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Entrega Correos 2020

Grabación de Envíos Registrados

Como se ha visto, el alta de los envíos avisados en SGIE de la Oficina se produce cuando se asume la recepción de todos los envíos avisados por una Unidad de reparto de manera general. Para el resto de envíos cabe señalar que con la entrada en funcionamiento del almacén unificado para la recepción de envíos en SGIE, no es necesario separar los envíos por canales (avisados, no domiciliaria y lista) ni por almacenes (a cobrar, a pagar, resto) al hacerlo automáticamente el sistema, salvo en los casos de los envíos dirigidos a apartados o estacionados.

Se procede a grabarlos en la aplicación SGIE. Para ello se accede al menú Entradas>>Alta en Almacén.

  • Canal Apartados: Seleccionar el número de Apartado y leer el código de barras del envío. En el casillero del Apartado se deposita una relación en la que constan los envíos registrados que hay disponibles para ese Apartado. Los envíos registrados no se introducen en el casillero. Cuando el cliente acceda a la Oficina a retirar el envío presentará la relación y firmará en Tableta Digitalizadora.
  • Canal Estacionados: Seleccionar el código de barras del envío cuando se necesite estacionar el envío. Para dar de alta los envíos (Avisado, No Domiciliaria o Lista), elegir la opción “Automático”. En esta opción, él sistema es capaz de ubicar el envío en su hueco correspondiente.
  • Canal Avisados: Solo será necesario la lectura del código de barras del envío (si no se ha recepcionado de manera automática). Cuando el cliente acceda a la Oficina a retirar el envío, firma en Tableta Digitalizadora.
  • Canal No Domiciliaria Y Lista: Si el envío tiene grabados todos los datos, SGIE recupera dichos datos al leer el código del envío (destinatario, dirección, remitente, importes asociados, etc.) De lo contrario, estos datos hay que introducirlos manualmente desde la pantalla de SGIE. Si faltasen datos de trazabilidad de un envío o por sus características pudiese ir en más de un canal, elegir manualmente el canal (No Domiciliaria o Lista). Si se repitiera este hecho en otros envíos, se puede fijar el canal correspondiente, marcando “FIJAR”. Cuando el cliente acceda a la Oficina a retirar el envío, firma en Tableta Digitalizadora.
  • Canal Buzón de Vacaciones: Se accede a este canal, donde se selecciona en el desplegable Tipo de Buzón “Buzón Vacaciones” y se pulsa en “Buscar” para ver el listado de los Buzones de Vacaciones de la Oficina, con el estado de cada Buzón y sus datos. Los sobres colectores que se reciban en la Oficina vendrán con una etiqueta en la que figura:
    • El Código de Buzón.
    • El Codired y nombre de la Oficina.
    • Un código de barras cuyo no es el código del Buzón de Vacaciones, más el secuencial de los sobres emitidos.

El alta de los sobres en la Oficina se realiza a través de SGIE según su recepción:

  • Por recepción automática de avisados, junto al resto de los envíos recibidos de la unidad de reparto desde Entradas>>Recepción de avisados.
  • De forma unitaria, cuando no estén incluidos en el despacho, desde Entradas>>Alta Almacén, verificando que esté seleccionado “Automático”. En esta pantalla, al leer el código del sobre colector, aparece el código del Buzón de vacaciones al que corresponde dicho sobre y el nombre del titular del mismo. Y al cliquear en “cerrar almacén” aparecen en pantalla los envíos asignados a Buzones de vacaciones en la Oficina. Al Buzón de vacaciones solo se asignan los sobres colectores que contienen correspondencia ordinaria y avisos, los certificados van al canal de avisados como cualquier otro envío avisado. Si faltasen datos de trazabilidad de un envío o por sus características pudiese ir en más de un canal, elegir manualmente el canal (Avisado, No Domiciliaria o Lista). Si se repitiera este hecho en otros envíos, se puede fijar el canal correspondiente, marcando “FIJAR”.

Envíos Avisados acompañados de Despacho

En el caso de que los envíos avisados vengan acompañados de hoja de despacho y se den de alta de manera manual (cosa poco probable en la actualidad), SGIE permite comprobar si hay envíos incluidos en el despacho que no han llegado a la oficina (que faltan) y permite generar un informe de faltas de envíos avisados. Si al finalizar la lectura de los códigos de barras de los envíos contenidos en un despacho hubiera envíos pendientes de recibir, el sistema lo informa debajo del encabezamiento «Despachos con envíos pendientes de recibir». Una vez realizada el alta de los envíos en sus almacenes respectivos, la gestión de faltas y sobras se realiza desde la opción «Entradas>>Recepción y Apertura de Despachos» y se pueden visualizar para cada despacho cuantos envíos están pendientes de dar de alta en la Unidad.

Para poder visualizar los envíos que faltan por recepcionar o dar de alta en la Unidad de la Oficina, hay que seleccionar el despacho correspondiente y mediante el doble click el sistema muestra el listado de los envíos pendientes.

En la parte de superior de la pantalla se muestra un listado de los envíos que pertenecen al despacho pero que no han sido leídos, es decir, envíos del despacho que no han sido dados de alta en la unidad; esto son las faltas. El listado va ordenado por número de despacho y producto.

En la parte inferior se muestran los envíos duplicados, es decir, envíos que están en el despacho, pero que también han estado en otras Unidades y no se han liquidado correctamente, antes de introducirlos en el despacho.

Cuando no se realiza la operativa de recepción de despachos y grabación de envíos por el orden correcto, sino que primero se pistolean los envíos y luego se recepciona el despacho, todos los envíos se muestran como pendientes. En este caso se puede solicitar un refresco de la información (botón refresco información), apareciendo como recibidos los envíos que se han dado de alta en el almacén.

La gestión de faltas para los envíos procedentes de los Centros de tratamiento, que llegan a la Oficina sin despacho, se realiza a través de la Gestión de Faltantes del CME de SGIE.

Informe de Faltas y Generación de Actas

Informe de Faltas: en el caso de que, al finalizar la lectura de los códigos de barras de los envíos contenidos en un despacho, hubiera envíos pendientes de recibir, el sistema lo informa debajo del encabezamiento «Despachos con envíos pendientes de recibir».

Una vez realizada el alta de los envíos en sus almacenes respectivos, la gestión de faltas y sobras se realiza desde la opción de SGIE «Entradas>>Recepción y Apertura de Despachos» y se pueden visualizar para cada despacho cuantos envíos están pendientes de dar de alta en la Unidad.

Para poder visualizar los envíos que faltan por recepcionar o dar de alta en la Unidad de la Oficina, hay que seleccionar el despacho correspondiente y mediante un doble click el sistema muestra el listado de los envíos pendientes.

En la parte de superior de la pantalla se muestra un listado de los envíos que pertenecen al despacho pero que no han sido leídos, es decir, envíos del despacho que no han sido dados de alta en la Unidad; esto son las faltas. El listado va ordenado por número de despacho y producto.

En la parte inferior se muestran los envíos duplicados, es decir, envíos que están en el despacho, pero que también han estado en otras Unidades y no se han liquidado correctamente, antes de introducirlos en el despacho.

Cuando no se realiza la operativa de recepción de despachos y grabación de envíos por el orden correcto sino que primero se pistolean los envíos y luego se recepciona el despacho, todos los envíos se muestran como pendientes. En este caso se puede solicitar un refresco de la información (botón” Refresco información”), apareciendo como recibidos los envíos que se han dado de alta en el almacén.

La gestión de faltas para los envíos procedentes de los Centros de Tratamiento, que llegan a la Oficina sin despacho, se realiza a través de la Gestión de Faltantes del CME de SGIE.

Generación de Actas: una vez realizado el control de envíos sobrantes y faltas, se puede solicitar la generación de un acta con los despachos con destino a la Unidad, generados hace más de 48 horas y que aún no han sido recepcionados o bien con los envíos que han sido falta en la Unidad, es decir, que venían incluidos en el despacho pero no han llegado físicamente a la Oficina.

Al pulsar el botón «Generar Acta» de SGIE se accederá a la pantalla que facilita la generación de estas actas. El botón «Cancelar» devuelve el control a la página de registro de envíos. El botón «Marcar Todos» selecciona todos los envíos que componen las faltas de los despachos. El botón «Aceptar» actualiza el estado del despacho.

En el caso de que exista alguna anomalía que afecte a los envíos procedentes de un despacho de correspondencia registrada, (embalajes o precintos rotos, robos,…) es necesario levantar acta.

Para ello se accede a SGIE, y se levanta el acta
correspondiente, realizando los siguientes pasos:
SGIE>>Actas de Incidencias>> Alta». Se introducen
todos los datos que requieren los campos de la pantalla. Se registran todos los datos relativos al acta que se va a levantar, tipo de incidencia, unidades implicadas (unidad de acta, unidad emisora del envío y destino del envío), datos de los dos empleados-testigos que levantan acta, etc. Al pulsar el botón «Aceptar» se validan los datos y se vuelve a la página anterior.

Una vez confeccionado el acta, la Oficina, tiene que conservar los precintos, sacas, sobres, etc., que dieron lugar al levantamiento del acta durante el tiempo necesario para hacer frente a posibles reclamaciones.

No es necesario cumplimentar ningún impreso de acta en papel, ni imprimir los que genere el uso de ninguna herramienta informática y, por tanto, tampoco se deberán enviar copias en papel a ningún área de Correos. Toda la información, una vez grabadas las actas en SGIE, quedará recogida en los sistemas informáticos, donde podrá ser consultada para cualquier trámite.

No obstante se establece una única excepción al procedimiento, cuando la causa de la incidencia que da lugar al levantamiento de acta sea el expolio de un envío con valor declarado, el sistema SGIE permitirá la impresión en papel del acta, que será firmada por los dos empleados que la levanten y se quedará archivada en la unidad que ha creado el acta durante un año, sin que sea necesario enviarla a ninguna unidad.

Para que un acta en SGIE sea efectiva, es necesario que la Oficina la confirme; si se guarda pero no se confirma, el acta no sale nunca de la unidad y puede ser modificada o eliminada. Esta operativa también se aplica a los envíos procedentes de un Centro de tratamiento sin despacho.

Generación de Avisos de Llegada de envíos registrados sin entrega domiciliaria

Una operativa relacionada con la grabación de envíos registrados sin entrega domiciliaria es la generación de Avisos de llegada de aquellos envíos que lo requieren. La operativa será necesaria o no, en función del canal:

  • Canal Avisados: no será necesario generar Avisos de Llegada para el destinatario, ya que al tratarse de envíos que la UR ha intentado entregar en el domicilio, al cliente ya se le ha depositado un aviso en el buzón domiciliario.
  • Canal Apartados: hay que imprimir un Aviso de llegada al asignar al apartado nuevos envíos registrados. Este Aviso de llegada, en forma de relación, se deposita en el casillero del apartado. Cada vez que se asigne un nuevo envío registrado al apartado, es necesario volver a imprimir el Aviso de Llegada. La impresión del mismo se hace desde SGIE>>Entradas>>Impresión Listado de Apartados>>Listado Automático (emitirá Aviso de llegada de todos los apartados con nuevos envíos registrados asignados) o “Listado a Petición” (seleccionando un apartado). Además al dar de alta el envío en el apartado correspondiente mediante SGIE, el sistema genera un mensaje SMS gratuito en el teléfono móvil del titular del apartado, indicándole que tiene a su disposición un envío registrado.
    El Aviso de llegada estándar de plástico, se tiene que utilizar exclusivamente para los envíos ordinarios que no quepan en el casillero del apartado.
  • Canal No Domiciliaria: Al tratarse de envíos que no han salido a reparto, las Unidades de Distribución deben generar el Aviso de Llegada desde SGIE, para su depósito en el buzón domiciliario de los destinatarios. La generación de los 1o avisos y 2o avisos se realizarán en las Unidades de Distribución, a través de SGIE. La recepción de los despachos y la impresión de los Avisos de Llegada o emisión de SMS/Mail de los Paq Premium y Paq Estándar Oficina de Referencia y Oficina Elegida debe hacerse en la misma fecha de su llegada a la Oficina (D+0).
  • Canal Lista: No requiere Aviso. El cliente acude a la Oficina por propia iniciativa a retirar el envío o bien se le avisa mediante un SMS o correo electrónico para la modalidad de Oficina Elegida (al dar de alta el envío en SGIE, se genera automáticamente el mensaje electrónico al destinatario). La correspondencia registrada se entrega de igual forma que el resto de registrados, comprobando el documento de identidad del destinatario o autorizado (en este último caso aportará autorización), si el envío contiene importes cobrando estos y finalmente firmando en la tableta.
  • Buzón de Vacaciones: Al buzón de vacaciones, solo se asignan los sobres colectores que contienen correspondencia ordinaria y Avisos. La correspondencia certificada va al canal de avisados, como cualquier otro envío avisado, y en este caso sí se generan Avisos. Al finalizar el contrato del buzón de vacaciones, se le comunica al cliente por SMS la finalización del servicio.

Los Avisos de Llegada generados por SGIE o que acompañen a la correspondencia No Domiciliaria dirigida a aquellos entornos que no reúnan las condiciones reglamentarias para la distribución domiciliaria de la correspondencia registrada (urbanizaciones, diseminados, polígonos industriales, etc.), no se pasarán a reparto. En estos casos, la Oficina los embarriará junto con el resto de la correspondencia ordinaria avisada para estos mismos entornos.

Tema 7 La Entrega a Domicilio