Esta metodología nace en los años 50 del siglo pasado de la mano de los fabricantes de coches japoneses Toyota. Es en los 80 cuando se exporta a Europa.
Su intención principal era crear valor para el consumidor final, con lo que la estrategia se basaba en la búsqueda de todas aquellas oportunidades de mejora; esto es, crear una estrategia de mejora continua sin atender al beneficio y sí al valor de producción.
LEAN es una filosofía de trabajo basada en las personas que precisa la forma de mejorar y optimizar una manera de trabajar, pone la atención en la identificación y eliminación de todo aquello que no aporta valor (mudas o desperdicios). Identifica varios tipos de desperdicios: sobreprocesos, tiempo de espera, excesivos movimientos materiales o de personas, defectos, etc.
Esta filosofía despliega una aplicación sistemática y habitual de un conjunto de técnicas y herramientas que cubren, prácticamente, la totalidad de las áreas operativas: organización de los puestos de trabajo, gestión de la calidad, mejora de los procesos y motivación e implicación del personal.
El secreto no está en el nombre de la filosofía sino en la actitud persistente en el tiempo de perseguir e implementar acciones de mejora y eliminación de actividades que no aporten valor al cliente, con pleno apoyo de la dirección y de empleados, adaptadas a las circunstancias específicas de cada empresa, para el incremento de la productividad, mejora de la calidad del servicio y reducción de costes.
LEAN no es simplemente un conjunto de herramientas, supone un cambio cultural y una orientación hacia la mejora continua. No es algo que se pueda delegar, nace de todos y cada uno de los empleados y debe estar alineado con la estrategia de la empresa. Lean se aplica a todos los procesos.
Esta metodología se aplica en Correos desde 2014. En el año 2016 se había implantado en 28 unidades operativas y permitió una mejora en la productividad equivalente a 58.400 horas de trabajo anuales.
Herramientas de LEAN
A) Mapeo de la Cadena de Valor
Son todos los pasos necesarios al dar un servicio o elaborar un producto desde los proveedores hasta el cliente consumidor. Correos utiliza los siguientes símbolos en el mapeo:
- Fecha: indica el desplazamiento.
- Triángulo: significa material parado.
- Cuadrado: señala actividades de revisión y control.
- Circulo: indica operaciones con o sin valor añadido. Se diferencian con los colores.
- Fabrica: representa los proveedores o clientes externos e internos.
- Camión: señalan actividades que representan transportes externos.
B) Estandarización
Se trata de hacer las tareas de la misma manera. Además de reducir tiempo, es la base de la formación. Así:
- Oficinas: se estandariza la admisión y la entrega.
- Unidades de distribución: llevar a cabo las distintas fases igual todas las mañanas.
- Centros de Tratamiento: para alimentar y evacuar las maquinas siempre igual.
- En todas las unidades: adaptación a una nueva forma de trabajar.
C) Gestión Visual 5S
Con ella se identifican los riesgos, puntos de referencia y patrones con mayor seguridad. D) Distribución en planta (layout)
Se trata de una forma de distribuir el espacio, con el objeto de minimizar los transportes, las manipulaciones y el almacenamiento.
La implantación tiene el siguiente recorrido:
- Estudio de la distribución en planta del equipamiento de las áreas de trabajo y también del flujo de materiales. Se utiliza un plano o croquis, pudiendo estudiar la Unidad completa o distintas áreas de trabajo.
- Se listas aquellas cosas que no funcionan bien: falta de espacios, recorridos excesivos, problemas con el flujo de información, personas o materiales.
- Propuesta de nueva distribución en planta: se proponen las deficiencias detectadas y las medidas a adoptar:
- Que cada operación esté en la misma área y ordenada de forma secuencias con el fin de maximizar el flujo de materiales.
- El espacio es tridimensional, se puede utilizar también en vertical.
- El trabajo tiene que ser cómodo y seguro.
- Cualquier cambio tiene que ser flexible, es decir, al menor coste posible.
- Se debe hacer alusión a todos los cambios, por pequeños que sean.
- Se implanta la nueva distribución, supervisando el equipo para que se implemente correctamente el layout y si se han hecho peticiones a otros responsables, se tiene que hacer un seguimiento.
- Como último punto se deben medir las mejoras. Se trata de comparar las fotos del espacio tal y como estaba antes y como ha quedado ahora. Hay varios indicadores que nos avalaran lo establecido: metros que se han reducido los desplazamientos, metros cuadrados útiles de que se dispone ahora o cuantos minutos se ha reducido el tiempo en llevar a cabo una actividad.
E) Estudio Logístico
Se trata de repartir el trabajo por parte del Responsable, a fin de evitar desplazamientos inútiles. Se consigue más eficiencia y control:
1.- Áreas de Trabajo/Unidades: Se definen rutas programadas de elementos móviles entre puestos a fin de no hacer viajes inútiles.
2.- Puestos de Atención al Cliente en Oficina: Se identifica a un empleado que sea quien recoja los productos admitidos por el resto y los lleve al punto de preparación de rutas, aprovechando la vuelta para reponer material a los puntos de atención al cliente, evitando que todos los empleados se tengan que mover de sus ventanillas, con la consiguiente pérdida de tiempo.
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