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La calidad en Correos 2020

La metodología LEAN

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Esta metodología nace en los años 50 del siglo pasado de la mano de los fabricantes de coches japoneses Toyota. Es en los 80 cuando se exporta a Europa.

Su intención principal era crear valor para el consumidor final, con lo que la estrategia se basaba en la búsqueda de todas aquellas oportunidades de mejora; esto es, crear una estrategia de mejora continua sin atender al beneficio y sí al valor de producción.

LEAN es una filosofía de trabajo basada en las personas que precisa la forma de mejorar y optimizar una manera de trabajar, pone la atención en la identificación y eliminación de todo aquello que no aporta valor (mudas o desperdicios). Identifica varios tipos de desperdicios: sobreprocesos, tiempo de espera, excesivos movimientos materiales o de personas, defectos, etc.

Esta filosofía despliega una aplicación sistemática y habitual de un conjunto de técnicas y herramientas que cubren, prácticamente, la totalidad de las áreas operativas: organización de los puestos de trabajo, gestión de la calidad, mejora de los procesos y motivación e implicación del personal.

El secreto no está en el nombre de la filosofía sino en la actitud persistente en el tiempo de perseguir e implementar acciones de mejora y eliminación de actividades que no aporten valor al cliente, con pleno apoyo de la dirección y de empleados, adaptadas a las circunstancias específicas de cada empresa, para el incremento de la productividad, mejora de la calidad del servicio y reducción de costes.

LEAN no es simplemente un conjunto de herramientas, supone un cambio cultural y una orientación hacia la mejora continua. No es algo que se pueda delegar, nace de todos y cada uno de los empleados y debe estar alineado con la estrategia de la empresa. Lean se aplica a todos los procesos.

Esta metodología se aplica en Correos desde 2014. En el año 2016 se había implantado en 28 unidades operativas y permitió una mejora en la productividad equivalente a 58.400 horas de trabajo anuales.

Herramientas de LEAN

A) Mapeo de la Cadena de Valor

Son todos los pasos necesarios al dar un servicio o elaborar un producto desde los proveedores hasta el cliente consumidor. Correos utiliza los siguientes símbolos en el mapeo:

  • Fecha: indica el desplazamiento.
  • Triángulo: significa material parado.
  • Cuadrado: señala actividades de revisión y control.
  • Circulo: indica operaciones con o sin valor añadido. Se diferencian con los colores.
  • Fabrica: representa los proveedores o clientes externos e internos.
  • Camión: señalan actividades que representan transportes externos.

B) Estandarización

Se trata de hacer las tareas de la misma manera. Además de reducir tiempo, es la base de la formación. Así:

  • Oficinas: se estandariza la admisión y la entrega.
  • Unidades de distribución: llevar a cabo las distintas fases igual todas las mañanas.
  • Centros de Tratamiento: para alimentar y evacuar las maquinas siempre igual.
  • En todas las unidades: adaptación a una nueva forma de trabajar.

C) Gestión Visual 5S

Con ella se identifican los riesgos, puntos de referencia y patrones con mayor seguridad. D) Distribución en planta (layout)

Se trata de una forma de distribuir el espacio, con el objeto de minimizar los transportes, las manipulaciones y el almacenamiento.

La implantación tiene el siguiente recorrido:

  • Estudio de la distribución en planta del equipamiento de las áreas de trabajo y también del flujo de materiales. Se utiliza un plano o croquis, pudiendo estudiar la Unidad completa o distintas áreas de trabajo.
  • Se listas aquellas cosas que no funcionan bien: falta de espacios, recorridos excesivos, problemas con el flujo de información, personas o materiales.
  • Propuesta de nueva distribución en planta: se proponen las deficiencias detectadas y las medidas a adoptar:
    1. Que cada operación esté en la misma área y ordenada de forma secuencias con el fin de maximizar el flujo de materiales.
    2. El espacio es tridimensional, se puede utilizar también en vertical.
    3. El trabajo tiene que ser cómodo y seguro.
    4. Cualquier cambio tiene que ser flexible, es decir, al menor coste posible.
    5. Se debe hacer alusión a todos los cambios, por pequeños que sean.
  • Se implanta la nueva distribución, supervisando el equipo para que se implemente correctamente el layout y si se han hecho peticiones a otros responsables, se tiene que hacer un seguimiento.
  • Como último punto se deben medir las mejoras. Se trata de comparar las fotos del espacio tal y como estaba antes y como ha quedado ahora. Hay varios indicadores que nos avalaran lo establecido: metros que se han reducido los desplazamientos, metros cuadrados útiles de que se dispone ahora o cuantos minutos se ha reducido el tiempo en llevar a cabo una actividad.

E) Estudio Logístico

Se trata de repartir el trabajo por parte del Responsable, a fin de evitar desplazamientos inútiles. Se consigue más eficiencia y control:

1.- Áreas de Trabajo/Unidades: Se definen rutas programadas de elementos móviles entre puestos a fin de no hacer viajes inútiles.

2.- Puestos de Atención al Cliente en Oficina: Se identifica a un empleado que sea quien recoja los productos admitidos por el resto y los lleve al punto de preparación de rutas, aprovechando la vuelta para reponer material a los puntos de atención al cliente, evitando que todos los empleados se tengan que mover de sus ventanillas, con la consiguiente pérdida de tiempo.

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