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Servicio de Registro electrónico en oficinas de Correos

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Administración que esté adherido a esta aplicación.

La documentación presentada por el ciudadano en las oficinas de Correos para su registro y digitalización debe reunir las siguientes condiciones:

  • Siempre en formato A4, al descubierto y con bordes lisos.
  • Los empleados de Correos no realizarán fotocopias de documentos de tamaño mayor del A4 ni de cualquier otro elemento que pueda poner en riesgo la veracidad del documento original.
  • No se admiten documentos electrónicos.
  • En las oficinas de Correos no se manipula ningún tipo de encuadernación para dejar las hojas sueltas.
  • No se digitalizará ningún documento que por su naturaleza o estado pueda poner en riesgo el propio documento en el momento de la digitalización (papel cebolla, cartón…).
  • En las oficinas de Correos, todo documento presentado por los ciudadanos será considerado original.
  • Los empleados de las oficinas no tendrán la obligación de saber cuándo un documento está exento de digitalización por naturaleza jurídica o cualquier otra.

Si el documento que presenta el cliente no es legible o una vez escaneado no tiene la suficiente nitidez para poderlo cotejar con el original, se le indicará que no se puede enviar digitalizado y le ofreceremos el procedimiento de certificado administrativo.

El cliente puede traer una parte del documento que hay que enviar físicamente. En este caso se tratará el envío como un certificado y se adjuntará el número del mismo en el campo correspondiente de la aplicación ORVE.

El proceso de Admisión del Servicio Registro Digital está estructurado de forma que el empleado del puesto de atención tiene que:

1. Recoger el documento que el cliente desea registrar.

2. Acceder en IRIS a la pantalla a través del menú Admisión> Otros Servicios> Registro Digital.

3. Desde Registro Digital se cliquea en escáner (imagen), se abre Java, y se selecciona escanear y se acude con el documento del cliente al dispositivo escáner.

4. Escanear el documento tras seleccionar varias pantallas.

5. Recoger el documento y volver al puesto de admisión.

6. Se cliquea en adjuntar y se abre Gescan y ORVE y aparecen la ruta en la que están los documentos, cliqueando en la ruta, suben los documentos que pueden verse en la pantalla a través de la utilidad, visualizar para cotejar con el original.

7. Se cliquea en aceptar y aparece a IRIS para cobrar el servicio, antes de cobrar informar al cliente del importe. Una vez cobrado se abre la pantalla para acceder al Portal del MINHAP (ORVE), donde se introducen tanto los datos del cliente que registra como los datos del Organismo destinatario (mediante un desplegable y filtros de búsqueda).

8. Adjuntar el o los documentos objeto del registro, abriéndolos primero para comprobar que son los que se deben enviar.

9. Emitir el justificante del registro de dichos documentos que se entrega al cliente junto con el ticket justificante de pago emitido por IRIS una vez cobrado.

10. Una vez impreso el justificante del Registro documental y entregado al cliente, volvemos al aplicativo ESCANER y borramos los documentos de la carpeta Escáner que hemos adjuntado previamente en la aplicación ORVE.

ORVE admite como máximo por fichero un documento de 40 hojas a una cara o de 20 hojas o doble cara (tamaño estimado de fichero menor a 10Mb). Si el documento supera ese tamaño, se dividirá en dos partes y se escaneará como documentos distintos. El primer documento se escaneará según el procedimiento que hemos visto y el segundo documento lo escanearemos inmediatamente después, pulsando el icono Replicar, ya que el remitente y el Organismo destinatarios son los mismos. Como máximo se podrán incluir 5 documentos en un envío, que en conjunto no sobrepasen las 15Mb (sin que el mayor de los ficheros exceda de 10Mb).

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