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Entrega Correos 2020

ENTREGA EN UNIDADES DE REPARTO ORDINARIO (URO)

Tabla de contenidos

Cuando la entrega se realiza a domicilio, las unidades encargadas de llevar a cabo esta actividad son las Unidades de Distribución, estas pueden ser URO (Unidad de Reparto Ordinario) y la USE (Unidad de Servicios Especiales). La tendencia es que la URO reparta todos los envíos de pequeño tamaño y que la USE se ocupe del reparto de los envíos que requieren un vehículo de cuatro ruedas para su traslado a domicilio.

Por tanto, la paquetería de formato menor, que pesen menos de 1 Kg y que no sobrepasen las dimensiones de la plantilla InterConnect (353 mm x 250 mm x 30 mm) –la referencia visual para fijar el límite del formato menor es un paquete de 500 folios–, la repartirá la URO.

Sin embargo, conviene tener en cuenta que sólo hay USE en las grandes poblaciones; por tanto, en las poblaciones pequeñas y medianas, las URO se encargarán de repartir todos los envíos.

  • Las URO ́s organizan su trabajo por distritos en las
    grandes ciudades (un distrito se corresponde con
    un código postal), y estos distritos se dividen en
    secciones de reparto. En las pequeñas poblaciones,
    las URO se organizan directamente en secciones de
    reparto. Una sección de reparto es un conjunto de vías públicas (calles, plazas, pasajes, etc.) o tramos de vías públicas cuyo reparto está asignado a un ACR-Auxiliar de Clasificación y Reparto (cartero). El personal de la URO clasifica la correspondencia por secciones para su posterior reparto. Cuando en una Unidad hay varios códigos postales, y el número de secciones es elevado, se suele hacer una clasificación previa por PFD’s. Un PFD (Punto Final de Distribución) es un código postal o agrupación de varios códigos con un número de secciones no muy elevado que posibilita la clasificación directa a sección.
  • Las USE ́s están divididas en sectores, y estos en zonas de reparto. Cada USE tiene dividido su ámbito de influencia en sectores. Estos sectores están compuestos por varias zonas de reparto y constituyen un equipo de trabajo. Una zona de reparto es el conjunto de calles que se asignan a un ACR-Auxiliar de Clasificación y Reparto (cartero). Las zonas de reparto son variables en función de la carga de trabajo y del número de repartidores. En estas unidades, la clasificación de la correspondencia consiste en distribuirla por los sectores en que la USE está dividida.

    Posteriormente, se clasifica a zona de reparto. En las USE’s donde por su tamaño sea aconsejable, se clasificará directamente a zona de reparto. Los envíos voluminosos se clasifican directamente a zona de reparto en el espacio destinado a tal fin.

Las Unidades de Reparto (URO-USE) completan el ciclo logístico iniciado con la admisión de la correspondencia y determinan los índices de calidad final.

El trabajo en las unidades de distribución tiene dos tareas claramente diferenciadas:

  • Tarea de carácter colectivo (descarga, apertura, clasificación por códigos y alta y liquidación de envíos registrados).
  • Tarea de carácter individual (embarriado, reparto y tratamiento de la correspondencia no entregada).

Ámbito de actuación

El ámbito geográfico de influencia del reparto de una Unidad de Reparto Ordinario, es generalmente de tipo urbano, aunque cada vez más, se está extendiendo hacia otras áreas semiurbanas o rurales próximas, bien mediante la integración de servicios rurales en la Unidad, por la absorción de la zona de reparto, o por la concentración de los servicios rurales que atienden dichas áreas.

En cuanto al control de la gestión global de la actividad postal y del personal de los servicios rurales no integrados o concentrados en la Unidad, también se realiza desde la Unidad de Reparto correspondiente.

Las distintas zonas o áreas de reparto se encuentran estructuradas en secciones de reparto urbanas y las áreas rurales dependientes de la Unidad están atendidas generalmente por medio de Servicios Rurales, desde la unidad o desde las CSR (concentradoras de servicios rurales).

En las USE ́s no hay secciones, sino zonas de reparto que pueden abarcar varios distritos (códigos postales) y de ellas no dependen ACR rurales. El ámbito geográfico de influencia del reparto es siempre de tipo urbano.

Nuevo modelo de Unidad de Distribución

El nuevo modelo de Unidad de Distribución se denomina Cartería Hermes en las URO ́s y Plan Emuse en las USE ́s. Pretenden conseguir unos estándares de calidad, por medio de criterios organizativos y operativos; contando con los medios de apoyo necesarios para su adecuado funcionamiento. El nuevo modelo organizativo es aplicable a la totalidad de las unidades de distribución, siendo especialmente importante la homogeneización, la normalización y la gestión de los procesos.

Este nuevo modelo supone haber alcanzado un alto nivel de gestión global y consolidada en el tiempo. Por tanto:

  • Tiene implantada la gestión por procesos.
  • Está alineada con el modelo de gestión de la calidad establecido por la Subdirección de Red de Distribución, verificado a través de Auditoria.
  • Identifica sus puntos débiles y realiza acciones de mejora continua en sus procesos.
  • Tiene un enfoque claro hacia la calidad y cliente externo.
  • Consigue los objetivos como resultado de su gestión.

Estructura de las Unidades de Reparto

La estructura de las URO’s puede variar en función de su tamaño, tanto en lo relativo a la estructura de supervisión y control, como a la organización interna de alguno de sus procesos, aunque el desarrollo posterior de los mismos debe realizarse de forma homogénea en todas las Unidades. La estructura de las USE’s es la misma en todo el territorio, tanto en lo relativo a los procedimientos, como en su estructura de supervisión.

Planificación de la jornada diaria

Partiendo del marco o modelo de referencia, diariamente se irán ajustando los recursos disponibles en función de la correspondencia recibida y las contingencias imprevistas para asegurar que las distintas tareas de la Unidad, se realicen en su totalidad. Por tanto, la planificación de la jornada se realiza:

  • Asignando los recursos necesarios a cada proceso.
  • Identificando las personas que van a dedicarse a cada uno de los procesos.
  • Estableciendo turnos específicos de descarga cuando, por el tamaño de la Unidad, horario de llegada de la ruta, o volumen de correspondencia que se recibe, aconsejen su implantación.
  • Reforzando de forma gradual los procesos de apertura y clasificación general, en función de los envíos recibidos, para conseguir una mayor fluidez.

ENTREGA EN UNIDADES DE REPARTO ORDINARIO (URO)

A lo largo de esta apartado se analizará la distribución del espacio en las URO, la documentación y mobiliario que se utilizan para el correcto desempeño del trabajo y las distintas tareas que se llevan a cabo hasta culminar con la entrega (o intento de entrega) de los envíos a sus destinatarios.

DISTRIBUCIÓN DE ESPACIOS EN URO

Para la organización del espacio y distintas zonas de la Unidad y atendiendo a la multitud de tareas que se realizan, las zonas de trabajo dentro de la Unidad deben estar claramente definidas y diferenciadas, de forma que estén perfectamente identificadas las distintas zonas operativas y de tratamiento; teniendo en cuenta el recorrido que hace el correo dentro de la Unidad. Para ello, es conveniente hacer un plano de la Unidad, identificar las zonas de tratamiento y disponer, posteriormente, el mobiliario. Están establecidas las siguientes zonas:

  • Zona de descarga: Es la zona de acceso a la Unidad, dónde se realiza la descarga de los distintos contenedores. Esta zona también puede utilizarse para:
    • El estacionamiento de vehículos (dependiendo de su tamaño).
    • El depósito de las bolsas de alcance, organizadas por rutas.
    • El almacén de los contenedores vacíos (carros y bandejas).
    • El almacén de salida de los envíos (devueltos o mal encaminados).
    • Almacén de paquetería: se situará en la zona más próxima de la entrada/salida de la unidad con el fin de facilitar las tareas propias de dicha línea.
    • Almacén de estacionados: deberá estar identificado para así poder facilitar su salida al 2o reparto respetando sus plazos.
  • Zona de entrada, comprobación y consolidación: Es la zona de recepción de los contenedores dentro de la Unidad donde se efectúa la ruptura de cargas, la comprobación y consolidación del contenido de las bandejas para poder efectuar de forma fiable el primer recuento estadístico y la posterior distribución de cargas al personal clasificador. Normalmente estará situada cerca de la entrada de la Unidad.
  • Zona de clasificación general de correspondencia no normalizada: Estará situada cerca de la zona de entrada para evitar grandes desplazamientos.
  • Zona de clasificación de correspondencia normalizada y de secciones: Comprende, la clasificación general de correspondencia normalizada y el pre-embarriado, y embarriado de los envíos. Ambas tareas se realizan generalmente en el mismo puesto (mesa-casillero de sección).
  • Zona de control de productos registrados: Tratamiento y control de los envíos registrados (alta y liquidación en SGIE de envíos con y sin importe, y el control SICER) y tratamiento de la correspondencia Urgente e IPC. Estará situada en una zona preservada al tránsito habitual de las cargas, generalmente junto al puesto del responsable de la Unidad.
  • Zona de devolución y liquidación de envíos ordinarios: Estará situada cerca de la salida de la Unidad.
  • Zona de almacén de contenedores vacíos y evacuación de productos: Estará situada dentro de la zona de descarga, o próximo a ella, si su tamaño no permite compatibilizar la descarga y la evacuación.

Se debe buscar la máxima visibilidad posible en la disposición de las mesas de sección, evitando romper el campo visual, tal y como se muestra en las siguientes fotografías:

El jefe de Cartería tiene encargadas las tareas de dirección, planificación y control. Las funciones de control asignadas al responsable de la Unidad de Reparto son delegables, no así las de planificación y dirección.

En todo caso, es responsabilidad del jefe de Cartería la organización del centro, la distribución del trabajo y la dotación del equipo de trabajo necesario.

ORGANIZACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN EN URO

La documentación de la Unidad es una herramienta básica para el adecuado desarrollo de los procesos. Distinguimos la documentación general de la Unidad, de la documentación específica de las secciones de reparto.

Documentación general

  • Plano de la localidad.
  • Plano del código o códigos postales de su área de influencia.
  • Plano de la planta de la Unidad, donde quedarán identificadas y representadas las distintas zonas de trabajo.
  • Cuadro de clasificación general, ordenado tanto por calles en forma alfabética, como por secciones de reparto.
  • Base de Datos actualizada del callejero de la Unidad compatible con la información requerida por los programas de clasificación automática de los Centros de Tratamiento Automatizados en las Unidades donde se esté recibiendo correspondencia clasificada a sección.
  • Cuadrantes, plano y esquema del “Plan de contingencia” de la unidad.

Documentación de las secciones y del personal de ruta

  • Cuadro de clasificación general. Es el mismo documento que el establecido como documentación general de la Unidad y estará disponible en cada una de las secciones para el proceso de clasificación general de correspondencia normalizada.
  • Cuadro de la mesa de clasificación o esquema de clasificación (en Unidades con el nuevo modelo mesa-casillero, no es necesario).
  • Lista de embarriado.
  • Plano del recorrido de la sección.
  • Listado de incidencias o de observaciones. En las Unidades en las que se implante la nueva mesa-casillero, el programa de rotulación de etiquetas proporciona la posibilidad de incorporar directamente las incidencias en cada uno de los puntos de entrega que aparecen incluidos en la lista de embarrie.
  • Listado de Reenvíos activos y testigos de control y de embarriado y Buzones de Vacaciones.
  • Listado de Apartados con autorización para depositar en este los envíos dirigidos al domicilio del cliente.
  • Ficha para recoger las incidencias que se producen durante el reparto.
  • Hoja de servicios del personal de ruta.
  • Guía práctica para la PDA.

Toda esta documentación estará soportada en formato electrónico y debe ser actualizada de forma permanente, especialmente durante los periodos previos a las vacaciones del personal y de contratación por campañas específicas.

La documentación de la sección debe ser elaborada por cada repartidor, con la colaboración del responsable. Cada una de las secciones de reparto deberá disponer una copia en papel de su documentación; el original de la misma, estará en poder del responsable.

La lista de embarrie en una URO deberá contener:

  • Lista detallada de los diferentes puntos de entrega de la correspondencia ordenada en la dirección de avance del reparto.
  • Separación en paquetes de la correspondencia que compone la carga.
  • Observaciones o incidencias que pueden afectar al reparto.
  • Situación del buzón de ruta.

El plano de recorrido en la URO debe incluir:

  • Situación geográfica de la sección.
  • Forma de desplazamiento a la sección.
  • Recorrido o itinerario de reparto
  • Situación de los buzones de ruta.

Organización de las tareas en URO

Las tareas que realiza el personal de reparto se clasifican habitualmente teniendo en cuenta dos criterios, el lugar donde se realizan y los empleados encargados de llevarlas a cabo.

El reparto de los envíos postales se realiza en el exterior de la Cartería (en la calle) y es una tarea de carácter individual (cada cartero reparte su sección). Sin embargo, los carteros realizan también actividades dentro de la Cartería, antes y después de salir al reparto.

Las actividades que realizan los carteros en Cartería se dividen en tareas colectivas, que se realizan conjuntamente por todos los empleados y determinadas por el responsable de la Unidad de forma rotativa si es necesario, e individuales, en las que cada cartero se ocupa de su propia sección.

  • Dentro de las actividades colectivas destacan: la descarga, la apertura, la clasificación general por distritos y por secciones, alta en Unidad de envíos registrados en SGIE y la liquidación en SGIE si se hace en ordenador (sin PDA).
  • Dentro de las actividades individuales destacan: el embarriado y la preparación de los reenvíos postales (antes de salir a reparto), el alta a sección de los envíos registrados con la PDA, el reparto, el tratamiento de la correspondencia no entregada, la liquidación de giros y reembolsos (después del reparto) y la liquidación con PDA.

Correos organiza el trabajo en las Unidades de Reparto por procesos. Es decir, concreta todas las actividades que se han de llevar a cabo, el orden secuencial en el que se han de llevar a cabo y las personas asignadas para llevarlas a cabo, desde la recepción y descarga de los envíos hasta la liquidación, después del reparto. A lo largo de este punto se verán las distintas actividades (recepción y descarga, apertura y comprobación, clasificación general y alta de los envíos registrados en SGIE, el preembarriado y embarriado, el reparto o entrega y la liquidación).

TAREAS PREVIAS AL REPARTO URO

La jornada de trabajo comienza con la entrada del personal en la Unidad de Reparto y con su firma en la hoja de control de asistencia en la que se debe anotar la hora de entrada para el registro de la jornada diaria. Después, cada cartero debe pasar por su sección de reparto, para hacerse una idea de cómo puede ir la jornada. Seguidamente debe realizar las tareas colectivas que le correspondan. Tiene que haber un Cuadro de Servicios en la Unidad que indique la distribución de estas tareas colectivas.

RECEPCIÓN Y DESCARGA DE LOS ENVÍOS POSTALES

Consiste en sacar de la conducción los carros/jaulas cargados de bandejas e introducirlos en el Centro de Reparto. El jefe de la Unidad asignará a esta actividad los recursos necesarios para que se lleve a cabo en el menor tiempo posible.

El personal que se encarga de la brecepción y descarga de los envíos debe firmar y consignar la hora de llegada en el documento (VAYA) que trae el conductor de la ruta. Los envíos registrados no vienen acompañados de ningún documento en papel (mapones); será la aplicación SGIE la que se encargue de indicar si falta algún envío al acabar de darlos de Alta en Unidad.

Con carácter general, el horario de entrada de los trabajadores no será antes de las 07:30h. Solo en el caso de que la ruta llegue antes de esa hora, se establecerá un turno avanzado de entrada de 15 o 30 minutos antes del horario habitual, según el tamaño de la Unidad:

  • De 9 a 22 secciones: turno de descarga 15 minutos antes de la entrada.
  • Más de 22 secciones, turno de descarga de 15 a 30 minutos antes de la entrada.

Además, se debe tener en cuenta que si se producen incidencias en la llegada de la ruta (de la conducción), cuando la frecuencia de las incidencias sea de 1 a la semana o de 4 al mes y tengan interferencia o incidencia en el servicio, se comunicará al Jefe de Sector.

En el momento de la descarga se agrupan las bandejas por líneas de productos: comunicación –con atención especial a la correspondencia internacional IPC –, marketing y publicaciones y paquetería, y por modalidades: ordinaria, certificada y asegurada. Cada contenedor va provisto de una etiqueta de color específico, que diferencia los productos. Si se realiza correctamente esta separación, se facilita el trabajo posterior de apertura, ya que permite establecer prioridades, en función de los plazos de distribución comprometidos para cada producto.

Todos los contenedores de envíos recibidos deberán abrirse diariamente. Los carros y las bandejas se devolverán diariamente, sin etiquetas y respetando el principio de apilar las bandejas con el mismo color en cada lado.

El proceso de recuento estadístico se realiza por bandejas si se trata de correspondencia normalizada (teniendo en cuenta que, a efectos estadísticos, la medida estándar de una bandeja tipo A llena es de 340 envíos y tipo B 80 envíos), y por carros, bandejas o monteras si se trata de correspondencia no normalizada. El IPC se contabiliza por separado.

En los proceso de Recepción y Apertura se debe detectar si llegan a la Unidad carros o bandejas mal encaminados. Estos carros mal encaminados, se devolverán en la propia ruta que los trajo, mientras que las bandejas mal encaminadas se depositarán en el almacén de salida y se devolverán por la primera ruta posible.

APERTURA

Las operaciones del proceso de apertura siguen el siguiente orden:

  • Vaciar los contenedores (bandejas y carros) sobre la mesa de apertura si vienen sin clasificar o asignarlos a sección si vienen clasificados.
  • Se comprobará siempre que no quedan envíos dentro de los contenedores y que el destino es correcto.
  • Si se detectan envíos en los que no se han inutilizado los signos de franqueo, se procederá a matasellarlos con el sello de puntos, o con el sello de la Unidad, respaldando en este caso el envío en su reverso.
  • Se emparejarán y encararán los envíos, clasificados en dos grupos: normalizados y no normalizados.
  • Cuando se aprecie que la carga de trabajo resultante de la apertura supera claramente la capacidad de reparto diario, se interrumpirá la apertura hasta la salida de los carteros a reparto. Posteriormente continuará.
  • Se clasificarán y ordenarán por tamaños y modelos las bandejas vacías y desprovistas de las etiquetas, para su retorno al Centro de Clasificación Provincial o Centro de Tratamiento Automático. Ninguna Unidad hará acopio de envases en número superior al necesario para dos días de trabajo.
Tratamiento de la correspondencia registrada

La correspondencia registrada, certificada y asegurada, será objeto de especial tratamiento después de efectuarse la descarga. Como ya se ha dicho, los envíos no vendrán acompañados de ningún documento en papel. Su control se realiza al darlos de alta en SGIE (Alta en Unidad de Reparto) o directamente a Sección desde la PDA, siendo estas aplicaciones las que indican si faltan envíos. Por tanto, se deberán realizar las siguientes operaciones por orden: recepción de contenedores, alta en unidad o asignación a sección de los envíos, comprobación de faltas.

Se levantará acta en SGIE en el mismo momento en que se detecte cualquier incidencia en la recepción, clasificación o embarriado de envíos (falta o sobra de envíos, recepción de envíos deteriorados, falta de contenido, etc.), asistiendo como testigos dos empleados con acceso a SGIE, que darán fe de la irregularidad que se pretende documentar.

La generación de actas y toda su documentación se integra plenamente en SGIE, de modo que no es necesaria su impresión ni su curso por escrito a otras unidades supervisoras. A este criterio general de no generar papel únicamente se ha establecido como excepción el expolio de valores declarados, ya que entonces sí será obligatoria la impresión del acta mediante SGIE, la firma manuscrita de dos empleados y el archivo del acta durante un año en la unidad que la genere.

Para generar un acta se accede a través del punto de menú Incidencias>>Generación de Actas. Una vez cumplimentados los campos del formulario, se puede optar por pulsar uno de los siguientes botones:

  • Guardar: permite guardar el acta generada en modo borrador, de forma que más adelante se podrá modificar o eliminar.
  • Guardar y Confirmar: considera que el acta es definitiva, ya no se podrá modificar ni eliminar, y se comunica a la unidad de origen a través de SGIE.

Las unidades que reciban alarmas (bandera roja) de actas generadas por otra unidad, deberán confirmar la recepción de las mismas, a través del punto del menú Incidencias>>Actas Generadas a la Unidad, antes de 48 horas desde la fecha de confirmación, pues, de lo contrario, se activará el correspondiente punto de control.

Instrucciones Operativas Lectura Palés Amazon

Con objeto de mejorar la trazabilidad de los envíos AMAZÓN, se ha establecido un proceso de lectura y control de pales a través de SGIE. Todas las Unidades de Distribución que sean destinos directos de envíos paletizados de AMAZON (DDU), deberán leer con la pistola de SGIE el código de barras de la etiqueta. Este proceso no evita la lectura de los envíos de forma individualizada como alta en Unidad:

Para acceder, en el menú SGIE de ENTRADA, hay una opción “CONTROL DE PALLETS”.

Una vez leído el palé, se selecciona una de las tres causas de recepción disponibles *:

  • Alta en Unidad: esto será lo normal. La etiqueta estará pegada al palé o a un carro, en caso de que el Centro de Tratamiento haya tenido que romper el palé original, por problemas de capacidad de la Red provincial o en la descarga en la Unidad.
  • Mal encaminado (por Correos): Si se recibe un palé con la etiqueta direccionada a otra Unidad distinta a la propia y los paquetes efectivamente son de esa otra Unidad.
  • Mal direccionado (por el Cliente): Si se recibe un palé con la dirección propia, pero al abrirlo todos los envíos pertenecen a otra Unidad. En este caso también se comunicará al jefe de sector la incidencia para que puedan coordinar la solución con el Centro de Tratamiento.

*Si por error o necesidad se quiere cambiar el resultado, será necesario volver a leer la etiqueta, pero pasados 5 minutos.

RECEPCIÓN DE ENVÍOS A TRAVÉS DEL BUZÓN ELECTRÓNICO DE SGIE

El Buzón Electrónico de SGIE permite la recepción electrónica en la Unidad de Telegramas, Burofax, Avisos de Servicio (AD) y Solicitudes de Recogida (SR).

También se recibe a través del buzón electrónico la documentación para la recogida de información de campañas PRI, que se realiza a través de la PDA (aplicación ARDI).

El mensaje que acaba de llegar al Buzón Electrónico tiene estado “PENDIENTE” y en SGIE tiene la situación “Alta en sistema”. El operador sabrá que tiene mensajes pendientes de tratar porque en la parte superior derecha de la pantalla hay una bandera de color azul, que se pone de color rojo cuando hay mensajes pendientes (esta bandera se actualiza cada 10 minutos). Al pinchar sobre la bandera roja se muestran las tareas pendientes de la unidad (Envíos pendientes de impresión, por ejemplo).

Cuando existen envíos pendientes de impresión, se pinchará en “Buzón electrónico”:

El sistema presenta los mensajes recibidos en el Buzón que tienen estado “PENDIENTE”, ordenados por fecha y hora de llegada al Buzón. El máximo de mensajes que se puede imprimir de una vez es 20 (los que se muestran en una pantalla). Se pulsa “Mostrar”, y se marca el check de los mensajes a imprimir.

A continuación se pulsa “Imprimir”. Al pulsar el botón “Imprimir”, automáticamente se abre la ventana “Cola impresión”. Los mensajes marcados incrementan el contador de “pendientes”.

Cuando un mensaje es enviado a la impresora, el contador de “Pendientes” descuenta 1 y el de “Impresos” aumenta en uno. La ventana del contador de impresiones no debe cerrarse hasta que la cuenta de pendientes quede a cero. No deben ordenarse otras impresiones hasta que la cuenta de pendientes quede a cero.

La impresión de los Burofax puede hacerse de uno en uno (marcando el check) o se pueden imprimir todos los comprendidos en una pantalla, pulsando “Seleccionar Todos” y a continuación “Imprimir”.

Cuando se da la orden de impresión en el Buzón Electrónico, el estado del mensaje cambia a “ORDEN DE IMPRESIÓN”. En SGIE, la situación del mensaje pasa a “Alta en Unidad de Entrega”.

En los mensajes Burofax impresos se deben realizar varias comprobaciones antes de proceder a su ensobrado:

  • Es legible, no tiene caracteres extraños, no hay páginas en blanco y no se detectan cortes en la transmisión.
  • Tiene todas las páginas, carátula + [páginas de texto (escritas) = anunciadas en la carátula].
  • Las páginas están ordenadas correctamente según el renglón de identificación.
  • Si llevara la mención RE (Riesgo Expedidor) en la carátula puede aceptarse la falta de legibilidad en las páginas que se indique.
  • Se revisa que el destinatario y dirección están cumplimentados.
  • Se pone el sello de fechas en la parte superior izquierda de la carátula.

En los Telegramas:

  • Es legible, no tiene caracteres extraños.
  • Los datos de destinatario y dirección están rellenos y son correctos.

En las Pruebas de entrega:

  • Se revisa que estén cumplimentados destinatario y texto.
  • Se pone el sello de fechas al pie de texto.

En los Avisos de Servicio:

  • Llevan impreso el código de barras.
  • La caratula incluye datos de destinatario y dirección están rellenos y son correctos (el envío se compone únicamente de esta página).

Seguidamente se ensobra y cierra el sobre para proceder a su grabación en la sección de reparto correspondiente a través de la PDA o SGIE. Si alguna de las comprobaciones no diera resultado correcto, se procede de la siguiente manera:

  • Se abriría incidencia en el CAU.
  • En SGIE se registraría acta por envío deteriorado, dirigida a la propia unidad receptora y anotando al menos el número de incidencia abierta en el CAU y el motivo que la provoca:
  • El CAU proveerá el texto correcto o bien informará que el mensaje queda anulado.
  • Una vez resuelta la incidencia se “recibe el acta”.

Cuando se quiera anular un mensaje recibido en el Buzón Electrónico (las comunicaciones de anulación se reciben por escrito) se liquidará una vez impreso, en SGIE >>Liquidación>>Liquidación Envíos Reparto, como “Devuelto al Cliente. Sin Información”. En ese caso la información que aparece en el Localizador de Envíos para este envío es “Borrada”. La Unidad conservará el envío impreso y la comunicación de anulación.

El estado final de un mensaje en el buzón electrónico es “IMPRESO”. Cuando el mensaje se asigna a sección (Unidades mixtas), o se da de Alta en el Almacén correspondiente (U.E.O), en buzón electrónico queda en estado “Impreso”.

Para reencaminar los envíos recibidos en el Buzón a otra Unidad, se tiene que realizar a través del mismo Buzón Electrónico, excepto en el caso de Burofax que esté asignado a un Almacén, que se tiene postalizar utilizando la funcionalidad “Liquidación de Malo”.

Para reencaminar desde el Buzón Electrónico, se puede hacer desde SGIE de tres maneras:

  • Liquidación >>Liquidación envíos de reparto.
  • A través de Consulta>> Gestión de buzón Electrónico.
  • A través de Entradas>>Buzón Electrónico>>Reencaminar.

Finalmente, cabe señalar que se han activado una serie de controles para el Buzón electrónico, que impiden cerrar la caja de SGIE si se detectan malas prácticas en la gestión del Buzón. Son los siguientes:

  • Número máximo de horas en pendiente.- Existe un máximo de horas que un Burofax puede estar en el Buzón Electrónico en situación de “PENDIENTE”. Este máximo se ha establecido en 72 horas. Transcurridas las cuales, si no se ha realizado ninguna acción, el punto de control impedirá cerrar la caja de SGIE.
  • Número de horas para que un envío evolucione.- Este control hace que un Burofax que ha sido impreso, pero sobre el que no se ha vuelto a realizar ninguna otra acción, evolucione al estado de “PENDIENTE” transcurridas 72 horas. Esto no impide cerrar la caja de SGIE, pero si no se realiza ninguna otra acción, transcurridas otras 72 horas, se activa el punto de control descrito en el párrafo anterior.

CLASIFICACIÓN GENERAL CORRESPONDENCIA ORDINARIA

La clasificación general es una tarea colectiva que se lleva a cabo por el personal de la Unidad, después de la apertura y después de efectuar el recuento estadístico. Consiste en la separación de la correspondencia por secciones, apartados, rutas directas y correspondencia mal encaminada.

Se realizan las siguientes diferenciaciones:

  • Por códigos postales (por distritos)* y por secciones.
  • Por productos específicos (IPC, avisos de llegada de paquetería, etc.).
  • Por formatos (normalizado y no normalizado).

* Cuando en una Unidad hay varios códigos postales y el número de secciones es elevado, se suele hacer una clasificación previa por PFD (Puntos Finales de Distribución). Un PFD es un código postal o agrupación de varios códigos con un número de secciones no muy elevado que posibilita la clasificación directa por secciones en una segunda clasificación.

El personal que clasifica por códigos postales, al terminar, clasificará también por secciones. En cualquier caso, cada centro organizará su manera de clasificar, teniendo en cuenta sus características y la posibilidad de que el correo venga clasificado a sección desde el Centro de Tratamiento Automático. Durante el proceso de clasificación general no se efectuará la clasificación o preembarriado de la propia sección.

El tiempo dedicado a la clasificación general se adaptará a las necesidades diarias, bajo el control y supervisión del responsable de la Unidad. Como norma general, deberá clasificarse siempre la totalidad de la correspondencia de la línea de comunicación. En caso de no ser posible la clasificación y entrega de todos los envíos ordinarios se debe tener en cuenta el siguiente orden de prioridad: IPC, cartas con fecha, cartas sin fecha, impresos con compromiso de entrega y resto de impresos. En las oficinas con pocas secciones que además reciban un número reducido de envíos, no es necesario clasificar por secciones. Se puede proceder directamente al embarriado, separando durante este proceso la correspondencia del resto de secciones.

Con carácter general, la clasificación general a sección se realizará en el lugar que se indica en el siguiente esquema:

  • Correspondencia ordinaria normalizada:
    • Hasta 24 secciones en mesa casillero.
    • A partir de 25 secciones en casillero CN50.
  • Correspondencia ordinaria no normalizada:
    • Hasta 14 secciones en mesa casillero.
    • A partir de 15 secciones en casillero CNN50.
  • Correspondencia IPC:
    • Hasta 24 secciones en mesa casillero diferenciada.
    • A partir de 25 secciones en casillero CNN50.
  • Correspondencia registrada:
    • Hasta 14 secciones en mesa casillero diferenciada.
    • A partir de 15 secciones en casillero CNN50.

En esta fase también se clasificarán los avisos de llegada M4-O correspondientes a envíos que no tienen reparto domiciliario (envíos de entrega en oficina de referencia, libros de más de 500gr y publicaciones periódicas de más de 800gr) y han sido dados de alta en la oficina. Los avisos de llegada se imprimen en la propia URO siguiendo la ruta SGIE>>Entrada>>Impresión de avisos. Una vez han sido impresos estos avisos, se clasifican por secciones, como cualquier envío ordinario.

Es conveniente disponer de estanterías o medios de almacenaje donde depositar la correspondencia ordenada por fechas y líneas de productos, de forma que rote el pendiente de acuerdo con los compromisos de entrega.

Se clasificarán en puestos diferenciados los siguientes tipos de correspondencia: línea de comunicación, marketing y publicaciones, IPC, etc.

Cada punto de clasificación individualizada debe contar con un panel alfabético que indique los diferentes cortes de las calles por secciones.

El número de cajas (montones) que conviene abrir será aquel que evite segundas manipulaciones para un número importante de envíos. Con este criterio, se separan en clasificación general las rutas directas, apartados, entidades importantes, etc. Se abrirán necesariamente cajas para:

  • Lo “malo” con la correspondencia mal encaminada para su traslado posterior a la mesa de devoluciones.
  • Las “incidencias”, que pueden presentar diversas posibilidades:
    • Si corresponde a la Unidad y es posible su entrega, se encamina a la sección/distrito correspondiente.
    • Si corresponde a otra Unidad se reencamina a la misma, advirtiendo del error mediante nota en el anverso o adhiriendo una etiqueta.
    • Si la dirección es incorrecta y el destinatario desconocido, se devuelve a origen o, si carece de remitente, se declara sobrante y caducada en la propia oficina de destino.
  • Apartados, para su posterior traslado a la oficina de Atención al Cliente.
  • Lista de Correos, pasando los envíos a la oficina de Atención al Cliente para su entrega.
  • Entrega directa, se introducen en un contenedor para su entrega a los destinatarios a través de rutas directas.
  • Oficinas rurales dependientes.

La asignación del personal a la clasificación y al alta de envíos en SGIE se hará de forma rotativa al ser una tarea colectiva, en la que debe participar de forma organizada todo el personal de la Unidad.

En unidades grandes se pueden poner en marcha algunos de los siguientes tipos de clasificación mixtos:

  • Cuando el número de secciones o códigos postales es pequeño se debe añadir otras separaciones que por su volumen sean importantes (un número reducido de secciones, rutas directas, etc.) que eviten una segunda manipulación, sin olvidar en ningún momento que esta primera clasificación ante todo debe ser fluida.
  • Existen unidades de tamaño intermedio donde se podría pensar que debido al reducido número de secciones (entre 25 y 40) sería conveniente una clasificación directa a sección. Sin embargo, puede ser necesaria una clasificación mixta, dependiendo del número de calles. En este caso se clasifican al mismo tiempo envíos a código postal y otros a sección. Como ejemplo, se podría señalar que en una Unidad con 5 códigos postales de 10 secciones cada uno se podría clasificar a 4 códigos y a las 10 secciones del código propio, más rutas directas, apartados, etc.

Cuando una Unidad cuenta con un número importante de personal inexperto en la clasificación general se pueden utilizar distintas técnicas para un mejor aprovechamiento de su participación:

  • Que el personal inexperto clasifique sólo por códigos postales, atendiendo únicamente al número de este.
  • Que realice clasificación alfabética: consiste en organizar una mesa de clasificación por calles en orden alfabético. El procedimiento de configuración de este tipo de mesa de clasificación es:
    • Realizar un muestreo para determinar las calles o tramos de calle de una sección que tienen mayor número de envíos (serán calles directas a sección).
    • Se añadirán las cajas necesarias para rutas directas, malas, tránsito, apartados, etc.
    • Con el resto de calles o tramos de calles se realizará una caja ciega con los envíos que necesitan una segunda clasificación por expertos.

Este procedimiento sólo es útil en el caso de que el número de calles o tramos y el número de secciones no sean elevados, de forma que en las cajas directas se consiga un elevado porcentaje de envíos directos a sección que no necesitan segunda manipulación.

La finalización de la clasificación general la fija siempre el jefe, teniendo en cuenta la situación del conjunto de la Unidad (pendiente en Unidad, en secciones, etc.). Debe ser uniforme para todos los carteros, fomentando la colaboración y el apoyo de aquellos compañeros que vayan terminando antes.

Si quedan envíos pendientes de clasificar se organizaran en contenedores diferenciados por fecha de entrada y línea de productos.

CLASIFICACIÓN CORRESPONDENCIA REGISTRADA Y GRABACIÓN EN SGIE

La correspondencia registrada se clasifica en casilleros CNN-50 la normalizada y no normalizada y en casilleros CP8 la paquetería.

Los envíos registrados se deben dar de alta en SGIE >>Entrada>>Alta en Unidad a su llegada. De este modo se acredita que dichos envíos han tenido entrada en la Unidad. El alta se llevará a cabo en las URO en los siguientes términos:*

  • Se dan de alta en Unidad en SGIE de manera individualizada:
    • Productos urgentes.
    • Todo tipo de paquetería.
    • Envíos con importes asociados.
    • Todos los envíos registrados, con la excepción de las notificaciones en cualquier formato y los certificados en formato carta normalizada.
    • Envíos internacionales.
  • Las cartas certificadas en formato de carta normalizada y las notificaciones no se dan de alta en Unidad en SGIE. Se introducen en el sistema por primera vez cuando se asignan a sección con la PDA. *Actualmente, según Procesos (octubre 2020), las URO asignan directamente a Sección todo tipo de envíos desde la PDA quedando de este modo en situación de Alta automática en Unidad, sin necesidad de Alta individualizada en SGIE. Aun así, cabe señalar que hay Unidades que continúan dando de Alta en Unidad de manera individualizada desde SGIE los envíos anteriormente enumerados.
  • Hay que tener presente el nuevo servicio Correos MODIFY. Este servicio es un valor añadido que proporciona al cliente la opción de modificar datos, (a través de una WebApp), en cuanto a la recepción de su envío, ahora mismo sólo para Paq Premium y Paq Estándar. Estos se podrán modificar hasta que se haya recepcionado en SGIE como Alta en Unidad. Por el momento, las funcionalidades disponibles son que el producto sea entregado en un CityPaq, en una oficina, a elegir, o modificar la dirección de entrega del envío dentro del ámbito provincial, la fecha de entrega y la franja horaria. Previamente el cliente habrá recibido un SMS/email de Correos con la información de su envío. Cuando realice alguno de los cambios permitidos, SGIE en el alta en la unidad o en la asignación a Sección, pedirá mediante una ventana emergente que se reetiquete el envío. De esta forma todas las modificaciones quedarán reflejadas en la nueva etiqueta del envío. Los envíos reetiquetados en SGIE a los que no se les ha pegado la nueva etiqueta, al asignarlos a Sección desde la PDA leyendo la etiqueta original mostrará mensaje de error “Envío en situación que no permite salida a reparto. Si es Detenido por orden del remitente: 1. Liquide el envío desde Liquidación de Malo como Devuelto por orden del remitente. 2. Genere etiqueta de devolución.”

En la clasificación de los envíos y el alta en unidad, a través de SGIE, participará toda la plantilla, de manera rotatoria, pues es una tarea colectiva.

Cuando la correspondencia registrada está clasificada por
secciones, cada cartero debe revisar y ordenar los envíos
que corresponden a su sección de reparto, siguiendo la
lista de embarrie. En ese momento, debe verificar que los
envíos pertenecen a su sección y debe separar los envíos
registrados con código de barras de aquellos que han
llegado sin código (que deberían ser muy pocos). A estos
envíos que han llegado sin código se les adhiere en el anverso una etiqueta blanca con código de barras. Además, se debe registrar también en SGIE el nombre y dirección del destinatario, así como el origen y número de origen de estos envíos, para asegurar la trazabilidad.

El cartero podrá también separar en atados los envíos registrados dirigidos a un destinatario habitual (que está registrado en SGIE y en la PDA como tal), para que se incluyan en una relación de entrega. Se estima que es conveniente cuando el número de envíos para un mismo destinatario habitual es superior a 4. También permite SGIE y la PDA confeccionar relaciones para entrega múltiple, cuando de forma puntual llega un volumen importante de envíos para un destinatario común, que no forma parte de los habituales de la Unidad y Entrega múltiple CityPaq, paquetes para un mismo destinatario a depositar en el mismo hueco del TAP con el mismo código de apertura. Estas relaciones se realizan por clientes, no por puntos de entrega. Una vez realizadas estas operaciones, el cartero devolverá al centro de grabación los envíos clasificados en el orden que marca la lista de embarrie de su sección en las Unidades que trabajan sin PDA.

Las grandes remesas de envíos certificados de un solo remitente (habitualmente serán notificaciones) se clasificarán a sección. El cartero, bajo supervisión del jefe, seleccionará el número de envíos que asumirá cada día. La custodia de las remesas la realizará el jefe de la Unidad, evitando los depósitos de envíos registrados en la mesa del cartero.

Los envíos registrados ya clasificados a sección que finalmente vayan a quedar sin repartir por falta de capacidad se darán de alta en unidad en SGIE para tenerlos controlados (con excepción de las Notificaciones en cualquier formato y las Cartas Certificadas formato normalizado).

Cuando vayan a quedar envíos registrados sin repartir se debe tener en cuenta el siguiente orden de prioridad: Valijas, depósito y pendiente del turno anterior, Paq Premium, Paq Premium Internacional (EMS), EPG, envío de dinero, Burofax, Telegramas, Carta Urgente, Certificados Urgentes, Paq Estándar, Notificaciones, Paq Ligero y Light, Ordinaria Urgente, Valores Declarados, Valor Filatélico, Paquetes Azules e Internacionales, Paquetes Postales Internacionales (PPI) y Avisos de Servicio (AD).

Las nuevas libranzas de giros SEDI llegan a la Unidad procedentes de la Oficina dependiente incluidas en sobres cerrados de envío de dinero, con la cuantía en metálico sin que se abra en dicha Unidad. Solamente la Oficina y el destinatario ven el dinero.

Los giros internacionales UPU se pagan en oficina. La orden de pago vendrá en modelo TFP1. Por tanto, a la Unidad de Reparto solo llegan con respecto a estos envíos los M4-O que avisan al destinatario para que pase a recoger en Oficina.

Los envíos de cada sección se graban en SGIE en el orden de embarriado en las Unidades que carecen de PDA. Hay que tener en cuenta que los giros vienen todos con el código de barras impreso en la libranza, si en algún caso el lector no lo capturase, es obligatorio introducir a mano los 23 caracteres.

Después, en las Unidades que se trabaja sin PDA, la
persona responsable de la grabación ese día debe
registrarlos en SGIE>>Entrada>>Asignar a sección, en
las Unidades que trabajan con PDA cada cartero graba
sus envíos a sección desde su PDA. Finalmente, una vez
los envíos están asignados a sección, se imprime la hoja
de reparto. Esta impresión solo es real en las Unidades
que siguen trabajando con papel (aunque prácticamente se ha universalizado el uso de la PDA y por tanto ese uso de papel es testimonial); mientras que en las Unidades que trabajan con PDA (la práctica totalidad hoy en día) y sin papel es virtual. Por tanto, las consecuencias de esta operativa serán distintas en los dos tipos de unidades que hemos señalado:

  • En las Unidades con papel se dan de alta los envíos en Unidad (notificaciones y cartas certificadas normalizadas no), se asignan a sección todos los envíos registrados y se imprimen físicamente las hojas de reparto.
  • En las Unidades con PDA
    y sin papel se dan de alta
    los envíos en Unidad (notificaciones y cartas certificadas normalizadas no), se asignan a sección todos los envíos registrados grabándolos desde la PDA y pulsando “Reparto” desde esta, sin ser necesaria la validación desde SGIE. De este modo, los datos de los envíos asignados a una sección desde la PDA quedan automáticamente grabados en esta.

La aplicación informática SGIE muestra las secciones en colores distintos dependiendo del estado en que se encuentren:

  • Rojo: Significa que todavía no se ha realizado ningún tipo de operación sobre ella (alta de envíos, embarriado, etc.) Las secciones no tienen ningún envío grabado.
  • Naranja: Los envíos están dados de alta pero no se ha generado la relación de reparto.
  • Verde: La sección tiene todos los envíos en reparto (están generadas las relaciones de reparto).

SGIE permite imprimir individualmente las Hojas de Reparto de cada sección inmediatamente después de finalizar la asignación de envíos a la misma (unidades sin PDA), pero se puede agilizar y optimizar la impresión de Hojas de Reparto imprimiendo simultáneamente las Hojas de Reparto pendientes de un mismo grupo de secciones (las que nos aparecen en color naranja).

Finalmente, el cartero recibirá los envíos y los importes asociados en un solo punto (certificados, valores, giros y reembolsos). Si aún trabaja en una Unidad con papel, recibirá también la Hoja de Reparto (si la sección tiene envíos asociados a Destinatarios Habituales se imprime también una hoja por cada relación de envíos asignado a cada Destinatario, indicando en el cuadro correspondiente al orden en la Hoja de Reparto la indicación “Relación”) en la que están relacionados los envíos grabados en SGIE.

En las Unidades Sin Papel se imprimirá únicamente la documentación considerada imprescindible para el reparto (ordenes de recogida, relaciones de destinatarios habituales que hayan solicitado estas de forma impresa…). También se pueden imprimir las hojas de reparto en casos excepcionales de caída del sistema, mal funcionamiento de la PDA…o cualquier error que impida trabajar desde la PDA.

Antes de clasificar a sección se deben consolidar los envíos:

  • Depósito, son los envíos trabajados del turno anterior que tienen que volver a salir a reparto.
  • Pendiente, son los envíos del turno anterior sin trabajar que no han salido a reparto.
  • Recibidos del CTA en el día.

En el supuesto de que fuera necesario priorizar la entrega de los envíos, tendremos en cuenta el siguiente orden:

  • Ordinaria: IPC, carta básica con fecha, Paq ligero y light, carta básica sin fecha (sea o no masiva), impresos con compromiso de entrega, resto de impresos.

Se clasificará en casilleros diferenciados, que se levantarán secuencialmente por prioridades. Clasificando la segunda vuelta de cada prioridad antes de levantar la siguiente.

  • Registrada: Valija, Paq Premium + EPG + Paquete azul + Giros + Burofax + Telegráficos, depósitos del día anterior + valores declarados, registrados con fecha, resto de registrados, notificaciones de 2º reparto, Paq Estándar, notificaciones de 1º reparto con más de 3 días en la unidad, resto de notificaciones.

Con el fin de dar la calidad a los productos registrados, se utilizarán tres casilleros para controlar el “pendiente”. Una vez se produzca la salida de todas las secciones, se agruparán en monteras por sección y fecha los registrados pendientes, ubicándolos en el hueco del casillero correspondiente.

Siguiendo la prioridad en los certificados, el primer reparto se realizará siempre antes del tercer día por lo que estos certificados pasarían ese día al casillero de primer reparto prioritario, que estando por secciones, debe de salir obligatoriamente en el día.

Los certificados que necesiten un segundo reparto, se pasarán obligatoriamente al segundo casillero, que corresponde por secciones a los repartos obligatorios en el otro turno.

SGIE en Servicios Rurales

El modo de trabajar con SGIE en los servicios rurales varía en función del tipo de relación que tiene cada Servicio Rural con la Unidad que le entrega los envíos y en función de dónde quedan avisados los envíos no entregados. Teniendo en cuenta estos criterios, se puede distinguir:

  • Tipo 1 (Rural Integrado): Son los servicios rurales que liquidan el mismo día y en la misma Unidad que graba los envíos en SGIE, pasando los envíos avisados a una Oficina Técnica. Los envíos registrados se dan de Alta en Sección directamente desde la PDA, como en URO.
  • Tipo 2 (Rural Integrado con Lista Propia): Son los servicios rurales que liquidan el mismo día y en la misma Unidad que graba los envíos en SGIE, pero cuentan con Lista propia de servicio rural. Los envíos registrados se dan de Alta en Unidad desde SGIE, posteriormente el responsable los asignará a la Sección Rural también desde SGIE.
  • Tipo 3 (Rural con liquidación diferida): Son los servicios rurales que no liquidan en el mismo día que reciben los envíos registrados. Los envíos registrados se dan de Alta en Unidad desde SGIE, posteriormente el responsable los asignará a la Sección Rural también desde SGIE.

A cada uno de los tres tipos mencionados se les entrega la siguiente documentación:

  • Tipo 1 (Rural Integrado): Recibirá cada día únicamente su PDA u Hoja de Reparto, junto con las entregas por relación para un mismo destinatario que tenga. La grabación y posterior liquidación de envíos registrados no difiere por tanto de un cartero urbano.
  • Tipo 2 (Rural Integrado con Lista Propia): Recibirá cada día su PDA u Hoja de Reparto y las entregas por relación que tenga. Los envíos avisados pasan a su propia Lista.
  • Tipo 3 (Rural con liquidación diferida): A través de otro enlace rural, o de la propia conducción que transporta el correo, recibirá diariamente tantos Talones de Retorno como envíos registrados saque a reparto.

TRATAMIENTO DE ENVÍOS CON IMPORTES A COBRAR/INCIDENCIAS

Los envíos con importes a cobrar que llegan a las Unidades de reparto (URO o USE) pueden tener tres orígenes distintos:

  • Envíos admitidos en oficina.
  • Envíos admitidos en centros de admisión masiva.
  • Envíos internacionales.

Todos los envíos admitidos por la red de oficinas deberán llevar adherida una etiqueta generada por IRIS, en la que consta el tipo de producto, el número de envío y el importe, entre otros elementos. El importe suele estar impreso en el margen derecho de la etiqueta.

Estos envíos se dan de alta en la unidad a través de SGIE, leyendo el código de barras situado en la parte inferior de la etiqueta. Los envíos Paq Premium o Paq Estándar con incidencias de importes se estacionan por asignación directa y se sigue el procedimiento establecido para este producto.

Si durante los procesos operativos de la unidad se detecta alguna de las siguientes incidencias en envíos procedentes de Oficina, se procederá como se detalla a continuación: Los envíos admitidos en unidades de Admisión Masiva llegan habitualmente con etiquetas de grandes clientes o con etiquetas generadas por IRIS iguales que las de los envíos admitidos en oficinas. Los envíos de grandes clientes no tienen una documentación específica y las etiquetas varían según el cliente. Estas etiquetas llevarán un código de barras de 23 dígitos, que será el que siempre se utilizará para grabar los distintos eventos del envío.

Estos envíos se darán de alta en la unidad, a través de PDA/SGIE, leyendo el código de barras de 23 dígitos. Los envíos Paq Estándar o Paq Premium con incidencias de importes se estacionan.

Si durante los procesos operativos de la unidad se detecta alguna de las siguientes incidencias en envíos procedentes de Masivas, se procederá como se detalla a continuación:

Los envíos internacionales con importes son envíos de importación que tienen reembolso o cualquier otro tipo de importes. Vendrán acompañados de una etiqueta o libranza del país de origen y con un impreso igual al utilizado para los derechos de aduana (DTA). Los envíos EPG y EMS (Paq Premium Internacional) no llevan reembolso, pero pueden llevar importes grabados por Aduana.

Se identifican por alguno o varios de los siguientes elementos:

  • Etiqueta roja de “Importes a Cobrar” (en caso de gravamen aduanero).
  • Etiqueta de reembolso R-1 Remboursement.
  • Etiqueta de EPG (se pone en Barajas).
  • Etiqueta de EMS Postal Exprés Internacional (Paq Premium Internacional) y Paq Standard Internacional, (se pone en Barajas a los envíos de importación).
  • TFP3.

El impreso DTA lleva en la parte superior derecha el código de barras del envío (siempre será el mismo que el de la etiqueta PI, EPG, EMS). Este código será el que siempre se utilizará para grabar los distintos eventos que el envío pueda tener.

Los envíos con importes tienen grabada la cantidad del reembolso más los derechos de giro y otros importes, junto con los datos del remitente, por lo que deberán aparecer automáticamente en SGIE al dar de alta el envío.

La cantidad a cobrar que figura en la cubierta del envío no coincidirá con el importe a cobrar al destinatario, puesto que se tendrá en cuenta que al grabar los datos se añaden los derechos de giro o en algunos casos las tasas de aduana.

Estos envíos se darán de alta en la unidad, a través de SGIE, leyendo el código de barras correcto. Los envíos internacionales pueden tener más de un código de barras. Leeremos siempre el mismo que aparece en el impreso grabado en Barajas Internacional.

Si durante los procesos operativos de la unidad se detecta alguna de las siguientes incidencias en envíos procedentes de Barajas, se procederá como se detalla a continuación:

En el momento de la entrega se grabarán necesariamente en la PDA los datos correspondientes a la identidad y el número del documento oficial de identidad del destinatario, ya sea persona física o jurídica. Se entregará al destinatario el Justificante para el destinatario del DTA, en su caso.

Estos envíos se liquidarán con la oficina de referencia mediante el Código de Control de Cobros. Se entregará también el taloncillo para la oficina del DTA, en su caso. Asimismo en la línea correspondiente a los reembolsos internacionales entregados, se cumplimentará manualmente la identidad y número del documento oficial de identidad del Receptor.

Los envíos que presenten incidencias en los importes a cobran no saldrán a reparto hasta solucionarlas, si por error ha salido a reparto se liquidará como “Necesidad de nuevo intento de entrega” retornándolo a la Unidad para su resolución.

EMBARRIADO

El embarriado es una tarea individual, cada cartero se ocupa de embarriar la correspondencia de la sección de reparto que tiene asignada. Comienza después de que haya concluido la clasificación general y se hayan trasladado las monteras de envíos a la mesa de cada sección de reparto (después de levantar mesa general).

El embarriado consiste en ordenar la correspondencia de la sección según el itinerario que se seguirá durante el reparto. Consta de dos fases: el preembarriado y el embarriado. Se considera preembarriado la clasificación de los envíos en casilleros; se considera embarriado la formación de paquetes (bloques de envíos) con los envíos clasificados en el preembarriado, listos para repartir (en el orden de reparto).

El modelo de mesas-casillero de preembarriado de cada sección consta de módulos adaptables al volumen de cada caja (separación o corte) y de rótulos impresos que indican los envíos que deben introducirse en cada caja. En estos casilleros, todas las cajas de la sección se ordenan alfabéticamente, de izquierda a derecha y de arriba a abajo. De esta forma se facilita el trabajo al cartero con poca experiencia. Por tanto, el preembarriado debe realizarse en casillero, sin disponer monteras encima de la mesa de la sección. El preembarriado comenzará en primer lugar por la correspondencia normalizada.

En el caso de que existan secciones acumuladas, que no se puedan repartir en su totalidad, se debe tener en cuenta que existen los criterios de prioridad en el embarriado y reparto.

También se tiene que tener en cuenta al final del preembarriado que:

  • Se deben reencaminar a la sección correspondiente los envíos mal clasificados que pertenecen a otra sección, para que el titular proceda a su embarriado.
  • En el caso de que se utilice un casillero específico para la reclasificación de los envíos mal clasificados a sección en el procedimiento de clasificación general, antes de preparar la correspondencia para la salida a reparto, deben recogerse los envíos que se encuentren en este casillero para la sección (casillero de recuperación o última hora).
  • Si hay envíos con retención judicial, se entregan al responsable para que los reencamine a donde haya decidido el juzgado.
  • En este momento se deben detectar los envíos sujetos a Reenvío, Buzón de Vacaciones y envíos ordinarios dirigidos a un domicilio, cuyos titulares posean un apartado postal y hayan autorizado por escrito la entrega de este tipo de envíos en dicho apartado.
  • Se reencaminan a la oficina postal de referencia los envíos ordinarios que no puedan ser entregados a domicilio por alguno de los siguientes motivos:
    • Zonas de nueva ocupación que no tienen aún asignada la denominación de viales ni numeración de viviendas o la que dispongan no es la oficial, o no dispongan de instalación de buzones y en las que todavía no se ha iniciado el servicio de reparto.
    • Zonas en las que no es posible realizar el reparto por diferentes factores (imposible acceso a los edificios, buzones desordenados, etc).
    • Zonas que, de acuerdo con la actual normativa, deben entregarse en casilleros concentrados pluridomiciliarios, pero aún no están instalados.
    • Zonas en las que la CNMC ha dictado resolución para que se entreguen en oficina.
  • En el caso de que la unidad de reparto y la oficina compartan local, se podrán reencaminar a dicha oficina los envíos ordinarios dirigidos a un domicilio, cuyos titulares posean un apartado postal y hayan autorizado por escrito la entrega de este tipo de envíos en dicho apartado.
  • En el caso de existir secciones sin cubrir, se activará el Plan de Contingencia local. Según este plan, la correspondencia perteneciente a secciones que no estén cubiertas se deberá clasificar en su totalidad, utilizando cualquier recurso del que se disponga, de forma rotativa por una persona asignada, mediante personal de las secciones colindantes… adoptando las medidas organizativas que sean necesarias. Con el reparto de estas secciones se podrá proceder de igual forma que con la clasificación, realizándose este con los recursos disponibles, se podrá dividir la sección en partes para ser asumida por parte de las secciones colindantes, por toda la Unidad o de forma rotativa por un grupo de secciones, asignando al repartidor de la sección más cercana a la Unidad o la de menor carga a la sección sin cubrir y la sección cercana o de menor carga ser asumida entre el resto de secciones de la Unidad… Esta actuación permitirá asegurar la calidad de los distintos productos.

El proceso de embarriado sigue el siguiente orden:

  • Se realiza el encasillado de los envíos (preembarriado). El encasillado consiste en clasificar los envíos, separándolos por calles y números, siguiendo el orden marcado en el casillero de la sección, que debe estar rotulado alfabéticamente, de izquierda a derecha y de arriba a abajo.
  • Se realiza el embarriado, que consiste en ir sacando de los casilleros los envíos y en colocarlos en paquetes (grupos de envíos) por números o portales, ordenando un paquete detrás de otro, según el recorrido del reparto en la calle, que coincidirá con el itinerario que se describe en la lista de embarrie
  • Se confecciona la bolsa o saca de alcance y los contenedores con los envíos (si los hay) que se entregan mediante “rutas directas”. En la bolsa de alcance se introducen los envíos que forman la segunda parte del recorrido y que no caben en el carro o en el cofre de la moto. A la bolsa se le pone una etiqueta, en la que se indica el número de la sección y la calle donde está el buzón de alcance. Después, la bolsa se lleva a la zona de salida para que la recoja el rutero. El embarriado comenzará por las zonas de reparto que componen las bolsas o sacas de alcance, de manera que permita la salida a tiempo de las diferentes conducciones y no perjudique a la sección del final de la ruta. Cabe señalar que en la bolsa de alcance se pueden introducir envíos ordinarios y envíos de paquetería (con el visto bueno del responsable de la Unidad), pero nunca se podrán incluir envíos de telefonía o envíos que contengan productos de alto valor (envíos con valor declarado o reembolso).
  • Se llena el carro de reparto o el cofre de la moto con los envíos, colocados en el orden inverso a la ruta seguida en el reparto (se deja en la superficie del carro lo primero que se reparte).
  • Se efectúan las peticiones de reenvío postal de la sección. Para ello, se dispondrá de sobres colectores y de etiquetas de las peticiones que vayan dándose de alta. También se dispondrá de testigos que facilitan la localización de estos envíos. Diariamente, durante el embarriado, deben detectarse estos envíos y separarse. Después se reenvía la correspondencia al nuevo domicilio, aun cuando sólo exista un único envío. También se efectúan las peticiones de Buzón de Vacaciones y el encaminamiento a oficina de envíos ordinarios dirigidos a un domicilio, cuyos titulares posean un apartado postal y hayan autorizado por escrito la entrega de este tipo de envíos en dicho apartado.
  • Se recogen los envíos registrados (certificados, giros, reembolsos, etc.), urgentes (cartas ordinarias urgentes, Paq Light Internacional y AD) y la correspondencia IPC (que se recoge bajo firma), junto con los envíos registrados se reciben las Hojas de Reparto que imprime SGIE (en el caso de trabajar con papel), donde figuran los envíos registrados para la sección, ordenados según el recorrido. Para el embarriado de los envíos registrados desde la PDA se puede hacer uso de la aplicación TAURO, que se encuentra integrada en TALOS, es una herramienta que permite la ordenación con criterios geográficos de los envíos ya grabados a sección para el reparto.

El cartero no debe mezclar nunca los envíos registrados, urgentes e IPC con el resto de los envíos ordinarios. Las cartas certificadas, urgentes y los envíos IPC se embarrian intercalados y se llevan separados del resto, sin incluirlos en la saca de alcance*, para garantizar su seguridad y para evitar realizar una entrega incorrecta por confusión. Si por el volumen no fuera posible llevar los envíos IPC con la correspondencia registrada y urgente, se llevan diferenciados, para tenerlos controlados durante el recorrido y asegurar siempre la entrega, con el criterio de garantizar el stock 0.

*A pesar de ser este el criterio general, debido al crecimiento del e-commerce, sí se podrán incluir envíos voluminosos, incluso registrados, en el buzón de alcance, teniendo en cuenta estos criterios:

  • No se deberán incluir envíos de telefonía o que contengan productos de alto valor.
  • No tener capacidad en el carro de reparto.
  • No será una decisión individualizada del repartidor. Tiene que ser conocido y supervisado por el responsable.
Tratamiento de la correspondencia mal encaminada

La correspondencia ordinaria mal encaminada por error pero con los datos correctos se reencamina al destino correcto o al CTA correspondiente. En caso de datos incorrectos subsanables, como por ejemplo código postal erróneo, se deberá tachar el código incorrecto y anotar correcto para posteriormente reencaminar el envío al destino correspondiente, en caso de no conocer el código correcto se devolverá el envío por “dirección incorrecta”.

La correspondencia registrada mal encaminada se da de Alta en la Unidad para que quede constancia del mal encaminamiento y se liquida como “mal encaminada”, enviándose posteriormente al su destino correcto en caso de ser posible o devolviéndose por “dirección incorrecta” en caso de no ser posible.

La liquidación se hace desde la ruta de SGIE, Liquidación>>Liquidación Envíos de Reparto y seleccionando la causa “Mal encaminado por Correos o Mal direccionado por cliente”.

Tratamiento de las peticiones de Reenvío Postal

El testigo de control se adhiere en la zona de rotulación de la mesa casillero correspondiente al domicilio del titular que tiene contratado el servicio de reenvío; el testigo de embarriado se coloca dentro del casillero, de forma que indica al cartero la existencia de un reenvío en ese punto de entrega. Este material lo entregará el responsable de la Unidad a los titulares de las secciones que tengan asignados los reenvíos.

Los reenvíos se cursan el mismo día en que los envíos lleguen a la Unidad de Reparto, antes de salir el cartero al reparto, aunque solo haya un envío. Se debe prestar especial atención a las fechas de alta y baja del servicio.

El cartero procederá de la siguiente forma, en función del número de envíos:

  • Cuando el número de envíos sea elevado, puede realizarse el reenvío a la nueva dirección en bandejas, pegando la etiqueta autoadhesiva y estampando en ella el sello de fechas.
  • Cuando el número de envíos sea superior a 5 (6 o más envíos) y siempre que sus dimensiones lo permitan, se introducirán en un sobre colector. El sobre se rotulará con la etiqueta en la que figurará la nueva dirección postal y se estampará el sello de fechas de la Unidad. En un mismo sobre colector se introducirán productos de distintas líneas (comunicación y marketing y publicaciones) de uno o varios titulares con la misma dirección de destino, pero nunca se introducirán productos registrados (certificados), Avisos de Servicio, cartas urgentes, ni Paq Ligero o Light Internacional, que siempre se reenvían individualmente.
  • Cuando el número de envíos no sea superior a 5, los envíos se reenviarán individualmente, pegando junto a la antigua dirección y sin taparla su correspondiente etiqueta autoadhesiva, en la que constará la nueva dirección y se estampará el sello de fechas de la Unidad. La antigua dirección se tachará (sin borrarla) con un simple trazo que impida que el envío se pueda volver a
    encaminar a la dirección original.
  • También se reenvían individualmente todos aquellos envíos que por sus dimensiones no puedan ser introducidos en el sobre o contenedor que les corresponda.
  • Cuando el cartero reciba un aviso de llegada de
    algún envío o paquete que se entrega en ventanilla de la oficina, se devolverá a la oficina que lo emitió para que ésta lo reenvíe a la nueva dirección. Para ello se pegará una etiqueta en el propio aviso y se acompañará otra sin utilizar para que la oficina pueda adherirla en el propio envío.

La Unidad de Reparto que reciba envíos reenviados los clasificará de la forma normal y tendrá en cuenta los compromisos de calidad en plazo de los productos. Los sobres colectores saldrán a reparto íntegros, sin haber sido abiertos y se tratarán como correspondencia ordinaria.

Los envíos registrados que requieran ser reenviados se graban en SGIE con el resto de envíos registrados, liquidándose en SGIE/PDA con la causa “Petición de Reexpedición” para cursar a destino con la etiqueta de la nueva dirección. Una vez reenviados se procederá a su distribución con la operativa habitual.

Si los reenvíos postales recibidos por la Unidad de Reparto definitiva presentan incidencias se actuará de la siguiente forma:

  • Los reenvíos hechos a mano (sin etiqueta autoadhesiva) se repartirán a domicilio durante 15 días naturales. Una vez pasado este plazo se devolverán si no llegan correctamente etiquetados.
  • Los sobres de reenvíos temporales que lleguen a la Unidad de destino con fecha posterior a la de la finalización del servicio se devolverán a la Unidad de origen, para que sean distribuidos en la dirección original.
  • Los reenvíos definitivos llegados a la Unidad de destino después de haber pasado la fecha final contratada se repartirán a domicilio hasta que no pasen 15 días naturales de la fecha final contratada que figura en la etiqueta. Una vez pasado este plazo, los reenvíos que lleguen se devolverán.
Tratamiento de las peticiones de Buzón de Vacaciones

Los clientes contratan mediante este servicio la custodia en su oficina de referencia de los envíos ordinarios y de los avisos de llegada correspondientes a los envíos registrados que vayan dirigidos a su domicilio. El período de custodia puede ir desde 1 a 14 semanas.

Los contratos de Buzón de Vacaciones se realizan en Oficina a través de IRIS. Al formalizarse el contrato, los datos pasan de forma automática a la aplicación SGIE de la Unidad de Reparto del cliente y se crea el Buzón de Vacaciones en SGIE de la oficina de referencia.

El tratamiento que reciben los envíos de clientes que han contratado este servicio varía según el tipo de envío:

  • En el tratamiento de los envíos ordinarios, la logística interna funciona como un caso de reenvío. Para ello la Unidad de reparto enviará diariamente (o cuando reciba envíos) a la Oficina de referencia del domicilio indicado en el contrato los envíos destinados al Buzón de Vacaciones en un sobre colector que irá etiquetado con el código del buzón (ver pág. 73), un número de envío (en el cual quedará reflejado el número de orden secuencial de los enviados por la UR a la Oficina de referencia). El número secuencial se genera en la UR al imprimir las etiquetas, su composición para los tres últimos dígitos será, el primero de ellos será un 0 si la unidad es una URO, y por un 1, si la unidad es una USE. También figurará en la etiqueta el CODIRED, la denominación de la Oficina y el código de barras del Buzón.
  • En el tratamiento de los envíos registrados, los envíos registrados se liquidarán con un intento de entrega (excepto notificaciones), ya que las unidades saben que no se podrá realizar la segunda. La nueva causa de liquidación de reparto en SGIE/PDA será “Buzón de Vacaciones”. Los envíos con este destino, se tratarán como avisados, se confeccionará el Aviso de Llegada (M4) que se introduce en el sobre colector que se envía al Buzón de Vacaciones, el envío registrado asociado al Aviso de Llegada tendrá el tratamiento de avisado, cursándose con el resto de envíos avisados a la Oficina de referencia. Al liquidar con esta causa, el envío se marcará para ser avisado por SMS.
  • Como particularidad, cabe señalar que las cartas urgentes ordinarias, Paq Light y Ligero y los Avisos de Servicio se liquidan como Buzón de Vacaciones con un intento de entrega, pero no se avisan, sino que se introducen en el sobre colector directamente.
  • Para cumplir correctamente con el proceso de Notificación, es necesario cumplimentar los dos intentos de entrega correspondientes. Por lo tanto, las notificaciones dirigidas a un destinatario que haya contratado un Buzón de Vacaciones se deberán liquidar en primer intento como “Ausentes”, sin necesidad de salir a reparto, pero completando correctamente el aviso con toda la información necesaria y quedando el envío en Deposito con el segundo intento de entrega pendiente. El segundo intento se hará en fecha y hora que cumplan los requisitos del tipo de notificación que se trate (administrativa o judicial). Se liquidará el envío con el motivo “Buzón de Vacaciones”, como el resto de certificados dirigidos a la dirección del Buzón, y se pasará a lista. El aviso se dirigirá al Buzón de Vacaciones. Si se intenta liquidar una notificación como “Buzón de Vacaciones” en el primer intento, ésta queda como depósito en unidad. No pasa a lista. Las notificaciones con acuerdo especial (SICER) tendrán un tratamiento similar, deben tener siempre un primer intento como ausente. Si son de tercer intento turno tarde, tendrán también un segundo intento como “Ausente “y pasarán a la USE, que las liquidará como “Buzón de Vacaciones”. Si son de depósito en buzón, se liquidarán como “ausente” en primer intento, como “Buzón de Vacaciones” en segundo y cuando vuelvan a reparto o en el mismo instante tras el segundo intento (si se trata de una notificación ND) se cumplimentará y separará el AR y el envío se encaminará al Buzón de Vacaciones junto a los envíos ordinarios.
Tratamiento de envíos ordinarios voluminosos “no buzoneables”

Los envíos ordinarios voluminosos que no es posible su depósito en buzón por sus dimensiones y no siendo posible su entrega en mano (porteros o conserjes, empresas, locales, administraciones, buzón adaptado a envíos voluminosos…) no se llevarán a reparto. Se confeccionará Aviso de Llegada modelo Oficina (M4O) para depositarlo en el casillero domiciliario del destinatario el mismo día de llegada del envío a la Unidad.

SGIE incorpora una opción para gestionar y cumplimentar el Aviso de Llegada y la etiqueta que se adhiere al envío para facilitar su identificación en el almacén de la oficina de referencia. Se accede desde Menú Principal de SGIE>>Entrada>>Alta de Envíos no Registrados.

En primer lugar se debe elegir la Unidad de Entrega en que se realiza el envío. Se tendrán configuradas tantas unidades como unidades de lista tenga la UR y unidades de lista rural en caso de tenerlas.

Hay que elegir la sección en el desplegable y en tipo de producto se elegirá “Voluminoso no Embuzonable” y a continuación se completarán los datos obligatorios.

Completos todos los datos se imprimirá automáticamente la etiqueta por la impresora de etiquetas si la unidad dispone de ella o a través de la impresora de láser predeterminada, en caso de que la impresión no se realice de forma automática se pulsará el botón “Imprimir Etiquetas”.

Por último se imprimen los Avisos de Llegada para depositar en el casillero domiciliario del destinatario, desde la opción “Imprimir Avisos”.

El Publicorreo Óptimo, Premium, Plus y Estándar nacional*, son productos contratados para la entrega en domicilio/buzón y se deben sacar siempre a reparto (sean o no voluminosos) e intentar la entrega en domicilio si su tamaño lo impide en buzón. Si aun así no es posible la entrega se dejará aviso de llegada (M4) en el buzón del destinatario para que lo recoja en la oficina de referencia del domicilio en el plazo 15 días naturales a partir de la fecha de aviso.

*El Publicorreo Estándar Nacional desaparece en 2020 pero se seguirá usando por clientes con contrato antiguo que no hayan realizado la migración a Publicorreo Optimo o Premium.

ANTES DE SALIR A REPARTO

Antes de salir al reparto, el cartero colocará todos los envíos en el carro de reparto o en el cofre de la moto, teniendo en cuenta que los envíos a repartir más tarde son los que deben quedar en el fondo.

El cartero comprobará también que ha recogido los siguientes utensilios:

  • Llaves del buzón de ruta o alcance. Las llaves del buzón de alcance o de ruta estarán guardadas en un armario específico, bajo la custodia del responsable de la Unidad. Se recogerán antes del reparto y se entregarán después del reparto, bajo firma en una hoja de firmas en la que constará el número de la llave.
  • Llaves de los buzones número 1 de los casilleros de las viviendas (tipo C universal). Buzón de devoluciones.
  • Avisos de llegada sellados (M-4). En el sello consta la ubicación de la oficina donde se pueden retirar los envíos avisados, el horario de apertura de la oficina (prestando especial atención a horarios de verano, si hay variaciones), y la sección de reparto que ha avisado el envío.
  • La documentación de calle (plano del recorrido).
  • Título de transporte o llaves del vehículo, si procede.
  • Tarjeta de combustible para el vehiculo, si procede.
  • Bolígrafo.
  • Carpeta.
  • PDA con su funda y bandolera.

DURANTE EL REPARTO URO

Los envíos se deben entregar al destinatario que figura en la dirección de su cubierta o a persona autorizada en el domicilio que consta en la dirección postal del envío.

Se entenderán autorizados por el destinatario para recibir los envíos postales, de no constar expresa prohibición, las personas presentes en su domicilio que sean familiares o mantengan con él una relación de dependencia o convivencia.

Se entiende por domicilio el conjunto de datos geográficos que permiten identificar el lugar de entrega de los envíos. El domicilio lo componen los siguientes elementos:

  • Tipo y denominación de la vía pública: nombre que identifica la calle, plaza, avenida, camino, etc.
  • Número de la finca: el que haya sido asignado por el Ayuntamiento de la localidad.
  • Datos de la vivienda o local: los que identifican el inmueble de forma singularizada en la inscripción existente en el Registro de la Propiedad.
  • Número de casillero domiciliario postal a continuación de las letras “CD”.
  • Localidad: nombre de la población.
  • Código Postal: el asignado a cada dirección postal.

La salida a reparto en una situación normalizada (sin acumulaciones extraordinarias) se producirá unas dos horas después del inicio de la jornada. El cartero se desplaza con el carro o bandolera a la zona de reparto, a pie, en transporte público o en vehículo de Correos.

El reparto de la sección debe hacerse “en redondo”, de manera que el comienzo y el fin del mismo se produzcan en el lugar más cercano posible a la Unidad de Reparto o medio de transporte utilizado. El reparto se inicia en el primer edificio o portal de la sección, según el orden que marcan la lista de embarrie y el plano de recorrido. Se entregan en primer lugar los envíos registrados y después los ordinarios.

Las secciones se deben recorrer en su totalidad a diario. Si por algún motivo no se puede finalizar por completo el reparto, al día siguiente se comenzará en el punto de corte del día anterior. Todos los envíos urgentes e IPC se repartirán diariamente. En ningún caso deberá devolverse un envío si la dirección reúne los elementos suficientes para poder identificar el domicilio del destinatario donde debe realizarse la entrega.

ENTREGA DE ENVÍOS ORDINARIOS

El Ministerio de Fomento ahora se llama de Movilidad, Transportes y Agenda Urbana.

Si para efectuar la entrega o depósito hay que acceder a las fincas urbanas, los carteros se identificarán llamando a alguna de las viviendas.

Procurar que el carro esté custodiado mientras se depositan los envíos en los buzones.

Los envíos ordinarios se entregan en el domicilio de los destinatarios mediante su depósito en el casillero domiciliario, si sus dimensiones lo permiten. Los libros de más de 500g y las publicaciones periódicas de más de 800g de peso no se sacan a reparto, sino que se avisan al destinatario y se entregan en oficina.

Hay que asegurarse de que los datos de la dirección del envío corresponden con los que figuran en el buzón (piso y letra) y en su caso el nombre.
Si la dirección es correcta, pero en el buzón no figura el nombre o no coincide con el del envío, se deposita igualmente en el buzón.
Si los números de piso o planta indicados en la dirección del envío no existen y no se localiza el nombre del destinatario en los casilleros, el envío no se depositará y se devolverá a origen, marcando en el envío la causa de la devolución (dirección incorrecta).
Únicamente se procederá a la devolución de los envíos si se tiene certeza de que es correcta esta forma de proceder.
En todo caso, se procurará la entrega de aquellos envíos postales cuya dirección, aun siendo incompleta, permita la identificación del destinatario.

Si el destinatario es una comunidad de vecinos y no dispone de buzón específico. El cartero debe depositar el envío en el buzón de cualquier vecino que, a su buen entender, tenga residencia habitual en la finca.

En los inmuebles que sean viviendas unifamiliares o locales comerciales o industriales independientes, la entrega podrá hacerse en un casillero domiciliario situado cerca de la primera puerta de entrada o sobre ella, de forma que permita el depósito de los envíos desde el vial público, y en el que figurarán obligatoriamente el nombre de la calle y el número, u otros datos identificativos de la dirección postal como el nombre de la urbanización o polígono y el número de la parcela, pudiendo también figurar los nombres y apellidos de los residentes en la vivienda o la denominación social, en caso de ser una persona jurídica el titular del local o vivienda.

Además de los envíos ordinarios también se encasillarán en buzón los avisos de servicio (AD), los envíos Carta urgente nacional (etiqueta UX), Paq Ligero y Paquete Internacional Light, estos envíos hay que leerlos antes con la PDA y marcar como entregado, en Unidades sin PDA se graban como entregados en SGIE al volver a la Unidad.
Para su correcto tratamiento, en la entrega de las Cartas urgentes nacionales y Paq Ligero y Paquete Internacional Light es preciso seleccionar el envío, pulsar el botón “Entregado” de la PDA y leer el código del envío; en el caso de los AD basta con seleccionar el envío y pulsar el botón “Entregado”.

Si no hay inconvenientes para la entrega encasillar el envío en el buzón correspondiente.

Una vez el cartero ha repartido los envíos que transportaba en el carro o en el cofre, recogerá la saca de ruta en el buzón de depósito y continuará realizando el reparto.

Buzones

El número de casilleros domiciliarios que debe haber en los inmuebles sujetos a régimen de propiedad horizontal es igual al de los locales y viviendas susceptibles de aprovechamiento independiente, más otro señalizado con el número 1, reservado para las devoluciones de envíos.

Los casilleros domiciliarios deben estar numerados, a partir del número 2, debiendo situarse correlativamente a contar de izquierda a derecha y de arriba a abajo, ordenados por pisos y puertas. Estos datos (el piso y la puerta) se indicarán obligatoriamente en el casillero, pudiendo también figurar, de forma opcional, los nombres y apellidos de los residentes en la vivienda o la denominación social en caso de ser una persona jurídica el titular del local.

Hay que abrir diariamente el buzón no 1 destinado a las devoluciones postales. El buzón número 1 es el primer buzón contando de izquierda a derecha y de arriba abajo. Retirar todo lo que se encuentra depositado en el buzón. Los envíos mal embuzonados se encasillan en el buzón correspondiente y los envíos que no son para esa dirección se guardan para su posterior tratamiento en la Unidad de Reparto y encaminamiento al destino correcto.

Imposibilidad de Entrega

Si un inmueble sujeto al régimen de propiedad horizontal no dispusiese de casilleros domiciliarios, o estos se encontraran deteriorados de forma que no garantizasen la propiedad, el secreto y la inviolabilidad de los envíos postales, se pondrá en conocimiento del responsable de la unidad al regreso del reparto. Será este último quien facilitará las instrucciones adecuadas en este supuesto.

En el caso de los envíos Carta Urgente Nacional, Paq Ligero y Paq Internacional Light que por sus dimensiones no se puedan depositar en el buzón, además de depositar el aviso de llegada (M4) se indicará en la PDA «Realizado intento de entrega: no cabe en buzón».

En el caso de que el remitente haya hecho constar el teléfono del destinatario, al liquidar el envío como «Avisado no cabe en buzón» se generará el envío de SMS avisado y no será necesario depositar Aviso de Llegada.

En ningún caso se dejarán envíos fuera de los casilleros domiciliarios, ya que esta forma de “entrega” no garantiza la propiedad, el secreto y la inviolabilidad de los envíos postales.

Hay que confeccionar un Aviso de Llegada por envío aunque lleguen varios para el mismo destinatario el mismo día. En todos los casos se realizará un aviso por envío, aunque sea el mismo remitente, el mismo destinatario y el mismo producto.

En el caso de envíos voluminosos las anotaciones se podrán hacer en el anverso para evitar manipulaciones innecesarias y en la etiqueta en el caso de la paquetería, teniendo especial cuidado de no inutilizar el código de barras.

Cuando la entrega no sea posible se debe marcar la causa en el cuadro de devoluciones del sobre o escribirla a mano en el reverso de forma clara. Las posibles causas de la no entrega de un envío son:

  • Dirección incorrecta.
  • Dirección insuficiente.
  • Destinatario desconocido.
  • Destinatario fallecido.
  • Rehusada. En el caso de imposibilidad de acceso al domicilio (portal cerrado) o de que las instalaciones no se encuentren en condiciones adecuadas se entregará la correspondencia al responsable de la Unidad que comunicará por escrito a los destinatarios dicha circunstancia y la disponibilidad de la correspondencia en la Oficina. Se deben guardar los envíos que no se hayan podido entregar durante el reparto para su posterior tratamiento en la Unidad. Los Servicios Rurales que posean Lista de Correos propia, no devolverán los envíos avisados sino que los custodiarán para su entrega en Lista durante el periodo establecido.

Entregas especiales (fallecidos, quiebra, clientes hoteles, porteros):

  • Los envíos dirigidos a personas fallecidas, teniendo conocimiento de esta circunstancia, serán entregados a sus herederos o a aquellos que tengan la administración de la herencia, (debidamente identificados), salvo los que tengan naturaleza de carta, en cuyo caso quedarán depositados en la oficina de destino. Desde esta oficina se enviará consulta al remitente para que este autorice su entrega a los herederos u opte por su recuperación.
  • Los envíos postales dirigidos a comerciantes constituidos en quiebra o personas declaradas en concurso de acreedores, se entregarán a los síndicos o personas designadas al efecto por la autoridad competente.
  • Los envíos postales dirigidos a unidades militares o entidades análogas se entregarán, salvo que medie oposición expresa de los destinatarios de los envíos, a las personas autorizadas formalmente para hacerse cargo de ellos, bajo la responsabilidad de quienes las hubieran autorizado.
  • Los envíos dirigidos a Centros Penitenciarios se entregarán a las personas autorizadas para hacerse cargo de ellos.
  • Los envíos postales ordinarios dirigidos a clientes o residentes de hoteles, pensiones, colegios y otros establecimientos análogos podrán entregarse, salvo que medie oposición expresa de los destinatarios de los mismos, a la persona autorizada en ellos para su recepción.
  • Los envíos postales ordinarios podrán entregarse a los porteros, encargados o gerentes de los respectivos complejos o de los edificios, siempre que no medie oposición expresa de los destinatarios de los mismos.
  • En los mercados, la correspondencia se entregará al encargado de los mismos o se depositará en los casilleros, donde debe figurar el número del puesto y el titular del mismo.
  • En las empresas o firmas comerciales se entrega a la entrada del edificio, a la persona encargada de recibir la correspondencia.
  • En las urbanizaciones y polígonos industriales de acceso restringido los envíos se depositan en las casetas postales instaladas a la entrada o se entregan al encargado.
Entrega de envíos ordinarios en entornos especiales

En los entornos especiales, la entrega de los envíos postales ordinarios se realizará a través de buzones individuales no domiciliarios y de casilleros concentrados pluridomiciliarios. En todo caso, la entrega de los envíos postales ordinarios a través de buzones individuales y de casilleros concentrados pluridomiciliarios, como sistemas alternativos y excepcionales a la entrega en el domicilio, se realizará todos los días laborables y, al menos, cinco días a la semana. El acceso a la entrega de envíos postales a través de los sistemas mencionados podrá ser utilizado por cualquier operador postal.

Si las viviendas o edificaciones del entorno afectado no dispusiesen de las instalaciones apropiadas para la entrega de los envíos postales (buzones individuales no domiciliarios y de casilleros concentrados pluridomiciliarios) o éstas no se encontrasen en condiciones de uso adecuadas, el operador encargado de la prestación del servicio postal universal facilitará la entrega de los envíos postales en la oficina postal más próxima, previa comunicación escrita a los destinatarios de dicha circunstancia y del horario en el que podrán ser retirados, dando cuenta de ello al regulador postal en el plazo de tres meses a contar desde el inicio de este sistema de reparto.

Tendrán la consideración de entornos especiales los siguientes supuestos:

  • Cuando se trate de viviendas aisladas o situadas en entornos calificados como diseminados y estén situadas a más de 250 metros de la vía pública habitual utilizada por cualquiera de los servicios públicos. En este caso, el reparto se realizará mediante buzones individuales o agrupados ubicados al paso o en un punto de aproximación entre las viviendas y la vía de circulación.
  • En entornos de gran desarrollo de la construcción y mínima densidad de población, entendiendo por tal desarrollos de construcción horizontal, que sean viviendas individuales o agrupadas, naves industriales o cualquier otro tipo de edificación individualizada. En estos entornos, el reparto se realizará mediante casilleros concentrados pluridomiciliarios cuando concurran, al menos, dos de las siguientes condiciones:
    • El número de habitantes censados sea igual o inferior a 25 por hectárea, considerando a estos efectos la superficie urbana.
    • El número de viviendas o locales sea igual o inferior a 10 por hectárea, considerando a estos efectos la superficie urbana.
    • El volumen de envíos ordinarios en el entorno no exceda de 5 envíos semanales, de media por domicilio y en cómputo anual.

En caso de entornos de nueva construcción donde no sea posible determinar algunas de las condiciones anteriores, se adoptará, de forma provisional y por un plazo máximo de dos años, el sistema de reparto que previsiblemente pudiera corresponderle por analogía con entornos similares de la zona, dando cuenta de ello al regulador postal en el plazo de tres meses desde el inicio del reparto.

Otros entornos especiales, a efectos postales, son los siguientes:

  • Mercados, centros comerciales y de servicios, entendiendo por éstos aquellos entornos caracterizados por una concentración de establecimientos independientes de carácter comercial o de servicios.
  • Conjunto residencial de inmuebles que sean viviendas unifamiliares con un único número de policía y sin identificación oficial individualizada de cada una de las viviendas o áreas industriales cuyas naves tengan, así mismo, un único número de policía y no dispongan de identificación individual de cada una de ellas.

El reparto se efectuará en ambos casos mediante casilleros concentrados pluridomiciliarios, que en el segundo de estos supuestos deberá ser expresamente autorizado por el regulador postal. Asimismo, la entrega de envíos ordinarios a través de buzones individuales no domiciliarios o casilleros concentrados pluridomiciliarios podrá realizarse cuando se acuerde de forma expresa y fehaciente, con los destinatarios de los envíos postales o sus representantes.

Sin perjuicio de los supuestos señalados, cuando concurran circunstancias o condiciones geográficas excepcionales, que afecten a la regularidad del reparto, o a las condiciones de entrega de la correspondencia, como en el caso de situaciones climáticas extremas, cortes en las vías de comunicación, circunstancias que pongan en peligro la seguridad de los empleados, u otras similares, el operador encargado de la prestación del Servicio Postal Universal (Correos) deberá ponerlo en conocimiento del órgano regulador para su valoración y, en su caso, establecer condiciones específicas que faciliten la entrega de los envíos en dichos ámbitos.

El operador encomendado para la prestación del Servicio Postal Universal (Correos) remitirá a la Comisión Nacional de los Mercados y la Competencia (CNMC), trimestralmente, relación actualizada de los ámbitos en los que, por concurrir las circunstancias anteriormente señaladas, se han implantado casilleros concentrados pluridomiciliarios o buzones individuales no domiciliarios.

En todo momento, mediante resolución razonada, el Regulador Postal podrá declarar que en un determinado entorno han dejado de darse los supuestos que permitan autorizar la excepcionalidad de la entrega señalada. En tal caso, en el plazo de seis meses, la entrega en dicho entorno deberá hacerse conforme a las condiciones ordinarias.

Cualquier modificación de las condiciones excepcionales de entrega deberá comunicarse a la Subsecretaría de Fomento, que la valorará y determinará las condiciones específicas que faciliten la entrega de los envíos postales ordinarios en los entornos afectados.

ENTREGA DE ENVÍOS REGISTRADOS

La correspondencia registrada incluye un código de barras para su seguimiento e identificación durante todo el proceso de admisión, curso y entrega.

Durante el embarriado y durante el reparto, los envíos certificados no se mezclan con los envíos ordinarios y se llevan separados del resto. Los certificados no se dejan nunca en el carro cuando el cartero tiene que subir a un domicilio a realizar una entrega.

Los envíos registrados se entregan siempre en mano, en el domicilio del destinatario, a él o a una persona autorizada. Se debe de tener en cuenta que se consideran autorizadas para recibir un certificado las personas presentes en el domicilio del destinatario que sean familiares suyos o mantengan con él una relación de dependencia o convivencia, de no constar expresa prohibición del destinatario, siempre que tengan 14 o más años de edad. Los envíos que tengan contratado el servicio adicional de Entrega Exclusiva al Destinatario (EED) únicamente podrán entregarse a este, no siendo posible la entrega a autorizados.

La realización de un pago por medio de Western Union, SIEMPRE se hace a la persona destinataria del dinero, NO admitiéndose autorizaciones en este servicio para su pago. El destinatario debe ser siempre mayor de edad (18 años). Y en el caso de giros para el pago a menores, éstos habrán de actuar necesariamente representados por sus padres, tutores o representantes legales. Al ser necesaria la presentación del DNI con carácter previo a la realización de la operación, únicamente pueden pagarse giros a los mayores de catorce años, que habrán de actuar siempre representados por sus padres, tutores o representantes legales.

En el momento de la entrega, el cartero localiza físicamente el envío y su correspondiente apunte en la PDA u Hoja de Reparto. Después debe identificar a la persona que se va a hacer cargo del envío, pidiéndole su Documento Oficinal de Identificación (DNI, pasaporte, tarjeta de residencia, etc.) y anotarlo en el asiento correspondiente de la PDA u Hoja de Reparto. La persona que se hace cargo del envío, firmará la recepción del mismo, siguiendo el siguiente esquema:

  • Si los datos se recogen en PDA, se sigue el siguiente proceso:
    • Pulsar “Entregado”.
    • Leer código del envío que se va a entregar.
    • Recoger datos básicos del Receptor (DOI, Nombre y primer apellido).
    • Si ya constasen los datos del Receptor basta con pulsar “Datos Receptor” para que se autocumplimenten.
    • Recoger la firma del Receptor y pulsar “Firmado”.
  • Si los datos se recogen en Hojas de Reparto, podrán darse las siguientes circunstancias:
    • Si el envío tiene etiqueta preimpresa se recogerá la firma en el espacio reservado para ello de la misma. Se desprenderá la parte de la etiqueta en la que se ha recogido la firma, utilizando la pestaña diseñada al efecto y se pegará en la Hoja de Reparto*.
    • Si el envío no tiene etiqueta se recogerá la firma directamente en la Hoja de Reparto.
    • Si los envíos van anotados en una relación para un mismo destinatario, se recogerá una sola firma que justifique la recepción de todos los envíos registrados incluidos, sin necesidad de firmar todas las etiquetas, haciendo constar en su correspondiente asiento el resultado de la entrega, ya que es posible que el receptor no quiera hacerse cargo de todos los envíos.

*Los Servicios Rurales tipo 3 recogerán la firma y las demás anotaciones pertinentes en el Talón de Retorno de información, que sustituye en su caso a la Hoja de reparto.

Si el destinatario de un envío certificado no figura en el buzón, pero figura su número de vivienda, el cartero intentará la entrega y no procederá a la devolución inmediata del envío.

Cuando el destinatario o la persona que pueda hacerse cargo de un envío certificado no sabe o no puede firmar, la entrega se realizará en presencia de un testigo que firmará como tal. Nunca el empleado de Correos actuará como testigo.

En el momento de la entrega se tendrá también en cuenta que, si el envío lleva Aviso de Recibo (AR), deberá desprenderse del mismo. El receptor deberá cumplimentar su nombre y apellidos, DOI, relación con el destinatario (en su caso), la fecha y firma. Por su parte, el empleado ha de consignar su identificación (NIP), fecha y hora, firma y deberá marcar con un aspa el resultado del intento de entrega (en caso de entrega, 1. Entregado a Domicilio). Además, a la vuelta a la Unidad, el cartero deberá estampar el sello de fechas. En caso de entrega fallida, el cartero indicará la causa, pondrá la fecha, su firma e identificación en el AR, sin despegarlo del envío.

En los envíos con Prueba de Entrega Electrónica (PEE) no hace falta que se rellene ningún impreso físico. Se recogen en la PDA, en Unidades sin PDA se graban en SGIE al volver a la Unidad, los datos del receptor (nombre, apellidos y número del DOI). Al liquidarlos en SGIE, la aplicación informática genera de manera automática la comunicación que se enviará al remitente del envío.

Los envíos grabados con reembolso o con derechos de aduanas exigen que se cobre al destinatario en metálico la cantidad que consta en la etiqueta del envío o en el impreso que lo acompañe.

En el caso de que no poder realizar la entrega del envío, se procederá de la siguiente manera con la PDA:

  • Pulsar “No Entregado”.
  • En el caso de envíos avisados, y sólo si fuese distinta a la configurada por defecto, seleccionar la oficina de lista que corresponda.
  • Pulsar sobre el resultado de no entrega que proceda.
  • Leer el código del envío que no se puede entregar.

En el reparto en USE al marcar la opción “Ausente” la PDA llama automáticamente a los destinatarios de los que se tenga registrado el número de teléfono para informar de la imposibilidad de entrega y si es posible, concretar cómo proceder con el envío. En las URO se puede realizar de forma opcional, pero no es una función que se realiza de forma automática.

Con la actual versión de Talos, la PDA informa también en caso de no ser necesario el depósito de Aviso de Llegada para las cartas urgentes ordinarias nacionales y envíos urgentes internacionales (LY, LX, LZ…) que se liquiden con la causa “Realizado intento de entrega: no cabe en buzón” o “Ausente”, siempre que se tenga registrado el teléfono del destinatario. En la pantalla de la PDA aparece el mensaje informativo “Envío trabajado correctamente. No deposite Aviso de Llegada en buzón”

En el caso particular de que el destinatario o persona autorizada rehúsen hacerse cargo del envío deberán dejar constancia de su identidad como si de una entrega se tratase.

Si el destinatario se encuentra ausente y no es posible la entrega del envío, el cartero confeccionará en ese mismo momento un Aviso de Llegada (M-4) rellenado con todos los datos requeridos (número completo del envío, fecha, procedencia, remitente, destinatario, tipo de producto, etc).

En la casilla del reverso se debe indicar el Distrito/Sección y el cartero deberá consignar su firma e identificación (NIP) en el caso de que el envío sea una notificación (ver imagen pág.37). Inmediatamente después depositará el aviso en el casillero domiciliario. El envío avisado y respaldado se traslada a Cartería para su posterior pase a la Unidad de entrega en Oficina (Lista). Los envíos en los que el remitente haya incluido el número de teléfono del destinatario, la PDA informa y no es necesaria la confección del Aviso de Llegada, puesto que se envía de forma automática SMS al destinatario informando del evento.

Los Avisos de Llegada informan al destinatario de dónde se encuentra la oficina a la que debe dirigirse para retirar el envío que se le ha detallado, los horarios de la misma y el tiempo de permanencia del envío en dicha oficina, según el tipo de producto (para certificados es de 15 días, acuerdos especiales o notificaciones 7 días).

Cabe tener en cuenta una serie de particularidades a la hora de confeccionar y depositar el aviso de llegada:

  • Los datos relativos a la oficina de depósito del envío y a la sección de reparto se han cumplimentado ya en la Unidad de Reparto, generalmente se imprimen.
  • El resto de los datos se cumplimentarán durante el reparto con bolígrafo y en letra clara (destinatario y dirección, procedencia y remitente, producto y modalidad, indicaciones del intento de entrega). Para marcar opciones se emplearán aspas (no subrayados ni enmarcados).
  • El número del envío al que hace referencia el aviso se indica en su totalidad para todo envío registrado.
  • Hay que confeccionar un Aviso de Llegada por envío aunque lleguen varios para el mismo destinatario el mismo día. En todos los casos se realizará un aviso por envío, aunque sea el mismo remitente, el mismo destinatario y el mismo producto.
  • En las USE se deposita un Aviso de Llegada por cada intento de entrega, el primero avisando que se ha intentado la entrega sin éxito e informando del día y hora (aproximada) del siguiente intento y el segundo informando del intento fallido de entrega y los datos necesarios para recogida del envío en Oficina. En el caso de las URO únicamente se deposita el Aviso de Llegada del último intento de entrega, para su recogida en Oficina.

El embuzonado de los Avisos de Llegada se realiza inmediatamente después de que se realice el intento de entrega domiciliaria y este no resulte efectivo por estar ausente el destinatario o porque, habiendo personas en el domicilio, nadie se hace cargo del envío.

Cabe añadir que el aviso de llegada también se podrá usar como soporte físico en la entrega en caso de que se requiera por descarga de la batería en la PDA, ante la entrega de una relación si no se imprimió antes la hoja de relación, ante la petición expresa del destinatario de firmar en papel, para la entrega bajo sello en organismos oficiales, para recoger el sello de personas jurídicas en el momento de la entrega y siempre en sustitución de la Hoja de Reparto.

Existen diferentes tipos de Avisos de Llegada:

  • M4: Avisos de Llegada genéricos.
  • M4O: Avisos de Llegada elaborados por las Oficinas.
  • M4E: Avisos de Llegada utilizados en los procesos electorales.
  • M4C: Avisos de Llegada del Catastro.
  • Avisos de Llegada propios de los remitentes de los envíos: Agencia Tributaria, Ayuntamientos, DGT…
Impresión de Avisos de Llegada de Oficina

Los M4O-Avisos de Llegada de envíos ordinarios y registrados con entrega en Oficina (sin reparto domiciliario) se imprimirán diariamente por las Unidades de Reparto encargadas de embuzonarlos. Previamente las Oficinas de Referencia
habrán dado de alta estos envíos.

Para acceder a la impresión de Avisos se debe entrar en SGIE>>Entrada>>Impresión Avisos.

A continuación se puede elegir la opción más adecuada para localizar los Avisos que se quieren imprimir o reimprimir:

  • Pendientes: esta opción sale marcada por defecto, muestra todos los envíos ordinarios y registrados cuyo Aviso aún no se ha impreso (opción para imprimir Avisos por primera vez).
  • Fecha: muestra todos los envíos ordinarios y registrados cuyo Aviso ya se ha impreso el día y hora seleccionados (sólo reimpresión).
  • Individual: muestra un envío ordinario y registrado concreto cuyo Aviso ya se ha impreso previamente y del cual se debe informar su código (sólo reimpresión).

Para reimprimir Avisos de envíos si se ha seleccionado el filtro “Fecha”:

  • Seleccionar fecha en que se imprimieron los Avisos por primera vez.
  • Consignar el rango horario en que se imprimieron los Avisos (formato HH:MM).

Tanto si se ha optado por imprimir todos los Avisos pendientes (seleccionado filtro Pendientes) como si, en su caso, se han aplicado filtros para la reimpresión (seleccionado filtro Fecha o Individual), se muestran en pantalla los envíos registrados que cumplen los criterios aplicados. Para proceder a la impresión de los Avisos:

  • Marcar el check de los Avisos que se quieren imprimir o reimprimir.
  • Se puede optar por marcar/desmarcar el check de todos los Avisos.
  • Colocar en la bandeja de la impresora ejemplares de Avisos de Llegada modelo M-4-O específico de envíos con entrega en Oficina.
  • Pulsar imprimir.

Para imprimir o reimprimir Avisos de envíos ordinarios se marcará el check “Ordinarios” y seleccionar la fecha:

  • Si la fecha se deja en blanco (opción por defecto), aparecerán todos los Avisos de envíos ordinarios pendientes de impresión.
  • Si se selecciona una fecha en concreto, aparecerán todos los avisos, tanto impresos como pendientes, que se dieron de alta en la Oficina ese día.

El resto de pasos se realizan de igual modo que con los envíos registrados.

Tanto para los envíos registrados como para los ordinarios se imprimirá el mismo tipo de Aviso de Llegada perfectamente cumplimentado. Estos Avisos se clasificarán por sección y se deberán repartir el mismo día de su impresión.

Entregas especiales (fallecidos, quiebra, clientes hoteles, porteros):

  • Los envíos dirigidos a personas fallecidas, teniendo conocimiento de esta circunstancia, serán entregados a sus herederos o a aquellos que tengan la administración de la herencia, (debidamente identificados), salvo los que tengan naturaleza de carta, en cuyo caso quedarán depositados en la oficina de destino. Desde esta oficina se enviará consulta al remitente para que este autorice su entrega a los herederos u opte por su recuperación.
  • Los envíos postales dirigidos a comerciantes constituidos en quiebra o personas declaradas en concurso de acreedores, se entregarán a los síndicos o personas designadas al efecto por la autoridad competente.
  • Los envíos postales dirigidos a unidades militares o entidades análogas se entregarán, salvo que medie oposición expresa de los destinatarios de los envíos, a las personas autorizadas formalmente para hacerse cargo de ellos, bajo la responsabilidad de quienes las hubieran autorizado. Podrá sustituirse el número del documento oficial de identidad por el número de identificación profesional.
  • Los envíos dirigidos a Centros Penitenciarios se entregarán a las personas autorizadas para hacerse cargo de ellos. La entrega de envíos en estos establecimientos se considerada de carácter provisional en tanto no se verifique que los destinatarios se encuentran en dichos destinos. Al día siguiente de su reparto, el repartidor deberá recuperar los AR cumplimentados, en su caso, y la correspondencia que no haya podido entregarse al destinatario para proceder a su devolución.
  • Los envíos dirigidos a los clientes o residentes de hoteles, pensiones, colegios y otros establecimientos análogos podrán entregarse, si media autorización expresa del destinatario de los mismos, a la persona autorizada en ellos para su recepción. La entrega de envíos en estos establecimientos se considerada de carácter provisional en tanto no se verifique que los destinatarios se encuentran en dichos destinos. Al día siguiente de su reparto, el repartidor deberá recuperar los AR cumplimentados, en su caso, y la correspondencia que no haya podido entregarse al destinatario para proceder a su devolución.
  • Sólo podrán entregarse los envíos certificados a los porteros, encargados o gerentes de los respectivos complejos o de los edificios, si media autorización expresa de los destinatarios.
  • Los envíos certificados dirigidos a personas jurídicas se entregarán al representante de estas, o bien a un empleado de la misma, recogiendo junto a la firma y fecha, el sello de la empresa. Si la entrega se realiza con PDA en una Unidad “sin papel”, el sello de empresa se recoge en un Aviso de Llegada (M4) que se almacenará con la documentación de reparto. Cabe añadir que hay tres excepciones en las que no es necesario estampar el sello de empresa, cuando los envíos van dirigidos a: Sociedades Civiles Privadas (SCP), Comunidades de Bienes (CB) y Comunidades de Vecinos. En estos casos, en la hoja de entrega y en el Aviso de Recibo se hará constar la indicación “carece de sello”.
  • La entrega de certificados en organismos públicos se realizará a un empleado de los mismos, haciendo constar, junto a la firma y fecha, el sello del organismo público. También podrán entregarse en el Registro General del organismo público, bastando en este caso la estampación del sello de entrada. El número del documento oficial de identificación podrá sustituirse por el de identificación personal o carné profesional. En caso de que estos organismos sean destinatarios habituales y hayan solicitado la recogida de firma en papel para las relaciones de sus envíos, no se recogerán en la PDA los datos y firma, bastará con el sello de entrada del registro en la hoja impresa de la Relación de reparto. Previamente desde SGIE se habrá marcado el check “Organismo Público” desde la pantalla Destinatario habitual y en el momento de la entrega, la PDA no muestra la pantalla de recogida de datos mostrando en su lugar ventana informativa con el mensaje “Entrega en el registro de un Organismo Público. Necesario recoger sello de entrada en relación”.

Cumplimentados los documentos (PDA u Hoja de Reparto y AR, en su caso), se entrega el envío al destinatario o persona autorizada. Si el certificado es rehusado por el destinatario o procede su devolución por otra causa, se respalda, indicando la causa por la que no se ha entregado, para su posterior formalización.

PARTICULARIDADES EN LA ENTREGA DE ALGUNOS PRODUCTOS

En este punto se va a desarrollar de forma individualizada la entrega de algunos productos debido a que contienen particularidades específicas en su proceso.

Entrega de Reembolsos

Los envíos con reembolso nacionales llegan acondicionados con una etiqueta de paquetería en la que consta el importe a cobrar* y suelen llevar también una etiqueta circular de color rosa con la letra R, para que sea fácil identificar de manera visual que estamos ante un envío de estas características. Los envíos internacionales llevan incorporada etiqueta triangular naranja de reembolso R-1 Remboursement (ver pág.28) y documento TFP3.

*Máximo a domicilio 1000€, excepto envíos en los que la cantidad de reembolso cobrado al destinatario se devuelva al remitente mediante giro ordinario a domicilio, en estos casos el máximo será 499,99€.

El cartero aplicará los requisitos generales de la entrega de envíos postales certificados y además cobrará en metálico la cantidad del importe que figura en la PDA u Hoja de Reparto y en la etiqueta adherida al envío.

El destinatario podrá comprobar el contenido del envío antes de aceptarlo, siempre en presencia del cartero y solo si en la cubierta del envío figura la autorización del remitente; si es carta, paquete postal u objeto precintado, no podrá comprobarse su contenido (esta opción solo se da en algunos envíos de venta por correo).

Entrega de envíos con derechos aduaneros

Los envíos gravados con derechos aduaneros llegan acondicionados con la Etiqueta roja de “Importes a Cobrar” y el DTA-Documento Tributario Aduanero (ver pág.29) que consta de tres partes, ejemplar para el destinatario, para la Unidad de Reparto y para la Oficina, este documento incorpora los datos del envío (remitente, destinatario, código del envío e importes a cobrar desglosados por conceptos).

El impreso DTA lleva en la parte superior derecha el código de barras del envío (siempre será el mismo que el de la etiqueta PI, EPG, EMS). Este código será el que siempre se utilizará para grabar en SGIE los distintos eventos que el envío pueda tener.

La entrega se realiza con la PDA, grabando en esta los datos del destinatario.

Entrega de Notificaciones

El 02/10/2016 entró en vigor una importante modificación de lo regulado hasta entonces en esta materia, para cumplir con lo dispuesto en la Ley 39/2015 de 1 de octubre. Especial importancia tiene lo dispuesto en el Artículo 42, punto 2, que dispone que “En caso de que el primer intento de notificación se haya realizado antes de las 15:00h, el segundo intento deberá realizarse después de las 15:00h y viceversa, dejando en todo caso al menos un margen de diferencia de tres horas entere ambos intentos de notificación”. Por este motivo se puso en práctica un servicio de entrega de notificaciones en turno de tarde, inexistente hasta la fecha.

La entrega de notificaciones de órganos administrativos y judiciales por los empleados de Correos tendrá como efecto la constancia fehaciente de su recepción; sin perjuicio de que los demás operadores postales realicen este tipo de notificaciones en el ámbito no reservado, cuyos efectos se regirán por las normas de derecho privado en caso de entrega, si no es posible la entrega de la notificación con PEE en el primer intento, los datos del intento de entrega (fecha y hora) se anotarán en el envío).

La entrega se realizará al destinatario o a persona autorizada, teniendo en cuenta que se considera autorizada para recibir notificaciones “cualquier persona que se encuentre en el domicilio y haga constar su identidad”, siempre que sea mayor de 14 años.

La entrega de notificaciones a domicilio, con carácter general, se intentará dos veces con las siguientes características, dependiendo de si el organismo remitente es un organismo judicial o administrativo:

  • Las notificaciones procedentes de organismos judiciales se pueden seguir entregando como se ha hecho tradicionalmente: dos intentos de entrega a domicilio en el mismo turno (en el caso de que el primero resulte fallido) dejando un margen de 1 hora de diferencia entre ambos intentos de entrega. El segundo intento se llevará a cabo cuando la causa que ha impedido la entrega en el primer intento sea “Ausente” o “Nadie se hace cargo” y puede realizarse dentro de los tres días hábiles siguientes a aquel en el que se llevó a cabo el primer intento, el sábado no se considera hábil a estos efectos. Cabe señalar que las notificaciones remitidas por organismos judiciales también se pueden entregar siguiendo el procedimiento administrativo que veremos en el párrafo siguiente. Los códigos de barras que identifican a estas notificaciones comienzan por las letras NJ, NF, NC.
  • Las notificaciones procedentes de organismos administrativos tienen dos intentos de entrega a domicilio (en el caso de que el primero resulte fallido). El segundo intento procederá cuando la causa de la falta de entrega haya sido “Ausente” o “Nadie se hace cargo” y se repetirá dentro de los tres días hábiles siguientes y en turno diferente: si el primer intento se realizó antes de las 15:00h, el segundo deberá realizarse después de las 15:00h, y viceversa, dejando un margen de 3 horas de diferencia entre ambos intentos de entrega, el sábado no se considera hábil a estos efectos. Los códigos de barras que identifican a estas notificaciones comienzan por NT, NA, ND, NE, NV, N3, 90.

En ambos tipos de notificaciones podrá hacerse cargo del envío el destinatario u otra persona autorizada. Si se efectúa la entrega, el receptor deberá identificarse y firmar en la PDA o en la Hoja de Reparto y, en su caso, en el aviso de recibo. Además hará constar en el AR su número de DOI, la fecha de entrega y su relación con el destinatario (si el AR es sustituido por PEE, los datos y la firma del receptor se rellenaran únicamente en la PDA).

Por su parte, el empleado repartidor indicará la hora y número de intento en la Hoja de Reparto (si trabaja con papel) y en el aviso de recibo. Firmará también el aviso de recibo, consignará su número de identificación personal (NIP) y marcará la casilla “Entregado”.

Si no puede efectuarse la entrega se indicará en la PDA (presionando el botón “No Entregado”, seleccionando el motivo y leyendo el código de barras) o se anota en la Hoja de Reparto y en el aviso de recibo la fecha y hora de este primer intento de entrega (en el AR también firma y NIP del ACR), haciendo constar la causa que lo haya impedido:

  • 02. Dirección incorrecta: cuando la dirección es insuficiente o inexistente. En este caso no se efectúa un segundo intento de entrega y el envío se devuelve a origen.
  • 03. Ausente: cuando en el momento del reparto no hay nadie en el domicilio del destinatario. En este caso sí se realizará un segundo intento de entrega domiciliaria.
  • 04. Desconocido: cuando el destinatario no vive en el domicilio indicado. En este caso no se efectuará el segundo intento de entrega y el envío se devolverá a origen.
  • 05. Fallecido: cuando el destinatario ya no vive. En este caso no se efectuará el segundo intento de entrega y el envío se devolverá a origen.
  • 06. Rehusado: cuando el interesado o su representante rechazan la notificación haciendo constar su identidad. En tal caso se recogen los datos de la persona que rehúsa el envío en la PDA y en el AR y se hace que dicha persona firme en ambos soportes, para acreditar que efectivamente rechaza el envío. Con los envíos rehusados no se realizará un segundo reparto.
  • 07. Nadie se hace cargo: cuando es rechazada por la persona que está en el domicilio del interesado y no quiere firmar ni hacer constar su identidad, se tratará como ausente. Si se repite la misma causa en el segundo intento, se tratará como en el caso del Rehusado, pero sin necesidad de firma o identificación por parte del cliente.

En caso de “no entregado” la PDA muestra las causas de no entrega citadas anteriormente (las que aparecen en los AR) y añade:

  • Pendiente Falta de Tiempo: imposibilidad de entrega por falta de tiempo durante el reparto.
  • Petición de Reexpedición: el destinatario tiene contratado servicio de Reenvío postal y el tipo de cliente (remitente) o admite.
  • Buzón de Vacaciones: el destinatario tiene contratado servicio de Buzón de Vacaciones.
  • Sustraído: en caso de robo del envío al repartidor.
  • Extraviado: en caso de pérdida del envío por parte del repartidor.

No se dejará ningún aviso de llegada en el casillero domiciliario después de un primer intento de entrega infructuoso de notificaciones.

El segundo intento de entrega se realizará cuando las causas de la no entrega en el primer intento hayan sido: “Ausente” o “Nadie se hace cargo”, con las características que hemos visto para envíos judiciales y administrativos. El sábado es día inhábil a efectos de plazos administrativos y judiciales (para el reparto, NO para los días de permanencia en Lista).

Si el segundo intento resulta infructuoso, el cartero anotará en la PDA u Hoja de Reparto y en el aviso de recibo el motivo que ha impedido la entrega y el día y la hora en que se realizó el intento. Al mismo tiempo, depositará en el casillero domiciliario del destinatario un Aviso de Llegada (M4), en el que costarán los datos identificativos del envío, la dirección de la oficina donde puede ser retirado el envío, el horario de atención al público y el plazo de permanencia de la notificación en la oficina antes de proceder a su devolución (7 días naturales). El aviso de llegada se confecciona en el momento (uno por envío) y tendrá carácter ordinario. Si al liquidar la notificación la PDA indica que no se debe dejar aviso de llegada, no es necesario dejarlo.

La notificación no pasará a lista, sino que se devolverá al remitente, en el caso de que los dos intentos de entrega se hubiesen liquidado con la opción “07 No se hace cargo” (esta opción no se aplica a los envíos de la Agencia Tributaria)*.

* Existen contradicciones al respecto en la documentación interna de Correos, en algunos casos se indica que las Notificaciones con clave 07 “No se hace cargo” en el segundo intento, Sí pasan a lista cuando se trata de notificaciones judiciales, en cambio se devuelven cuando son el resto de notificaciones administrativas.

En algunos casos concurren circunstancias específicas que convierten la entrega de notificaciones en especial:

  • La entrega de notificaciones a personas jurídicas se realizará a su representante o a uno de sus empleados, haciendo constar en la PDA u Hoja de Reparto y, en su caso, en el aviso de recibo, la identidad del firmante, su firma y la fecha, además de la estampación del sello de la empresa. Si la entrega se realiza con PDA en una Unidad “Sin papel”, el sello de empresa se recoge en un Aviso de Llegada que se almacenará con la documentación de reparto. Cabe añadir que hay tres excepciones en las que no es necesario estampar el sello de empresa, cuando los envíos van dirigidos a Sociedades Civiles Privadas (SCP), Comunidades de Bienes (CB) y Comunidades de Vecinos. En estos casos, en la Hoja de Reparto y en el aviso de recibo se hará constar la indicación “carece de sello”.
  • La entrega de notificaciones a organismos públicos se realizará a uno de sus empleados, haciendo constar en la PDA u Hoja de Reparto y, en su caso, en el aviso de recibo la identidad del firmante, su firma y la fecha, además de la estampación del sello del organismo público. También podrá entregarse en el Registro General del organismo público, bastando en este caso la estampación del sello de entrada en la Hoja de Reparto en Unidades que trabajan con papel (sin PDA), en un Aviso de Llegada si se trabaja sin papel (o en la hoja impresa de Relación en caso de destinatario habitual, si así lo ha solicitado, aun en Unidades que se trabaja sin papel) y, en su caso, en el aviso de recibo.

Cabe señalar finalmente que algunas notificaciones SICER tienen un tratamiento específico en el momento de la entrega:

  • Las notificaciones informatizadas de la Agencia Tributaria tienen una fecha límite de entrega en el aviso de recibo. No se debe realizar el primer intento de entrega si se supera esa fecha. Debe devolverse al remitente, indicando en el sobre “Fuera de fecha límite”. La Agencia Tributaria no considera necesario que figure en su Aviso de Recibo la clave “07 Nadie se hace cargo”, por lo que cuando en el reparto se presente este resultado, se consignará “03 Ausente”.
    La causa “04 Desconocido” solamente se consignará cuando se tenga la absoluta certeza de que el destinatario no vive en la dirección del envío. En este caso ya NO se efectuará el segundo intento de entrega cuando en el primer intento hubiese resultado desconocido, haciendo constar esta circunstancia en el Aviso de Recibo. En los casos en que existan dudas sobre los envíos dirigidos a particulares o empresas en los que el destinatario se haya ausentado o cerrado sus establecimientos no se consignará la causa “04 Desconocido”, sino que se marcará “03 Ausente”, realizando igualmente el segundo intento de entrega y dejando el correspondiente Aviso de Llegada y pase del envío a Lista. A efectos de reenvío, la Agencia Tributaria ha solicitado expresamente que no se pueden reenviar sus notificaciones.
  • Las notificaciones informatizadas con lista y depósito en buzón (NE) tienen dos intentos de entrega a domicilio. Si resultase fallido el segundo intento de entrega a domicilio, se pasan a Lista, donde permanecerá 7 días naturales a disposición del Destinatario. En caso de no ser recogida en Lista se depositan en el buzón domiciliario del Destinatario como envío ordinario, retirando previamente el Aviso de Recibo.
  • Las notificaciones informatizadas sin lista y buzón (ND) tienen dos intentos de entrega a domicilio. En caso de resultar fallido el segundo intento a domicilio, no pasan a Lista, se depositan en el buzón domiciliario en ese mismo momento, retirando previamente el Aviso de Recibo. No se reenvían ni a petición del Destinatario.
  • Las notificaciónes informatizadas tercer intento tarde (N3) tienen un proceso de entrega diferenciado en función de cuál es la población de destino:
  • Capitales y Administraciones: Se trata de una notificación Informatizada con un tercer intento de entrega a domicilio en turno de tarde, después del periodo de permanencia en Lista.
  • Resto de localidades: Se sigue el mismo procedimiento de entrega que en la notificación informatizada general (dos intentos de entrega).

Las notificaciones dirigidas a particulares, empresas u organismos públicos se deben intentar entregar siempre en el domicilio al que vayan dirigidas, aunque el destinatario tenga contratado un apartado postal de correos y haya autorizado la entrega en el apartado de los envíos dirigidos al domicilio. No es posible su reexpedición a un apartado salvo si existe un contrato de reenvío postal, exceptuando los clientes institucionales que no lo aceptan (por ejemplo, Agencia Tributaria).

Entrega de Notificaciones Turno Tarde

Aplicación de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, que modifica el Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Publicas.

Organización

  • Jornada de Lunes a Viernes, mínimo 7 repartidores: se definirán zonas de reparto de limites difusos (modelo USE) para los repartidores, de forma que asuman, diariamente, una carga de trabajo equivalente. Cada día se reparten los segundos intentos de las notificaciones que entraron el día anterior. Cada repartidor asume un recorrido aproximado equivalente a dos secciones de mañana.
  • Jornada dos días a la semana: se definirán zonas de reparto de limites difusos (modelo USE) para los repartidores, de forma que asuman, diariamente, una carga de trabajo equivalente. Cada día se reparten los segundos intentos pendientes desde la tarde anterior. En el modelo M-J (martes y jueves), el martes se sacan las notificaciones del jueves, las del viernes y la mitad de las del lunes. El jueves se saca la otra mitad del lunes, las del martes y las del miércoles. Cada repartidor asume un recorrido aproximado equivalente a una sección y media de mañana.
  • Horas extra: las horas extra se agruparán un día a la semana. Si el reparto es el miércoles, no se podrán sacar notificaciones por la mañana ni el miércoles ni el jueves (salvo aquellas de las que se tenga certeza de entrega). En este caso es posible analizar alternativas en función de los casos.

Mapa de tareas del turno de tarde

  • Asignación a sección (con PDA).
  • Reparto.
  • Liquidación.

El repartidor no embarria. El responsable, una vez los repartidores salgan a la calle, se encarga de embarriar los envíos del día siguiente. El repartidor asigna los envíos en el orden en el que se los encuentre y los reparte también en ese orden. El repartidor debe estar el 99% de su jornada en la calle.

Impacto en el turno de mañana

  • Se preparará una bandeja o casillero para cada repartidor en turno de tarde. Los repartidores de turno de mañana depositarán en la bandeja o casillero que corresponda las notificaciones que requieran de segundo intento, una vez liquidadas, agrupadas por fecha y manteniendo el orden de embarriado.
  • El responsable de Unidad se encargará de equilibrar la carga de trabajo, si fuera necesario. Los repartidores en turno de tarde no tienen un entorno de reparto fijo, tienen que repartir las notificaciones que les toquen.

Detalle y equipamiento

  • SGIE: se generan tantas secciones en turno de tarde como sean necesarias, con la misma nomenclatura que las de mañana.
  • PDA: no se asignan PDAs nuevas. Se utilizan las del turno de mañana. La batería debería soportar dos turnos, pero para garantizar el funcionamiento correcto se dejarán cargando al finalizar la liquidación de la mañana.
  • Documentación: cada Unidad deberá tener preparada la documentación necesaria para el reparto. Fundamentalmente un plano de recorrido ampliado (porque son zonas de reparto dinámicas, no secciones fijas)
  • Bandolera: no se asignan bandoleras nuevas. Todas las Unidades deben tener suficientes para los repartidores de tarde. Si en algún caso no fuera así se deben solicitar las que se necesiten.
  • Moto: no se deberían necesitar por la tarde más motos que las que trabajen por la mañana.
Entrega de Valor Filatélico (VF)

Estos envíos tienen dos intentos de entrega a domicilio: el primero se realizará el mismo día de llegada a la Unidad de Reparto y, si el primero resulta infructuoso, el segundo se llevará a cabo dentro de los tres días hábiles siguientes al primero. En el momento de la entrega se recogen los datos del receptor en la PDA u Hoja de Reparto (nombre y apellidos, relación con el destinatario, DOI, fecha y firma).

En el caso de que el envío no se pueda entregar a domicilio en alguno de los dos intentos, se consignará en el reverso del envío la identificación y firma del empleado, el sello de la Unidad y la causa por la que no se ha entregado.

Si el segundo intento de entrega resulta infructuoso por las causas “Ausente en reparto” o “Nadie se hace cargo”, se deja Aviso de Llegada y se pasa el envío a Lista, donde permanecerá 15 días naturales a disposición del destinatario.

Entrega de Valor Declarado (VD)

El cartero aplicará los criterios generales de la entrega de envíos postales certificados, tiene un solo intento de entrega y se entrega bajo firma.

La característica específica de la entrega de la correspondencia con valor declarado es que se permite al destinatario del envío realizar un examen exterior de la envoltura del envío antes de hacerse cargo del mismo, a fin de comprobar que el embalaje llega en perfecto estado.

Entrega de Giros

Los giros hasta 499,99€ por destinatario se podrán abonar en metálico y a domicilio.

En la nueva operativa de envíos de dinero implantada en 2018 (SEDI), las oficinas entregan directamente a la unidad de distribución un sobre cerrado con el importe del giro (o giros) en metálico y un nuevo impreso GI03 por duplicado, uno para el cliente y otro para Correos. Se puede agrupar por tanto en un mismo sobre giros para un mismo destinatario, sin superar los 499,99€. En las agrupaciones el código del envío termina en AGR.

En el sobre de SEDI viene adherida una etiqueta con los datos y el número de giro (o agrupación), que consta de una codificación de 13 dígitos que comienzan por “ED” (Siglas de Envío de dinero), 8 dígitos que son la matrícula y finalizan con 3 letras por el tipo de

admisión (V = ventanilla) y la tipología de envío (IN Inmediato, OR Ordinario, TE T€nvio…). Ej: ED01234567VIN.

Los destinatarios de giros a domicilio deben estar, previamente a la admisión, dados de alta en la base de datos de PBC.

El proceso de pago comienza solicitando al destinatario o persona autorizada un documento de identificación válido, para comprobar su identidad. Ese documento debe ser original y debe estar dentro del plazo de validez. Los documentos admitidos para el pago de giros son:

  • Para personas de nacionalidad española: el DNI. De forma excepcional se podrá utilizar el Pasaporte si el cliente puede justificar el robo o extravío del DNI.
  • Para personas de otras nacionalidades: permiso de residencia expedido por el Ministerio del Interior, tarjeta de asilo político, pasaporte y, exclusivamente para ciudadanos de la Unión Europea o del Espacio Económico Europeo, documento, carta o tarjeta oficial de identidad personal expedidos por las autoridades de origen.

El permiso de conducir, el pasaporte español, el DNI de países que no pertenecen a la CEE o EEE, el certificado de registro de ciudadanos de la UE, el Seamansbook o libreta marítima (excepto SID de la ONU) y el carné consular (excepto los
expedidos por el MM AA Exteriores) no son documentos de identificación válidos ni para la admisión ni para el pago de giros.

El pago de los giros ordinarios se realiza mediante la entrega,
junto con el dinero, del ejemplar GI03 para el destinatario. En
la operativa SEDI, se entrega el sobre cerrado que el
destinatario podrá abrir para comprobar la exactitud de la
cantidad, o en el caso de giros agrupados, decidir si quiere
recepcionarlos todos. Antes, se debe completar los datos que
exige la PDA u Hoja de Reparto (nombre y apellido del
receptor, tipo de documento de identificación y número,
ocupación -seleccionar de un desplegable la actividad concreta-). El receptor firmara en la PDA u Hoja de Reparto. El receptor anota también en el ejemplar para la oficina del giro GI03 la fecha de recepción del dinero, su número de documento de identificación y su firma (ya no es necesario que indique el importe recibido); mientras el empleado firma y anota su NIP en dicha libranza. Una vez realizado el pago, se entrega al cliente el ejemplar para el destinatario, en el que constan los datos del remitente y el importe del giro, después de que haya firmado el ejemplar para la oficina, que sirve de resguardo para la Unidad de Reparto.

El giro podrá pagarse, además de al beneficiario, a persona autorizada por escrito, siempre mayor de 14 años. Para ello se comprobará la identidad del destinatario y, en su caso, la del autorizado o testigos, exigiendo la presentación del documento oficial de identificación, tomando nota en la PDA u Hoja de Reparto y en la orden de pago de los datos del documento exhibido.

La autorización formulada por escrito que haga referencia al cobro de un solo giro, se unirá a la Hoja de Reparto o documentación del cartero y, si se trata de poder notarial, se anotará la fecha de su otorgamiento y la Notaría en la que está protocolado. Si la autorización se refiere a varios giros y se precisa durante un cierto tiempo, se custodiará en la Unidad de Reparto.

En el caso de que el destinatario de un giro sea una persona jurídica (una empresa o institución), será preciso que la persona física que pretenda cobrar el giro presente los siguientes documentos: Documentación acreditativa de la denominación, forma jurídica, domicilio y objeto social de la entidad, poderes de representación otorgados por la entidad a la persona física que pretende cobrar y documento de identidad válido de la persona física que pretende cobrar.

El pago a domicilio de los giros ordinarios se intenta una sola vez y si no pudiera pagarse, se dejará Aviso de Llegada (M4), indicando la oficina y horas de servicio en que puede efectuarse el cobro.

Diez días naturales antes de finalizar el plazo de validez, si el destinatario no se ha presentado a cobrar el giro, se pasará un segundo aviso.

En el proceso de pago de giros pueden producirse las siguientes incidencias:

  • Si el destinatario no supiese firmar, lo hará en su lugar un testigo debidamente identificado. Nunca el empleado de Correos actuará como testigo.
  • Si existiese duda sobre la identidad del destinatario no se paga el giro, se devuelve a origen.
  • En caso de discrepancias entre la cantidad incluida en el sobre y la reflejada en la PDA y/o el GI03 no se realiza la entrega, se liquida el envío como “Necesidad de nuevo intento de entrega” retornando el envío a la oficina pagadora para que corrija el error.
  • En el caso de que le conste al empleado pagador el fallecimiento del destinatario del giro, se abstendrá de efectuar el pago, entregando el giro en la Unidad para su devolución al remitente.
  • Para el pago de giros a menores, éstos habrán de actuar necesariamente representados por sus padres, tutores o representantes legales. Al ser necesaria la presentación del DNI con carácter previo a la realización de la operación, únicamente pueden pagarse giros a los mayores de catorce años, que habrán de actuar siempre representados por sus padres, tutores o representantes legales.
  • Los Giros dirigidos a unidades militares o entidades análogas podrán ser pagados a la persona autorizada por el director del centro. Esta autorización debe estar depositada en la oficina para que se pueda comprobar los datos y firma de la persona autorizada.
  • Cuando un órgano judicial competente haya decretado la suspensión del pago de giros a determinado destinatario, se anotará esta circunstancia en la libranza, la cual, acompañada de la orden judicial o copia certificada de la misma, se remitirá a la intervención provincial de Giro con los caducados del mes, al terminar su validez. Si lo dispuesto por el juez es la incautación del importe del giro, se recogerá en la libranza y en la PDA u Hoja de Reparto la firma del funcionario a quien el Juzgado autorice para cobrarlo, consignando nota alusiva a esta circunstancia.
  • Los giros ordinarios rehusados por los destinatarios se devolverán de inmediato a los remitentes por la misma vía que se admitieron.
  • En caso de giros agrupados de los que es destinatario no quiera hacerse cargo de alguno/s de los pertenecientes a la agrupación no se entregarán, se liquidaran como “Necesidad de nuevo intento de entrega” retornando el envío a la oficina pagadora para que elimine de la agrupación los envíos que el destinatario no desea recepcionar.

Los giros procedentes del extranjero se pagan siempre en oficina, donde se exige al beneficiario la presentación de un documento válido de identificación, se introducen sus datos en la base de datos de PBC y se guarda una copia digital de su documento de identificación, para evitar el blanqueo de dinero. Finalmente, cabe señalar que los giros, hasta que no se efectúe el pago de los mismos, son propiedad del remitente, que podrá solicitar su reexpedición o devolución, excepto los procedentes de reembolsos, que pertenecen al expedidor del envío contra reembolso. Las solicitudes de reexpedición o devolución de giros ordinarios se formularán por escrito y pueden cursarse por vía postal o telegráfica, abonando en cada caso el precio establecido, siempre que la incidencia no sea imputable a Correos. Estas cantidades serán abonadas por el peticionario o, en su defecto, se descontarán del importe del giro primitivo.

RECOGIDA DE BUZONES

Las Unidades de Distribución o CTAs que tienen encargada la tarea de recogida de buzones a través de la aplicación informática MARABU II dispondrán de un espacio habilitado para el depósito de las sacas de los buzones donde se almacenarán en bandejas tipo C. En cada bandeja se incluirá el mismo número de sacas que buzones tenga la ruta, rotuladas con el número de ruta y sacas y el turno al que corresponde la recogida.

Al personal encargado de la recogida se le entregarán las sacas, las llaves de los buzones de la ruta, el lector óptico y la Hoja de Ruta con el nombre del encargado de la tarea, las direcciones de los buzones que debe recoger y el tipo de buzón instalado en cada dirección. Con el lector óptico, el responsable de la recogida debe leer los códigos de barras en el orden establecido: 1o el código del operario, 2o el código de la ruta y 3o y ultimo el código de inicio de la ruta. Estos códigos se encontraran agrupados por operario, ruta, inicio y fin de esta y estarán a disposición de los encargados en tablones para poder proceder a su lectura.

Las sacas vacías se introducirán en las bandejas para proceder al inicio de la ruta en el orden establecido de cada buzón. Una vez iniciada la ruta, tras abrir cada buzón se debe leer con el lector óptico el código que estos incorporan en su interior, se retira la saca del buzón (aunque se encuentre vacía) para introducirla en el vehículo. A continuación, se introduce una nueva saca vacía, de las preparadas en la bandeja, registrando con el lector óptico el código de barras de la nueva saca introducida.

Las posibles incidencias deben quedar reflejadas en la Hoja de Ruta y se comunicarán al responsable al regreso a la Unidad, estas pueden ser: imposibilidad de acceso o apertura del buzón, imposibilidad de lectura del código de la saca o el buzón por estar deteriorado o por fallo en del lector óptico…, dependiendo del tipo de incidencia siempre que sea posible se retirará la saca contenida en el buzón y se colocará una nueva vacía, anotando en la Hoja de Ruta los códigos de barras de los buzones y las sacas depositadas.

Finalizadas todas las recogidas asignadas en la Hoja de Ruta se retorna al centro donde se grabará con el lector óptico el código de fin de ruta y se entregará al responsable del centro la documentación (Hoja de Ruta) y el material utilizado para el desempeño de la tarea (llaves de los buzones y lector óptico), informando a este de las incidencias en caso de haberlas para su grabación en MARABU II.

En las Unidades que no se trabaja con lector óptico (sin MARABU II), solo se cambian las sacas en caso de estar muy sucias o deterioradas y la correspondencia de los buzones se recoge en bandejas.

Antes de salir del centro se recoge la Hoja de Ruta, las llaves de los buzones y se cargan las sacas y bandejas vacías en el vehículo. Durante la ruta se deben vaciar las sacas de cada buzón depositando su contenido en la bandeja vacía correspondiente, volviendo a introducir la misma saca en el buzón, salvo que esté muy sucia o deteriorada. En caso de incidencia se anotará en la Hoja de Ruta. Finalizadas todas las recogidas asignadas se retorna a la Unidad donde se descarga el contenido de las bandejas de la ruta, introduciendo este en las bandejas rotuladas con la etiqueta “Buzones” y devolviendo al responsable el material (llaves de buzones), la documentación (Hoja de Ruta) y comunicándole las posibles incidencias. Hay casos en los que la descarga de la correspondencia tras finalizar la ruta se realiza directamente en las Oficinas dependientes.

Los buzones se deben recoger en la hora establecida para el correcto funcionamiento de calidad de los plazos.

TAREAS POSTERIORES AL REPARTO URO

Siempre que se trabaje con PDA, la liquidación de la sección la realizará el repartidor directamente desde esta, sin tener que validarse desde SGIE, salvo envíos con importes y campañas de recogida de información.

Una vez liquidada la sección en la PDA, en SGIE quedará marcada en color rojo (sección liquidada), salvo que existan envíos con importes y/o campañas de recogida de información que quedará marcada en color morado hasta su validación por el responsable de la liquidación.

Para corrección de errores una vez liquidada la sección desde la PDA se podrán corregir desde SGIE>>Liquidación>>Corrección de errores de liquidación.

Cuando el cartero acaba el reparto, debe regresar a la Unidad de Reparto, donde realizará una serie de operaciones con la correspondencia no entregada y donde liquidará el global de los importes de giros y reembolsos.

La devolución de la correspondencia ordinaria que no pueda
entregarse se realizará diariamente. El cartero estampará el
sello de “DEVUELTO” sobre la dirección del destinatario y el
sello de incidencias en el reverso del envío para el ámbito
nacional o la pegatina de causas de devolución CN15 en el anverso del envío para el ámbito internacional, indicando el motivo de devolución. Pondrá además su número de sección, su firma y el sello de fecha (es lo que se conoce como respaldar).

Una vez preparada se clasifica y/o conteneriza por formatos (normalizada y no normalizada) separando los envíos de campañas masivas de las que se deberán controlar los plazos comprometidos con los clientes (en caso de completar bandejas de devoluciones de estos clientes se podrán devolver diariamente). Dependiendo de la Unidad se clasifica en casilleros para después contenerizar en bandejas o directamente en bandejas, tipo A la correspondencia normalizada y tipo B no normalizada.

La correspondencia devuelta IPC se clasifica y/o conteneriza de forma diferenciada. También se clasificará y/o contenerizará separadamente la correspondencia ordinaria OB una vez grabada la causa de devolución en la PDA o en SGIE en caso de fallo en la PDA.

Los envíos ordinarios avisados respaldados y con el sello de fechas se depositan en bandejas o carros (según volumen) para su encaminamiento a las oficinas de referencia.

En cuanto a la liquidación y devolución de los envíos registrados, cabe señalar que el cartero devuelve al Jefe de la Unidad (o al responsable de SGIE) los envíos no entregados separados por causa de liquidación, mostrando en la PDA la pantalla de Liquidación o junto con la Hoja de Reparto en la que se habrá cumplimentado el apartado “Liquidación”. En la pantalla de la PDA se muestra el resumen de reparto, en tres bloques:

  • Importe a devolver (debe coincidir con el importe metálico entregado al responsable).
  • Resumen de la liquidación.
  • Situaciones: Devuelto a origen, Entregado, Pasado a Lista, Deposito y Falta de tiempo. En la pantalla “Listado de envíos del reparto” se muestran los envíos liquidados con una serie de colores según la causa de liquidación:
  • Verde: entregados.
  • Rojo: No entregados.
  • Blanco: no trabajados.
  • Gris: envíos de Servicios Rurales que no necesitan asignar causa de liquidación (ejemplo: envíos en Lista que permanecerán en gris hasta caducar que aparecerán en blanco) y notificaciones en depósito que no han cumplido el último día para la entrega en plazo.

En caso de que se haya liquidado algún envío con causa incorrecta la PDA permite cambiar la situación siempre que no se haya cerrado el reparto desde la misma, si se ha cerrado la PDA la corrección se podrá realizar desde SGIE. Si existe algún envío no trabajado (color blanco), la PDA mostrará un mensaje e impedirá realizar la liquidación hasta que todos los envíos dispongan de una causa de liquidación.

Las separaciones de los envíos registrados a liquidar serán las siguientes:

  • Avisos de Recibo de envíos entregados: se separaran los AR de envíos SICER del resto de AR.
  • Lista: envíos avisados al destinatario para su retirada en Oficina de Referencia.
  • Deposito: envíos liquidados con la causa “Nadie se hace cargo”, “Ausente” o “Necesidad de nuevo intento de entrega”, pero disponen de otro intento de entrega pendiente.
  • Estacionado: Paq Estándar (PQ), Paq Premium (PK), Paq Today (PD) o Paq Ligero (PH) liquidados con la causa “Desconocido”, “Dirección incorrecta” o “Rehusado”.
  • Devuelto: envíos liquidados con la causa “Desconocido”, “Dirección incorrecta”, “Fallecido” o “Rehusado” que no dispongan del servicio Gestión de estacionados. Los envíos SICER devueltos liquidados por cualquiera de estas causas se entregan separados del resto de envíos devueltos.
  • Pendiente falta de tiempo: envíos no trabajados por falta de tiempo en el reparto.
  • Archivo: envíos devueltos al remitente, por no entrega ni recogida en plazo por parte del destinatario y que tampoco se ha podido realizar la entrega al remitente.

A las separaciones anteriores se añadirá en caso de existencia se Servicios Rurales: Pendiente reparto rural (envíos avisados por rurales tipo 2 o 3 que disponen de Lista propia) y Sobrante (envíos de rurales tipo 2 o 3 que disponen de Lista propia y a los que se les ha terminado el plazo establecido de permanencia en Lista rural). Los Servicios Rurales (SSRR) realizan la liquidación de forma diferente según el tipo de rural, los rurales Tipo 1 (rural integrado) trabajan del mismo modo que las secciones urbanas, el resto:

  • Tipo 2 (rural integrado Lista propia): que liquidan el mismo día y en la misma Unidad que graba los envíos en SGIE, pero cuentan con Lista propia de servicio rural. Pueden recibir avisados de otros rurales que se deben asignar desde “Asignar a sección” en la PDA para que aparezcan en la misma. Los envíos a apartados se deben trabajar como ausentes en reparto para que pasen a Lista, si son notificaciones al primer intento se le asignará la causa “Ausente” el día que se recepcione, repitiendo el proceso pasados tres días, en caso de no haber sido recogido por el destinatario o autorizado. A los envíos de entrega directa en Oficina del rural se les deberá marcar el check “Pasado a Lista” en el momento de la asignación a sección en SGIE.
  • Tipo 3 (rural diferido): si el rural dispone de Lista propia custodiará los envíos avisados al igual que los envíos en depósito que tengan pendiente el 2o intento de entrega, en este último caso tenga o no Lista propia (con alguna excepción para los depósitos en caso de notificaciones en turno de tarde). Los envíos de entrega directa en Oficina quedan en el almacén de la PDA. El resto de supuestos se trabajan como los detallados en el punto de rurales tipo 2 (apartados, notificaciones…). Al confirmar la liquidación en SGIE únicamente aparecen los envíos entregados y los devueltos.

Toda la correspondencia registrada se liquidará a diario. Los envíos que no han podido ser entregados y tiene un segundo intento de entrega (Depósito) y los envíos no entregados por falta de tiempo (FT) permanecerán en la Unidad de Reparto, bajo custodia del Jefe o de la persona responsable, nunca en la sección.

El documento que se utiliza para realizar el balance de liquidación es la PDA o el recuadro de liquidación de la parte superior derecha de la Hoja de Reparto.

La pantalla de liquidación de SGIE muestra todas las secciones, por fecha de liquidación, a efectos de control o para que se elija aquella sobre la que se va a practicar la liquidación. Los colores indican el estado en que se encuentran las secciones:

  • Color rojo: Significa que ya se ha practicado la liquidación sobre esa sección o que la sección no ha salido a reparto, es decir, que no se ha realizado la impresión de la Hoja de Reparto. En este caso, la aplicación no permite el acceso a la sección para su liquidación.
  • En el caso de secciones de tipo “Rural asimilable con lista propia”, es posible acceder a una sección en color rojo, para realizar la liquidación de envíos que se encuentren en situación “Almacén emitido aviso”, aunque en el día en curso no se hayan grabado envíos o no se haya impreso la Hoja de Reparto.
  • Color verde: Indica que la sección está sin liquidar. En caso de secciones de tipo “Rural liquidación diferida” este color permanece tras la liquidación para permitir liquidar nuevos envíos.
  • Color azul: indica las secciones que solamente tengan pendientes de liquidar las relaciones de habituales provisionales. Las relaciones habituales provisionales son envíos que se han entregado pero que se liquidan como provisionales.
  • Color Morado: indica las secciones que han sido pre-liquidadas desde la PDA. El Administrador de la unidad será quien confirme definitivamente la liquidación de las secciones que se encuentren en morado. Cuando el Administrador quiera confirmar una sección de color morado, pinchara sobre la sección y automáticamente saldrá la pantalla de resumen de liquidación. Pinchando sobre el botón “Sección Siguiente” se confirma la liquidación.

En la liquidación por SGIE se registran todos los envíos que No han podido ser entregados en el reparto del cartero, junto con la causa que propicio la no entrega. Los envíos no leídos se considerarán automáticamente en la situación de “Entregados” al pulsar el botón “Asumir Entrega”.

Cuando un envío requiera que se asigne la entrega a receptor, se actuará de distinta manera si la entrega se ha efectuado con PDA o con Hoja de Reparto. En las entregas efectuadas con PDA, el receptor se asigna en el momento de la entrega, anotando los datos del receptor en la PDA: nombre y apellidos, DOI y hora o recuperando los datos del receptor desde la PDA (si el receptor es el destinatario). Estos datos se integran en SGIE al aceptar la liquidación. Si se trabaja con Hojas de Reparto, la asignación se hace directamente desde SGIE: se pulsa el botón “Asignar Receptor” y se accede a la pantalla de captura de datos de la asignación a receptor, donde se introducen los datos del receptor del envío. Para ello se deben introducir obligatoriamente los datos de código de envío (se puede usar lector código de barras), nombre y apellidos del receptor y NIF, como datos no obligatorios se encuentran la hora (de entrega) y el parentesco o relación con el destinatario.

En los envíos registrados devueltos, el cartero estampará el sello
de “DEVUELTO” sobre la dirección del destinatario sin invalidar el código de barras para su posterior tratamiento. Si el envío no tiene Aviso de Recibo, estampará también el sello de incidencias para los envíos nacionales y la pegatina de causas de devolución CN15 (ver pág 64) para los envíos internacionales, indicando el motivo de la devolución del envío. Además, anotará su número de sección, su firma, NIP y la fecha. Si el envío tiene Aviso de Recibo, realizará las anotaciones en ese documento. En los envíos de paquetería, las anotaciones se harán sobre la propia etiqueta del envío, no sobre el embalaje, y en los envíos voluminosos se podrán hacer las anotaciones en el anverso, para evitar manipulaciones innecesarias.

En los envíos registrados avisados, el cartero anotará en el reverso del envío o en el Aviso de Recibo el motivo por el que no se han entregado y la fecha del intento de entrega (también la hora si se trata de una notificación), su número de sección y firmará. Lo mismo hará en la Hoja de Reparto. Estos envíos pasarán a la oficina para su entrega en Lista.

En los envíos en Depósito para un segundo intento de entrega, el cartero anotará el motivo por el que no han sido entregados, la fecha y hora del intento de entrega, su número de sección y firmará. Se entregarán por separado, para volverlos a sacar a reparto dentro de los tres días siguientes.

En el caso de los reembolsos cobrados, el cartero entrega el dinero recibido; y en el caso de los giros pagados, el cartero entrega los ejemplares de oficina GI03 o libranzas SEDI.

La liquidación se lleva a cabo mediante la PDA o SGIE. El controlador de Envíos Registrados graba de cada uno de los envíos que le entrega el cartero: la clave de la causa por la que no se ha entregado y el número del código de barras. Al pulsar el botón “Asumir Entrega”, SGIE asigna automáticamente la “clave 01 Entregado a domicilio” a los envíos cuya entrega si se ha

llevado a cabo -estos envíos deben coincidir con las firma recogidas en la Hoja de Reparto o PDA-.

En los avisos de recibo, el cartero revisará que se han cumplimentado todos los datos referentes a la entrega (tanto del primer como del segundo intento, en su caso): fecha de entrega, nombre del receptor, número de DNI o documento de identificación válido, relación con el destinatario si no es el mismo y firma. Posteriormente, el empleado estampará el sello de fechas de la unidad, anotará su número de identificación y firmará.

Con carácter general, los Avisos de Recibo se clasifican en el casillero CD14 y se cursan al CTA en el mismo día en que se ha efectuado al entrega del envío al que iban adheridos, tras asegurarse de que todos los datos están bien cumplimentados.

Los avisos de recibo de envíos SICER se separan del resto (se diferencian principalmente porque en los AR SICER pone “Devolver a Centro de Control de Notificaciones o Certificados” y llevan siempre código de barras impreso). Los AR SICER se entregan junto con los envíos registrados al responsable de SGIE para su liquidación. La liquidación de los avisos de recibo SICER de envíos entregados y de envíos SICER devueltos se realizará al día siguiente del día en el que se produjo o se intentó la entrega.

Cabe señalar que ya no es necesario cumplimentar de manera específica el acuse de recibo de los telegramas o la prueba de entrega de los burofax, ya que estas tareas las realiza de manera automática SGIE, tras asignar receptor en la PDA en el momento de la entrega de estos envíos y tras liquidar los datos de la entrega en SGIE.

Tampoco es necesario confeccionar de manera específica los giros con el dinero procedente de los reembolsos cobrados, ya que esta tarea la realiza de manera automática SGIE al liquidar la entrega, cerrar el reparto y generar el Código de Control de Cobros. Posteriormente, la oficina de referencia debe confirmar ese Código de Control de Cobros, lo que supone la generación automática de los giros procedentes de reembolsos.

Finalmente cabe señalar que el cartero debe dejar en el sitio
correspondiente todos aquellos útiles que cogió antes de salir a
reparto. Debe devolver las llaves del buzón de ruta (bajo firma),
las llaves del buzón número 1, los avisos de llegada que no haya
utilizado, la documentación de calle (el plano del recorrido), el
título de transporte o la llave del vehículo y el bolígrafo. Dejará la
PDA desconectada en la cuna, en posición de carga, para asegurar
que queda cargando para el siguiente turno el indicador de la parte superior (punto de luz) debe estar en color verde (parpadea si está cargando o está fijo si ya está cargada), si el indicador es de color rojo no está cargando. Los envíos no entregados, una vez liquidados, se depositan en el lugar habilitado según las diferentes causas de no entrega (avisados, deposito, devueltos…).

Tema 7 La Entrega a Domicilio