Categorías
Entrega Correos 2020

La recepción, almacenamiento y entrega de los envíos registrados

Comparte:

La remesa de envíos registrados avisados procedentes de las unidades de reparto suele llegar a la Oficina sin ningún tipo de documento físico que detalle los envíos. No obstante, en algunos casos puede ir todavía acompañada de despachos (donde se detallan los envíos), que se agrupan en un documento denominado MAPON. En ese caso, tanto los despachos, como el mapón de la conducción están identificados con un número y un código de barras. En este caso, en el momento de la recepción de los envíos, firmamos una copia del Mapón, que queda en poder del transportista. Cabe remarcar que actualmente sólo es necesario la recepción de los despachos en SGIE para los envíos procedentes de campañas electorales, el resto de envíos no hay que realizar la recepción del despacho, al darse de alta de manera automática.

Los envíos avisados registrados deben llegar desde la UR separados por secciones y fecha de aviso, separando los envíos con importes (Reembolsos) del resto. De no cumplirse los criterios descritos, se devolverán los envíos a la UR para su correcto tratamiento y clasificación.

Con carácter general, los envíos registrados avisados se recepcionan en SGIE automáticamente de manera global (todos los envíos registrados remitidos por la Unidad de Distribución, URO o USE), desde la funcionalidad “Recepción de Avisados de SGIE”. Una vez hemos llevado a cabo la recepción automática, debemos cerrar el despacho desde la opción “Recepción> Control de Despachos”. Si hubiera alguna imposibilidad para dar de alta los envíos avisados de forma automática, se podrá utilizar el alta manual, desde la opción del menú «Entradas> Recepción Control Despachos» y pistoleando el código del despacho. Del criterio general de recepción automática se exceptúan todos los envíos registrados relacionados con procesos electorales (VE, DE, DN). En este caso, los despachos se han de recepcionar de manera manual y los envíos que contiene el despacho se han de dar de alta uno a uno.

Si se detectara alguna incidencia, se puede detallar dicha incidencia durante la recepción. Detallar la incidencia, no exime de generar un acta a un envío a posteriori. Tras realizar la recepción automática, hay que cerrar el despacho desde la opción Recepción y Control de Despachos, sin recepcionarlo allí.

La recepción de despachos de envíos electorales registrados avisados por la Unidad de Distribución/USE para su entrega en Oficina se realizará de manera manual. Esta operación se lleva a cabo desde la aplicación SGIE, desde la opción del menú «Entradas> Recepción Control Despachos», pistoleando el código del despacho.

Con la lectura del código de barras del despacho, el sistema muestra los datos del mismo, número de despacho, fecha de recepción, origen y destino, así como el total de envíos que componen el despacho. Los despachos que contienen los envíos registrados deben recepcionarse a través de la aplicación SGIE el mismo día que lleguen a la Oficina y siempre trabajando por este orden:

  • Recepcionamos el despacho (SGIE).
  • Realizamos el alta en almacén de los envíos.

Cabe tener en cuenta que solo se pueden recepcionar despachos en los que el mapón haya sido impreso en el momento de su confección y no haya sido recepcionado previamente en cualquier otra Unidad. Si el despacho está asociado a un mapón que no ha sido impreso, hay que ponerse en contacto con la Unidad de origen que ha confeccionado el despacho para que imprima el mapón. Si el despacho ya ha sido recepcionado por otra Unidad ya no se puede trabajar.

Los paquetes avisados que pertenecen a expediciones que se han de entregar completas pueden presentar incidencias específicas. Los envíos o bultos pertenecientes a una misma expedición se dan automáticamente de alta en la oficina. Si la URO/USE no incluye uno o varios bultos de la expedición, los bultos existentes quedarán estacionados en el almacén, a la espera de dar de alta el bulto o bultos faltantes de la expedición. Los bultos se desestacionarán automáticamente, volcándolos al almacén de la oficina para su posterior entrega, cuando lleguen los bultos faltantes o cuando el remitente acepte la entrega parcial de dicha expedición.

Desde la opción Consulta de recepción de avisados, el usuario puede consultar por fecha las unidades recepcionadas. Marcando en la Unidad de Distribución el usuario puede ver que envíos han sido recepcionados.

La paquetería procedente de CTA/CTP llegará a la Oficina sin despacho. Estos envíos se graban directamente en el almacén de SGIE correspondiente.

A excepción de las cartas y cartas reembolso, el resto de envíos registrados procedentes de los centros de tratamiento, aparecen en el Cuadro de Mando de Envíos de la Oficina encargada de realizar la entrega (una funcionalidad de SGIE). Al dar de alta estos envíos en el almacén de SGIE correspondiente, van desapareciendo del CME.

Para el caso de Oficinas de referencia que comparten un mismo código postal, los envíos procedentes del centro de tratamiento aparecerán en el CME de una sola. Cuando se den de alta en la Oficina correspondiente, desaparecerán del CME.

En los apartados postales se entregan, en principio, aquellos envíos registrados que llevan como dirección un número de apartado de correos. Sin embargo, cabe señalar que desde la URO se pueden encaminar envíos registrados, financieros y telegráficos a titulares de un apartado de correos si el destinatario lo ha autorizado expresamente por escrito. En este caso, una vez clasificados los envíos en el proceso de embarriado, se separarán del reparto y se reencaminarán a la Oficina. Previamente se habrán dado de alta los envíos en Unidad y reencaminado en SGIE para evitar la pérdida de calidad y trazabilidad del envío. Deberá facilitarse a la Oficina una copia de la autorización del destinatario. Queda exceptuado de este procedimiento, la entrega de notificaciones administrativas, que por sus especiales características, deberán seguir entregándose a domicilio, salvo que haya una petición formal de reenvío postal y que sea de aplicación a este tipo de productos según normativa. Este procedimiento se aplicará tanto a las Unidades que comparten local, como a aquellas que, sin compartirlo, se encuentren próximas o, en todo caso, se asegure la puesta a disposición en la Oficina de todos los envíos a primera hora de la mañana junto con los envíos avisados en su enlace habitual, teniendo en cuenta el tipo de productos para los que se aplica la autorización y preservando siempre, tanto la trazabilidad de los mismos, como la calidad asociada a cada uno de ellos como obligación necesaria.

De no cumplirse los criterios descritos, se devolverán los envíos a la U.R. para su correcto tratamiento y clasificación.

Los productos telegráficos (telegramas, burofax y acuses de recibo) dirigidos a Lista y Apartados llegan a la Oficina a través del Buzón Electrónico de SGIE; los avisados llegan a través de la ruta establecida. Estos envíos se tendrán que imprimir y tratar, dependiendo de su modalidad. Cabe señalar que Correos no presta el servicio de entrega de faxes recibidos desde un fax particular, por lo que si llega a la oficina alguno de éstos, no se realizará la entrega del mismo. Las Oficinas Mixtas recibirán, además de los productos telegráficos destinados a Apartados y Lista de Correos, los destinados para el reparto. Estos últimos hay que imprimirlos y asignarlos a la sección correspondiente, como el resto de certificados.

Con la extensión del Buzón Electrónico a todas las Oficinas, el reencaminamiento a otra Unidad de estos productos se realizará a través del propio Buzón Electrónico, salvo cuando hayan sido asignados a algún almacén, en cuyo caso se tiene que reencaminar a través de Liquidación de Malo.

Asimismo, los giros avisados llegan a las oficinas, además de por SGIE, por la nueva operativa SEDI, debiendo gestionarse en la Oficina la operativa y contabilidad de los mismos.

Los envíos con reembolso de origen nacional (origen Península y Baleares, excepto Canarias) que presenten incidencias recibirán el tratamiento que se detalla seguidamente.

Si no figuran los importes en SGIE de envíos sin prerregistro admitidos en la Red de Oficinas o de envíos de grandes Clientes (con prerregistro) sin documentación específica, se debe abrir incidencia en el CAU (Rico 22525). Una vez han transcurrido 5 días hábiles sin aparecer los importes en SGIE, se devuelve el envío, liquidándolo en SGIE como «Devuelto a Cliente Sin Información».

En caso de que durante la verificación de importes se compruebe que no existe coincidencia entre el importe recuperado de SGIE y el que figura en la etiqueta impresa por IRIS del envío, se debe proceder de la siguiente manera:

  1. Identificar la Unidad de Admisión por los datos que figuran en SGIE, y buscar su correo electrónico en la lista de direcciones del correo electrónico o en Conecta.
  2. Comunicar por correo electrónico a dicha Unidad de Admisión la divergencia de importes del reembolso, según el siguiente formato:

ASUNTO: «Incidencia de Importe de Reembolso».

TEXTO: «Informe sobre incidencia en importe de reembolso».

DATOS DEL ENVÍO:

  • Número de origen.
  • Oficina de origen.
  • Fecha de admisión.
  • Importe en cubierta.
  • Importe en SGIE.
  • Tipo de producto: (muy importante para localizarlo en IRIS).

DATOS DE INDENTIFICACIÓN DEL COMUNICANTE:

  • Nombre de la Unidad.
  • Nombre y Apellidos.

La Unidad de Admisión comunicará, respondiendo a este correo en el plazo máximo de 24 horas, la corrección en IRIS del importe solicitado, mediante alguna de las siguientes respuestas:

  1. Ha sido corregido el importe en IRIS/SGIE siendo el correcto…euros.
  2. El importe correcto es el que figura en el sistema siendo de… euros.
  3. La admisión del envío no ha sido realizada en esta oficina o bien el número es incorrecto y no le corresponde su resolución.

Si no hubiera respuesta de la Unidad de Admisión en el plazo de 5 días, se deberá realizar una segunda petición de resolución de «Incidencia de importe de Reembolso, Segunda Petición» con copia al correo de la Jefatura de Red de Zona o Jefe Zonal de Logística, según corresponda, que deberá intervenir para que se resuelva. Transcurrido un plazo de diez días sin respuesta desde la primera comunicación de incidencia se devolverá el envío reembolso al remitente indicando en la cubierta como causa de devolución «Incidencia de Importe de Reembolso» y liquidándolo en SGIE como «Devuelto a Cliente. Sin información».

En el caso en que sea imposible la identificación de la Unidad de Admisión o la comunicación con ella, se procederá a devolver el envío al remitente lo antes posible, liquidándolo en SGIE como Devuelto a Cliente. Sin información.

No se podrá modificar el importe de la cubierta del envío aunque no coincida con el que nos ha confirmado la Unidad de origen. En este caso, se hará ver al receptor que el importe correcto es el del sistema informático.

Los envíos con importes de origen internacional que presenten incidencias tendrán el tratamiento que se detalla seguidamente.

En caso de que durante la verificación de importes se compruebe que no existen todos los importes o que no existe coincidencia entre el importe recuperado por SGIE y el que figura en la cubierta o documentación del envío, se debe proceder de la siguiente manera:

  1. Envíos gravados por la ADUANA: Se debe abrir incidencia en el CAU (Rico 22525). Transcurridos 5 días hábiles sin aparecer los importes en SGIE, se devuelve el envío liquidándolo en SGIE como Devuelto a Cliente. Sin información.
  2. Resto de envíos. Comunicar la incidencia al correo electrónico: barajas.internacional@correos.com con el siguiente formato:
  • ASUNTO: «Incidencia de Importe de Reembolso».
  • TEXTO: «Informe sobre incidencia en importe de reembolso».
  • DATOS DEL ENVÍO:
    • País de origen.
    • Número de origen.
    • Importe en cubierta.
    • Importe en SGIE.

En cualquiera de los casos, transcurrido un plazo de 5 días sin respuesta desde la primera comunicación de incidencia, se devolverá el envío indicando como causa de devolución en la cubierta «Incidencia de importes» y liquidándolo en SGIE como «Devuelto a Cliente. Sin información». No se debe entregar ningún envío en que la cantidad cobrada no coincida con la que el sistema SGIE indica.

Servicios de entrega Correos