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Entrega Correos 2020

La Entrega en Unidades de Reparto Especiales

Las USE tienen por objeto el reparto de los envíos voluminosos en las grandes ciudades. Como ya se dijo, las USE dividen su zona de influencia en sectores y estos en zonas de reparto. Una zona de reparto está constituida por el conjunto de calles o vías públicas que se asigna a un cartero para la entrega de envíos.

DISTRIBUCIÓN DE ESPACIOS EN USE

Atendiendo a esta multitud de tareas, las Unidades de Reparto Urgente dividen su espacio de trabajo en varias zonas diferenciadas:

ZONA DE DESCARGA:

Es la zona de acceso a la Unidad, donde se realiza la descarga de los distintos envíos que distribuye la USE. Esta zona también puede usarse para la clasificación de las valijas y de la paquetería voluminosa. También puede servir para:

  • El estacionamiento de vehículos.
  • El almacén de los contenedores vacíos.
  • El almacén de los carros sobrantes.

ZONA DE ALTA Y CLASIFICACIÓN DE ENVÍOS:

  • Aquí cada ACR clasifica los envíos a las zonas dereparto de su sector, cuando sea necesario, y embarria la correspondencia de la zonaque tiene asignada.

PUESTOS SGIE
DESPACHO DEL JEFE DE LA UNIDAD
ARCHIVO

ORGANIZACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN EN USE

La documentación de la Unidad es una herramienta básica para el adecuado desarrollo de los procesos. Distinguimos la documentación general de la Unidad, de la documentación específica de las zonas de reparto.

Documentación general

  • Plano de la localidad.
  • Plano de la localidad dividido en sectores.
  • Plano de cada sector.
  • Plano de la planta de la Unidad, donde quedarán identificadas y representadas las distintas zonas de trabajo.
  • Listado de clasificación donde estarán las calles correspondientes al ámbito de influencia de la USE con el Código Postal y sector al que pertenecen.

Documentación de la zona de reparto

  • Plano de sector y de la zona de reparto.
  • Listado de Reenvíos activos y Buzones de Vacaciones.
  • Guía práctica para la PDA.
  • Lista de incidencias.

Toda esta documentación estará soportada en formato electrónico y debe ser actualizada de forma permanente, especialmente durante los periodos previos a las vacaciones del personal y de contratación por campañas específicas.

La documentación de la zona de reparto debe ser elaborada por cada repartidor, con la colaboración del responsable. Cada una de las zonas de reparto deberá disponer una copia en papel de su documentación; el original de la misma, estará en poder del responsable.

TAREAS PREVIAS AL REPARTO-USE

Tras la llegada a la Unidad se procede a firmar en la hoja de asistencia al trabajo, indicando también la hora exacta de entrada. Después, los empleados deben dirigirse a su puesto de trabajo para hacerse una idea de cómo puede ir la jornada, ya que puede haber envíos sobre la mesa de trabajo.

RECEPCIÓN, ALTA Y CLASIFICACIÓN GENERAL (TAREAS COLECTIVAS)

Las actividades de Recepción, Alta en SGIE y Clasificación General son tareas colectivas.

Al comienzo de la jornada llega la conducción de la ruta procedente del CTA de referencia con los envíos que se han de repartir en el día, sin registrar en ningún mapón o documento físico. Se procede en primer lugar a la descarga y seguidamente se pasa a la apertura de los contenedores (cofres o bandejas). Se debe prestar especial cuidado en comprobar que todos los contenedores corresponden a la Unidad.

Seguidamente se dan de Alta en Unidad, en SGIE, todos los envíos recibidos en la Unidad. También se debe comprobar si se han recibido todas las valijas, a través del módulo específico de SGIE. Si falta alguna, se desmarca y se comunica al responsable de la Unidad; si sobra alguna, se anota en SGIE y se cursa en la primera ruta.

A continuación se procede a tratar todos los envíos en la zona de clasificación: los envíos recibidos del CTA, los envíos en depósito (los envíos que han salido a reparto en el turno anterior y deben salir a reparto de nuevo) y los envíos pendientes (que ya estaban con anterioridad en la Unidad, pero no han salido a reparto, por falta de personal o exceso de carga de trabajo).

Finalmente llega el proceso de Clasificación General, que consiste en separar los envíos en Sectores (si fuese preciso) y Zonas de Reparto. Los envíos menos voluminosos se clasifican en expositores portabandejas y la paquetería más voluminosa se clasifica directamente a Zonas de Reparto en carros. Se utilizará el casillero CP8 para almacenar envíos voluminosos.

Como criterio general, todos los envíos de la USE deberían repartirse siempre al día, dejando 0 envíos pendientes. No obstante, si existe algún problema de cobertura de plantilla o de sobrecarga puntual de trabajo, el reparto de los envíos se lleva a cabo respetando el orden de prioridad de los envíos.

Se debe tener en cuenta que las USEs se organizan en Sectores y en Zonas de Reparto, dinámicas que varían en función del número de repartidores y de la carga de trabajo. El responsable de la Unidad tendrá que adaptar las distintas Zonas y los recursos humanos disponibles para garantizar la calidad en los plazos comprometidos para la entrega de los distintos envíos.

TRATAMIENTO DE ENVÍOS CON IMPORTES A COBRAR/INCIDENCIAS

EMBARRIADO

El embarriado es una tarea individual, cada repartidor embarria los envíos que corresponden a su zona de reparto. Esta tarea comprende desde que los envíos han sido clasificados por zonas de reparto y posicionados en la mesa de cada zona de reparto hasta que los envíos están preparados para salir al reparto.

El embarriado consiste en este caso, al igual que lo visto en las URO, en colocar los envíos por el orden de entrega que se va a seguir durante el reparto. Por la calle y número de cada destinatario se confecciona la ruta de reparto, con el fin de empezar y terminar lo más cerca posible de la Unidad, para optimizar el tiempo de desplazamiento.

Deben existir en las Unidades planos actualizados de las Zonas de reparto y listado de clasificación de cada una de ellas, para facilitar las tareas de embarriado.

En esta fase se deben detectar y tratar aquellos envíos de clientes que hayan contratado los servicios de Reenvío postal o Buzón de vacaciones o que estén sujetos a retenciones judiciales.

  • Con respecto al servicio de Reenvío cabe señalar que cada zona de reparto tratará y cursará sus reenvíos diariamente, aunque solo tenga un envío. Cabe añadir que todos los envíos que se tratan en la USE (y permiten el reenvío) se cursan individualmente (sin introducirlos de manera agrupada en un sobre colector). Por tanto, se coloca la pegatina de reenvío correspondiente y junto con las retenciones judiciales, si las hubiera, se encaminan en la primera ruta posible. Si el reenvío corresponde a otra zona de reparto de la USE, se le entrega en mano al ACR correspondiente.
  • Con respecto al servicio Buzón de vacaciones cabe señalar que los envíos registrados se liquidarán con un intento de entrega, ya que las unidades saben que no se podrá realizar el segundo intento. La nueva causa de liquidación de reparto será “Buzón de Vacaciones”. Los envíos con este destino se tratarán como avisados, se confeccionará el aviso de llegada que se introduce en el sobre colector que se envía al Buzón de Vacaciones, el envío registrado asociado al aviso de llegada tendrá el tratamiento de avisado. Al liquidar con esta causa, el envío se marcará para ser avisado por SMS. Como particularidad, cabe señalar que las cartas urgentes ordinarias se liquidan como Buzón de vacaciones con un intento de entrega, pero no se avisan, sino que se introducen, según tamaño, en el sobre colector o caja directamente.

En relación al buzón de vacaciones cabe añadir que la USE (si no hay USE en la localidad será la URO) también se encarga de repartir a domicilio las cajas preparadas por la Oficina con todos los envíos acumulados en un buzón de vacaciones cuando ha vencido su plazo y el cliente no ha pasado por oficina a recoger estos envíos. El paquete formado por el contenido mencionado llevará adherida una etiqueta con el número de buzón de vacaciones (un código de barras que debe tener menos de 23 dígitos), y los datos del destinatario con el domicilio, además del número y denominación de la cartería asociada, esta etiqueta se obtiene desde: SGIE>>Control/Consultas>>Buzón de vacaciones.

A la llegada a la Unidad de reparto correspondiente, esta, lo tratará como un certificado, (se creará un nuevo producto certificado “Buzón de vacaciones”, para poder registrarlo en SGIE), y lo saca a reparto.

Si el intento de entrega resultara fallido, se dejará un aviso de llegada en el buzón domiciliario, informando que los envíos estarán a su disposición en la Oficina durante 15 días, y si no los recogiera se devuelven al remitente (si se da esta incidencia, entonces, se abrirían los sobres colectores, para proceder a la devolución individualizada de cada envío).

Después de haber tratado los envíos sujetos a reenvío y buzón de vacaciones, se dan de alta los envíos que se han de repartir en cada zona de reparto, mediante su grabación directa con la PDA.

Se ha de tener especial cuidado en revisar que coinciden los datos en la PDA y en la etiqueta o cubierta del envío en aquellos casos en que se esté tratando envíos con importes a cobrar. Si no hay coincidencia, no se podrá entregar el envío. Se pondrá el caso en conocimiento del responsable de la Unidad según lo visto en el punto anterior (1.2.3.2 Tratamiento de envíos con importes a cobrar/incidencias).

Finalmente, como en las URO, cabe remarcar que la PDA permite agrupar las entregas como destinatarios habituales (cuando un destinatario registrado recibe varios envíos en una salida a reparto) y entregas múltiples (cuando un destinatario no registrado recibe varias entregas en una salida).

ANTES DE SALIR A REPARTO

Antes de salir al reparto, el cartero colocará todos los envíos en la caja (maletero) del vehículo de cuatro ruedas, teniendo en cuenta que los envíos que se van a repartir más tarde son los que deben quedar en el fondo.

El cartero comprobará también que ha recogido los siguientes utensilios:

  • Las llaves y documentación del vehículo.
  • Avisos de llegada sellados.
  • La documentación de calle (plano del recorrido).
  • Bolígrafo.
  • PDA con su funda y bandolera

DURANTE EL REPARTO USE

El reparto es una tarea individual, cada repartidor intenta la entrega de los envíos que corresponden a su zona de reparto. Esta tarea comprende desde la salida a reparto hasta el regreso a la Unidad. Es recomendable que el reparto comience y termine en el punto más próximo a la Unidad, ya que de esta manera se optimiza el recorrido.

La entrega de los envíos tendrá características similares a las vistas para la entrega en la URO, teniendo en cuenta el número de intentos de entrega en cada envío.

Como ya se comentó anteriormente, la USE se ocupa del reparto de los envíos que requieren un vehículo de cuatro ruedas para su traslado a domicilio.

PARTICULARIDADES EN LA ENTREGA DE ALGUNOS PRODUCTOS

Las cartas urgentes nacionales, Paq Ligero Nacional y Light Internacional (que sustituyen a los CUI) son productos ordinarios pero se han dado de alta en SGIE y en la PDA. Tienen un intento de entrega a domicilio. La entrega se realiza mediante su depósito en el casillero domiciliario del destinatario, sin intentar la entrega personalizada ni recoger ninguna firma, pero estos envíos deben grabarse como entregados en la PDA. Para su correcto tratamiento, en la entrega de las cartas urgentes nacionales, Paq Ligero Nacional y Light Internacional es preciso seleccionar el envío, pulsar el botón “Entregado” de la PDA y leer el código del envío.

Los Paq Today, Paq Premium, y Paq Estándar también tienen dos intentos de entrega a domicilio. El cartero recoge en la PDA los datos del receptor, su nombre y apellido, número del documento oficinal de identificación y el receptor firma en el espacio reservado al efecto en la PDA. Además, si el destinatario fuera una persona jurídica, el receptor estampará el sello de la entidad, si dispone de él, consignando su NIF/CIF en un Aviso de llegada. Si el destinatario fuera una Administración Pública la entrega podrá realizarse a través del Registro, haciendo constar el número de entrada y el sello del Registro en un aviso de llegada.

No obstante se deben tener en cuenta los posibles valores añadidos de estos productos en relación al proceso de entrega:

  • Si el envío es contra reembolso, la entrega se efectuará previo abono en metálico por el destinatario de la cantidad consignada en el apartado valores añadidos de la etiqueta del envío. El destinatario podrá comprobar el contenido del envío en presencia del cartero antes de hacerse cargo del mismo si en la cubierta del envío consta la autorización del remitente, decidiendo una vez examinado si lo acepta o no. Esta opción de examinar el contenido con carácter previo no está permitida cuando el envío es una carta certificada o un envío con valor declarado.
  • Los envíos con valor adicional de entrega en franja horaria y entrega en fecha determinada. Cuando el empleado asigne a sección un envío con el servicio adicional de entrega en franja horaria, en la PDA o en SGIE le saldrá un mensaje informativo sobre la franja horaria en la que se ha de intentar la entrega. Este mensaje no impide la entrega en otra hora. Cuando el empleado asigne a sección un envío con el servicio adicional de entrega en fecha determinada, en la PDA o en SGIE le saldrá un mensaje informativo sobre el día en el que se ha de intentar la entrega. Un envío con entrega en fecha concertada no se podrá sacar a reparto antes de la fecha concertada con el cliente.
  • Los envíos que tengan el valor añadido de Entrega Exclusiva al Destinatario (EED) solo podrán entregarse al destinatario, que debe ser una persona física mayor de 14 años. Por tanto, no se aceptarán autorizaciones de ningún tipo para recoger estos envíos y se devolverán estos envíos cuando vayan dirigidos a una persona jurídica o a una persona física menor de 14 años. No admite entrega por relación, se deben entregar de forma unitaria para que la PDA compruebe el documento indicado en el prerregistro.
  • En la entrega de estos envíos, la PDA mostrará un mensaje de advertencia. Puede ser que el DNI del destinatario venga informado de origen, en tal caso, la PDA solo nos permitirá 3 intentos para introducir el DNI correcto.
  • En los envíos con servicio asociado de entrega con recogida, se entregar el envío de ida, con las características generales, y se debe recoger un documento o un producto que constituirá un envío de vuelta. Este servicio se presta con el producto Paq Retorno Premium (LI). Cuando se asigna el envío a zona de reparto o sección (antes de salir a reparto), una vez cerrada la sección desde SGIE o PDA se genera la documentación para el reparto:
    • Etiqueta (LI) para adherir al envío de vuelta, en caso de ser necesario por no proporcionarla el propio cliente.
    • Justificante de recogida para entregar al cliente.
    • Hoja de Reparto (Unidades que trabajan con papel, sin PDA) con la información del envío a recoger. En Unidades que se trabaja con PDA la información aparece en esta.
      En el momento de la entrega, la PDA mostrará un aviso con las instrucciones que dio el cliente en el momento del prerregistro y exigirá leer el número del código del envío que se recoge, antes de efectuar la entrega del envío de ida. No se podrá efectuar la entrega del envío de ida si el destinatario no aporta el envío de vuelta. En tal caso, el envío de ida quedará estacionado por la causa “No entregado. Falta envío de vuelta”. El remitente podrá desestacionar el envío indicando cualquiera de las siguientes instrucciones:
    • “Devolver”.
    • “Destruir”.
    • “Avisado destinatario. Volver al Entregar”.
    • “Entregar sin Recoger”.
      Una vez realizada la liquidación, el envío de vuelta recogido (LI) se envía a la Oficina de Referencia para ser admitido.
  • En la entrega de envíos para los que se haya contratado el servicio de expediciones, estas podrán ser de entrega parcial (cuando no es obligatorio entregar juntos todos los envíos de la expedición) o de entrega completa (cuando es obligatorio entregar juntos todos los envíos de la expedición).
    En la etiqueta de los envíos aparece la información del número de bulto, del código de expedición y de los valores añadidos que lleva.
  • En el momento de asignar envíos a sección:
    • Las expediciones de entrega parcial se tratarán como expediciones monobulto a nivel operativo, de tal manera que si los bultos llegan a la unidad de destino en diferentes días, estos se tratarán de manera individual. En el caso de que lleguen varios envíos de una misma expedición, al asignarlos a sección éstos quedan asignados de manera similar a los envíos de una Entrega múltiple.
    • En las expediciones de entrega completa, al asignar a sección los envíos de la expedición completa, éstos se quedan asignados de manera similar a los envíos de una Entrega múltiple. La imagen de la PDA muestra el número de expedición. Si falta algún bulto, los bultos de la expedición que han llegado a la unidad se tendrán que estacionar por expedición incompleta. Cuando lleguen los bultos faltantes, antes del periodo máximo de estacionamiento, la expedición se desestacionará de manera automática en el momento en el que se dé de alta el último bulto faltante en la expedición. En este caso para poder trabajar correctamente la expedición, cuando se dé de alta el último bulto de la expedición incompleta, el usuario deberá hacer la salida de almacén de los envíos que estaban estacionados antes de poder sacarlos a reparto (antes de hacer la asignación a reparto en la PDA). Si se intenta asignar directamente a reparto (sin sacar del almacén los envíos) los controles de expedición completa se lo impedirán, SGIE indicará “Envío perteneciente a expedición no completa: No de las Expedición” y puede decidir equivocadamente estacionar también el resto de la expedición. Se debe extremar la precaución para no estacionar ese último envío por expedición incompleta.
      Cabe señalar que si uno de los envíos se estaciona directamente por alguna de las Causas de estacionamiento (por ejemplo, Rotura), el resto de los envíos de la expedición no se podrían sacar a reparto y habría que estacionarlos por “Expedición incompleta”.

En el momento de la liquidación de envíos:

  • Las expediciones de entrega parcial se liquidan de forma similar a una entrega múltiple, es decir, se pueden definir diferentes causas de liquidación para los envíos de la relación (fijando o no el check de “Fijar Result”.) y se recoge una única firma para los envíos entregados.
  • En las expediciones de entrega completa, al liquidar los envíos de una expedición completa, no se permite definir diferentes causas de liquidación para los envíos de la relación, todos los envíos se deberán liquidar con la misma causa (es decir, aparece la opción de fijar resultado de liquidación para todos los envíos marcada y no se puede desmarcar). En el caso de producirse la entrega se recoge una única firma.

Resulta pertinente enunciar cómo se lleva a cabo la gestión de estacionados en estas expediciones:

  • En las expediciones de Entrega Parcial los paquetes se estacionan y se desestacionan como se hace con los envíos sin expediciones.
  • En las Expediciones con Entrega Completa, cuando la expedición está incompleta y se han estacionado los envíos desde asignación directa como “Expedición incompleta”, se pueden dar dos posibilidades:
    • Que lleguen a la unidad los envíos faltantes y se den de alta, en este caso los envíos estacionados como “Expedición incompleta” se desestacionarán automáticamente para proceder a la entrega de la expedición completa.
    • Que el cliente autorice la entrega parcial o la devolución parcial, en este caso se podrá trabajar la expedición como si fuera una expedición de entrega parcial. Si tiene importes nunca se puede entregar de forma parcial.

Las Valijas tienen recogida y entrega en el día, habitualmente. Los horarios más comunes suelen ser: entre las 08:00 y las 09:00 horas las entregas y entre las 14:00 y las 15:00 horas las recogidas.

El Paquete Azul puede repartirse por la URO (pequeño tamaño) o por la USE (mayor tamaño). Tiene un intento de entrega a domicilio. Si la entrega resulta efectiva, se recoge en la PDA el nombre y apellido del receptor, su DOI y el número del mismo. Si la entrega no se puede llevar a cabo, por estar ausente el destinatario se deja aviso de llegada. El cliente pueda recoger el paquete en la oficina o concertar un segundo intento de entrega (si la localidad de destino presta este servicio). Si el paquete circula con reembolso, la entrega se efectuará previo abono en metálico por el destinatario de la cantidad consignada en el apartado valores añadidos de la etiqueta del envío. El destinatario podrá comprobar el contenido del envío en presencia del cartero antes de hacerse cargo del mismo si en la cubierta del envío consta la autorización del remitente, decidiendo una vez examinado si lo acepta o no. Esta opción de examinar el contenido con carácter previo no está permitida cuando el envío circule con valor declarado.

El Paq Premium Internacional (antiguo EMS Postal Express) y el paquete EPG tienen dos intentos de entrega a domicilio. Como particularidad cabe señalar que los envíos EPG se reetiquetan al llegar a Madrid-Barajas. Por tanto, el código que se ha de leer en todos los procesos de registro en SGIE es el de la etiqueta que se les pone a su entrada en España y no el que traían estos envíos de origen. Los envíos Paq Premium Internacionales se controlan con el número que traían de origen en todos los procesos de tratamiento y entrega.

Los Paquetes Internacionales Económico (PPIE) y Paq Standard Internacional (antiguo Paquete Postal Internacional Prioritario-PPIP) de importación tienen un intento de entrega en España. Cabe señalar que estos paquetes se reetiquetan con una etiqueta única al llegar a

Madrid-Barajas, por lo que tendrán el mismo tratamiento de entrega.

TAREAS POSTERIORES AL REPARTO USE


Tras finalizar el reparto se regresa a la unidad para realizar la liquidación de los envíos ordinarios y registrados.

La liquidación de los envíos registrados se realiza con la PDA. Todos los envíos han de tener un resultado asignado. Se pulsa el botón “Liquidación”. Se comprueba el resumen de reparto (envíos, resultados e importes). Se accede al detalle de importes y se acepta la conformidad si los datos son correctos. El responsable de la Unidad debe supervisar este proceso y debe confirmar que los datos que constan en la liquidación se corresponden con la realidad.

El cartero debe entregara la vuelta del reparto los envíos acondicionados en función de la situación en la que vayan a quedar:

  • Los envíos que vayan a pasar a Lista deben quedar con las indicaciones propias de los envíos avisados: se debe indicar sobre el envío o el AR (si lo lleva) el motivo por el que no se ha efectuado la entrega, la fecha y hora de intento de entrega y debe constar también la firma e identificación del repartidor y su zona de reparto. En los envíos de paquetería, las anotaciones se harán sobre la etiqueta, no sobre el embalaje.
  • En los envíos que han quedado en Depósito para un posterior segundo intento de entrega se anotará también sobre el envío el motivo por el que no se ha realizado la entrega, la fecha y hora del primer intento de entrega, la firma del cartero, su identificación y el número de la zona de reparto.
  • En los envíos Devueltos se indicará también sobre el envío o el AR (si lo lleva) la causa que impide su entrega, la fecha o sello de fechas, la firma e identificación del cartero y su número de zona. Para los envíos internacionales se utilizará la etiqueta CN15 (ver pág 64), que se adhiere en el anverso del envío, para hacer estas indicaciones. En la mayor parte de los envíos se estampará el sello de “Devuelto” sobre la dirección del destinatario, esta estampación no será necesaria en el caso de aquellos envíos que han de ser reetiquetados.
  • Los envíos estacionados se entregarán al responsable de la Unidad, para que los coloque en el almacén específico para estos envíos.
  • Las recogidas de envíos se pondrán a disposición del responsable o se llevarán a la oficina indicada, según el caso.
  • También se entregarán al responsable de la Unidad los importes cobrados de reembolsos u otros derechos y los no pagados. Los AR se depositarán en el lugar convenido, para su posterior curso.

Los envíos ordinarios no entregados (devueltos o avisados) se depositarán en el lugar convenido o se entregarán al responsable, según lo establecido en cada centro.

Finalmente, tras confirmar el responsable de la Unidad el resumen de reparto y los importes, se deposita la PDA en su cuna, asegurando que aparece la luz verde, que indica que queda en proceso de carga. También se debe devolver llaves, impresos y los otros utensilios que se han podido coger antes de salir a reparto.

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