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ORVE (Oficina de Rregistro Virtual de Entidades)

Las presentaciones de documentos que hagan los ciudadanos y empresas en las oficinas de CORREOS con destino a las Administraciones Públicas, serán tramitadas electrónicamente por el personal de CORREOS a través de

la aplicación ORVE (Oficina de Registro Virtual).

Características ORVE, Oficina de Registro Virtual

La documentación presentada por el ciudadano en las Oficinas de Correos para su registro y digitalización deberá cumplir las siguientes condiciones:

  • Siempre en formato A4, al descubierto y con bordes lisos.
  • Los empleados de Correos no realizarán fotocopias de documentos de tamaño mayor del A4 ni de cualquier otro elemento que pueda poner en riesgo la veracidad del documento original.
  • No se admitirán documentos electrónicos para subirlos por ORVE. Si el cliente presenta documentos electrónicos se enviarán por correo postal como un certificado, para lo cual se mandará el USB, CD, o dispositivo en el que el cliente entregue la documentación electrónica.
  • En las Oficinas de Correos, cuando se envía la documentación a través de ORVE, se marcará de la siguiente manera:
  • Copia auténtica: si se digitaliza un original cotejado por el empleado de Correos yse verifica la identidad, con la documentación oficial de la persona que aporta la documentación.
  • Copia: si no se puede asegurar que el documento que se escanea sea original.
  • Copia original: cuando se envía la documentación física sin digitalizar y se mandacomo correo postal.

Si el documento que presenta el cliente no es legible o una vez escaneado no tiene la suficiente nitidez para poderlo cotejar con el original, se le indicará que no se puede enviar digitalizado y se le ofrecerá el procedimiento de certificado administrativo.

El cliente puede entregar una parte del documento para enviar físicamente. En este caso se tratará el envío como un certificado y se adjuntará el nº del mismo en el campo correspondiente de la aplicación ORVE (esto aplica cuando una parte de la documentación se envía en soporte físico y otra en archivo electrónico a través de ORVE).

Admisión en IRIS

Lo primero es admitir el servicio en IRIS y cobrar al cliente. Para ello se accede a través del menú Admisión>>Otros Servicios >>Registro Digital. Desde esta pantalla se cliquea en el icono Escáner y se procede a escanear los documentos que desee enviar el cliente. El procedimiento de digitalización será el habitual, a través de la herramienta GESCAN.

En el momento de escanear los documentos, hay que tener en cuenta el tamaño de éstos. Las limitaciones son:

  • Un máximo de 5 documentos por envío (sin límite de páginas, solo de megas).
  • Cada documento no puede “pesar” más de 10 Mb. (40 páginas/20 hojas aprox.).
  • Todos los documentos no pueden pesar más de 15 Mb.

El procedimiento de escaneo será el utilizado habitualmente desde la herramienta GESCAN.

Cotejo de Documentos

En la aplicación de escritorio automáticamente se mostrará un mensaje diciendo que los documentos han sido escaneados correctamente y preguntando si se desea continuar y abrirlos automáticamente. Si la respuesta es “SI” abrirá en ese momento todos los documentos escaneados.

A continuación, el empleado visualiza el documento para verificar (cotejar visualmente) que corresponde al documento escaneado y que se ha escaneado correctamente. Esta verificación debe ser rigurosa puesto que se está dando fe de que es copia literal.

Escaneados y comprobados los documentos, se da de alta en IRIS el servicio mediante el botón Adjuntar. Para ello se selecciona el documento PDF y se pincha el botón Adjuntar.

Los documentos ya adjuntados no aparecen en el explorador de documentos PDF de IRIS, pero siguen estando en la carpeta del escritorio, CARPETA ESCANER.

El usuario puede eliminar el documento ya adjuntado que está visualizando mediante el botón “Eliminar”, situado en la parte inferior del Visor PDF.

Se pueden consultar los documentos ya adjuntados pulsando sobre el icono Lupa, situado a la derecha de cada documento adjunto. Pulsando el botón “Ampliar”, se puede visualizar el documento cotejado.

Cotejados todos los documentos, se informa al cliente del importe que debe abonar y se da de alta el nuevo Registro Digital pulsando “Aceptar”. El producto sube a bolsa. Se pulsa “Aceptar” para proceder a cobrar la bolsa como cualquier otro producto o servicio. Tras vaciar la bolsa de IRIS cobrando al cliente, el siguiente paso es proceder al envío desde la aplicación ORVE. Se accede a través de “Llamadas a sistemas externos”.

Consulta, Modificación y/o Baja

Seleccionando un Registro Digital y pulsando el botón “Consultar” se accede a la pantalla de Registro Digital en modo consulta.

Pulsando el botón “Modificar” se accede a la pantalla de Registro Digital en modo modificación. Solamente se podrán modificar por este procedimiento en la misma fecha de admisión. Se puede seleccionar un documento y eliminarlo siempre que dicho documento exista en el directorio correspondiente. Una vez modificado el Registro Digital, pulsando “Aceptar” se guardan los cambios. Sube a bolsa la diferencia y se accede a la pantalla de Registro Digital en modo consulta. Estos cambios deben hacerse antes de haberlo transmitido.

Seleccionando un Registro Digital y pulsando el botón “Suprimir” se elimina el Registro Digital, siempre que sea en la misma fecha de admisión y no haya podido realizarse la transmisión o el cliente desista de enviarlo. Tras pulsar “Aceptar” se da de baja el Registro Digital, actualizándose la fecha de baja y subiendo a la bolsa de IRIS la cantidad negativa. Se devuelve al usuario la cantidad total del Registro Digital.

Envío de Documentos a través de ORVE

Una vez cobrado el importe en IRIS, se accede a ORVE a través de “Llamadas a sistemas externos”, dentro del desplegable de “Clasificación” se selecciona “Servicios Digitales”, se marca el check “ORVE” y se pulsa sobre “Acceder”.

La primera vez que se accede desde el puesto de IRIS al portal ORVE de Registro Digital del MINHAP (Ministerio de Hacienda y Administraciones Publicas), aparecerá la siguiente pantalla y se debe seguir los pasos que se detallan para completar la autenticación del usuario de

Correos en ORVE:

Pulsando “Ir a cl@ve” aparecerá el mensaje:

Esperar sin pulsar “Entrar” a que nos aparezca el mensaje:

Se acepta el mensaje y se entra en el portal de Registro Digital a través de la siguiente pantalla:

Pulsando “Nuevo” se dan de alta los datos del cliente y se adjuntan los ficheros resultantes del escaneo de los documentos aportados por el cliente. Los datos con asterisco (*) son obligatorios no pudiendo proseguir con el registro si el cliente no los proporciona.

En el caso de los datos obligatorios de: “Nombre” (en el caso de persona física) y “Razón Social” (en el caso de persona jurídica) aunque aparecen los dos campos con asterisco con uno de ellos es suficiente.

En caso que el cliente precise enviar una parte de los documentos en soporte físico, marcar esa opción y en el campo “Información complementaria” introducir el número del certificado admitido en el que se envía la parte física.

Indicar Destino del Documento

El primer paso será informar a la aplicación del órgano al que se van a enviar los archivos.

En caso de no encontrar el Organismo al que debe ir el documento, o tener dudas el cliente del nombre literal del mismo, se debe enviar al Superior Jerárquico. En caso de no estar seguro de quién es superior Jerárquico, siempre se podrá mandar al órgano raíz, simplemente haciendo distinción entre Administración General del Estado, Comunidad Autónoma y Entidad Local. Es decir, se podrá mandar al Ministerio correspondiente, al Gobierno de la CCAA correspondiente, o al Ayuntamiento correspondiente. Luego, serán estos organismos los que reenvíen el registro a quién proceda.

Como oficina de registro de origen aparecerá de forma automática la oficina de Correos que realiza la operación.

Con ayuda de los diferentes filtros y mediante el botón “Filtrar”, se localiza y marca el organismo elegido.

Informar Datos del Cliente

A continuación, se introducen todos los datos del cliente remitente del registro o como mínimo aquellos señalados como obligatorios mediante asterisco (*). En el caso de faltar algún dato obligatorio, la aplicación una vez adjuntado el fichero y terminado de rellenar el alta, cuando se pulsa “Preparar para envío” avisará del campo obligatorio no rellenado. El campo “resumen” es obligatorio y admite un máximo de 80 caracteres.

Se selecciona si es una persona física o una persona jurídica (empresa, organismo, etc.).

El cliente puede solicitar que se le notifique la recepción y el canal que debe usarse. Para ello habrá que marcar el check “Notificar” y seleccionar el canal en el desplegable.

Marcando el check “Tiene representante”, se habilita los campos para informar de sus datos.

También se puede incluir un segundo interesado/remitente vinculado al envío de documentos.

Se continúa informando en la parte correspondiente a “Asunto” y “Expone y solicita”.

Puede que una parte del documento a enviar, bien porque no se puede escanear o bien porque el cliente así lo solicita, deba ser enviado físicamente. En este caso se hará mediante carta certificada. Primero se admite la carta certificada en IRIS y a continuación se introduce el nº del certificado en el campo “Nº de transporte” de la aplicación ORVE.

En el check “Documentación física soportes”, hay que informar lo que procede:

  • Documentación adjunta digitalizada: solo se envía documentación digitalizada).
  • Documentación adjunta en soporte PAPEL (u otros soportes): cuando además de losdocumentos digitalizados adjuntos, se envían por carta certificada documentos en soportes físicos (papel, pen drive, CD, etc.)

Adjuntar Ficheros

Una vez informados todos los campos obligatorios, hay que adjuntar los documentos escaneados. Estos se encuentran en la carpeta “Escáner / ORVE”. Se accede a través del botón “Anexos / Seleccionar fichero” de la aplicación ORVE.

Aparecen todos los documentos escaneados en el día, por lo que deben seleccionarse solo los que han de enviarse (siempre son los de la última línea). Es muy importante abrirlos para comprobar que son los correctos. Según se van adjuntando los ficheros, van a pareciendo en la pantalla de ORVE.

En el caso de ser más de un fichero (máximo 5 ficheros por un total de 15 Mb), se pulsa “Añadir anexo” y se repite la operación para adjuntarlos.

Una vez subidos se hace doble clic encima del archivo y se abre para realizar una última comprobación antes de enviarlo y ver que es el que corresponde.

Preparar para Envío / Enviar

Introducidos todos los datos del Organismo destinatario, del cliente, del documento e insertado el o los documentos a registrar, pulsar “Preparar para envío”. ORVE presenta la información completa para su revisión.

Enviar

Pinchar en el icono “Enviar” para lanzar el documento a destino. Debe aparecer mensaje de “Enviado correctamente”.

Justificante para el Cliente

Enviado el registro aparece pantalla para visualizar e imprimir el justificante para el cliente.

Se procede a descargar el justificante para el cliente y aparece en la parte inferior izquierda “Justificante.pdf.”

Se pulsa sobre” Justificante.pdf” para visualizar el justificante de Registro (en ningún caso sirve como justificante de cobro) del documento previamente escaneado, cotejado y adjuntado al portal de Registro digital (ORVE) del MINHAP.

Dicho justificante debe imprimirse para entregar al cliente junto con el ticket de venta del servicio. Se imprime el justificante desde el icono impresora. En la oficina no se archiva ninguna copia y el cliente no tiene que firmar.

Una vez realizada la impresión del resguardo del registro/s del cliente, cerrar pantalla de visualización del resguardo, así como el portal de ORVE pulsando “Salir”.

Envíos que Superan el Límite de Tamaño

Si el documento supera las 40 páginas (una cara) o 20 hojas (doble cara) tamaño estimado de fichero menor a 10Mb (máximo que admite ORVE por fichero) se recoge el documento del cliente y se divide en 2 partes. Se escanean ambas partes como documentos distintos y así aparecerán separados en la carpeta de documentos escaneados. Con el primer documento se sigue el procedimiento descrito anteriormente. Se sigue todo el proceso como si de un documento se tratara hasta el final, es decir, hasta imprimir el resguardo del registro para el cliente. En este momento y antes de salir del Portal de ORVE se realiza la siguiente operativa para adjuntar la segunda parte del documento:

Como se trata del mismo cliente y del mismo Organismo destinatario, en la misma pantalla en la que se ha enviado e impreso el justificante del resguardo, se debe pulsar sobre el icono de “Replicar”.

Al replicar el registro lo que se hace es mantener todos los datos del cliente y el Organismo destinatario, pero no del fichero adjunto, puesto que se va a adjuntar la segunda parte del documento. Por todo esto, en el cuadro de “Replicar mensaje” se selecciona “No Añadir”.

De esta manera se vuelve a la pantalla de “Rectificación de registro” en la que aparecen todos los datos introducidos anteriormente y se informa en el campo “RESUMEN” del asunto, que este segundo registro es continuación del anterior, escribiendo el código del registro anterior.

Se adjunta la segunda parte del documento, siempre revisando los documentos a enviar y se sigue como en el registro anterior.

Gestión de Incidencias

Se inicia en el momento en que cualquiera de las oficinas de Correos que trabajan con la aplicación de ORVE haya realizado un Registro Electrónico a cualquiera de los Organismos adscritos al mismo y el citado Organismo haya rechazado el registro por causas achacables al proceso de envío en la oficina de Correos.

Estos motivos serán siempre relacionados con fallos en el proceso de cotejo de la información digitalizada que provoca que parte de la documentación no sea correctamente legible por el Organismo destinatario.

En estos casos no es posible solventarlo con el mismo fichero digitalizado en la oficina, y se requiere que el ciudadano vuelva a las oficinas de Correos a repetir la operativa de digitalización y envío al Organismo destinatario.

Los casos en que la incidencia no se deba al proceso de digitalización, sino al contenido o la forma en que se ha presentado, no se canalizan a través de Atención al Cliente de Correos (ATC), sino que la unidad tramitadora del Organismo destinatario se pone en contacto directamente con el ciudadano para hacerle la reclamación pertinente.

ATC aplica el procedimiento de comunicación con el ciudadano, repitiendo varios intentos a lo largo de 2 días y utilizando para ello todos los medios posibles (teléfono, email, móvil, etc.). En caso de no conseguirlo se envía un Burofax a la dirección postal que figura en los datos personales de ORVE.

ATC una vez contactado el ciudadano, determina la oficina donde repetir el proceso de digitalización. ATC hace un reenvío en ORVE a la oficina destino de Correos.

En caso de que el ciudadano sepa a qué oficina volverá, y además sea distinta de la que realizó el trámite original, ATC debe hacer un reenvío del asiento registral a la nueva oficina. Para ello buscará en ORVE el asiento registral original, accederá a este y mediante la opción reenviar de ORVE lo mandará a la nueva oficina de Correos que ha indicado el ciudadano.

Una vez el ciudadano ha sido contactado por ATC, y tenga que volver a una oficina a rehacer el proceso de registro, se procederá a rectificar el registro en ORVE.

Rectificar Registros en ORVE

Dentro del proceso postventa de Oficinas, tras autenticación del usuario de Oficina, aparece la pantalla de ORVE. Se filtra en los campos habilitados de acuerdo a los criterios que se decidan, uno de ellos es por “Número de registro”. Se añade el número que remitió ATC con los datos y a continuación se pincha encima del Registro para acceder a sus datos. Una vez dentro se pincha en el botón “Rectificar” del menú que aparece en la parte derecha. Se escriben las observaciones necesarias y se pincha el botón “Rectificar”.

Aparece un mensaje en color verde informando de que ya se puede editar el Registro.

Se buscan los ficheros PDF que hay que eliminar para adjuntar el nuevo escaneado. Se borra pulsando sobre la papelera. No borrar el resto de documentos anexos como firmas y justificantes originales.

Una vez borrado, añadir anexo para adjuntar el nuevo documento escaneado. Seleccionar fichero donde se ha guardado el nuevo documento previamente escaneado a través del acceso directo escáner del escritorio.

Una vez cargado pinchar en “Preparar para envío”. Aparece la pantalla de haberse realizado la subida correcta del fichero a ORVE en color verde. Se pulsa sobre “Enviar” para firmar y enviar el documento de nuevo al Organismo destinatario. Aparece mensaje de envío correcto en verde, y la posibilidad de descargar el nuevo resguardo. Se pulsa “Descargar Justificante” de registro para visualizar PDF y “Abrir” para imprimir. Se visualiza el PDF del registro en el que aparece en la parte superior la correspondencia con el original para dejar constancia. Se imprime resguardo para el ciudadano y se cierra el PDF. Pulsando el botón “Salir” se abandonar la aplicación.

Pendientes de envío

Diariamente, al finalizar la jornada, hay que acceder a ORVE y comprobar que “Pendientes de envío” está a cero, si no es así se seleccionan y se procede a su envío.

Si el envío de ORVE se encuentra en la bandeja “Pendiente de Envío”, entonces no se terminó de realizar el envío al destino por la oficina, simplemente quedó guardado, quedando pendiente el último paso de revisión de los datos y envío efectivo del mismo a destino.

Para enviarlos se accede a IRIS>>Llamadas a sistemas externos>>Servicios digitales>>ORVE y se pulsa sobre “Pendientes de envío”.

Únicamente se visualizan registros con una antigüedad máxima de 3 meses. En caso de que se quiera visualizar registros anteriores se debe marcar la casilla de “Antiguos”.

Se hace doble clic sobre la fila para consultar el registro y se pulsa “Enviar”. Se debe seleccionar el certificado (siempre que ORVE lo solicite) y se pulsa “Aceptar”.

Realizada esta operativa con todos los envíos del listado comprobar que el apartado “Pendientes de envío” está a cero.

Registros Rechazados

SIR (Sistema de Interconexión de Registros) no permite anular un registro una vez ha sido enviado, por lo que se pueden producir las siguientes situaciones:

  • Que se haya enviado un registro con errores (documentación incompleta, errónea o defectuosa). En este caso, se enviará un nuevo registro de salida a la Oficina de Registro Destino indicando que el envío anterior es erróneo, solicitando su rechazo, subsanando los errores y adjuntando el justificante del asiento registral inicial (es el que tendrá validez en lo referente a fecha y hora de entrada de presentación de la documentación por parte del ciudadano).
  • Que haya enviado un registro por error:
    • En el manejo ordinario de la aplicación, se ha enviado un registro que no se debía. En este caso, contactar con la Oficina de Registro Destino indicando que el envío anterior es erróneo y solicitando su rechazo.
    • Porque se haya enviado a Unidad de Tramitación Destino errónea. En este caso, la Oficina de Registro Destino reenviará a la Unidad correcta.

Como regla general, los asientos recibidos erróneamente se deben reenviar al destino correcto si se conoce y está integrado en SIR. Sólo podrán ser rechazados en Destino, indicando la justificación, asientos recibidos si:

  • La documentación anexa esté incompleta, errónea o defectuosa.
  • Están dirigidos a Administraciones no integradas en SIR y por lo tanto no puede ser reenviado electrónicamente.
  • No se conoce el destino al que están dirigidas.

En ningún caso una Oficina de registro Destino rechazará un registro por considerar que la Unidad de Tramitación Destino no es competente para instruir o resolver. En última instancia, la Oficina de Registro de Destino siempre aceptará y enviará a la Unidad de Tramitación a la que el escrito vaya dirigido.

La Unidad de Tramitación Destino será la responsable de realizar las actuaciones pertinentes, remitiendo la documentación al órgano que considere competente o, en su caso, efectuar la notificación correspondiente al interesado, conforme a la legislación
sobre Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas.

Diariamente el equipo de dirección de la Oficina debe comprobar la carpeta de “Enviados/Rechazados”. En la bandeja “Rechazados” se encuentran los registros que han sido rechazados por otras oficinas de registro. Al pulsar sobre alguna de las entradas de esta bandeja, se muestra nueva pantalla con los datos del registro dividido en diferentes secciones: estado de la entrada, origen y destino, los datos del interesado, el asunto y los anexos. En la parte superior se indica quien ha rechazado la entrada, a quien se lo ha rechazado y el motivo del rechazo.

En este caso las acciones que se podrá realizar desde esta página, será volver a la anterior.

  • Replicar Registro: abre formulario con los datos del registro actual para hacer uno nuevo con datos similares de forma rápida.
  • Reenviar: Vuelve a mandar el registro a una entidad de nuestra elección, además pide observación sobre el porqué del reenvío.
  • Rectificar: Permite crear nuevo registro a partir de los datos del original con la posibilidad de rectificar aquellos datos erróneos. El rectificado adjunta el justificante del registro original.
  • Marcar como leído: Marca el registro como completado y finaliza su tramitación.

Para poder enviar de nuevo el registro se debe consultar la causa que ha motivado su rechazo, y resolver el error en el envío de la documentación: incompleta, errónea o defectuosa.

  • Acceder a la carpeta Enviados>>Rechazados.
  • Seleccionar la línea del registro rechazado.
  • Pulsar “Replicar”.
  • Se muestra ventana “¿Desea añadir los anexos al replicar el mensaje?”
  • Pulsar “Añadir”.
  • Corregir el error, consultando la documentación en el archivo anexo.
  • Pulsar “Guardar”.
  • Pulsar “Enviar”.
  • El Registro queda en la bandeja “Esperando confirmación”.