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Herramientas corporativas Correos 2020

Sistema de Gestión Integral de Envíos (SGIE)

SGIE es la herramienta informática que utiliza Correos para el control y apoyo de las operaciones de curso, distribución y entrega de envíos registrados. Por tanto, SGIE se utiliza en todo tipo de centros de trabajo de Correos: en las Unidades de Distribución, en los Centros de Tratamiento y en las Oficinas.

Para acceder a la aplicación se debe hacer clic en el icono de SGIE del escritorio e introducir el código de usuario (C Corporativo) y la contraseña.

En SGIE se introducen y consultan datos sobre la entrada, modificación y salida de despachos y envíos. Un despacho es el conjunto de envíos que circulan en una misma relación entre distintas unidades de Correos.

SGIE en las Unidades de Distribución

Las utilidades de SGIE en las unidades de Distribución son muy ámplias. Describiremos a continuación las de uso más frecuente tanto por usuarios como por administradores de este sistema. Hay que tener presente que el menú que ve un usuario sin permisos de administrador es diferente al que ve un usuario con permisos. El menú con permisos de administrador contempla las mismas funcionalidades que el usuario sin permisos pero incluyendo el mantenimiento y gestión de la Unidad.

– Entrada.

– Incidencias.

– Valijas.

– Recogidas.

– Liquidación.

– Control / Consultas.

– Propaganda Electoral.

– CME.

– Cierre.

– Configuración.

– Publicorreo.

CITYPAQ.

Principales funcionalidades de SGIE

En la parte superior derecha de la pantalla se sitúa el panel de alarmas, que permite a los administradores de la Unidad verificar las alertas de la propia Unidad. Se accede a esta funcionalidad mediante el icono de una bandera.

Pulsando sobre la bandera tenemos acceso a otra ventana que contiene las alertas que deben ser atendidas:

  • Buzón electrónico: envíos pendientes de impresión. La alarma se desactiva cuando no existen envíos pendientes dentro de la ruta Entradas> Buzón electrónico.
  • Envíos modificados: la alarma aparece tras recibir modificaciones desde otras aplicaciones diferentes a SGIE (envíos modificados que no han sido tramitados en la Unidad). Los envíos se tramitan desde Liquidación>Envíos modificados.
  • Actas generadas: Se consideran las actas generadas a la Unidad desde hace 30 días hasta la fecha actual que no han sido confirmadas. Las confirmaremos desde Actas de incidencias> Actas generadas a la unidad.
  • Gestión de estacionados: indica que existen envíos estacionados pendientes de ser gestionados, ya que el sistema ha informado desde origen sobre la acción que se debe llevar a cabo. Esta alarma se gestiona desde: Liquidación > Gestión estacionados.
  • Avisos pendientes de impresión.

Si la Unidad no tiene alarmas, el icono de la bandera se muestra en color gris, (o no aparece). Si pulsamos sobre él, se nos muestra el mensaje: “no existen tareas pendientes en la unidad”. Cuando hay alarmas (tareas pendientes) la bandera se muestra en color rojo.

Otra forma de controlar las alarmas es a través del siguiente menú:

Cuadro de alarmas: En el menú Control se sitúa el Cuadro de alarmas, que permite a los administradores de la Unidad verificar las alertas de la propia Unidad. Muestra información de la previsión de carga de trabajo que tiene la Unidad: pendiente de entrada, en la unidad (en almacén y en reparto), pendiente de salida y tareas pendientes. Por cada uno de ellos se desglosa el número de envíos.

En este menú veremos las opciones:

  • Nº de despachos y envíos contenidos en “Pendientes de Entrada” más de 2 días.
  • Nº de Remesas y envíos contenidos en “Pendientes de Entrada” más de 1 día.
  • Número de valijas Pendientes de Entrada.
  • Número de envíos que llevan más de 2 días en el Almacén en situación “En Unidad”.
  • Número de envíos en Deposito Fuera de Plazo en el Almacén en situación “En Unidad”.
  • Número de envíos Estacionados Fuera de Plazo en el Almacén en situación “En Unidad”.
  • Número de envíos SICER Pendientes de Resolver en el Almacén en situación “En Unidad”.
  • Número de envíos de entregas provisionales que salieron a Reparto hace más de 2 días y aún no se han liquidado “En Unidad”.
  • Número de envíos “Sobrantes de reparto rural”.
  • Número de valijas en “Pendientes de Salida”.
  • Número de despachos y envíos contenidos en ellos pendientes de salida.
  • Número de envíos que tienen pendiente la asignación del receptor en “Tareas Pendientes”.

RECEPCIÓN Y CONTROL DE DESPACHOS

2.1.1 RECEPCIÓN Y CONTROL DE DESPACHOS

Sólo es necesaria la recepción de los despachos para los envíos procedentes de campañas electorales, para el resto de envíos no hay que realizar la recepción del despacho, al darse de alta de manera automática los envíos de los despachos al asignarlos a sección, darlos de alta en Unidad, liquidarlo o asignarlo a otro despacho.

A la recepción de despachos se accede desde el menú Entrada>>Recepción y Control de Despachos.

En el camp “Recepción Despacho No” se debe leer con el lector óptico el código de barras o introducir manualmente el número del despacho.

Al recepcionar el despacho, en pantalla se mostrará el resumen de este (no despacho, fecha de recepción, origen, destino, total de envíos que contiene el despacho y envíos pendientes de asignar a la Unidad).

Si quedan envíos pendientes por recepcionar en un despacho y no han llegado a la Unidad, estos son considerados “Faltas”. Se debe levantar acta de los envíos del despacho que se consideran en falta.

Alta en Unidad de Reparto

Se elige la opción Alta en Unidad de Reparto en el menú Entrada. Se leen los códigos de los envíos que han entrado en la Unidad: en las USE de todos y en las URO de todos, excepto certificados normalizados sin valores añadidos y notificaciones. Se podrá seleccionar el producto en el desplegable y fijarlo si se va a grabar el mismo repetidamente. El contador se incrementará a medida que vamos grabando envíos.

*Actualmente en URO no se realiza el Alta en Unidad desde SGIE, se asignan directamente a sección desde la PDA quedando así dados de Alta en Sección y Unidad.

Los SSRR Tipo I (rurales integrados) realizan el Alta en Unidad como las URO, mientras que los Tipo II (rurales integrados lista propia) y III (rurales diferidos) darán de alta los envíos en SGIE como la USE, posteriormente, el responsable de Unidad asignará los envíos a la sección rural desde SGIE.

El contador incrementará a medida que se van grabando envíos.

Asignar a sección

Actualmente la asignación de envíos a sección se realiza desde la PDA (el proceso se desarrollará en el apartado PDA de este tema), en este apartado se describe la asignación desde SGIE en caso de fallo de la PDA o cualquier otro error o necesidad que impida la asignación directa desde la PDA.

Se elige la opción “Asignar a Sección Reparto ” en el menú Entrada.

Se selecciona la sección (rural o urbana) en la que se van a dar de alta los envíos (en fecha aparecerá la del día por defecto e igual ocurre con el turno).

  • Las secciones estarán en rojo si no tienen asignado ningún envío.
  • En naranja si tiene asignado envíos pero no se ha generado la relación de reparto.
  • En verde si la sección está cerrada y lista para reparto.
  • Se graban los envíos de la sección (manualmente o con el lector óptico se lee el código de barras). El contador de envíos irá aumentando a medida que se introduzcan los mismos.
  • Si el producto no estuviese informado previamente, se selecciona en el desplegable “Producto” o pulsando la tecla de “Fx” correspondiente. Para asignar el mismo producto a varios envíos sucesivos se marca la casilla “Fijar”.
  • Botón “Abrir Relación (F9)” cuando hay varios envíos para el mismo destinatario habitual. Una vez grabados todos los envíos se pulsa el botón “Cerrar Relación (F9)”.
  • Botón “Entrega Múltiple (F10)” cuando hay varios envíos de manera esporádica para un mismo destinatario, indicar el nombre y la dirección. Una vez grabados se pulsa en el botón “Cerrar Entrega Múltiple (F10)”. Esta acción también puede realizarse desde la PDA.
  • Botón “Entrega múltiple Citypaq”, siempre que haya varios envíos para un mismo destinatario a depositar en un Citypaq. La relación se identifica con el nombre del destinatario y los envíos se depositan todos en el mismo cajón del terminal, al leer el código del primer envío permite elegir tamaño del hueco.
  • Botón “Cerrar Sección (F12)” pulsar una vez grabados todos los envíos de la sección.

Los envíos con importe asociado, deben ir grabados desde origen, al leer el código, aparecerán el importe y los datos del envío, se debe comprobar que concuerden. En caso contrario informar al responsable.

Al pulsar “Cerrar Sección” “F12” aparece pantalla d0nde se resumen l s t tales de l0s enví0s grabados, tipo, importes…

Los botones de la pantalla permiten Modificar, Imprimir Hoja de Reparto (la sección quedará cerrada y lista para reparto, se puede imprimir desde aquí o después por grupos o todas a la vez) o pasar a la Sección Siguiente (permite grabar más envíos, quedando la sección anterior con envíos grabados pero sin cerrar (en color naranja)).

En el momenot de “Cerrar Sección”, si algun de l0s envíos que se han incluido en una relación de envíos estuviera previamente grabado en otra relación, el sistema mostrará mensaje de aviso . Al “Aceptar” el envío se incluirá en la nueva relación (eliminándose de la anterior), si la anterior no estaba liquidada o con la hoja de firmas impresa.

En la hoja de firmas, solo aparecerán las secciones que se encuentran en color verde. Esta muestra las distintas secciones y el resumen de envíos incluidos en cada sección, se imprime tras la impresión de las hojas de reparto y se firman antes de salir a repartir.

La impresión de las hojas de reparto es virtual, permite que pasen los envíos asociados a una sección a la PDA y los datos de los receptores de los envíos registrados se recogen en la PDA, únicamente se imprimirán físicamente en caso de fallo de la PDA o cualquier otra incidencia o necesidad que impida o requiera la recogida de datos y firma en papel.

En la hoja de reparto se recogen los datos y firma de los receptores de los envíos entregados o se indican las causas de la no entrega.

Se imprimen desde el menú Entrada >> Reimpresión documento de reparto. En la siguiente pantalla que muestra el sistema se marca el check “Completa”, la Sección a imprimir, el Turno y la Salida y tras pulsar “Imprimir” el sistema solicita que se introduzca el Usuario (C Corporativo y Contraseña).

CITYPAQ Y SGIE

SGIE incluye una funcionalidad para poder crear “Entrega Múltiple Citypaq”.

Esta funcionalidad permite dentr del menú “Asignar Envíos a Sección”, poder hacer una relación de envíos CityPaq, es decir, depositar varios paquetes para un mismo destinatario dentro de un único hueco en el terminal automatizado. Pasos a seguir:

  • En primer lugar, abrir la funcionalidad e introducir un nombre para dicha relación.
  • Leer con la pistola los códigos de los envíos CityPaq correspondientes; en el momento en el que se lee el primer envío, saldrá la ventana para elegir el tamaño del hueco que mejor se adapte a dicha relación.
  • Una vez introducidos la totalidad de los envíos, cerrar la entrega múltiple mediante el b0tón “Cerrar Entrega Múltiple Citypaq”.

Terminado este procedimiento, continuar con la asignación de envíos a sección o cerrando sección.

Para los envíos con depósito en CityPaq que precisen transformar su etiqueta se accede al punto de SGIE “Entrega en terminal
aut matizad ”ysecumplimentanl sdat s requeridos. Se imprime la nueva etiqueta y se asigna a la sección que corresponda.

Liquidación de sección

Finalizado el reparto y una vez en la Unidad, se realiza la liquidación de envíos en la PDA y se pasa al puesto de SGIE. Se selecciona “Liquidación Sección Reparto ” en el menú Liquidación.

Cuando se haya trabajado con hojas de reparto (sin PDA), la
liquidación se practicará por el cartero completando el
apartado “Liquidación” de las hojas de reparto , en este
apartado se anotarán la cantidad de envíos según sus causas de liquidación (entregados, lista, devueltos, depósito … y el total de envíos. Las h jas con la liquidación completada se entregarán al responsable de la liquidación que accederá a “Liquidación Envíos Reparto ” y en la pantalla siguiente elegirá la sección a liquidar marcando su número o leyendo con la pistola el código de barras de la esquina superior izquierda de las hojas de reparto. Una vez dentro de la sección se asignará la causa de liquidación eligiéndola en el desplegable y marcando el check “Fijar”, procediendo después a grabar con la pistola o manualmente el código de todos los envíos con la causa fijada y cambiando de causa hasta finalizar el total de los envíos y cerrar la liquidación. Los envíos a los que no se les asigne causa y no sean leídos en la liquidación se considerarán “Entregados”.

  • Las secciones que aparecen en verde son aquellas que no se han liquidado todavía.
  • Las secciones que aparecen en rojo son aquellas en las que no se han dado de alta envíos o que ya se han liquidado.
  • Las secciones que aparecen en azul son aquellas que se han liquidado pero que tienen alguna relación con entrega provisional.
  • Las secciones que aparecen en morado son aquellas que se han liquidado en la PDA y todavía no se han confirmado en SGIE.

El responsable de la liquidación en SGIE entrará en la sección (color morado) y verificará que se le hace entrega tanto de los envíos como de los importes que figuran en el resumen. Si todo está correcto pulsará “Sección siguiente” para confirmar la liquidación. Si hay discrepancias se podrá pulsar “Modificar sección” para rectificar los posibles errores de liquidación.

Si al pulsar “Sección Siguiente” la sección que se acaba de liquidar aparece en azul. es que tiene relaciones de destinatarios habituales en liquidación provisional. Para liquidarlas; en el momento que se tenga constancia de la situación de los envíos habrá que abrirla (pulsando sobre ella o leyendo el código de barras de dicha sección) y pulsar en “ provisionales”.

A continuación, se graba el código de la relación y se liquida como proceda. En caso de que el resultado de la entrega no sea el mismo para todos los productos de la relación, el/los envíos con distinto resultado deberán liquidarse grabando el código del envío seleccionando su causa en la pantalla anterior.

Una vez liquidadas todas las secciones es conveniente comprobar que no quedan envíos pendientes de liquidar, se puede comprobar desde la misma pantalla de liquidación o desde el Menú Control/Consultas >> Consulta Liquidación

Actual de la Unidad. SGIE muestra si quedan pendientes de liquidar.

CIERRE DE REPARTO

Una vez realizada la liquidación de la Unidad, se procederá a realizar el cierre de reparto para cuadrar los importes de los envíos cobrados (reembolsos, factajes, derechos de aduana) y avisados (giros) por la unidad, para su entrega a la Unidad de liquidación.

Desde el Menú Cierre >> Cierre de reparto.
Se selecciona “Fecha” y “Turno ” y “Cierre parcial” “Cierre definitivo”.

  • Cierre parcial: Se pueden realizar, para cada día y turno, tantos como se consideren necesarios. En cada cierre se incluyen todos los importes de las secciones liquidadas desde el último cierre parcial, si lo hubiera, hasta el momento en que se ejecuta un nuevo cierre.
  • Cierre definitivo: Únicamente se puede realizar uno para cada día y turno, y exige que estén liquidadas todas las secciones de la unidad que tengan envíos con importes. Se incluyen los importes de las secciones liquidadas desde el último cierre parcial, si lo hubiera, o definitivo. Una vez confirmado el cierre no se podrán realizar modificaciones en los envíos a los que afecta, y si el cierre es definitivo no se podrán dar de alta, ni en unidad ni a sección, nuevos envíos con importes en dicha fecha y turno. Tras pulsar “Aceptar” se muestra pantalla con los envíos con importes, su situación (entregado , avisado … , Nº envíos, importe total…

Para finalizar, si t d es correcto se pulsa “Cerrar caja” generando así el Código de Control de Cobros que se deberá imprimir para remitir a la Unidad de Liquidación junto con los importes.

GESTIÓN DE DESPACHOS DE SALIDA

Una vez liquidados los envíos se generan los despachos de salida, desde el menú Cierre> Gestión Despachos de Salida.

Desde esta funcionalidad también se pueden asignar envíos a un despacho. Los despachos de salida contendrán los envíos avisados a la oficina de referencia y los envíos devueltos o mal encaminados, que se dirigen a su CTA.

Seguidamente se selecciona un destino del desplegable y en el apartado de código se incluyen los envíos que formarán el despacho.

Una vez grabados los envíos, pulsaremos Gestión Conducciones, para imprimir primero los despachos y luego el Mapón de la Conducción. Si se pulsa sobre una conducción podremos ver los despachos que contienen, pudiendo cerrarlos, borrarlos, grabar precintos (en el caso de valores) e imprimir etiquetas.

Cabe remarcar que es muy importante imprimir siempre los mapones, para que la Unidad de destino pueda recepcionar los envíos.

CONTROL/CONSULTAS

Desde el menú Control/Consultas de SGIE se puede acceder a utilidades como:

Situación Actual de la Unidad: se accede desde Control/Consultas >> Situación Actual de la Unidad y muestra información de la situación actual de la unidad (Pendiente de entrega en la unidad (en almacén y en reparto), pendiente de salida y tareas pendientes).

Consulta Liquidación Actual de la Unidad: se accede desde el menú Control/Consulta>>Consulta Liquidación Actual de la Unidad y muestra las distintas situaciones y resultados del reparto que se han producido tras la liquidación.

Sobrantes Reparto Rural: se accede desde Control/Consultas >> Sobrantes Reparto Rural y permite al usuario la obtención de los listados de sobrantes y caducados. El usuario de UR, obtiene un informe para el control de envíos que han superado el plazo de permanencia en lista para una fecha determinada.

Importes Pendientes de Liquidar en Reparto: se accede desde Control/Consultas>>Importes Pendientes de Liquidar en Reparto y permite obtener un listado de aquellos envíos con importes a cobrar o pagar pendientes de liquidar y que se encuentren en reparto en la fecha seleccionada.

Consulta de Envíos: Se accede desde Control/Consultas>>Consulta de Envíos. Desde esta opción de menú se recupera información sobre envíos introducidos en el Sistema (aunque no pertenezcan a la Unidad desde la que se consulta) y la situación de los mismos.

Consulta-Gestión Buzón Electrónico: se accede desde Control/Consultas>>Consulta-Gestión Buzón Electrónico ”. Desde esta funcionalidad se lleva a cabo la consulta, impresión o reencaminado de los envíos de buzón electrónico en la unidad.

Buzones de Vacaciones / Reenvíos Postales: En el menú Control>>Consultas aparece la opción Buzones de Vacaciones/Reenvíos Postales. La utilidad de este menú es consultar y establecer el estado de los reenvíos postales y buzones de dicha Unidad.

SGIE en Oficina

Las principales aplicaciones de SGIE en Oficinas están relacionadas con la recepción de envíos, su almacenamiento y su liquidación (como envíos entregados o como envíos devueltos). El acceso, al igual que en UR, se realiza con Usuario Corporativo (C) y contraseña y las funcionalidades también varían según se acceda con perfil de usuario o administrador.

ENTRADAS

Para que un envío figure en la Oficina hay que darlo de Alta en Almacén, excepto si provienen de Unidades de Reparto y se han liquidado como Avisado>>Pasado a Lista.

Recepción automática de envíos avisados por Unidades de Reparto

Acceder al menú de SGIE Entradas>>Recepción de Avisados.

Para que todos los envíos avisados por la Unidad figuren en el almacén de la Oficina, marcar el check de la Unidad correspondiente (se pueden seleccionar una o varias Unidades a la vez) y después marcar en “Recepcionar Seleccionados”. Los envíos quedarán en situación “Almacén avisad s p r repart ”. Se debe tener en cuenta que los Paq Estándar, Paq Premium y los envíos de procesos electorales se exceptúan de este procedimiento de recepción automática y deben darse de Alta en Almacén de forma manual.

Alta en almacén. Resto de envíos

Para dar de alta en el almacén acceder desde Menú principal de SGIE>>Entradas>>Alta en Almacén.

Alta envíos Registrados:

  • Se accede a la pantalla para dar de alta en el Almacén a los envíos.
  • Todos los envíos registrados están provistos de un código de barras.
  • Se utilizará un lector óptico de código de barras (pistola) para introducir dicho código.
  • Por defecto aparece marcada la opción “Automático ” y al leer el código los envíos se ubican automáticamente en el canal/almacén correspondiente, para hacerlo de forma manual se debe seleccionar manualmente el canal (Lista, No domiciliaria o Avisados).
  • Al asignar el envío del despacho al almacén, SGIE lo descuenta automáticamente de los pendientes a recepcionar de ese despacho. Si tiene algún despacho asociado (No es lo habitual).
  • Para dar de alta los envíos, situar el cursor en el campo “Código ”.
  • Los campos a cumplimentar, siempre con carácter obligatorio, vienen en color amarillo.
  • Dados de alta los envíos en el almacén se pulsa “Fin Alta”.

Se deberá seleccionar el almacén de forma manual cuando el envío vaya dirigido a un Apartado postal (indicando además el número de apartado), cuando se trate de envíos dirigidos a Lista de Correos o los envíos avisados de los productos Paq Estándar, Paq Premium y productos de procesos electorales.

Marcando el check “Estacionados” y seleccionando del desplegable la causa de estacionamiento, es posible estacionar los envíos.

Alta envíos No Registrados:

  • La aplicación facilita el código de ubicación (ORD) y los Avisos se imprimen en la UR.
  • Para dar de alta en el almacén los envíos NO registrados acceder desde Menú principal de SGIE>>Configuración>>Alta de envíos no registrados.
  • Al tratarse de envíos no registrados (ordinarios) no disponen de código de barras y se deberá introducir los datos del envío manualmente.

Localización en almacén de envíos NO Domiciliaria

Leer el código de ubicación/hueco. Aparece en los avisos de no domiciliaria debajo del código de barras.

  • 1a posición: indica el canal (1 avisados, 2 apartados, 3 no domiciliaria, 4 lista).
  • 2a posición: indica el almacén (1 a cobrar, 2 a pagar, 3 resto).
  • LETRAS: son las dos primeras letras del almacén (CO, PA, RE).
  • 3a y 4a posición: indica el mes.
  • 5a y 6a posición: indica el día.
  • Últimas 3 posiciones: indica el orden del envío en el día.

Gestión de faltas

  • Marcar el check “Acta”.
  • Pulsar el botón “Generar Acta”.
  • Insertar los datos de los empleados que firman el acta introduciendo la clave de cada uno.
  • Cerrar despacho (Fin de apertura).
  • Si a las 48 horas aún no se han recibido los envíos pendientes, cumplimentar el acta desde el menú Actas de
    incidencias>>Mantenimiento de Actas, y pulsar
    sobre “Guardar y Confirmar”.
  • En caso de tener que levantar acta por rotura, expolio, etc., se hará desde el menú Actas de incidencias>>Generación de Actas.

ENTREGA DE ENVÍOS

Localizar el envío

Datos importantes para localizar el envío (del Aviso que presenta el cliente):

  • Comprobar tipo de producto.
  • Mirar la fecha y ver si está aún en plazo.
  • Si el aviso procede de una Unidad de Reparto (UR) mirar la sección (reverso del aviso).
  • Si es el aviso de Oficina leer el código de ubicación:
    • Identificar cliente y comprobar, en su caso, la autorización.
    • Liquidar el envío en SGIE y entregar (cobrar, pagar según proceda). Leer el código de envío con la pistola. Cumplimentar la información de la identidad del firmante. Aceptar, cerrar y entregar el envío previo cobro (en su caso).Existen diferentes modalidades de entrega. Las instrucciones aparecen en la pantalla (escaneo documentos, envío con recogida).
    • En caso de que el cliente se niegue a firmar en la tableta digitalizadora, deberá rellenar el aviso (firma, fecha, DNI de quien recoge el envío). Para ello, una vez salga la imagen para recoger firma pinchar en “Firma papel”.
    • Una vez entregado el envío, se archiva el Aviso de Llegada por orden de “fechas” en el caso de que contenga la autorización de entrega. En caso contrario, se enviará para destruir de manera segura.

Liquidación

La ruta para liquidar es SGIE>>Liquidación>>Liquidación.

  • Liquidar es informar en SGIE del resultado de la entrega o no entrega, de los envíos.
  • Para poder liquidar envíos con importes, tienen que estar abiertos la caja y el usuario que liquida.
  • Si el resultado final es “entregado”, se concluye el proceso.
  • Si el resultado es “desconocido, envío rehusado, etc.”, hay que liquidarlos eligiendo la opción correspondiente.
  • Cuando los envíos pasen a “sobrantes” (agotado el plazo de permanencia en Oficina), también deberán liquidarse.
  • En el caso de que hubiera un error en la impresión al liquidar los envíos Paq Premium o Paq Estándar, hay que imprimir las etiquetas de devolución seleccionando Entradas>>Reetiquetar Envíos.
  • Los Paq Premium y Paq Estándar que se liquiden por causa “Rehusado” hay que estacionarlos antes de la devolución.

Entregados:

  • Menú SGIE>>Liquidación.
  • Causa “Entregado en Oficina”.
  • Pistolear el envío (antes de entregarlo al destinatario).
  • Si lleva Aviso de Recibo, separar cartulina, y cumplimentar.
  • Aparece pantalla con información importante referida a los envíos liquidados.
  • Si informa “Cobrar”se cobra el importe pasando los billetes por el verificador y se recogen los documentos acreditativos correspondientes (pago de aduanas, etc.).
  • Seleccionar el check “Entrega múltiple” si un mismo destinatario recoge vari s envíos, para realizar la entrega con una sola firma en la tableta y así evitar firmar los envíos uno a uno.

Es importante en el proceso de Liquidación recordar:

  • Pulsar el botón “Fijar”, para mantener la “Causa” de la liquidación. Se podrán grabar todos los envíos seguidos. Es muy importante comprobar que la causa es la misma para todos ellos.
  • Con los envíos de entrega especial:
    • Entrega Exclusiva al destinatario.
    • Entrega con recogida.
    • Entrega Exclusiva al destinatario con digitalización del documento. Atender a las instrucciones que aparecen en pantalla.
  • Se tendrán que realizar una serie de controles diarios. Si no se cumplen, impedirán que la caja de SGIE se pueda cerrar y abrir al día siguiente, por lo que se debe tener en cuenta que:
    • No pueden quedar envíos sobrantes sin devolver más de 1 día.
    • No pueden quedar envíos sin tratar en el Buzón Electrónico.
    • No pueden quedar envíos Estacionados, contestados por el cliente, pendientes de gestionar .

SALIDA Y CIERRE

Generar despachos de salida

Para cursar envíos admitidos en Oficina ya no es necesario Generar despachos de salida, excepto para los procesos electorales (Solicitudes de Votos, Votos, Documentación Electoral Devuelta y Documentación Mesa Electoral Devuelta).

En caso de ser necesario, previo al cuadre de almacén, se genera desde el menú SGIE>>Despacho>>Generar Despachos de Salida y se continúa con el siguiente procedimiento:

  • Abrir despacho (eligiendo destino de un desplegable que contendrá todos los destinos posibles en la unidad).
  • Asignar envíos.
  • Gestión de Despachos.
  • Cerrar despacho/Imprimir.
  • Asignar conducción.
  • Imprimir siempre el mapón de la conducción.

Cierre

Al inicio de la jornada se debe hacer la apertura de caja de SGIE para la Oficina y para los usuarios de ventanilla, para así poder liquidar los envíos con importes. Al finalizar la jornada se hará el cierre de estas cajas para liquidar los importes de los envíos trabajados durante la jornada, una vez realizado el cierre no se podrán trabajar envíos con importes.

Cuadre Almacén

En la opción “Cuadre Almacén”, se obtiene la relación de envíos que están sin liquidar en la Unidad.

Cuadre Unidad

En “Cuadre Unidad”, por usuario, se obtiene la liquidación de la ventanilla.

Controles diarios que impiden cierre caja SGIE

Si no se cumplen los siguientes controles no es posible cerrar la caja de SGIE y abrirla la jornada siguiente. No pueden quedar:

  • Despachos sin asignar a una ruta.
  • Envíos sin tratar en el Buzón electrónico.
  • Envíos sobrantes sin devolver.
  • Envíos estacionados pendientes de gestionar si han sido contestados por el cliente.

Fin de la jornada

  • Imprimir cuadre de unidad por empleado: efectivo a entregar al responsable.
  • Documentos que acompañan a los informes anteriores: impresos RB, Aduanas, órdenes de pago de giros entregados.
  • Guardar Avisos de Llegada. Aquellos que contengan la autorización del destinatario.
  • Entrega por parte del usuario, al responsable, del dinero recaudado y la caja de cambio

Herramientas ofimáticas corporativas (IRIS, SGIE, PDA)