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Entrega Correos 2020

La recepción de envíos a través del Buzón Electrónico

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El Buzón Electrónico de SGIE permite la recepción electrónica en la Unidad de telegramas, burofax, avisos de servicio (AD) y solicitudes de recogida (SR).

El mensaje que acaba de llegar al buzón electrónico tiene estado “PENDIENTE” y en SGIE tiene la situación “Alta en sistema”. El operador sabrá que tiene mensajes pendientes de tratar porque en la parte superior derecha de la pantalla hay una bandera de color azul, que se pone de color rojo cuando hay mensajes pendientes (esta bandera se actualiza cada 10 minutos). Al pinchar sobre la bandera roja se muestran las tareas pendientes de la unidad (Envíos pendientes de impresión, por ejemplo).

Cuando existen envíos pendientes de impresión, pinchamos en “Buzón electrónico”:

El sistema presenta los mensajes recibidos en e-Buzón que tienen estado “PENDIENTE”, ordenados por fecha y hora de llegada al e-Buzón. El máximo de mensajes que podemos imprimir de una vez es 20, los que se muestran en una pantalla. Se pulsa Mostrar, y se marca el check de los mensajes a imprimir. A continuación pulsamos Imprimir.

Al pulsar el botón Imprimir, automáticamente se abre la ventana “Cola impresión”. Los mensajes marcados incrementan el contador de “pendientes”.

Cuando un mensaje es enviado a la impresora, el contador de “Pendientes” descuenta 1 y el de “Impresos” aumenta en uno. La ventana del contador de impresiones no debe cerrarse hasta que la cuenta de pendientes quede a cero. No deben ordenarse otras impresiones hasta que la cuenta de pendientes quede a cero.

La impresión de los Burofax puede hacerse de uno en uno (como acabamos de ver) o podemos imprimir todos los comprendidos enuna pantalla, pulsando Seleccionar Todos y a continuación Imprimir.

Cuando se da la orden de impresión en el buzón electrónico, el estado del mensaje cambia a ORDEN DE IMPRESIÓN. En SGIE, la situación del mensaje pasa a Alta en Unidad de Entrega.

En los mensajes burofax impresos debemos realizar varias comprobaciones antes de proceder a su ensobrado:

  • Es legible, no tiene caracteres extraños, no hay páginas en blanco y no se detectan cortes en la transmisión.
  • Tiene todas las páginas, carátula + [páginas de texto (escritas) = anunciadas en la carátula].
  • Las páginas están ordenadas correctamente según el renglón de identificación.
  • Si llevara la mención RE en la carátula puede aceptarse la falta de legibilidad en las páginas que se indique.
  • Se revisa que el destinatario y dirección están cumplimentados.
  • Se pone el sello de fechas en la parte superior izquierda de la carátula.

Seguidamente se ensobra y cierra el sobre. Si alguna de las comprobaciones no diera resultado correcto, se procede de la siguiente manera:

  • Se abriría incidencia en el CAU.
  • En SGIE se registraría acta por envío deteriorado, dirigida a la propia unidad receptora y anotando al menos el número de incidencia abierta en el CAU y el motivo que la provoca:
  • El CAU proveerá el texto correcto o bien informará que el mensaje queda anulado.
  • Una vez resuelta la incidencia se “recibe el acta”.

Cuando se quiera anular un mensaje burofax se liquidará el envío como “Devuelto al Cliente. Sin Información”. En ese caso la información que aparece en el Localizador de Envíos para este Burofax es Borrada.

Con las pruebas de entrega se realizan las siguientes operaciones:

  • Se revisa que estén cumplimentados destinatario y texto.
  • Se pone el sello de fechas al pie de texto.
  • Se ensobra y cierra el sobre.

El estado final de un mensaje en el buzón electrónico es IMPRESO. Cuando el mensaje se asigna a sección (Unidades mixtas), o se da de Alta en el Almacén correspondiente (U.E.O), en buzón electrónico queda en estado Impreso.

Para reencaminar un Burofax/AD a otra Unidad, se tiene que realizar a través del Buzón Electrónico, excepto en los casos en que el Burofax/AD esté asignado a un Almacén, que se tiene que utilizar la funcionalidad Liquidación de Malo.

  • Para reencaminar desde el Buzón Electrónico, podemos hacerlo de dos maneras:
  • Liquidación de envíos de reparto.
  • A través de Consulta> Gestión de buzón Electrónico.

Finalmente, cabe señalar que se han activado una serie de controles para el Buzón electrónico, que impiden cerrar la caja de SGIE si se detectan malas prácticas en la gestión del buzón. Son los siguientes:

  • Número máximo de horas en pendiente.- Existe un máximo de horas que un Burofax puede estar en el Buzón Electrónico en situación de PENDIENTE. Este máximo se ha establecido en 72 horas. Transcurridas las cuales, si no se ha realizado ninguna acción, el punto de control impedirá cerrar la caja de SGIE.
  • Número de horas para que un envío evolucione.- Este control hace que un Burofax que ha sido impreso, pero sobre el que no se ha vuelto a realizar ninguna otra acción, evolucione al estado de PENDIENTE transcurridas 72 horas. Esto no impide cerrar la caja de SGIE, pero si no se realiza ninguna otra acción, transcurridas otras 72 horas, se activa el punto de control descrito en el párrafo anterior.

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