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Herramientas corporativas Correos 2020

Sistema de Gestión Integral de Envíos (SGIE)

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SGIE es la herramienta informática que utiliza Correos para el control y apoyo de las operaciones de curso, distribución y entrega de envíos registrados. Por tanto, SGIE se utiliza en todo tipo de centros de trabajo de Correos: en las Unidades de Distribución, en los Centros de Tratamiento y en las Oficinas.

Para acceder a la aplicación se debe hacer clic en el icono de SGIE e introducir el código de usuario y la contraseña.

En SGIE se introducen y consultan datos sobre la entrada, modificación y salida de despachos y envíos. Un despacho es el conjunto de envíos que circulan en una misma relación entre distintas unidades de Correos.

SGIE en las Unidades de Distribución

Las utilidades de SGIE en las unidades de Distribución son muy ámplias. Describiremos a continuación las de uso más frecuente tanto por usuarios como por administradores de este sistema. Tengamos presente que el menú actual que ve un usuario sin permisos de administrador en una URO lo forman los siguientes menús:

– Entrada.

– Incidencias.

– Valijas.

– Recogidas.

– Liquidación.

– Control / Consultas.

– Propaganda Electoral.

– CME.

– Cierre.

– Configuración.

– Publicorreo.

CITYPAQ.

Principales funcionalidades de SGIE

En la parte superior derecha de la pantalla se sitúa el panel de alarmas, que permite a los administradores de la Unidad verificar las alertas de la propia Unidad. Se accede a esta funcionalidad mediante el icono de una bandera roja.

Pulsando sobre la bandera tenemos acceso a otra ventana que contiene las alertas que deben ser atendidas:

  • Buzón electrónico: envíos pendientes de impresión. La alarma se desactiva cuando no existen envíos pendientes dentro de la ruta Entradas> Buzón electrónico.
  • Envíos modificados: la alarma aparece tras recibir modificaciones desde otras aplicaciones diferentes a SGIE (envíos modificados que no han sido tramitados en la Unidad). Los envíos se tramitan desde Liquidación>Envíos modificados.
  • Actas generadas: Se consideran las actas generadas a la Unidad desde hace 30 días hasta la fecha actual que no han sido confirmadas. Las confirmaremos desde Actas de incidencias> Actas generadas a la unidad.
  • Gestión de estacionados: indica que existen envíos estacionados pendientes de ser gestionados, ya que el sistema ha informado desde origen sobre la acción que se debe llevar a cabo. Esta alarma se gestiona desde: Liquidación > Gestión estacionados.
  • Avisos pendientes de impresión.

Si la Unidad no tiene alarmas, el icono de la bandera se muestra en color gris, (o no aparece). Si pulsamos sobre él, se nos muestra el mensaje: “no existen tareas pendientes en la unidad”.

Otra forma de controlar las alarmas es a través del siguiente menú:

Cuadro de alarmas: En el menú Control se sitúa el Cuadro de alarmas, que permite a losadministradores de la Unidad verificar las alertas de la propia Unidad. Muestra información de la previsión de carga de trabajo que tiene la Unidad: pendiente de entrada, en la unidad (en almacén y en reparto), pendiente de salida y tareas pendientes. Por cada uno de ellos se desglosa el número de envíos.

En este menú veremos las opciones:

  • Nº de despachos y envíos contenidos en “Pendientes de Entrada” más de 2 días.
  • Nº de Remesas y envíos contenidos en “Pendientes de Entrada” más de 1 día.
  • Número de valijas Pendientes de Entrada.
  • Número de envíos que llevan más de 2 días en el Almacén en situación “En Unidad”.
  • Número de envíos en Deposito Fuera de Plazo en el Almacén en situación “En Unidad”.
  • Número de envíos Estacionados Fuera de Plazo en el Almacén en situación “En Unidad”.
  • Número de envíos SICER Pendientes de Resolver en el Almacén en situación “En Unidad”.
  • Número de envíos de entregas provisionales que salieron a Reparto hace más de 2 días y aún no se han liquidado “En Unidad”.
  • Número de envíos “Sobrantes de reparto rural”.
  • Número de valijas en “Pendientes de Salida”.
  • Número de despachos y envíos contenidos en ellos pendientes de salida.
  • Número de envíos que tienen pendiente la asignación del receptor en “Tareas Pendientes”.

Alta en Unidad de Reparto

Se elige la opción Alta en Unidad de Reparto en el menú Entrada. Se leen los códigos de los envíos que han entrado en la Unidad: en las USE de todos y en las URO de todos, excepto certificados normalizados sin valores añadidos y notificaciones. Se podrá seleccionar el producto en el desplegable y fijarlo si se va a grabar el mismo repetidamente. El contador se incrementará a medida que vamos grabando envíos.

Asignación a sección

Se selecciona la opción Asignar a Sección de Reparto en el menú Entrada. Seguidamente se selecciona la sección (rural o urbana) en la que vamos a dar de alta los envíos (en fecha aparecerá la del día por defecto e igual ocurre con el turno). Las secciones estarán en rojo si no tienen asignado ningún envío, naranja si tienen asignados envíos pero no se han cerrado y en verde si se ha impreso la hoja de reparto (sección cerrada).

Seguidamente se graban los envíos de la sección embarriados (con el lector óptico se leen los códigos de barras). El contador de envíos irá aumentando a medida que se introduzcan los envíos. Una vez grabados todos los envíos de la sección, pulsaremos el botón Cerrar Sección. Si el producto no está identificado con un código de barras, seleccionaremos en el desplegable Producto. Pulsaremos el botón Abrir Relación cuando haya varios envíos para el mismo destinatario. Una vez grabados todos los envíos del mismo destinatario se pulsa Cerrar Relación. Pulsaremos el botón Entrega Múltiple cuando haya varios envíos para un mismo destinatario de manera esporádica, indicando el nombre y la dirección. Una vez grabados los envíos se pulsa Cerrar Entrega Múltiple. Los envíos con importe asociado deben traerlo grabado de origen y, al leer el código, debe aparecer el importe automáticamente, debiéndose comprobar la concordancia de datos.

Al pulsar Cerrar Sección, se mostrará una pantalla resumen con el total de envíos grabados, tipo, importes, etc. Los botones de la pantalla permiten: Modificar, Imprimir Hoja de Reparto (se puede imprimir desde aquí o después por grupos o todas a la vez) o pasar a la Sección Siguiente (permite grabar más secciones, imprimiéndose las hojas de reparto más tarde).

Una vez impresas las hojas de reparto del grupo de secciones, se imprimirá la hoja de firmas, que siempre ha de firmarse antes de salir al reparto. Cada hoja de firmas contiene todas las secciones del grupo correspondiente que han impreso la hoja de reparto (las que aparecen en color verde).

Cabe señalar que hasta que se han impuesto las Unidades sin papel, las hojas de reparto se imprimían físicamente y en ellas se recogía la firma de los receptores, su relación con los destinatarios, su DNI y los datos específicos necesarios para cada producto. En la actualidad, la impresión de las hojas de reparto es virtual: permite que pasen los envíos asociados a una sección a la PDA y los datos de los receptores de los envíos registrados se recogen en la PDA.

Liquidación de sección

En el menú Liquidación, seleccionamos Liquidación Sección Reparto.

En la pantalla de liquidación de SGIE observamos que las secciones que aparecen en verde son aquellas que no se han liquidado todavía; las que aparecen en rojo son aquellas en las que no se han dado de alta envíos o que ya se han liquidado; las que aparecen en azul son las que se han liquidado, pero tienen alguna relación con entrega provisional; las que aparecen en morado son las que se han liquidado en la PDA y todavía no se han confirmado en SGIE.

Cuando un Paq Premium o Paq Estándar se liquida con alguno de los siguientes motivos: desconocido, fallecido, dirección incorrecta o incompleta, rehusado o nadie se hace cargo, el envío pasa a la situación de estacionado, dándose de alta en ese almacén, quedando pendiente de que el remitente informe cómo debe tramitarse la incidencia.

Al asumir la entrega en SGIE aparece el resumen de la liquidación, que tiene que coincidir con el resumen que figura en la PDA. Si no coincide, habrá que comprobar los errores pulsando en Modificar Sección; si todo es correcto se pulsará Sección Siguiente para continuar con la liquidación de otra sección.

Si al pulsar Sección Siguiente la sección que acabamos de liquidar aparece en azul es porque tiene relaciones de destinatarios habituales en liquidación provisional; para liquidarlas, en el momento que se tenga constancia de la situación de los envíos, habrá que abrirla (pulsando sobre ella o leyendo el código de barras de dicha sección) y pulsar en Provisionales. A continuación se graba el código de la relación y se liquida como proceda. En el caso de que el resultado de la entrega no sea el mismo para todos los productos de la relación, los envíos con distinto resultado deberán liquidarse grabando el código del envío seleccionando su causa en la pantalla anterior.

Una vez liquidadas todas las secciones es conveniente comprobar que no quedan envíos pendientes de liquidar en el Menú Control/Consultas> Consultas Liquidación Actual de la Unidad. SGIE muestra el resumen de envíos liquidados por causa y si quedan pendientes de liquidar.

Cierre de la Unidad

Una vez realizada la liquidación en la unidad, se procede a realizar el cierre de reparto para cuadrar los importes de los envíos cobrados (reembolsos, factajes, derechos de aduana) y avisados (giros) por la Unidad, para su entrega a la oficina. La operativa se realiza desde el menú Cierre>Cierre de Reparto>Cierre Definitivo> Cerrar caja> Imprimir documentación.

Gestión de despachos de salida

Una vez liquidados los envíos se generan los despachos de salida, desde el menú Cierre> Gestión Despachos de Salida.

Desde esta funcionalidad también se pueden asignar envíos a un despacho. Los despachos de salida contendrán los envíos avisados a la oficina de referencia y los envíos devueltos o mal encaminados, que se dirigen a su CTA.

Seguidamente se selecciona un destino del desplegable y en el apartado de código se incluyen los envíos que formarán el despacho.

Una vez grabados los envíos, pulsaremos Gestión Conducciones, para imprimir primero los despachos y luego el Mapón de la Conducción. Si se pulsa sobre una conducción podremos ver los despachos que contienen, pudiendo cerrarlos, borrarlos, grabar precintos (en el caso de valores) e imprimir etiquetas.

Cabe remarcar que es muy importante imprimir siempre los mapones, para que la Unidad de destino pueda recepcionar los envíos.

SGIE en Oficina

Las principales aplicaciones de SGIE en oficinas están relacionadas con la recepción de envíos, su almacenamiento y su liquidación (como envíos entregados o como envíos devueltos).

Recepción y almacenamiento de envíos

Los envíos registrados que llegan a la oficina avisados desde las Unidades de Distribución o desde la USE, tras los preceptivos intentos de entrega a domicilio, vienen informados en SGIE, sin ningún documento en papel que los acompañe.

La recepción de estos envíos avisados se realiza automáticamente y de manera global desde el botón Recepción de avisados_C, del menú Entradas. Seguidamente se nos muestran en pantalla todas las unidades de reparto que avisan a esa oficina de referencia. En el caso de que avisen más de una unidad de reparto, el empleado tiene la opción de seleccionar unidades de reparto (recepcionar automáticamente los envíos procedentes de todas las unidades de reparto o solo los procedentes de alguna de ellas). Seguidamente, el sistema nos indica el número global de envíos que hemos recepcionado y debemos pulsar el botón Aceptar.

El procedimiento señalado en el párrafo anterior es el habitual para la recepción de envíos avisados de manera global. No obstante, en el caso de que existiesen problemas técnicos que impidiesen su utilización, también se pueden dar de alta los envíos avisados, de manera individual, desde el botón Alta Almacén del menú Entradas, que vemos seguidamente.

Los servicios rurales tipo 3 recogerán la firma y las demás anotaciones pertinentes en el Talón de Retorno de 36 información, que sustituye en su caso a la Hoja de reparto.

Los envíos registrados procedentes de los centros de tratamiento (los que tienen asignada como forma de entrega oficina de referencia u oficina elegida) se recepcionan desde el botón Alta Almacén del menú Entradas. Tras la entrada en funcionamiento del almacén unificado de SGIE no es necesario separar los envíos por canales (Lista, No Domiciliaria y Avisados) ni por almacenes (A Cobrar, A Pagar, Resto), ya que el sistema lo hace de manera automática. No obstante, el sistema también permite la asignación manual del canal. Es necesario hacer uso de ella cuando al sistema le faltan datos para asignar automáticamente un envío.

También se recepcionan desde la pantalla Alta en Almacén los envíos registrados dirigidos a apartados de correos y los envíos estacionados.

Los envíos Paq Premium y Paq estándar se asignan automáticamente al canal correspondiente por las letras iniciales de su código:

  • Los PK son Paq Premium avisados por la USE o la Unidad de Distribución y van al canal Avisados.
  • Los PL son Paq Premium de entrega en oficina elegida, que van al canal Lista.
  • Los PQ son Paquete estándar avisados por la USE o la Unidad de Distribución y van al canal Avisados.
  • Los PR son Paquete estándar que van a la oficina de referencia y se asignan automáticamente al canal No domiciliaria. El sistema imprime un aviso en la Unidad de distribución correspondiente para que se lleve al destinatario.
  • Los PS son Paquete estándar que van a la oficina elegida y se asignan automáticamente al canal Lista. El sistema avisa al destinatario mediante email o mensaje sms.

Liquidación de envíos

La liquidación de envíos se realiza desde el menú Liquidación. En él nos aparece un desplegable para que seleccionemos la causa de liquidación. Si lo que pretendemos es entregar un envío, seguiremos la siguiente ruta: Liquidación> Entregado en oficina. Seguidamente leeremos el código de barras del envío, para que se muestren en la pantalla del ordenador los datos que deben recogerse del receptor (nombre y apellido y DOI). El destinatario debe firmar en el recuadro de la tableta digital habilitado para ello.

Tras recoger los datos del destinatario, se pulsa Aceptar, para que quede registrada la entrega. Si el envío fuese una notificación u otro envío en el que debe constar el empleado que realiza la entrega, la aplicación obliga a rellenar el código de usuario y la contraseña antes de poder aceptar.

Los envíos devueltos por haber agotado el plazo de permanencia en oficina (esta es la principal causa de devolución) se controlan diariamente a través de Control/Consultas>Sobrantes almacén, de manera manual o automática. Tradicionalmente, desde aquí se obtenía e imprimía el listado de los envíos registrados que se debían devolver en el día. Seguidamente se procedía a localizar dichos envíos en el almacén y a su devolución en Liquidación>Sobrante/ no retirado en oficina, leyendo los códigos de barras de los envíos con la pistola.

En la actualidad, el sistema permite la devolución automática y global de todos los envíos sobrantes: nos situamos en Control/Consultas> Sobrantes almacén; seleccionamos la fecha, los filtros que se necesiten (si solo queremos seleccionar los envíos de un determinado canal) y pulsamos Aceptar. Seguidamente nos aparecen los envíos a liquidar y pulsamos el botón “Liquidación Automática”; el sistema nos muestra un resumen de los envíos liquidados; Al capturar el código de los envíos de paquetería liquidados como sobrantes, el sistema imprime una etiqueta de devolución que colocaremos encima de la que ya tiene. Para el resto de envíos, iremos a reimpresión etiquetas de sobrantes, ponemos la cantidad de etiquetas que vamos a necesitar, aceptamos y nos pasa a otra pantalla en la que nos pide el código de usuario, la contraseña y la firma, al aceptar comienzan a salir las etiquetas que hemos seleccionado. Ponemos una en cada envío sin tapar datos de destinatario, remitente, ni códigos de envío.

La PDA

La PDA es una herramienta digital que utilizan los carteros de reparto ordinario y urgente para recoger los datos de entrega o intento de entrega de carta urgente y envíos registrados.

Cómo entrar e introducir envíos en la PDA

La pantalla inicial exige que nos identifiquemos mediante nuestro nombre de usuario y contraseña para darnos acceso. Esta pantalla nos proporciona ya una serie de datos: la hora, el estado de la batería y el grado de conexión a internet.

Después de acceder, debemos seleccionar el turno, la sección y la salida. Una vez hecho esto, pulsamos Aceptar.

Seguidamente nos aparece la pantalla principal.

Es importante comprobar que la fecha y la hora son las actuales; de no ser así, no se podrá salir a reparto y el jefe deberá comunicar la incidencia al CAU para que la resuelva. También se deberá comprobar que la carga de la batería es suficiente antes de salir al reparto.

Además debemos tener en cuenta una serie de criterios en el cuidado de la PDA:

  • Ha de ir siempre dentro de su funda y colgada en el cinturón o bandolera.
  • La pantalla irá siempre pegada al cuerpo para evitar su rotura, ya que es la parte más delicada del aparato.
  • Se utilizará exclusivamente el puntero para seleccionar opciones.
  • Cuando se deja de utilizar, debe quedar en su cuna, asegurándonos de que tiene conexión a la red y queda en proceso de carga.

Cabe tener en cuenta que los envíos no se pueden introducir directamente en la PDA, antes se deben dar de alta en unidad en SGIE, en el caso de las USE, y asignar a sección en SGIE, en el caso de las unidades de reparto ordinario. Una vez cargados los envíos en la PDA, se pueden reordenar pulsando uno de estos botones:

A continuación se lee el código de los envíos en el orden de reparto deseado, automáticamente aumentará el contador de reordenados.

Seguidamente debes pulsar el botón Cerrar, cerrar la sección y pulsar el botón para imprimir la hoja de reparto desde el ordenador del puesto de SGIE. Debes tener en cuenta que si hay varios envíos para el mismo destinatario (Destinatario Habitual), has de elegir Abrir Relación y cerrarla al finalizar, para ello se deben utilizar los siguientes botones: Abrir Relación, Modif. Relación y Cerrar Relación. También se pueden crear y modificar nuevas relaciones de habituales y abrir relaciones de entregas múltiples. Por último, debemos tener en cuenta que, si modificamos la sección, hemos de imprimir de nuevo la Hoja de reparto.

El Reparto

Al comenzar el reparto, hemos de seleccionar desde el menú principal la opción de Reparto. Una vez introducido el código de barras de la hoja de reparto (o generado por Talos en caso de tratarse de unidades sin papel), la aplicación procede a la descarga de los envíos asociados a la misma. Finalizada la descarga, se mostrará un resumen de envíos, como se observa en la imagen inferior.

Un envío solo ofrece dos posibilidades de entrega: entregado o no entregado. Si el envío va a entregarse, presionamos el botón Entregado y leemos el código de barras (también se ha de hacer con las cartas ordinarias urgentes1 (antes de depositarlas en el buzón, para los avisos de servicio no es necesario leer el código de barras). Dependiendo del tipo de envío, nos pueden solicitar los datos del receptor y/o destinatario (en el burofax). Si entregas un burofax al destinatario y presionas sobre Receptor, la PDA recupera el nombre y apellidos del receptor, por lo que solo tendrás que introducir el DNI.

Las cartas ordinarias urgentes que comienzan su código con UX han tenido cambios en el proceso de la PDA: antes daba la opción de Entregado, si se hacía la entrega, o Deposito en buzón. Desde el 7-06-18 únicamente da la opción entregado (aunque se deposite en buzón) o Avisado no cabe en buzón.

En los giros, dentro del sobre aparece un documento donde figura el nombre del destinatario y hay que indicar que documento aporta para su identificación, así mismo hay que cumplimentar los datos de la persona receptora que deberá tener autorización por escrito del destinatario, también se indica que documento de identificación aporta, y reembolsos internacionales se debe recoger un documento (tipo y número) que identifique al destinatario del envío (el nombre del destinatario vendrá cargado por SGIE y habrá que validarlo), así como su ocupación. Este aspecto debemos tenerlo en cuenta también para todos los envíos con prueba de entrega electrónica. Si el destinatario es una empresa, automáticamente después de validar los campos, aparece el formulario de Asignación de Receptor y será obligatorio rellenar los datos del receptor.

Para la entrega o rehusado de los envíos se pide la firma, el apellido y el documento acreditativo de la identidad, (DNI, NIE, pasaporte, documento europeo…) en la PDA. La firma en la pantalla debe hacerse con el puntero específico de la PDA.

Cuando no vayamos a entregar un envío, debemos presionar el botón de No Entregado, marcar el motivo y leer el código de barras. Cuando se han agotado los intentos de entrega de un envío, la PDA los pasa a lista de la oficina asociada. También se puede “forzar el pase a lista” cuando un envío no se avisa a la oficina habitual. En este caso, los pasos son: No Entregado> Lista> Elegir oficina de lista> Elegir motivo> Leer el código de barras> Lista (aparece en rojo).

La PDA nos facilita conocer determinadas situaciones de los envíos: los envíos cuyo intento de entrega sea el último aparece en pantalla de color rojo; si no es el último intento de entrega aparecerá en color azul; si el envío es para depositar en un CityPaq también se advierte en un icono informativo.

La Liquidación

Cuando se ha realizado el intento de entrega del último envío, aparece una pantalla con el detalle y la situación de los envíos, donde figuran:

  • En verde los envíos entregados.
  • En rojo los envíos no entregados.
  • En blanco los envíos que no se han tratado.

Los envíos no trabajados se deben tratar como envíos entregados o no entregados para poder cerrar el reparto. Mientras no hayas cerrado el reparto puedes realizar cualquier modificación de los envíos. Al cerrar el reparto se mostrará la ventana de Resumen de Reparto, en la que se puede comprobar:

  • Los datos económicos a liquidar con el responsable de la unidad.
  • La información que devuelve SGIE del estado de los envíos. Seguidamente pulsamos Aceptar.

Pinchando el icono del euro podrás comprobar los importes de la liquidación con los datos económicos. Si todo es correcto, debes pulsar Aceptar.

Finalmente se sale de la aplicación desde el Menú Principal. Después puedes hacer nuevas salidas. Para cada nueva salida se debe introducir en la pantalla de inicio los datos de usuario y contraseña, y seguidamente indicar el turno, sección y salida (por ese orden).

Liquidación de relaciones

Las relaciones están formadas por un grupo de envíos dirigidos a un Destinatario Habitual o a una Entrega Múltiple. En el momento de hacer la entrega de una relación, leeremos los códigos de barras de todos los envíos y después pulsaremos Cerrar Relación.

Ayudas interactivas

Pulsando el botón “?” obtenemos ayuda y si queremos obtener ayuda sobre un determinado producto debemos pulsar el botón Mostrar ayuda por producto.

Soporte de incidencias

Finalmente cabe señalar que pulsando el icono de la cornamusa marcado en la siguiente imagen se accede al soporte de incidencias. Al módulo de soporte de incidencias se puede acceder desde cualquier ventana de la aplicación. Si pulsamos Configuración podremos ver todos los datos relacionados con la configuración de la PDA. Los datos que se muestran pueden ser de gran utilidad para que nos resuelvan posibles incidencias al hablar con el CAU.

Herramientas ofimáticas corporativas (IRIS, SGIE, PDA)