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Entrega Correos 2020

La Entrega de Giros (Envio de Dinero)

Todos los días los responsables de las Oficinas pagadoras tienen que clasificar los envíos que se han de poner al pago en las URO/USE y carteros rurales. Esta tarea se hace desde la aplicación SGIE.

Antes de clasificar los envíos, se generan a la vez las etiquetas que se adhieren al sobre y los dos justificante de pago (uno para el cliente y otro para Correos que el cliente debe firmar).

Envíos de pago en Oficina

  • Nacional:
    • Inmediato Oficina.
    • Domicilio Ordinario (avisados).
    • A Apartado.
  • Internacional:
    • Electrónico Zona 1: Eurogiro.
    • UPU Electrónico (IFS).

Los giros dirigidos a Apartados de Correos tienen que grabarse en SGIE en el canal Apartados, indicando el número de Apartado correspondiente. Se deposita un aviso en el Apartado que corresponda, para avisar al cliente que tiene a su disposición un giro.

Los giros internacionales, por motivos de Prevención de Blanqueo de Capitales (PBC), actualmente ninguna modalidad de Giro Internacional se paga en domicilio, debiéndose entregar al destinatario desde la Oficina de referencia. Por esto, los giros internacionales se tienen que clasificar en SGIE asignándolos a la Unidad de Entrega de la propia Oficina o reencaminándolos a la Oficina de referencia del destinatario en caso de no ser la misma.
Una vez clasificado, la Unidad de reparto asignada imprime el Aviso de llegada (M4O). A partir de este momento se convierte en un giro avisado y quedan almacenados en un almacén nacional para poderse entregar en cualquier oficina informatizada.

Los giros mal admitidos en origen, se pueden forzar su asignación a su canal correspondiente (apartado/oficina, o reparto).

Los giros que no se correspondan con al ámbito de otra Oficina se reencaminan, pudiéndose utilizar el Codired de la Oficina de destino si el usuario lo conoce, o realizando una búsqueda por código postal.

Pago de giros en domicilio

Las Oficinas clasifican y preparan los giros de pago en domicilio.

Todo destinatario de giro a domicilio debe estar dado de alta en previamente a la admisión en las bases de datos de PBC.

Solamente quedan fuera de dicho control los Organismos Públicos mencionados en el manual de PBCFT, y los oficiales.

Los giros a domicilio se asignan desde SGIE >>Control de envío de dinero >>Puesta al pago a la Unidad de Reparto (giros ordinarios a domicilio) indicando el Codired de la Unidad correspondiente desde la opción «Asignar Reparto».
Desde la opción “Control de envío de dinero”, SGIE gestiona la puesta al pago, reencamina, prepara los envíos para reparto, confirma liquidaciones, pagos en oficina, realiza informes, etc.

La opción “Puesta al pago”, (visible solo por el perfil director de oficina) permite asignar la unidad pagadora, reencaminar, generar etiqueta. Tras seleccionar un envío, se debe marcar el destino Domicilio, Apartado, Oficina o Reencaminado.

La reexpedición, es una funcionalidad (perfil director de oficina) que permite reexpedir giros que no se encuentren sin poner al pago. La diferencia con reencaminar es que se pueden reexpedir por código postal si se desconoce la Oficina pagadora. Se busca por el código de envío los datos del destinario, solamente se puede modificar los campos de código postal y localidad

Una vez clasificados en SGIE, se procede a asignar al Codired de la Unidad de distribución asociada para su intento de entrega en domicilio.

Normas para la puesta al pago de giros en domicilio de determinadas cuantías:

  • Los giros cuyo importe sea inferior a 500€ (499,99€ o menos) se abonarán siempre en metálico.
  • En el momento de su clasificación para su posterior envío a la UR, la Oficina encargada de poner al pago el giro deberá utilizar, siempre que sea posible, la funcionalidad “Agrupar”, en la pantalla de «Preparación de envíos a Reparto» consistente en agrupar en una sola entrega varios giros para un mismo destinatario. En este sentido, los giros para un mismo destinatario, cuya suma sea igual o inferior a 500€, se podrán agrupar para el pago siempre mediante metálico, por el total de la suma de los importes de todos los giros.
  • Si en el momento del pago de giros en el domicilio del destinatario, el cliente manifiesta su disconformidad con esa forma de abono, el personal de reparto deberá indicarle, que deberá dirigirse a su Oficina de referencia, entregando al cliente un Aviso de llegada (M4) y procediendo a liquidar el giro como avisado.
  • Las unidades de distribución no pueden verificar el contenido de los sobres. Cuando distribución avise un envío de dinero, el sobre debe volver igualmente cerrado.

Los sobres correctamente cerrados y etiquetados deben contener dos formularios de pago (uno para el cliente y otro para Correos que el cliente debe firmar) y el dinero a pagar.

El empleado que recoja dichos sobres, debe autenticarse con su usuario y contraseña o con su DNI, nombre y firma en la tableta digitalizadora si carece de usuario corporativo.
Tras la autentificación, se genera un documento con la relación de envíos asignados para la Unidad de distribución que se le entrega junto a los sobres.

La conciliación de los giros trabajados por reparto y la Oficina, se realiza mediante la confirmación en IRIS del Código Control de Cobros y la confirmación manual en SGIE de las liquidaciones finales de los giros.

Los giros avisados quedan almacenados en un almacén nacional para poderse entregar en cualquier oficina informatizada.

En los casos de confirmarse un giro como sustraído o rehusado, se genera un nuevo giro con mismo código al día siguiente en la opción «Puesta al pago de la oficina».

Es importante no realizar la confirmación por dos usuarios a la vez, para evitar errores en la conciliación con el cierre de caja de SGIE y el balance de oficina de IRIS.

Pago de giros en Oficina

El cliente se persona en una Oficina de Correos y desea retirar una cantidad de dinero a su nombre, aportando la documentación que le identifica y un aviso o el número de identificación del envío.

Con carácter general, los giros deben abonarse al propio destinatario o persona autorizada por escrito.

No se efectuará el pago de un giro a su destinatario cuando la autoridad judicial haya ordenado su suspensión o embargo.

El importe de los giros es propiedad del remitente mientras no llegue a poder del destinatario, por lo que aquél puede solicitar la recuperación o modificación antes de que se haya efectuado el pago.

En función del tipo de giro el cliente debe aportar:

  • Identificación válida.
  • M4/M4O o código de envío, para los giros avisados.
  • Número de localizador, para los giros inmediatos (modalidad de pago nacional).
  • Número secreto o localizador para los GIRO UPU ELECTRÓNICO.

Para comprobar que existe el servicio de GIRO INTERNACIONAL ELECTRÓNICO con el país, es necesario acceder a Conecta >>Como Trabajamos>>Negocio >>Envío de dinero >>Giro Internacional.

El servicio de Giro se presta durante todo el horario de apertura de cada Oficina. En caso de caída de la aplicación, no se puede realizar el pago de giros en tanto la aplicación permanezca inactiva o se haya cerrado la caja de la Oficina.

Para proceder a la liquidación del giro se accede a SGIE >>Control de Envío de Dinero>>Liquidación de envíos de dinero, y se debe seleccionar quien es el receptor del dinero el destinatario o el remitente del giro.

Dependiendo del tipo de giro el cliente aportará código localizador, código de envío o aviso de reparto y se procederá de manera distinta.

Giro Avisado o Internacional (No Domiciliario)

El cliente se presenta en la Oficina de Correos, para retirar una cantidad de dinero que viene a su nombre, aportando el correspondiente Aviso de Llegada (M4 o M4O) que informa al cliente que tiene a su disposición en la Oficina un pago de dinero, indicando en el propio aviso el horario y plazo, así como la documentación válida necesaria para poder efectuar el cobro. También es válido presentar sólo el código de envío, siempre que se verifique la identidad e importe.

  • Los giros avisados son órdenes de pago que han salido a reparto y por no encontrarse el destinatario en el domicilio o bien, por no poder acceder a la finca, no se han podido entregar al destinatario, por lo que la Unidad de Reparto correspondiente ha dejado un aviso (M4) en el domicilio, para que el destinatario pase a recogerlo en cualquier Oficina informatizada.
  • Para el cobro de un giro internacional, el destinatario o autorizado debe aportar el aviso (M4O) confeccionado que la UR habrá depositado previamente en su casillero domiciliario. También es válido presentar sólo el código de envío, siempre que se verifique la identidad e importe.

En SGIE >> Control de Envío de Dinero>>Liquidación de envíos de dinero, se marca la opción «Código de envío» y se introduce el código aportado por el cliente.

Giro Nacional (Inmediato)

Es el envío de dinero nacional que de manera inmediata permite a su destinatario recoger el dinero en cualquier Oficina de Correos con la presentación de su documentación y el localizador del envío. Siempre se abona en metálico.

Para realizar el pago de un giro a lista con localizador (Giro Inmediato) se procede de la siguiente manera:

  • Desde el menú principal de SGIE, en «Control de envío de dinero» se pulsa la opción «Liquidación de envíos de dinero».
  • Al seleccionar la opción «localizador (nacional e internacional)», aparece la pantalla para introducir el localizador. Este dato lo debe aportar el cliente, y es imprescindible para el pago del giro al igual que la identificación del destinatario.

Giro UPU Electrónico

Es el envío de dinero internacional que de manera inmediata permite a su destinatario recoger el dinero en cualquier Oficina de Correos. Aunque se puede hacer la búsqueda por nombre, lugar de origen y fecha de envío, debe exigirse el número secreto para el pago (código alfanumérico, normalmente entre 6 y 10 caracteres, sin una estructura determinada), además de la documentación necesaria como para cualquier otro giro internacional. Se puede pagar en cualquier oficina y siempre en metálico.

  • Desde el menú principal de SGIE, en «Control de envío de dinero» se pulsa la opción «Liquidación de envíos de dinero».
  • Al seleccionar la opción «localizador (nacional e internacional)», aparece la pantalla para introducir el localizador.
  • Si la búsqueda se realiza por nombre y apellido, se debe seleccionar la fecha exacta de admisión y el país de procedencia.

LOCALIZADOR: Identificador único de giros. Se imprime en el resguardo de imposición del giro (admisión) y el remitente debe indicárselo al destinatario para su pago.

Cuando el cliente se presenta en la Oficina de Correos, para retirar una cantidad de dinero que viene a su nombre, aportando el correspondiente Aviso de Llegada depositado en su apartado, que informa al cliente que tiene a su disposición en la Oficina un pago de dinero se debe localizar el giro en Almacén de apartados.

Los giros que por algún motivo no se hayan podido abonar al destinatario, se devolverán al remitente a partir del día 25 del mes siguiente a la fecha de imposición. Esta operación se realiza desde la opción de sobrantes o liquidación de SGIE.

Una vez localizado el giro, se accede a la aplicación SGIE>>Liquidación, para localizar el envío y verificar que los datos del giro que figuran en el sistema coinciden con los reflejados en el justificante de pago, especialmente en lo que se refiere a:

  • Importe.
  • Destinatario.
  • Remitente.

Si el giro no está registrado en SGIE, hay que parar la operación y el giro no podrá ser abonado. En caso contrario se debe solicitar al cliente y comprobar la documentación de identificación.

Solicitada y comprobada la documentación, si se trata de un:

GIRO INMEDIATO, GIRO INTERNACIONAL O AVISADO se deben grabar datos en la ventana única de PBC.

El sistema lleva a la ventana única de Prevención de Blanqueo de Capitales (PBC) cuando el receptor sea el destinatario para recoger los datos y escaneo de la documentación del cliente. En los envíos recogidos por el remitente no salta la ventana única de PBC.

Se introduce DNI y a continuación, se completa la ficha del cliente. Si ya hubiese realizado alguna operación aparecen sus datos cargados como en la admisión.

Es posible que el sistema solicite medidas reforzadas, por tanto es necesario cumplimentar la DAE por parte del cliente.

Cuando se han cumplimentado todos los requisitos de PBC el sistema vuelve a la página inicial.

Es necesario guardar copias de la documentación específica de la persona jurídica aportada por el autorizado/apoderado.

GIRO A APARTADO, se deberán grabar datos de entrega en SGIE.

Los giros avisados, dirigidos a Apartados o a Lista de la Oficina, se entregan por la aplicación SGIE, procediendo a cambiar su situación a “Pagado” a través de la funcionalidad de “Liquidación”. La operativa en SGIE para el pago de Giros es la siguiente:

  • Leer el código del giro a entregar desde la pantalla de liquidación de envíos de SGIE.
  • Introducir el tipo de documento oficial de identificación (DOI) y el número del mismo. Se informa de los datos del receptor.
    A efectos de PBC, solo se consideran las operaciones realizadas por el destinatario real, nunca por el autorizado. Pulsar el botón «Comprobar datos».
  • Si cliente/destinatario no está dado de alta en la BBDD PBC (ventana única), el formulario aparecerá en blanco. Si ya ha realizado operaciones de envío de dinero, el formulario aparecerá informado.
  • Completar los datos del cliente o modificar si procede, después proceder a digitalizar el DOI pulsando en el botón «Documento» el sistema envía a GESCAN y se continúa con la operativa de grabación datos en la ventana única de PBC.
  • Existe el botón “Visualizar” para verificar que la imagen del DOI se ha cargado correctamente, si no fuera así, se volverá a escanear el DOI y en el caso de aparecer inhabilitado dicho botón, se procederá a la digitalización del DOI, ya que el cliente no lo tiene digitalizado.
  • Cuando el remitente se identifique con un CIF (Documento identificativo de personas jurídicas). Se deberá digitalizar el documento soporte donde conste el CIF o en su caso parte del documento en el que se informe su denominación, domicilio y número de identificación fiscal. Siendo necesario guardar copias de la documentación específica de la persona jurídica aportada por el autorizado/apoderado.
  • NIS (Internos en Centros Penitenciarios) y NIP (Número de Identificación Funcionarios Públicos): No será necesario digitalizar estos documentos, se informará en la aplicación del Número (NIS o NIP) y los datos personales (Nombre y Apellidos).
  • Se informa del motivo de la operación y se pulsa el botón «Asignar».
  • La liquidación se cierra aceptando las sucesivas pantallas.

Documentación Adicional

Una vez que se han introducido los datos en el sistema (Giro o WUPOS) y el cliente ha proporcionado la documentación que se le ha requerido, hay que verificar que esta documentación es correcta y está en vigor.

Para el caso de operaciones en las que haya que contemplar medidas reforzadas y el cliente deba rellenar la (DAE), el empleado comprobará que está correctamente cumplimentada, solicitando aclaración o ampliación de aquellos apartados que no están cumplimentados o cuya descripción sea genérica, susceptibles de dudas o no ofrezcan información concreta. Además si el giro es internacional, y el sistema ha solicitado medidas reforzadas y en el documento de identificación presentado por el cliente no figura domicilio o el que figura es en el extranjero, éste deberá aportar cualquier documento que acredite su estancia, permanente o temporal, en España.

El documento presentado deberá ser original y recogerá el nombre completo del cliente y una dirección. A título descriptivo, son documentos acreditativos válidos para justificar la estancia:

  • Certificado de empadronamiento.
  • Contrato de alquiler de vivienda.
  • Escrituras de vivienda.
  • Seamansbook o Libreta marítima.

No se aceptará Lista de Correos como domicilio.

Existe un modelo de DAE para Personas Físicas y otro modelo de DAE para Personas Jurídicas.

Estos modelos están publicados en Conecta. Asimismo, en el caso de aplicación de medidas reforzadas, será necesaria la justificación documental de la actividad económica o del origen lícito de los fondos. Y por último, la verificación de la documentación aportada por parte del Responsable de la Oficina y la firma en la DAE.

Andorra: para envíos desde Andorra existen dos DAE para personas físicas (español / catalán) y dos DAE para personas jurídicas (español / catalán).

Escanear documentos PBC

La documentación específica solicitada al cliente por PBC (nóminas, autorizaciones,…) se escanea desde la aplicación. Ya no se fotocopia, ni archivan éstos documentos.

Las oficinas que tienen archivos centralizados con la documentación de las operaciones de envío de dinero, deben mantener el archivo durante el periodo establecido para este tipo de documentación (10 años).

Al finalizar la recogida de datos, aportación de documentos y verificación del cliente. El sistema requiere la firma en tableta para finalizar la operación.

Antes de pagar una transacción de dinero y entregar el justificante al cliente hay que asegurarse de que se ha seguido todo el procedimiento correctamente:

  • Revisar que el impreso/formulario de abono esté completo y correctamente cumplimentado.
  • Asegurar que la identificación es válida y cotejarla con el formulario y los datos que aparecen en pantalla.
  • Examinar toda la información expuesta y, si todo es correcto, se abona la cantidad de dinero al cliente.

Una vez formalizado el justificante de pago, donde tienen que figurar los datos del destinatario y del remitente, se recoge la firma del destinatario del giro o persona autorizada, así como el número de documento de identidad válido del receptor en la parte destinada para ello.

Con la formalización completada, se entrega el importe del giro, junto con el resguardo debidamente cumplimentado con la firma del destinatario o persona autorizada y la firma de empleado que además debe indicar su NIP.

DENTIFICACIÓN FORMAL DEL CLIENTE

El empleado comprobará la identidad del cliente, con carácter previo al pago.

Identificación de Personas Físicas: cuando el cliente sea persona física deberá presentar cualquiera de los documentos originales y en vigor que se relacionan a continuación:

  • DNI/NIF.
  • Permiso de Residencia expedido por el Ministerio del Interior.
  • Tarjeta de Asilo Político.
  • Pasaporte (Para el caso de personas españolas, solo se admitirá el pasaporte en casos excepcionales -robo, extravío, etc- presentando además denuncia ante la policía y/o resguardo de renovación) y debe solicitarse la excepcionalidad a través de correo electrónico al Área de PBC que contestará dando su aprobación o no a la operación prevencion.blanqueo@correos.com
  • Exclusivamente para ciudadanos de la Unión Europea o del Espacio Económico Europeo, documento, carta o tarjeta oficial de identidad personal expedido por las autoridades de origen, que contenga la fotografía y firma del cliente.
  • NIP (autorizados): Empleados de la Administración cuando actúen en nombre de ésta.
  • NIS: Número de identificación de reclusos.

Para la Identificación de personas que actúan en representación o con autorización de otra persona física (Solo para giros. Western Union no admite autorizados), estos deberán identificarse como los clientes que actúan por cuenta propia y además presentarán el poder otorgado o autorización así como la documentación de la persona por cuenta de la que actúan.

Identificación de Personas Jurídicas: cuando el titular de la operación sea una persona jurídica, la persona física que realiza la operación deberá identificarse como los clientes que actúan por cuenta propia y además presentará:

  • Poder o autorización para actuar en nombre de la persona jurídica.
  • CIF de la persona jurídica.
  • Escritura de constitución o cualquier otro documento que acredite fehacientemente su denominación, forma jurídica, domicilio y objeto social.

Documentos No Validos. No serán documentos válidos de identificación:

  • Permiso de conducir (se puede admitir de forma excepcional en caso de pérdida o robo del DNI presentando denuncia y/o cita de renovación y previa autorización por parte del Área PBC)
  • Seamansbook o Libreta Marítima: es un documento no oficial, que da constancia simplemente del embarque de personas bajo el pabellón de un buque proveniente de un país extranjero, por lo cual, no es un documento de identificación válido, si bien es admisible para acreditar la estancia en nuestro país.
  • Carné Consular: es un documento que acredita la inscripción de una determinada persona en el consulado del país en el que temporalmente vaya a permanecer o residir. No es un documento de identificación válido.

El sistema solicitará, cuando sea necesario, la DAE que deberá ser acompañada de la documentación justificativa y escaneada por la Oficina en la ficha de PBC del cliente. Esta documentación será revisada y validada por el Área PBC que, en función de la misma, establecerá plazos de renovación o denegará si no es conforme.

Para giros no hay excepciones, el nombre y apellidos del destinatario deben coincidir tanto en el DOI, como en el consignado en la admisión.

En el desplegable de la pantalla se debe seleccionar el tipo de DOI e informar del número. Los tipos son: NIF, CIF, NIE, PASAPORTE. La selección debe corresponderse con el tipo de documento del destinatario. Los documentos tienen una estructura de números y letras determinada, que el sistema reconoce, evitando posibles falsificaciones.

  • Destinatario Empresa o Personas Jurídicas: Siempre informar CIF.
  • Destinatario Organismos Públicos: Siempre informar CIF. Empieza por Q.
  • Destinatario Corporaciones Locales: Siempre informar CIF. Empieza por P.
  • Destinatario Organismos de la Administración del Estado y de las Comunidades Autónomas: Siempre informar CIF. Empieza por S.
  • Autónomos: Siempre informar NIF.

Para los giros dirigidos a personas físicas, nunca se informará con el tipo CIF. En estos casos se seleccionará NIF, NIE o PASAPORTE.

Cuando el receptor del giro sea diferente al destinatario, habrá que informar de su Nombre y Apellidos, tipo de documento y número con los mismos criterios expuestos anteriormente, teniendo en cuenta que un receptor NUNCA PUEDE TRATARSE DE UNA PERSONA JURIDICA y por lo tanto nunca se debe informar un CIF para el caso de receptor. El receptor siempre debe ser una persona física, por lo que deberá informar un NIF, NIE o PASAPORTE. Para el caso de giros oficiales (entre oficinas) o dirigidos a organismos públicos, podrá utilizarse como documento del receptor el NIP del empleado.
En dicho caso, es obligatorio escanear el DOI del destinatario y la autorización o poder notarial que autorice la recogida del giro en nombre del titular, a través de la ventana única de PBC.

Entregas Especiales

Giros dirigidos a Personas Internas en Centros Penitenciarios
Para este tipo de entregas se ha establecido un procedimiento especial:

  • Este procedimiento exclusivamente se aplica a los pagos de giros dirigidos a presos internos en Centros Penitenciarios.
  • La entrega la intentarán las Unidades de Reparto, por lo que solo llegarán a la Oficina en caso de ser avisados o cuando se traten de giros internacionales.
  • Ya que el funcionario de prisiones conoce con antelación los giros a retirar, éste se presentará en la Oficina con una relación, donde debe figurar el NOMBRE, APELLIDOS, NACIONALIDAD, FECHA DE NACIMIENTO, MOTIVO DEL ENVIÓ y No DE IDENTIFICACIÓN (NIS), IMPORTE DEL GIRO y CÓDIGO DEL GIRO de los internos con giros pendientes de entrega y los M4 entregados por el cartero.
  • La Oficina se queda con la relación aportada por el funcionario de prisiones, donde deberá firmar, acusando recibo de la cantidad entregada. Se le entrega una copia sellada.
  • La Oficina procede a liquidar los giros en SGIE como entregados, indicando en el campo “Destinatario y Receptor” de SGIE el nombre y apellidos del interno, y en el campo “NIS” el número de identificación del interno (NIS) que figura en la relación facilitada por el funcionario.
  • El funcionario de prisiones autorizado no firma en la tableta ni en las libranzas, quedando como justificante de la entrega la relación aportada por este mismo funcionario, que la Oficina grapará a los M4 elaborados por el cartero y a las libranzas de los giros, firmadas por el empleado de la Oficina que realiza el pago, donde debe figurar su NIP y el sello de fechas de la Oficina.
  • Si el funcionario de prisiones se niega a firmar en la relación el recibí, indicando la cantidad recibida, no se le entregará el dinero.
  • No serán válidas las entregas por este procedimiento, cuando el giro vaya dirigido a un Apartado postal.

Al dar de alta al recluso en la BBDD PBC, el sistema solicita la fecha de caducidad del documento de identificación. Como ya se ha dicho, para el caso de reclusos, éste debe ser el NIS, que no tienen fecha de caducidad. La fecha a introducir en el sistema será 01/01/9999.

Los campos a cumplimentar en el formulario de alta de clientes de la BBDD PBC son:

  • Tipo de Documento: Pasaporte.
  • No Documento: Número de NIS del recluso. Figura en la relación aportada por el funcionario de prisiones.
  • Fecha de Expiración: 01/01/9999
  • País Emisión: España.
  • Nombre y Apellidos: Los que figuran en la relación aportada por el funcionario de prisiones.
  • País de Nacimiento: País de nacimiento del recluso. Figura en la relación aportada por el funcionario de prisiones.
  • Nacionalidad: Nacionalidad del recluso. Figura en la relación aportada por el funcionario de prisiones.
  • Ocupación/Actividad Comercial: Otros.
  • Domicilio/País/CP/Localidad/Provincia: Datos del Centro penitenciario donde se encuentra interno el remitente.

Como motivo del giro se informará del motivo que figura en la relación aportada por el funcionario de prisiones.

Giros Oficiales de Correos

La razón social será Sociedad Estatal Correos y Telégrafos, el CIF el de Correos A83052407, el nombre del autorizado sería el cargo (Ej. director de Oficina) y podrá identificarse con su NIP (Número de registro Personal)

Giros Dirigidos a Organismos Oficiales

La identificación se realizará por nombre del organismo y CIF. El autorizado que actúe en nombre del organismo para el cobro del giro, podrá identificarse con su NIP (Número de registro Personal) que será introducido en la categoría Pasaporte/ Otros.

El resto de organizaciones, instituciones, asociaciones, fundaciones religiosas, benéficas o de cualquier índole deberán identificarse con su CIF como el resto de personas jurídicas. Cualquier autorizado que actúe en representación de un organismo o institución de este tipo deberá identificarse con uno de los tipos de DOI válidos (NIF, NIE, Pasaporte/Otros)

Menores de Edad

Para el pago de giros a menores, éstos habrán de actuar necesariamente representados por sus padres, tutores o representantes legales. Al ser necesaria la presentación del DNI con carácter previo a la realización de la operación, únicamente pueden pagarse giros a los mayores de 14 años, que habrán de actuar siempre representados por sus padres, tutores o representantes legales.

Es preciso tener en cuenta que, según los estándares nacionales e internacionales, los menores presentan un riesgo más elevado en materia de prevención de blanqueo de capitales. En este sentido se recomienda actuar con especial rigor en lo que a la documentación se refiere, en las operaciones de este tipo de clientes.

En estos casos especiales el sistema siempre aplica Medidas Reforzadas PBC, con lo que se deberá justificar la operación con la documentación pertinente (Libro de Familia, Escritura de Apoderamiento, Tutoría Legal…)

REINTEGRO DE EFECTIVO CORREOS CASH

El cliente solicita la retirada de fondos de su CC (hasta 2.499,99€) a través de la APP o cualquier otro dispositivo. La retirada siempre deberá ser en una oficina de Correos.

El banco traslada a SEDI la solicitud de retirada de fondos con las características que el cliente haya explicitado en su registro a través de la APP.

SEDI genera un localizador que envía a la Entidad Financiera solicitante. La modalidad será de Giro Inmediato, que con el localizador podrá ser cobrado en cualquier oficina de Correos de España.

La Entidad Financiera envía a su cliente el código localizador. Una vez recibido el localizador desde su Entidad Financiera, el cliente tiene que dirigirse a una Oficina de Correos para realizar la operación de retirada de fondos. Este servicio se prestará desde cualquier Oficina que preste servicio de envío de dinero. Una vez en la Oficina de Correos, el cliente informa del servicio deseado. En este caso, retirar efectivo en la cuenta de la Entidad Financiera XXX de la que es titular.

El procedimiento en la Oficina es el de pago de un giro inmediato. La única diferencia es que al introducir en el sistema el localizador del giro inmediato, de forma automática se completan los campos necesarios para el pago del giro. El empleado de la Oficina no tendrá que informar de ningún dato al sistema.

Estas operaciones a pesar de realizarse a través de la aplicación de Envío de Dinero de Correos no están sujetas a controles de PBC, ya que los fondos provienen de una cuenta corriente y el ordenante del pago es el propio Banco, por lo que es éste el sujeto obligado a efectos de PBC.

Tras realizar la operativa en SGIE, se genera el justificante para recoger la firma del cliente. El empleado entrega el importe al destinatario junto con el formulario de pago con su firma. Una copia firmada queda en la Oficina.

WESTERN UNION

El pago de remesas procedentes de WESTERN UNION no se trabaja desde la aplicación SGIE, sino que se realizan desde la aplicación WUPOS. Siempre se pagan en Oficina.

La realización de un pago por medio de Western Union, SIEMPRE se hace a la persona destinataria del dinero, persona física, NO admitiéndose autorizaciones en este servicio para su pago. El destinatario debe ser siempre mayor de edad (18 años).

Para el pago de Western Union el cliente debe aportar:

  • Identificación válida.
  • MTCN para pagos de Western Union.

Para el pago, el cliente se persona en una Oficina de Correos con una identificación válida y un número de control denominado MTCN (Money Transfer Control Number). El MTCN es un número identificativo del pago de dinero compuesto por diez dígitos. Es imprescindible que lo aporte el cliente. Si el cliente no aporta dicho número no se puede realizar la búsqueda de la transacción.

El origen de la transacción a cobrar en España siempre debe ser el extranjero, salvo que la transferencia haya sido impuesta en otro agente diferente a Correos (puede ser origen nacional). El beneficiario de la transacción siempre deberá ser persona física, aunque el remitente sea persona jurídica, los envíos de dinero realizados a través de Western Union no admiten como destinatarios a personas jurídicas.

Una vez solicitado al cliente el MTCN y la documentación necesaria para el pago se accede a la aplicación de Western Union.

Correos tiene concertado con Western Union la transferencia de dinero entre sus Oficinas y los países que prestan el servicio de Transferencia de dinero en minutos.

  • Ámbito: Se presta en más de 200 países.
  • Curso: Por vía electrónica.
  • Plazo de entrega: En minutos o al día siguiente.

Tiene las siguientes características:

  • Permite enviar y retirar dinero en cualquiera de las oficinas que Western Union tiene en más de 200 países.
  • El dinero está disponible minutos después de su admisión en ventanilla y se mantiene en el sistema para su pago durante aproximadamente 30 días.
  • El remitente debe informar al beneficiario que puede cobrar la transferencia en las oficinas de cualquier agente Western Union del país de destino en que el servicio esté implantado. Debe proporcionarle los siguientes datos:
    • Número de control de la Transferencia, MTCN (imprescindible).
    • Nombre y apellidos del remitente.
    • Importe a cobrar + – 10%.
    • Ciudad y país de origen (ciudad y estado cuando procede de USA y México).
    • Pregunta de verificación en caso de que el beneficiario carezca de identificación.
  • El pago se efectúa sólo cuando se presenta la identificación correcta.
  • El límite de España por transferencia (envío o pago) es de 3.000 euros por persona y día o trimestre natural, tanto por remitente como por beneficiario.

Si la transferencia no está registrada en WUPOS, hay que parar la operación y la remesa de dinero no podrá ser abonada.

Para pagar las remesas de dinero enviadas a través de Western Union, hay que hacerlo introduciendo los datos necesarios en la aplicación WUPOS, completando en esta aplicación la operación de pago. Los datos necesarios para realizar la operación son:

  • Número de la tarjeta Western Union, si dispone de ella.
  • Nombre: si el nombre del remitente es compuesto, el beneficiario debe incluir el segundo nombre, separándolo del primero con un guion.
  • Apellidos: Si el remitente tiene dos apellidos, deben constar los dos apellidos.

El cliente beneficiario debe comunicar los datos del remitente exactamente como está grabado en Wupos.

  • Ciudad de origen.
  • País, ciudad de donde procede el dinero.
  • Cantidad aproximada (+/- 10%) a recibir en moneda local o euros.
  • Número de transferencia, obligatorio, MTCN.

La operativa una vez dentro del sistema operativo WUPOS, es la siguiente:

Hacer clic en el icono “Recibir dinero” o pulsar la tecla de función “F6”, para localizar la transacción.

A continuación aparece la pantalla de “Búsqueda de pago de dinero” donde se introduce el número de control MTCN (si el cliente no aporta el MTCN no será posible la búsqueda) y se pulsa el botón “Buscar”.

Si el MTCN es incorrecto, o el dinero no está en España, o ya está pagada la transacción, aparece pantalla con un mensaje de advertencia, indicando que no se encontraron registros y el empleado de la Oficina informará al cliente que se ponga en contacto con la persona que le envía el dinero, para que le facilite el MTCN correcto.

Si la búsqueda resulta satisfactoria, la ventana de pago informa los datos de la transacción para realizar el pago.

Para realizar el pago se pulsa el botón “Pago”, y aparece la siguiente pantalla, donde antes de insertar cualquier dato en el sistema, se debe comprobar que la información proporcionada por el beneficiario coincide exactamente con la información que aparece en el sistema.

Si la información no coincide, se informará al beneficiario que confirme los detalles de la transacción con el remitente, pues hay discrepancias de datos.

Verificada toda la información, tanto del beneficiario, como del remitente, así como el origen de la transferencia y el dinero a pagar y si todo es correcto, el sistema realizará la siguiente pregunta, ¿envía el dinero en nombre de un tercero? No/Sí, siempre habrá que seleccionar “NO” debido a que Western Union no admite envíos a nombre de un tercero ni autorizaciones.

Es importante seleccionar el check “El cliente ha aceptado los Término y condiciones” para que se habilite la opción “Pagar ahora”.

Al seleccionar “Pagar ahora” el sistema muestra pantalla emergente donde se debe pulsar siempre “Ejecutar” para activar la tableta digitalizadora “WACOM” y proceder a validar la firma del empleado que está realizando la transacción y recoger la firma de cliente.

Cargada la firma al servidor de Wupos aparece automáticamente el mensaje “Captura de ID/Documento” para escanear el documento aportado por el cliente. Para ello acceder al escritorio y abrir GESCAN APP (Escaneo de imágenes).

Cuando se vayan a realizar operaciones de WESTERN UNION siempre se tiene que seguir este orden de actuación: Abrir la aplicación GESCAN APP y seleccionar WUPOS.

Una vez escaneada la documentación en GESCAN, seleccionar el botón “Capturar” y se habilita la siguiente pantalla emergente para la subida del documento de Wupos desde la carpeta donde están guardadas las imágenes y así adjuntar la documentación del cliente.

Una vez se han adjuntado las dos imágenes (anverso y reverso) se habilita la siguiente pantalla emergente. Si la documentación que se observa en pantalla es correcta seleccionar en “Sí, enviar todas las páginas”, por el contrario, si no fuera correcta seleccionar “No, seguir editando” para cambiar dichas imágenes.

Seleccionada la opción “Sí, enviar todas las imágenes”, se muestra pantalla en la que se debe seleccionar el botón “Completado”. Si la documentación adjunta es válida, Wupos devolverá mensaje informando de esta circunstancia y se deberá seleccionar el check “El cliente ha aceptado los Términos y condiciones” para que se habilite la opción “Pagar ahora”.

A continuación confirmar el pago, verificando con el cliente la cantidad a pagar. Una vez confirmada la cantidad de la transacción el pago estará finalizado por completo en el sistema y se habilita pantalla emergente donde seleccionando “Imprimir” se saca el resguardo que genera Wupos para entregar al cliente junto al dinero.

La aplicación de WESTERN UNION dispone de una serie de mensajes de alerta, que advierten cuando hay elementos que impiden continuar con la operación, o bien que es necesario solicitar al cliente documentación adicional. Las principales alertas son:

  • A0401 FAVOR REVISAR/CORREGIR INFORMACIÓN DE CUMPLIMIENTO: Problemas con la documentación del beneficiario. Responde a que no se ha seleccionado el tipo de documento de identificación adecuado, o el número introducido es incorrecto. El operador corregirá los datos insertados en el campo ID eligiendo la documentación correcta que presenta el cliente, así como también corregirá la numeración correspondiente en el campo número de identificación.
  • A0101 SOBRE LÍMITE DEL CLIENTE, TXN RECHAZADA: Es una operación que, sumada a otras realizadas por el mismo cliente durante el último trimestre natural supera la cantidad de 3.000 €. En estos casos, no se podrá realizar la operación por haber superado el límite.
  • A0304 TRANSACCIÓN RECHAZADA CONTACTE A SU CSC: La operación NO puede realizarse. Hay que contactar telefónicamente con el CSC: 23.340.Se introducen en la aplicación los datos necesarios para realizar la operación, que están reflejados en el impreso que ha cumplimentado el cliente.
  • R8024″OPERACION RECHAZADA LLAME CALL CENTER: U0055 CALL CSC FURTHER INFORMATION ON MT: Ambos mensajes tienen el mismo significado: El cliente NO puede realizar ni envío ni pago por haber superado el límite de 3.000€ en un mismo trimestre natural.
  • R8066 – LA OPERACIÓN NO PUEDE SER TERMINADA: Es un mensaje que emite el sistema y significa que el cliente NO PUEDEN EN ESE MOMENTO realizar operaciones de envió de dinero.

Al finalizar la recogida de datos, aportación de documentos y verificación del cliente. El sistema requiere la firma en tableta para finalizar la operación.

Antes de pagar una transacción de dinero y entregar el justificante al cliente hay que asegurarse de que se ha seguido todo el procedimiento correctamente:

  • Revisar que el impreso/formulario de abono esté completo y correctamente cumplimentado.
  • Asegurar que la identificación es válida y cotejarla con el formulario y los datos que aparecen en pantalla.
  • Examinar toda la información expuesta y, si todo es correcto, se abona la cantidad de dinero al cliente.

Una vez que el sistema facilita la información de que la transferencia se ha realizado correctamente, se entrega al cliente el resguardo que genera el propio sistema (WUPOS), donde debe figurar la validación del sistema, informando del MTCN. Ninguna copia de este resguardo se archiva en la oficina. Finalmente, se abona el importe al cliente.

CONTABILIZAR IMPORTES

Al finalizar la jornada, las ventanillas liquidan con el responsable de la Oficina los importes procedentes del pago de Giro Nacional, Giro Internacional y Western Union. El procedimiento está descrito en el Proceso de Control Contable en Conecta.

El responsable, al generar el Balance de la Oficina verificará que, tanto los importes procedentes de operaciones Western Union, como procedentes de Giro Nacional e Internacional, se incorporan al Balance correctamente.

Los envíos de dinero liquidados por la unidad de Distribución asociada aparecen en la opción “Confirmación de liquidaciones” (perfil director de Oficina).

Enviar y archivar la documentación

El impreso entregado al cliente (que sustituye al antiguo GI-3) para que lo cumplimente y firme la recepción del importe del giro (uno para el cliente y otro para Correos) recoge también la firma y NIP del empleado. Posteriormente se enviará al CEDICO.

La documentación generada por el servicio de Giro Nacional, Giro Internacional y Western Union, se debe archivar en la Oficina, según lo que establece el proceso de Archivo y Control de la Documentación, publicado en la Conecta; así como en la Tabla de Archivo y Control de la Documentación.

El periodo de conservación de todo tipo de documentación que pueda tener fuerza probatoria, así como los documentos justificativos de las operaciones y exigidos para la identificación y conocimiento de los clientes, es de 10 años. Este periodo se contará desde el día en que se ejecute la operación.

La documentación generada en las operaciones de Giro y Western Unión, así como la generada en las comunicaciones con el Grupo de Asistencia Prevención de Blanqueo de Capitales, se ordenará de la siguiente manera:

Documentación ordinaria de cada operación

  • Giro, se compone de:
    • Admisiones impresos GI02: enviar al Centro de Digitalización.
    • En admisiones de rurales y oficinas auxiliares: enviar conjuntamente al Centro de Digitalización el impreso original y el provisional.
    • Copia del documento de identificación del cliente, cuando no esté escaneado.
    • Autorización del remitente (persona física), cuando no esté escaneado.
    • Copia del documento del autorizado. Cuando el documento no esté escaneado.
  • Western Union: no se archiva ningún documento, sólo la que se genere específicamente por Prevención de Blanqueo de Capitales.

Documentación específica de clientes (no escaneada)

Con independencia de la documentación ordinaria de cada operación, en casos específicos se archivará la documentación que se describe en los siguientes grupos:

  • Documentación de personas jurídicas.-Contendrá:
    • Copia de las escrituras de constitución o documento de creación de la sociedad o entidad jurídica a que se refiera.
    • Copia del poder o documento que acredite a quien se otorga capacidad de obrar en nombre de la sociedad o entidad.
    • Autorización de la persona que actúa en nombre de una persona jurídica.
    • Copia del documento de identificación de la persona o personas que actúan en nombre de la Sociedad.
    • Documentación o conjunto de datos que puedan aportar «conocimiento de la empresa» (accionariado, relaciones con otras empresas o actividades…).
  • Dossiers de clientes en seguimiento: bajo esta denominación se reunirá la documentación de clientes que han realizado o tienen relación con operaciones sospechosas, también en operaciones inusuales o fuera de lo normal que motivan, aparte de la Declaración de Actividad Económica (DAE). También la documentación generada como consecuencia de comunicación de operaciones sospechosas o fallidas, así como las contestaciones. Se creará un dossier que contendrá:
    • Copia del documento de identificación del cliente.
    • Copia de la comunicación al GAPBC.
    • Copia de la documentación enviada al GAPBC.
    • Acuse de recibo de GAPBC.
    • Copia de las comunicaciones generadas.
  • Documentación de personas físicas, Medidas Reforzadas de PBC.- Contendrá:
    • DAE del cliente.
    • Copia de la documentación justificativa descrita en el Manual de PBC sobre la actividad económica o el origen de los fondos.
    • Copia del documento que acredite su estancia permanente o temporal para los clientes que se identifican con un documento que no figure un domicilio en España.

Con el fin de evitar solicitar constantemente la documentación a determinados clientes habituales, que se tiene la certeza de tener conocimiento de su actividad y además está archivada la documentación necesaria de aplicación en medidas reforzadas, la periodicidad de revisión documental será de un año, en caso de que tras efectuar el seguimiento continuo de sus operaciones se compruebe que estas son coherentes con la documentación presentada.

Por el contrario, si las sucesivas operaciones realizadas por estos clientes habituales no son coherentes con la documentación de conocimiento aportada, tanto por su importe y número de giros, como por cualquier otra característica de la operativa, se procederá a recabar nueva documentación adicional que justifique el origen de los fondos, aunque haya transcurrido un periodo de tiempo inferior a un año.

Esta documentación específica será archivada en Archivador de la Oficina. Se reservará un espacio “Clientes Envío/Pago de Dinero” para recoger los dossiers de clientes o empresas. Se ordenarán por orden alfabético del nombre (razón social para empresas; en caso de duda en nombres extranjeros se tomará siempre el primer nombre que aparezca en el documento identificativo del cliente).

Para cada cliente o empresa se reunirá en un dossier el conjunto de toda la documentación con él relacionada, para su consulta o utilización en las operaciones.

El plazo de conservación de estos documentos en la Oficina es el recogido en la Tabla de Archivo y control de la Documentación.

No se archiva la documentación específica de clientes, que se haya escaneado y adjuntado a la operación desde ventana única de Prevención de Blanqueo de Capitales.

POLITICA DE PREVENCION DE BLANQUEO DE CAPITALES (PBC)

En las operaciones de pago que requieran documentación adicional por la Política de Prevención de Blanqueo de Capitales (PBC), esta se deberá solicitar al cliente.

La normativa actual define el blanqueo de capitales, a los efectos de la actividad desarrollada por CORREOS, como el envío o la recepción de dinero, a sabiendas de que dichos fondos provienen de una actividad delictiva, con el propósito de encubrir su origen ilícito. Asimismo, se entiende por financiación del terrorismo el envío o recepción de dinero con la intención de utilizar o con el conocimiento de que los fondos serán utilizados para cometer delitos de terrorismo.

La Ley 10/2010, de 28 de abril, incluye en su artículo 2.1.j) a CORREOS como sujeto obligado en materia de prevención del blanqueo y de la financiación del terrorismo, por su actividad de giro o transferencia. Por ello se han establecido una serie de «alertas» en la aplicación que avisan en función de la operación y del cliente, de las medidas de diligencia debida en cada caso.

Las medidas se aplicarán en las operaciones de admisión de giros (IRIS) y pago de giros (SGIE). No obstante, el sistema solo avisará al empleado en el caso de que sea necesario aplicar medidas reforzadas, al considerar que los requisitos documentales como consecuencia de la aplicación de medidas simplificadas y normales, ya están cubiertos al dar de alta al cliente en la base de datos de PBC y con el archivo de la copia del DOI del cliente.

*La Política de Prevención de Blanqueo de Capitales se ampliará en el Tema 11.

Tema 7 La Entrega a Domicilio