de que sea necesario solicitar al cliente información adicional, se procede a devolver el importe del giro al SSRR para que devuelva el dinero al cliente, informándole que por motivos de PBC debe enviar el giro directamente desde la Oficina Técnica.

En el caso particular de los giros urgentes, solo pueden tener como origen una oficina técnica, pero pueden ir dirigidos a una oficina técnica o a una oficina auxiliar, siempre que el cliente acepte, de forma expresa, que el giro urgente se dirija a la oficina técnica de la que depende la auxiliar y que a partir de esta el curso del giro sea postal.

7.16.2.- La admisión de la transferencia de dinero a través de Western Union

La operativa para envíos de dinero a través de Western Union se realiza a través de la aplicación WUPOS.

Al entrar por primera vez el usuario tiene que registrar su firma y NIP, a través de la tableta digitalizadora en: Otros servicios> Firma del usuario. Solo será necesario una vez, salvo que el usuario cambie de oficina, en cuyo caso el sistema volverá solicitar dicha firma. Una vez al ario, durante los meses de enero-febrero, todos los empleados deberán comprobar que la firma y NIP registrado son correctos.

Los impresos para envío de dinero son de color verde y en su encabezamiento figura la frase: «Formulario rápido, envío». Este formulario consta de los siguientes campos:

• Número de tarjeta Western Union (si dispone de ella).
• Nombre, si el nombre es compuesto deberá incluir el segundo nombre. • Apellidos, si el beneficiario tiene dos apellidos, se incluyen ambos.
• Ciudad y país de destino donde el beneficiario recoja el dinero.
• Cantidad que va a ser enviada en moneda local (en cifra y letra).
• Tipo de moneda a pagar en destino.

La información del remitente se recogerá por el empleado, directamente de la documentación del cliente. Es recomendable introducir los teléfonos de remitente y destinatario, aunque no sea obligatorio. Como siempre, se deberá verificar que el documento es válido, está en vigor y digitalizarlo. En las operaciones de Western Union es necesario escanear siempre y en todos los casos la documentación de identificación del cliente cada vez que este realice una operación, independientemente de que la aplicación WUPOS lo solicite o no.La edad mínima para realizar envíos a través de Western Union es de 18 años. No se admiten autorizaciones para este tipo de envíos, por lo que el cliente debe estar presente en la oficina en el momento de la imposición.

El empleado puede introducir los datos necesarios para la operación directamente en la aplicación informática WUPOS, pero es aconsejable recomendar al cliente que rellene el formulario a fin de evitar errores. El acceso a WUPOS lo realizamos a través de IRIS> Llamadas a Sistemas Externos, e informando del ID del usuario y Contrasella13.

El cliente puede pedir los siguientes servicios adicionales, si se prestan en el país de destino: • Entrega a domicilio.• Llamada telefónica en destino. • Mensaje.• Pregunta de verificación. Se puede usar la Pregunta/Respuesta de verificación cuando el beneficiario no disponga de una identificación válida. Para transferencias a países africanos se debe incluir obligatoriamente pregunta de verificación, a excepción de Marruecos, Egipto, Argelia, Túnez y Guinea Ecuatorial, sin ninguna tarifa extra (se informara al cliente que este sistema de identificación supone un riesgo, pues puede cobrar la transferencia cualquier persona que conozca el MTCN y la respuesta). En España se paga con identificación válida, y siempre que el cliente conozca el MTCN y los datos de la transferencia.Especialmente, Western Union prohíbe las siguientes operaciones:
• Clientes que dividan transacciones en fracciones con el fin de eludir las limitaciones legales establecidas. • Clientes que utilicen el servicio para compra de acciones, bonos, fondos mutuos de inversión y contratos de seguro.• Clientes que utilicen el servicio para transferir fondos con fines de juego. Cuando se tenga la certeza o simplemente se sospeche que la transferencia de fondos tiene el propósito de tomar parte en juegos de azar, el empleado de admisión tiene la obligación de rechazar la transacción, cuando tenga origen o destino en los países considerados paraísos fiscales que se encuentran detallados en el Manual de Prevención de Blanqueo de Capitales.13 En caso de caída de IRIS, existe un icono en el escritorio para acceder a WUPOS. El sistema permite 3 intentos; si no conseguimos entrar en esos intentos, el sistema bloquea el acceso y se deberá poner una incidencia para que la clave sea desbloqueada.

Validación de datos

Una vez comprobada toda la documentación y cumplimentado, en su caso, el formulario rápido de envío, se introducirán todos los datos en WUPOS. Posteriormente se pincha «Pre-Prin Rcpt». Seguidamente nos sale una preimpresión (PDF) en la pantalla, que se debe imprimir para que el cliente verifique todos los datos de la transferencia antes de finalizar con la transacción. En este PDF no consta el MTCN, ya que su finalidad es únicamente para que el cliente verifique si los datos son correctos.

Tras verificar el cliente los datos, y manifestar su conformidad, se sigue con el envío, pulsando de nuevo en «Pre-Prin Rctp». Solo se consideran validos los impresos definitivos, en los que figura impreso por el sistema el MTCN, no considerándose validos los impresos que presenten el número de transferencia escrito a mano.

Cuando se han grabado todos los datos del formulario, se revisan los importes, derechos, restricciones y servicios adicionales solicitados por el cliente, y se cobra el importe total (importe mas tasas) antes de validar la transferencia.

Una vez que hemos corroborado que todos los datos son correctos, el cliente nos tiene que firmar en la tableta, esta firma se anexa en el impreso del cliente como también la firma y NIP del empleado, que están registrados. Solo se genera la copia para el cliente, la oficina no tiene que archivar ningún impreso de Western Union. El formulario rápido de envío no es necesario entregarlo al cliente, ya que carece de validez y la operación se justifica con el resguardo generado por el propio sistema.

Posteriormente, solo el remitente de un envío tiene la facultad de realizar modificaciones en una transferencia, siempre y cuando se dirija a la oficina de Correos debidamente documentado y con su resguardo de imposición. Bajo firma del remitente se reflejaran los cambios solicitados en dicha transferencia, en el resguardo que aporta el cliente. Las modificaciones no se pueden hacer directamente en el terminal. Hay que llamar al Call Center, al teléfono 23 340 a al 91 596 33 40, que anota y transmite las modificaciones a la Central. Como excepción, la misma Oficina que haya realizado la transacción y siempre que se realice en el mismo día, podrá reimprimir el impreso justificante de la transacción con modificaciones.

Cuando se pretenda modificar una transferencia ya realizada, hemos de tener en cuenta que las modificaciones afectarán a cambios menores en los nombres de remitente o destinatario. Las modificaciones que se pueden realizar son:

• Cambios en el nombre del remitente.
• Cambios en el nombre del beneficiario.
• Cambiar beneficiario por el remitente o viceversa.

Las modificaciones que no están permitidas son: • Cambios de importes.

• Cambios de país.
• Devoluciones.
• Cancelaciones.
• Resto de incidencias.

Cuando el cambio de cualquiera de los ítems anteriores afecte a la transferencia a modificar, los cambios deben modificarse por medio del Call Center de envío. Siempre será el remitente el que se dirija a una oficina de Correos a realizar cualquier cambio en la transferencia. No podrán realizarse cambios en las transferencias a pagar en Correos.

7.17 La admisión de los servicios de telecomunicaciones

En este capítulo nos ocuparemos de la admisión del telegrama y del burofax, que son los principales envíos de comunicación electrónica que Correos ofrece a sus usuarios.

7.17.1 La admisión de telegramas

Cuando el cliente nos indique que desea enviar un mensaje a través de telegrama, le facilitaremos el impreso TG-1 para que lo rellene y le explicaremos como debe hacerlo.

El cliente debe rellenar el impreso de admisión TG-1, donde anotara los datos relativos al destinatario, domicilio y localidad. También puede anotar el teléfono del destinatario. En el campo reservado para la dirección puede escribir como dirección válida, edemas de la dirección de un domicilio: un número de teléfono, de télex o de fax. Además se consideran direcciones válidas: un apartado de Correos o Lista de Correos; en estos casos se utilizará la vía indicada para la entrega del telegrama. Los telegramas solo pueden dirigirse a un único destinatario, por lo que aunque la dirección sea la misma, si el cliente quiere enviar un telegrama a varios destinatarios, deberá confeccionar tantos telegramas como destinatarios haya.

Bajo la dirección figura el espacio reservado al texto, donde escribirá el mensaje que quiere enviar. Debe informarse al cliente que los datos de remitente no se transmiten a destino a no ser que se incluyan en el texto.

Una vez que el cliente ha rellenado el impreso, el empleado supervise que es legible y, en caso contrario, se aclaran las palabras dudosas. Hay que tener en cuenta que se debe transmitir textualmente lo que el cliente ha rellenado en el impreso, utilizando únicamente caracteres telegráficos, por lo que, en caso de que aparezca en el texto algún carácter que no se ajuste a los admitidos se debe avisar al cliente para que los anule o sustituya. Si se realizan correcciones en el impreso, el cliente debe firmar su conformidad con la modificación.

Para comenzar el alta de un telegrama en IRIS se debe acceder al menú de: Admisión> Telegramas, donde se muestra la pantalla inicial de alta de telegramas.

Desde esta pantalla se puede admitir un telegrama rellenando la información básica, lo que permite preadmitir el telegrama en IRIS, realizar el cobro del producto y completarlo más adelante. 0 bien completar toda la información necesaria para ser admitido y finalizar el proceso.

El telegrama va pasando por diferentes estados, dependiendo de las acciones que se realicen:

Admitido: El telegrama este admitido en IRIS, pero no tiene toda la información necesaria para ser enviado (Preadmisión).

Cumplimentado: El telegrama tiene toda la información necesaria para ser enviado.
Solicitado Envío: Se ha solicitado la publicación del telegrama en el sistema documental de

Correos.

Publicado: El telegrama ha sido publicado correctamente en el sistema documental de Correos.

Enviado: El telegrama se ha enviado a SGIE para que realice el enrutamiento correspondiente, pero no se ha recibido confirmación.

Confirmado: Se ha recibido la confirmación de SGIE y el telegrama ha sido correctamente enviado.

La admisión de un telegrama comienza seleccionando telegrama (introduciendo el código del producto o seleccionando la en el combo desplegable).

Tras completar el tipo de telegrama, el código postal de destino y el número de palabras reales se nos muestra el importe del producto y se habilitan dos botones: Aceptar y Completar.
Si pulsamos el botón aceptar, se da de alta el telegrama en IRIS. A continuación, sube a bolsa el importe correspondiente y aparece un mensaje solicitando al usuario que introduzca el impreso TG-1 para imprimir la validación del telegrama. De este modo podremos cobrar al cliente si hay acumulación de personas en ventanilla, pero el telegrama no está listo para enviarlo. Para enviar el telegrama debemos antes cumplimentarlo.

El empleado puede cumplimentar un telegrama de dos formas distintas:
Completarlo directamente, en lugar de pulsar el botón Aceptar, pulsar el botón Completar.

Admitir el telegrama y completarlo después, accediendo al menú de mantenimiento de telegramas.

Al pulsar el botón completar, se muestra la siguiente pantalla, donde se encuentran todos los campos necesarios para su correcta cumplimentación.

La pantalla está divida en dos partes:• La parte superior (Datos Telegrama) muestra los datos de admisión del telegrama y no es editable.• La parte inferior está compuesta por seis pestañas y es ahí donde se encuentran los campos que deben ser rellenados:• DESTINO: Hay que introducir los datos del destinatario completos. • ORIGEN: Datos del remitente completos.
• DATOS: No es necesario introducir nada.
• TEXTO: Hay que introducir el texto del telegrama.• N. ADMISIÓN: No es necesario introducir nada.
• TOTAL: Esta pestana no es editable, en ella se indican los importes a cobrar.

Para finalizar el proceso de cumplimentación, se rellenan todos los campos necesarios y se pulsa el botón Aceptar. Se ha de tener en cuenta que:

• Si el telegrama no se ha admitido previamente, pasa directamente a estado Cumplimentado, sube a bolsa el importe del producto y se imprime la validación correspondiente.

• Si el telegrama ya está admitido, pasa a estado Cumplimentado. Si la bolsa de compra no ha sido cobrada, cualquier cambio en la tarifación del producto implicara un cambio en la bolsa.

Pulsando el botón Cancelar, se anula la operación en curso.

El empleado admite el telegrama y cobra al cliente en el acto, pero puede finalizar el proceso de cumplimentación y envío en otro momento, aunque debe hacerlo lo antes posible dado que es un servicio urgente. Hay que completar y enviar todos los telegramas el día que se admiten.

En los casos en que haya que realizar la admisión de varios telegramas, se debe seleccionar el Tipo de telegrama que se quiere admitir y una vez elegido, queda activo el campo Admisión múltiple, campo en el que hay que cliquear y aparece otro campo en el que se introduce el número de telegramas que se desea admitir. A continuación hay que introducir el código postal y número de palabras. Una diferencia importante con la admisión unitaria es que hay que cliquear obligatoriamente en Completar antes de Aceptar, para que la admisión del siguiente telegrama mantenga los datos y se puedan utilizar para la transmisión los datos que sean iguales sin tener que ir completando uno a uno.

La admisión de telegramas bajo la modalidad de contrato requiere que se marque el chek Pago diferido. Seguidamente se despliegan los campos Contrato y Cliente, donde se introducirán los números correspondientes para que sean cargados los importes en el contrato del cliente y no suban a caja.

7.17.2 La admisión del burofax

El cliente NO tiene que cumplimentar ningún impreso. Los datos que se insertan en NIS se recogerán del documento que aporta el cliente o verbalmente.
Para realizar la admisión de un Burofax, en el menú de inicio de IRIS, dentro de la las opciones de admisión seleccionamos «Fax». Una vez que accedemos al frontal de admisión de Fax dentro del campo «Tipo» elegiremos en el desplegable el tipo de Burofax que el cliente desea contratar.

A continuación informamos el «Número de Paginas» que el cliente va a enviar. No se admitirán páginas en blanco para transmitirlas.En la pestaña «Datos Destino», constara el país donde se envía el documento (por defecto viene ESP, España), el nombre y los apellidos del destinatario del documento, la dirección, el código postal y el teléfono/fax (opcional).Si el Burofax se remite a un destino internacional se informa en «País Destino» las iniciales del mismo, en caso de desconocerlas pulsamos en la imagen de la lupa para su localización.
El Burofax solo puede dirigirse a un único destinatario, por lo que si el cliente quiere enviar un Burofax a varios destinatarios deberá confeccionar tantos Burofax como destinatarios haya, aunque la dirección sea la misma.En la pestaña «Datos Origen», consta el país (por defecto aparece ESP, España), el nombre y los apellidos del remitente, la dirección, el código postal, y el teléfono/fax (opcional).El remitente tiene la facultad de solicitar que sus datos sean ocultados al destinatario, de forma que no se transmitan a destino, pero quedan disponibles para la resolución de posibles incidencias en la oficina de admisión. Para ello activaremos la casilla ocultar datos del remitente.Si un mismo remitente va a enviar varios burofax a diferentes destinatarios deberemos activar el check de Admisión múltiple, de esta forma quedan bloqueados los Datos de origen y evitaremos tener que cumplimentarlos nuevamente para cada envió. Cuando hayamos dado de alta el Ultimo burofax debemos pulsar en «Fin Adm. Múltiple’; de este modo en el resguardo de imposición para el cliente aparecerán agrupados todos los burofax junto al condicionado del servicio. En caso de dar de baja algún burofax de esa admisión múltiple se genera automáticamente un nuevo resguardo con la relación de los envíos correctos, en el que no figura el anulado. El primer resguardo debe ser destruido.

Si el cliente dispone de contrato, hay que activar la opción de pago diferido. Esta opción solo se activa en el Burofax Premium, donde hay que detallar el número de cliente y de contrato correspondiente. El importe de dichas admisiones, no subirá a bolsa.

En caso de festividad en la localidad de destino, IRIS presentara una ventana informando de esa contingencia. En este caso, si el cliente decide a pesar de todo enviar el burofax, se debe anotar en el reverso del mismo la indicación «Advertido del posible retraso» y recabar la firma del remitente bajo la anotación.

Es importante que se transcriban correctamente los datos que nos facilitan los clientes, para evitar tener que modificarlos. Si se han de modificar, siempre se hará el mismo día de admisión y antes de que el burofax haya sido transmitido. Los datos que se pueden modificar son los de remitente y destinatario, nunca los valores añadidos.

El cliente podrá solicitar los siguientes valores añadidos:

Custodia: es el tiempo que permanece almacenado el envío en e-documento a disposición del cliente para solicitar certificaciones posteriormente a su emisión, es de 60 meses (incluido en tarifa) o 120 meses (opcional, a solicitud del remitente en el momento de su admisión).

• Prueba de entrega electrónica (PEE) o Física (PEF): cuando se seleccione PEE (prueba de entrega electrónica), el cliente recibirá un correo informándole del resultado de la entrega del burofax, en el e-mail que indica en el momento de su admisión; si se selecciona PEF, el cliente recibirá en papel la prueba de entrega.

• Certificaciones y Copias Certificadas: las Copias Certificadas se pueden solicitar en el momento de la imposición o con posterioridad a esta, abonando la tasa correspondiente.

• En el momento de la imposición: el remitente puede solicitar una copia certificada, quedándose la oficina en poder del documento original. Si se da de alta un burofax PREMIUM PLUS a continuación de la transmisión realizamos la copia certificada. Para emitir una certificación deberemos localizarla en IRIS desde: Gestión> Tramitación de certificaciones> Estado> Pendiente>Buscar. A continuación se selecciona la certificación a generar y se cliquea en Emisión de Certificación.

• Con posterioridad a la admisión: Correos puede emitir certificaciones de los mensajes transmitidos sin que para ello sea necesario que se hayan archivado los documentos originales en la oficina, pues dichos documentos se custodian en e- documento, durante el plazo que haya elegido el cliente en el momento de la admisión (60 o 120 meses).

En el caso de envíos dirigidos a otros países solo se podrá emitir certificación de imposición o Copia Certificada, de burofax impuestos en nuestras oficinas. Es por ello que la certificación ha de solicitarse en el momento de la imposición, ya que la oficina no guardara documentos, y de los burofax Internacionales no se guarda copia en e-documento. En este sentido, es necesario informar al cliente que para que la

certificación tenga validez en el país de destino deberá ir al consulado de dicho país en España y pedir que le visen la certificación expedida por nuestra oficina.

Una vez solicitada en IRIS la certificación, siguiendo el proceso establecido en el manual de «Alta de Certificaciones», deberemos proceder a su emisión.

Para emitir una certificación deberemos localizarla en IRIS desde: Gestión> Tramitación de certificaciones> Estado> Pendiente> Buscar. A continuación se selecciona la certificación a generar y se cliquea en Emisión de Certificación; aparecerá un número en el campo «Cert. Mercurio» que comienza por «A…».

A partir de aquí, accedemos al sistema Mercurio siguiendo la siguiente ruta: Conecta> Aplicaciones> Mercurio> Certificación> Gestión de Certificaciones> Tipo de certificación «Certificación de Contenido»> Buscar. Aparecerán las certificaciones de contenido que aún no se hayan impreso. Se cliquea en el icono de la impresora y se genera un documento, en formato PDF, con la certificación solicitada. Solo queda imprimirla y entregarla a cliente.Está firmada digitalmente, por lo que el director NO tendrá que firmarla. Se imprime la caratula firmada y los documentos enviados que se archivaron en e-documento.

Aviso de Servicio (Servicio Tasado): se solicita con posterioridad a la expedición de un mensaje. Mediante este servicio, el expedidor puede solicitar la modificación de la dirección de un mensaje o la anulación del mismo. También se deben atender desde las oficinas las solicitudes de anulación de Burofax que han sido impuestos on-line.

Queda excluida de este servicio la petición de aclaración sobre la entrega de un Burofax, para este servicio se utilizará la solicitud de Certificación de Entrega.

Una vez hemos introducido los datos en el sistema, se leen al cliente los datos grabados, antes de aceptar la grabación en IRIS, para corregir los posibles errores que hubiéramos podido cometer. Tras verificar que todo es correcto, se pulsa «aceptar», y el sistema da de alta el burofax, subiendo el importe a bolsa, generando una caratula con una numeración NBXXXX con todos los datos informados. Esta caratula acompañará siempre a los documentos a transmitir. En ella figura también la fecha, hora de admisión, tipo de envío, valores añadidos y oficina de admisión.

En la caratula figura el número de teléfono (RICO: 26666) al que hay que enviar el Burofax. Junto a la caratula, el sistema imprime otra hoja con el resguardo y el condicionado, que se ha de entregar al cliente.

Una vez generada la caratula del burofax, se la presentaremos al cliente, para que firme en el espacio reservado para ello, aceptando la transmisión de los documentos aportados.

Cuando el número de burofax a enviar es elevado y el cliente no va a permanecer en la oficina hasta que se termine la admisión de dichos envíos, debe aportar una relación donde figure detallado:

1. Nombre y dirección del remitente.
2. Nombre y dirección completa de los destinatarios. 3. Número de páginas de que consta cada Burofax.

Esta relación tiene que estar firmada por el remitente y, en caso de ser persona jurídica, además deberá aparecer el sello de la empresa o entidad. La relación acompañará a los Burofax una vez admitidos y transmitidos como prueba del conforme con los datos de dichos envíos.

En caso de que los documentos a transmitir se presenten en un estado que haga prever que no llegarán correctamente a destino, se hará constar dicha circunstancia en la cubierta del impreso, con indicación de que se hará la transmisión a riesgo del expedidor.

Si los datos impresos en la caratula del envío contienen algún error que impida el correcto encaminamiento a destino y el burofax aún no ha sido transmitido, podemos modificar los datos de remitente y destinatario, imprimiéndose de nuevo otra caratula y resguardo. Una vez reimpresa se ha de destruir la primera para evitar errores.

Una vez realizada la admisión, generada la caratula y el reguardo con el condicionado, se procede al cobro del importe correspondiente, tanto si el cliente ha realizado un envío como si ha realizado varios.

Seguidamente se procede al envío al número de teléfono del servidor (siempre es el 26666 o 91.418.84.28). Esta transmisión debe ser inmediata. Cuando se realiza la transmisión del burofax y esta es correcta, el repositorio encamina automáticamente el burofax a la unidad de reparto correspondiente, para su entrega en el domicilio del destinatario, o a la oficina cuando la entrega es 128 en Lista o Apartados.

Para la transmisión del Fax se procede de igual manera, solo que se marcara siempre el número de fax facilitado por el cliente, que también figura en la caratula generada por el sistema. Esta transmisión debe ser inmediata, antes de entregar el recibo al cliente.

Si en el proceso de transmisión de un fax no se consigue conectar con el terminal de destino se actuara de la siguiente manera, según el tipo de incidencia:

• Se comprobará que se ha marcado correctamente y que el número coincide con el facilitado por el cliente, que figura en la caratula del envío de admisión. Si el número marcado no coincide con el obtenido en la respuesta automática del terminal, se repite nuevamente la marcación con el número facilitado por el cliente, ya que la no coincidencia de la numeración de marcación y respuesta es debida únicamente a una mala marcación con el terminal de destino. Si el número de marcación es correcto, se realiza un segundo intento de transmisión. Si tampoco se consigue conectar, se realizan hasta otros dos intentos a intervalos de 10 minutos.

• Si se conecta con el terminal de destino, pero el informe de actividad no ofrece garantías sobre la correcta transmisión: se repite la transmisión por segunda vez, si el resultado sigue siendo negativo, se dejan transcurrir 10 minutos y se hace un tercer intento de transmisión.

• Si a pesar de los intentos no se consigue conectar o no se garantiza que la transrnisión se haya completado, se procederá de la forrna siguiente:

• Comunicar al expedidor la imposibilidad de transmisión y ofertarle la posibilidad de utilizar la modalidad burofax eligiendo, en caso de aceptarlo, una modalidad de entrega.

• De no aceptar la propuesta, se anula la admisión en IRIS del mensaje y se reintegra al expedidor el importe percibido.

Cuando se han transmitido tanto el fax como el burofax, el equipo fax emite un informe de transmisión, donde se indican el número de páginas transmitidas y el resultado de la transmisión. Si esta no es correcta u ofrece alguna duda, se repetirá hasta que el resultado sea el esperado.

Una vez transmitidos los Fax/Burofax, recibido el ok y realizadas las copias certificadas, cuando procedan, la documentación enviada se conservara durante una semana natural con el fin de poder resolver incidencias que puedan haber surgido en la transmisión, custodiándose en el mueble archivador de la Oficina. Transcurrido este plazo, se ha de proceder a la destrucción de forma segura de las caratulas y la documentación de dichos envíos.

Como excepción, se mantendrá una copia en la Oficina de la caratula y de los documentos transmitidos de todos los burofax que no hayan podido ser transmitidos por fax y se postalicen. Estos documentos se han de archivar en el mueble archivador, siempre separados de los burofax que si se han podido transmitir por fax y que, como se ha dicho, en una semana se han de enviar para su destrucción segura.

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