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La gestión de vendedores ONCE

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A cada oficina se le asignará un número determinado de vendedores que siempre será el mismo. Se pueden producir cambios de forma puntual, que serán comunicados con antelación. No obstante, cualquier vendedor de un mismo Centro Territorial ONCE puede acudir a la Oficina a realizar la operativa de liquidación económica.

ONCE realiza las altas de nuevos vendedores directamente vía telemática desde el sistema de ONCE al de Correos. Normalmente, las oficinas reciben comunicación de estas altas vía correo electrónico remitido desde servicios centrales de Correos. No obstante, en ocasiones ONCE realiza el alta telemática con las fechas muy ajustadas. Por lo tanto, no es un requisito obligatorio haber recibido dicha comunicación por correo electrónico para que la oficina atienda al vendedor. Si al introducir el código del vendedor en IRIS el sistema reconoce el vendedor todo es correcto. Cuando ONCE necesita adscribir un vendedor en una Oficina Satélite, realizará el alta telemática en la oficina Continente. La oficina Continente deberá realizar la recepción de los albaranes y remitirá los cupones a la oficina Satélite, donde se podrán hacer las operaciones con el vendedor normalmente.

Cuando se asigne un vendedor a una oficina éste deberá presentarse en la oficina correspondiente, con el documento presente en el anexo, para comunicar que está asignado a dicha oficina.

No es necesario archivar la documentación de adscripción de vendedor a Correos.

La liquidación económica y la devolución de productos ONCE a solicitud del vendedor se podrán realizar cualquier día de lunes a viernes. La entrega de los cupones al vendedor tendrá un día asignado (la mayoría recoge los miércoles, aunque el día asignado puede ser cualquiera de lunes a viernes). Se podrán realizar operaciones hasta las 18:00 horas, a partir de dicha hora sólo se podrán hacer consultas en el frontal de IRIS > Gestión de vendedores.

ALTA Y LIQUIDACIÓN EN SGIE: Los paquetes conteniendo los cupones para losvendedores/ONCE vienen dentro de un Paq estándar de Entrega a domicilio dirigido al director de la oficina de Correos Suc. XXXX, (los cuatro dígitos del código bancario que la oficina tenía con BanCorreos).

La USE o UR realiza la entrega al director de la oficina como si se tratara de un destinatario más. El director o persona autorizada firma en la PDA.

Una vez recibido, se abre el paquete y dentro vendrá un albarán en el que vienen detallados los envíos dirigidos a los vendedores ONCE. En el paquete también se recibe un ‘Documento de firmas’. Normalmente ese documento no hay que utilizarlo. El vendedor debe firmar solo la documentación que imprime el sistema.

Una vez recibido este Paq estándar en la Oficina, lo primero que se ha de hacer es recepcionar el/los albarán/es en IRIS desde el módulo Gestión >> Gestión de Vendedores O.N.C.E. >> Recepción de albaranes: Una vez seleccionada la opción Recepción de albaranes aparece lapantalla donde debe introducirse el código de barras del albarán que viene en el paquete recibido. En caso de que faltara el documento Albarán, el código del mismo puede obtenerse en IRIS>Gestión de Vendedores ONCE>Consultas>Liquidaciones (o en la consulta ‘Paquetes ONCE a retirar’). En dicha consulta, en el campo Fecha hay que informar la fecha de entrega de alguno de los paquetes de cupones.

Se lee el código de barras. Si el sistema muestra el mensaje ‘Código no existe’ hay que verificar que se está pistoleando el código de barras del Albarán (y no de alguno de los paquetes de cupones, por ejemplo).

Si el código de barras es correcto y aparece dicho mensaje ‘Código no existe’ es porque ha llegado el envío físicamente antes que la información telemática desde ONCE a Correos. Es una incidencia que suele ocurrir los miércoles, jueves o viernes de la semana anterior a la fecha de entrega del paquete. En este caso hay que intentar volver a hacer la operativa más tarde (o el día siguiente). Si es correcto, la pantalla debe mostrar la información de todos los paquetes de cupones incluidos en el albarán.

En esta pantalla de recepción de albarán hay un campo (Código de Paq estándar), en el que tenemos que informar del código de envío del Paq estándar donde viajaban los paquetes/vendedor y el albarán. En caso de que el albarán se reciba distribuido en varios PQ hay que pistolear el primero de ellos. En caso de que IRIS, tras pistolear, no muestre todos los paquetes de cupones hay que probar a pistolear otro PQ-

A continuación se van introduciendo los códigos de barras de cada envío y la aplicación va chequeándolos. Una vez introducidos todos se pulsa en cerrar albarán y a partir de este momento se tienen los envíos en disposición de ser entregados a los vendedores.

INCIDENCIAS ALBARANES

Si falta físicamente alguno de los paquetes que sí figuran en el albarán, marcar la opción “Albarán con incidencia” y luego “Cerrar albarán”. En estos casos, no es necesario que desde la oficina se haga ninguna gestión más. . Al marcar “Albarán con incidencia” la información llega telemáticamente a ONCE. De todas formas, puede comunicarse la falta al vendedor para que este haga las gestiones con su Centro ONCE.

En caso de que falte algún paquete que, además, tampoco figura en el albarán (es decir, si falta un paquete que se esperaba recibir, de un vendedor habitual, por ejemplo) la oficina no debe hacer nada. Es el vendedor el que debe consultar con su Centro.

Puede ocurrir que haya coincidencia entre los paquetes que se han recibido físicamente y los que muestra IRIS pero no con los que figuran en el documento albarán. En este caso no hay incidencia, hay que recepcionar los paquetes normalmente.

Puede ocurrir que tras cerrar el albarán con incidencia se reciba en la oficina un segundo Paq estándar con los paquetes de los vendedores faltantes. En ese caso, seguir los siguientes pasos:

  • Volver a entrar en “Recepción de albarán” .
  • En el campo “Código de Paq. Estándar” pistolear el segundo PQ .
  • Pulsar «Apertura de albarán».
  • Pistolear los paquetes de cupones recibidos en el segundo PQ.
  • Pulsar «Cerrar albarán”.

Con esto la operativa de recepción de albaranes ha finalizado. Ahora hay que esperar a que acudan los vendedores a retirar sus paquetes conteniendo los cupones semanales.

Los paquetes/vendedor deberán custodiarse en un lugar seguro hasta el momento de su entrega (caja fuerte, armario de seguridad, etc.).

Si al abrir el PQ se observa que alguno de los paquetes de cupones está deteriorado debe advertirse esta circunstancia al vendedor antes de proceder a la entrega.

Con criterio general, el día en que acudirán los vendedores a las oficinas a retirar sus paquetes será un día p r e v i a m e n t e asignado (la mayoría recoge los miércoles, aunque el día asignado puede ser cualquiera de lunes a viernes), aunque pueden producirse modificaciones (festivos, imposibilidad de ir el vendedor, etc.), por tanto la fecha la puede diferir a la publicada en el paquete. En cualquier caso, el sistema no nos dejará realizar entregas de paquetes fuera del día previamente autorizados por la ONCE.

REQUISITOS PARA LA LIQUIDACIÓN

La liquidación de vendedores generalmente se compondrá de una liquidación económica y la entrega al vendedor de los cupones semanales. Para la liquidación económica, existen los siguientes requisitos:

El vendedor puede ir a la oficina cualquier día a su elección, de Lunes a Viernes, para la liquidación económica. Tendrán que ir obligatoriamente un día de la semana para la recogida de paquete. Solo se podrán hacer liquidaciones económicas iguales o superiores en importe a las que solicita la ONCE. El sistema operativo no dejará hacer liquidaciones económicas inferiores a la cantidad solicitada por la ONCE.

Solo hay un día a la semana asignado por la ONCE para la entrega de los cupones al vendedor. Para la realización de la operativa completa (liquidación económica y entrega de paquetes) los vendedores sólo podrán acudir a la oficina de Correos a la que están asignados. No obstante, los vendedores podrán acudir a cualquier oficina, dentro de su Dirección Territorial, cuando la operativa a realizar sea sólo la liquidación económica.

PROCEDIMIENTO OPERATIVO DE LIQUIDACION

El sistema nos guiará sobre qué operativa debemos realizar en cada caso. Cuando el vendedor se presenta en la oficina (éste debe identificarse mediante DNI o carnet de vendedor) para realizar su liquidación y/o retirar su paquete, se accede a IRIS al módulo de: Gestión de Vendedores

O.N.C.E>> Liquidación de Vendedores:

En esta pantalla se introduce el número de vendedor y se tabula; el sistema nos devuelve la información de las tareas a realizar con este vendedor:

Si IRIS muestra el mensaje ‘Vendedor de baja’ comunicar al CAU para que solucionen la incidencia. Si IRIS muestra el mensaje de que ‘no hay paquete a entregar ni importe a liquidar’, el vendedor debe consultar con su Centro ONCE.

El orden a realizar las tareas son las que marca la aplicación.

Antes de nada hay que solicitar el importe de la liquidación al vendedor. A estos efectos, el vendedor no puede aportar boletos premiados para su canje. En caso de que el vendedor intente cobrar boletos premiados, indicarle que no está permitida dicha operación.

En el campo a rellenar, hay que introducir el importe indicado o un importe superior. Si la cantidad es correcta el sistema activará el botón: “Aceptar importe” para poder marcarlo.

Si por el contrario la cantidad no es la correcta, el sistema no permitirá la opción de aceptar. El siguiente punto posible es el de Entrega de paquetes, se selecciona el botón “Lectura de paquetes”.

Y aquí se abre una ventana en la que hay que introducir el código de barras del envío a entregar, o marcar la opción “’Paquete rehusado’, si el vendedor así lo desea (por irse de vacaciones, por ejemplo).

ATENCIÓN: en caso de error en la opción ‘Paquete rehusado’ (por no marcarse cuando el vendedor rehúsa el paquete) seguir los siguientes pasos:

  • A través de POST dar de alta una “Incidencia en IRIS 6 Gestión”.
  • En “Aplicación” seleccionar “ONCE LIQUIDACION DE VENDEDORES”.

En “Descripción en detalle de la incidencia” hay que indicar el siguiente texto, teniendo en cuenta que es importante que no haya error en el número del paquete: “Para poder devolverlo desde la pantalla ‘Devolución y envío de paquetes’ necesitamos que se regularice la situación del paquete ONCE nº… el cual ha sido rehusado por el vendedor. Pero no se marcó la opción ’Paquete rehusado’”.

Cuando tengamos todos los pasos realizados se activará el botón “Cerrar Liquidación” que hay pulsar.

Al cerrar la liquidación aparecerá una ventana emergente para confirmar todas las operaciones. Al aceptar se generará un giro y se validará un GI 02, en ese momento de debe introducir el GI 02 en la validadora. Los campos los rellenará el sistema automáticamente y el giro tiene que ser firmado por el vendedor y el empleado (en caso de problemas con la impresión del giro, esta impresión se puede recuperar entrando en IRIS>Mantenimiento>Liquidación-online. Se puede realizar la búsqueda por código de vendedor y por fecha).

También se generará un documento con el resumen de la liquidación, que habrá de imprimirse por la impresora del sistema.

El vendedor firmará este documento que quedará archivado en la oficina. En caso de que por error del sistema no figure el número del paquete, anotarlo manualmente.

El giro realizado no se puede anular.

Al pulsar en Aceptar, el sistema llevará al usuario a IRIS para Cobrar Bolsa.

Los vendedores ONCE recogerán la totalidad del contenido del paquete semanal, sin que puedan efectuarse recogidas parciales. Cualquier devolución de una parte de la entrega a realizar por el vendedor, se hará posteriormente por el vendedor.

CASOS DE ENTREGA PERSONA AUTORIZADA

Si la persona que recoge el paquete no es el propio vendedor, hay que distinguir dos situaciones:

Autorización ordinaria

Esta situación ocurre cuando la persona que recoge es una persona autorizada por el propio vendedor. El autorizado deberá identificarse mediante su DNI y deberá aportar autorización expresa y por escrito del vendedor, en la cual deberán consignarse como mínimo los siguientes datos:

  • Centro y número de vendedor.
  • Nombre y apellidos del vendedor.
  • DNI del vendedor.
  • DNI de la persona autorizada a realizar la retirada.
  • Nombre y apellidos de la persona autorizada.

El autorizado deberá presentar la correspondiente identificación del vendedor (carnet del vendedor, fotocopia del DNI, etc.). Una vez verificada la documentación aportada, la operativa se realiza introduciendo en IRIS el código del vendedor habitual. Se realiza la liquidación económica y la entrega de paquete al autorizado. El autorizado debe firmar la documentación.

Autorización extraordinaria

Esta situación ocurre cuando la persona que recoge es una persona autorizada por la ONCE. En ese caso, el autorizado presentará su Documento de Identidad y la Autorización extendida por ONCE. Una vez verificada la documentación la operativa se realiza introduciendo en IRIS el código de autorización en el campo “Código del vendedor/autorizado”. Esta opción sólo permite la entrega de paquete sin realizar liquidación económica (el propio sistema en IRIS solo dará esta opción). El autorizado debe firmar la documentación.

ACCESIBILIDAD DE LOS VENDEDORES A LAS OFICINAS

CORREOS realizará sus mejores esfuerzos con el propósito de facilitar el acceso a sus oficinas a los vendedores de la ONCE, fomentando entre sus empleados una actitud de colaboración positiva que asegure que la atención prestada a los vendedores de la ONCE se desarrolla con los niveles de calidad exigidos. Asimismo, CORREOS les facilitará, siempre que sea posible una atención prioritaria. Para aquellos vendedores con deficiencias visuales y/o auditivas se prestará una especial atención cuando en la oficina se utilice un sistema de turno automatizado.

DEVOLUCIÓN DE PAQUETE SEMANAL DE VENDEDOR NO ENTREGADO

Cuando alguno de los paquetes recibidos no es retirado por el vendedor, al día siguiente hábil la oficina tiene que devolverlo a la O.N.C.E. mediante paquete Paq estándar de logística inversa con cargo al contrato de ONCE. Si en alguna ocasión el paquete es rehusado por el vendedor, también se devuelve de la misma forma que el no retirado (IMPORTANTE: también hay que esperar al día siguiente hábil).

Para que un paquete pueda ser devuelto debe haberse realizado previamente la recepción del albarán. Por eso es importante recepcionar el albarán cuando es recibido el PQ en la oficina (incluso si sabemos que el vendedor no podrá pasar a retirar).

Lo primero que tenemos que hacer es acceder a Gestión de Vendedores ONCE >> Devolución y envío de paquetes.

En este módulo se muestra una pantalla en la que se informan los paquetes pendientes de devolver y el motivo por el que están pendientes. Sin informar nada, ni pistolear nada, pulsar el botón ‘Generar preregistro’ correspondiente al paquete que estamos devolviendo.

Tras pulsar ‘Generar Preregistro’ simplemente hay que pulsar el botón ‘Aceptar’. El paquete desaparecerá de esta pantalla de ‘Devolución y envío de paquetes’. A continuación hay que realizar la admisión del paquete a devolver (ver apartado siguiente).

IMPORTANTE: en caso de que hubiera algún error y el paquete desapareciera de la pantalla ‘Devolución y envío de paquetes’ sin generar el pre-registro, seguir los siguientes pasos:

  • A través de POST dar de alta una “Incidencia en IRIS 6 Gestión”.
  • En “Aplicación” seleccionar “ONCE LIQUIDACION DE VENDEDORES”.
  • En “Descripción en detalle de la incidencia” hay que indicar el siguiente texto, teniendo en cuenta que es importante que no haya error en el número del paquete “Por error, el paquete

ONCE nº…, no retirado por el vendedor, ha desaparecido de la pantalla ‘Devolución y envío de paquetes’ sin generarse el pre-registro. Necesitamos que vuelva a dejarse el paquete en dicha pantalla para poder generar el pre-registro”.

  • Normalmente, el paquete volverá a aparecer en la pantalla “Devolución y envío de paquetes” el mismo día o día siguiente de la petición por POST. Si no fuera así, reclamarlo al CAU.

ATENCIÓN: en caso de que en esta pantalla “Devolución y envío o de paquetes figure algún paquete ya devuelto informar el L3 en el campo “Código de envío” (sin pulsar “Generar pre-registro”) y pulsar “Aceptar.

PROCEDIMIENTO OPERATIVO DE DEVOLUCION DE PAQUETES NO RETIRADOS

La modalidad a utilizar para las devoluciones de paquetes no retirados es la LOGISTICA

INVERSA PEREGISTRAD A (L3) mediante referencia de cliente y CON EMBALAJE.

Siempre que sea posible, se enviará en un solo paquete con todo lo que haya que devolver ese día a la ONCE.

Una vez terminada la gestión de la devolución los paquetes que se han generado, se cursan en un mismo envío con el resto de envíos admitidos en la oficina.

a. Cogemos los paquetes que hay que devolver. Paquete vendedor no retirado o malencaminado.

b. Admitimos en IRIS el producto L3 con referencia de cliente: En IRIS, en la pantalla deadmisión de envíos preregistrados, informamos del código de referencia. Este siempre coincidirá con el número del paquete del vendedor por lo que bastará con pistolear el código de barras del paquete. En caso de oficina de Canarias, previamente seleccionar el código postal de destino (en las islas) y luego pistolear.

c. Seleccionamos el embalaje: Del desplegable que se habilita, seleccionamos el embalajeadecuado para el contenido que se desea enviar. El embalaje se descarga del almacén y no sube importe a bolsa ya que se factura contra el contrato del cliente.

d. Imprimimos la etiqueta, introducimos el contenido en el embalaje, cerramos el embalaje ycursamos a destino.

EJEMPLO DE DEVOLUCIÓN:

En una oficina tenemos que enviar a ONCE lo siguiente:

  • Un paquete dirigido a un vendedor que el día anterior no vino a retirarlo.
  • Un paquete vendedor dirigido a un vendedor no asignado a la oficina y que fue introducido en el paquete contenedor por error y no figuraba en el albarán.

PASOS A DAR:

1.- ACCEDER A IRIS:

Accedemos en IRIS a la pantalla de admisión de envíos preregistrados.

INFORMAR DEL CÓDIGO DE REFERENCIA: Pistolear el código de barras del paquete delvendedor no retirado. Pueden producirse dos tipos de incidencias:

  • Si el sistema muestra el mensaje ‘El envío no está pre-registrado en IRIS’ es porque se produjo algún error al generar el pre-registro en la pantalla “Devolución y envío de paquetes”. Hay que volver a dicha pantalla y, si el paquete sigue figurando en dicha pantalla, repetir la operativa correctamente. En caso de que no figure seguir los siguientes pasos:
    • A través de POST dar de alta una “Incidencia en IRIS6 Gestión”.
  • En “Aplicación” seleccionar “ONCE LIQUIDACION DE VENDEDORES”.
  • En “Descripción en detalle de la incidencia” hay que indicar el siguiente texto, teniendo en cuenta que es importante que no haya error en el número del paquete la pantalla Gestión de Vendedores ONCE>Devolución y envío de paquetes, el paquete XXXXXXX ha desaparecido de la pantalla pero no se ha generado el preregistro. Volver a dejar el paquete en dicha pantalla para que podamos hacer correctamente la operativa?” Una vez resuelta la incidencia habrá que volver a lapantalla “Devolución y envío de paquetes”
  • Si el sistema muestra el mensaje ‘Se ha encontrado más de un envío con ese código de referencia’ es porque se pulsó dos veces el botón “Generar preregistro” en la pantalla “Devolución y envío de paquetes”. Seguir los siguientes pasos:
  • A través de POST dar de alta una “Incidencia en IRIS6 Gestión”.
  • En “Aplicación” seleccionar “ONCE LIQUIDACION DE VENDEDORES”.

En “Descripción en detalle de la incidencia” hay que indicar el siguiente texto, teniendo en cuenta que es importante que no haya error en el número del paquete “En la pantalla Gestión de

Vendedores ONCE>Devolución y envío de paquetes, hemos generado un pre-registro para devolver el paquete XXXXXXX, pero ahora, al intentar admitir el envío IRIS muestra el mensaje de que “Se ha encontrado más de un envío con ese código de referencia”. Eliminar uno de los dos pre-registros para que podamos hacer la admisión”. Una vez que se haya resuelto laincidencia habrá que volver a la pantalla de Admisión de Envíos y pistolear el paquete.

2.- SELECCIONAMOS EMBALAJE:

Del desplegable seleccionamos el embalaje que más seadapte a la necesidad.

3.- ADMITIMOS EL ENVIO Y CURSAMOS A DESTINO.

PROCEDIMIENTO OPERATIVO DE DEVOLUCION DE PRODUCTOS ONCE A SOLICITUD DEL VENDEDOR.

Cualquier vendedor esté o no esté asignado a la oficina, puede necesitar devolver determinados productos o mercancías (boletos no vendidos, sobres valija, etc.) a través de las oficinas de Correos a sus respectivas delegaciones. En estos casos, el producto es el mismo que para la devolución de paquetes no retirados (admisión por referencia de cliente de logística inversa –L3 – con embalaje). La única diferencia es que la referencia para la admisión del L3 siempre la tiene que aportar el vendedor ONCE.

CONSULTAS

Desde el módulo Gestión de vendedores O.N.C.E. entrando en Consultas.

Se puede consultar (la fecha de liquidación asignada por paquete, las liquidaciones realizadas y no realizadas, etc.) por oficina y por vendedor ONCE.

En la opción Paquetes ONCE a retirar, podemos ver la fecha de retirada del paquete en caso de que hubiera algún cambio posterior a la emisión del mismo.

RESOLUCIÓN DE INCIDENCIAS

Si surge algún problema durante el proceso de descrito anteriormente, se ha abrir una incidencia en Post https://post.correos.es/ o llamando al CAU al 22525.