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Entrega Correos 2020

Entrega de Envíos Registrados

La entrega de envíos registrados se hará siempre al destinatario que figure en la dirección del envío o persona autorizada por éste previa identificación mediante un documento válido y bajo firma. Si el destinatario no pudiera o no supiera firmar, lo hará en su lugar un testigo, debidamente identificado. En ningún caso podrá estampar su firma como testigo el empleado del operador postal que efectúe la entrega.

En el momento de la entrega el cliente facilita el Aviso de Llegada (M4 o M4-O), email o SMS y un documento de identificación válido y en vigor:

  • DNI.
  • Pasaporte.
  • Carnet de conducir.
  • Tarjeta de residencia.
  • Documento de identificación válido en el país del destinatario que incorpore fotografía de su titular.

La Denuncia Policial por robo, extravío, etc. de la documentación de identificación original, no tiene validez a efectos de identificación.

En la entrega de envíos registrados pertenecientes a un Apartado de correos, el cliente descubre, cuando efectúa la recogida de sus envíos ordinarios, en el casillero del Apartado que tiene un aviso (relación) para que pase por ventanilla a recoger uno o varios envíos registrados, ya que los envíos registrados no se depositan directamente en el casillero del Apartado.

En ocasiones el cliente puede recibir un SMS o un e-mail como Aviso de llegada de un envío registrado. En tales casos bastará con identificarse para poder retirar el envío. El SMS o el e- mail sustituyen el Aviso de llegada tradicional, aplicándose el resto de garantías para la entrega del envío.

Recogida de envíos por autorizados

El destinatario puede recoger sus envíos personalmente o emitir una autorización para que otra persona recoja los envíos a él dirigidos. Esta autorización podrá ser para un envío concreto o una autorización genérica. Para realizar una autorización para retirar un envío concreto, se deben rellenar los datos necesarios en el reverso del propio Aviso de Llegada (M 4):

  • Nombre de la persona autorizada.
  • Número de documento de identificación.
  • Firma del destinatario.
  • Si el destinatario es una empresa, la firma se sustituye por el sello de la misma. Cuando la empresa carezca de sello, deberá acreditar su titularidad con un documento fehaciente de su denominación, forma jurídica, domicilio y objeto social. Asimismo, deberá acreditar los poderes y los documentos de identificación de las personas que actúen en su caso.

Además en el momento de la entrega se deberán mostrar:

  • Fotocopia o copia digital (en correo electrónico, en dispositivo móvil, etc) del documento de identificación válido del destinatario (no es necesario si el destinatario es una empresa y ésta estampa su sello). Este documento no se archiva en la Oficina, su uso es exclusivamente para control y verificación.
  • Documento de identificación válido de la persona autorizada.
  • Cuando la empresa carezca de sello, la Oficina, tendrá que archivar junto con el M4, una fotocopia de los documentos que acreditan el poder de representación de la persona autorizada.

La autorización puede presentarse también en un folio normal, pero en este caso habrán de anotarse también los datos del autorizante.

También se puede hacer una autorización genérica, para recoger toda la correspondencia dirigida a una persona física o jurídica. Para ello, se debe presentar un escrito en papel normal donde se recojan los siguientes datos:

  • Nombre y dirección del autorizante.
  • Nombre y número del documento de identificación del autorizado.
  • Relación del tipo de envíos que se autoriza a recoger (certificados, reembolsos, giros…).
  • Fecha y firma del destinatario.

Este documento se debe presentar en la Oficina donde se van a recoger los envíos, acompañada de fotocopia de los documentos de identificación de autorizante y autorizado, quedando archivados en la Oficina. El destinatario podrá revocar la autorización en cualquier momento mediante un escrito donde indique esta circunstancia.

Localización del envío

Para proceder a la entrega efectiva de un envío registrado, se localiza el envío en el almacén correspondiente, se traslada hasta el puesto de atención al público. Se comprueba el tipo de envío y que realmente es el que corresponde entregar al cliente.

Para localizar el envío hay que tener en cuenta los datos que vienen reflejados en el Aviso de llegada, SMS o correo electrónico (Tipo de Envío, fecha de Aviso, Sección de Reparto, etc).

Entrega del envío

Para la entrega de un envío registrado hay que acceder a SGIE>>Salidas>>Liquidación>>Entregado en Oficina y en el campo “Código de envío” se procede a leer el código de barras de dicho envío con la pistola para que de forma automática se muestren en pantalla los datos del cliente y este firme en la tableta, tras informar al empleado de sus datos (nombre, apellidos y DOI) para que los anote en lugar habilitado de la pantalla.

Una vez recogida la firma se pulsará el botón “Aceptar” para que quede

registrada la entrega. Si se trata de una Notificación, o de cualquier otro tipo de envío en el que tenga que quedar constancia del usuario que entrega, antes de pulsar el botón “Aceptar” la aplicación obligará a rellenar las casillas de “Código de usuario” y “Contraseña” con los datos corporativos del usuario. En caso que no sea necesario, no aparece este recuadro y se pulsa “Aceptar”.

Una vez entregado el envío y recogida la firma digitalizada, el Aviso de Llegada (M-4) facilitado por el cliente se guardará en un lugar designado al efecto, para posteriormente proceder a su destrucción de forma controlada, de acuerdo a lo planteado en el proceso de Archivo y Documentación.

Cuando un cliente rechaza firmar en la tableta digitalizadora, pero quiere hacerlo en el Aviso de Llegada M4, se utilizará el botón “Firmar M-4”. La entrega se grabará en SGIE>>Liquidación>>Firma Papel. En este caso se archiva el Aviso de Llegada que deberá tener los siguientes datos:

  • Fecha de la entrega.
  • Número de documento de identificación válido.
  • Firma del destinatario.

Si el envío lo retira una persona autorizada, se recoge la firma digital de la persona autorizada en la tableta y se archiva en la oficina el Aviso de Llegada (M-4) con la documentación correspondiente que habilita a esa persona para la retirada del/de los envío/s. La fotocopia del D.N.I. del destinatario que autoriza la retirada no se tiene que archivar en la Oficina. Se solicita su presentación al autorizado exclusivamente a efectos de control y verificación, procediendo, tras la firma y entrega del envío, a su devolución al autorizado.

Aquellos envíos que no puedan ser entregados por cualquier causa (rehusados, fallecimiento del destinatario, etc) han de apartarse diariamente para ser devueltos a origen, realizando la liquidación que corresponda en SGIE.

Algunos envíos tienen particularidades específicas en el momento de la entrega:

  • Relación de envíos (Relaciones destinatarios habituales / Relación de Apartado): SGIE mostrará en la pantalla de firma un resumen con todos los envíos que han sido incluidos en la relación. Se pueden dar dos circunstancias:
    • El cliente quiere todos los envíos de la relación, en este caso se liquida la relación de envíos y el cliente sólo firma una vez en la tableta digitalizadora.
    • El cliente no quiere todos los envíos de la relación, en este caso, antes de liquidar la relación de envíos, se deben sacar de la misma los envíos que no quiere el cliente, cambiando la situación de dichos envíos a otra distinta a la de «ENTREGADO EN OFICINA”. Luego se liquida la relación con el nuevo conteo de envíos. La grabación se realiza en SGIE en el momento de la entrega, pues el cliente debe firmar en la tableta digitalizadora para que quede constancia del hecho.
  • Lista: el cliente no aporta Aviso de llegada y no es necesario generarlo previamente en SGIE para recoger los datos de la entrega y la firma del destinatario, estos datos se recogen en la tableta digitalizadora. Estos envíos se entregan tras identificar al destinatario con su DOI, localizar el envío y recoger los datos del receptor en la tableta digitalizadora.
  • La entrega de envíos Paq Estándar y Paq Premium en los que el cliente haya sido avisado por SMS se hará siempre al destinatario que figure en el SMS o persona autorizada por éste previa identificación mediante un documento válido y bajo firma.
  • Telegramas y Burofax: la liquidación de estos envíos se hace como la del resto de envíos registrados, seleccionando en SGIE>>Salidas>>Liquidación, leyendo el código de barras para que el cliente pueda firmar en la tableta digitalizadora una vez anotados por parte del empleado los datos del destinatario o autorizado (nombre y DOI).
  • En los envíos que proceden de promociones de prensa (periódicos, revistas, etc.), cuando se trata de Paq Estándar o Paq Premium, en la modalidad de OFICINA ELEGIDA, puede aparecer en la etiqueta del envío, en el campo de “NOMBRE DEL DESTINATARIO”, un código numérico, que se corresponde con el número de referencia de la reserva asignada al cliente por la empresa promotora. En estos casos, el cliente que accede a la Oficina a retirar el envío, debe aportar dicho código, tras lo cual, se le entregará el envío, procediendo el cliente a firmar en la tableta con las formalidades habituales. En la mayoría de los casos, a la entrega de estos envíos, se tiene que recoger la cartilla de la promoción, que deberá ser revisada para verificar que están pegados todos los cupones. Estas cartillas tienen que guardarse en la Oficina hasta recibir instrucciones. Para el caso de suscriptores o excepcionalmente en algunas promociones (periódicos de distribución gratuita) no es necesario recoger la cartilla. Cuando esto sea así, en el campo «Observaciones» de la etiqueta del envío, se indicará esta circunstancia.

Envíos con Valores Añadidos/Servicios Adicionales

Envíos con Aviso de Recibo (AR): Si el envío lleva el servicio adicional de Aviso de Recibo, este se debe formalizar.

Para su formalización se debe recoger en el Aviso de Recibo la siguiente información:

  • Fecha de entrega.
  • Nombre del receptor.
  • Número de documento de identificación válido.
  • Relación con el destinatario si no es el mismo.
  • Firma.

El empleado de Atención al Público debe incluir:

  • Su identificación, Número de Identificación Profesional (NIP).
  • Firma.
  • Sello de fechas.

En el caso de que el envío tenga los valores añadidos de PC o PEE, será preciso coger los datos completos del receptor (nombre y apellidos, tipo de DOI y número) para que SGIE pueda generar esos documentos de manera automática.

Entrega de Expediciones: la entrega se realiza desde SGIE>>Liquidación>>Entregado en oficina y marcando el check “Entrega Múltiple”, se leen los códigos de barras de los envíos de la expedición y se rellenan los datos del destinatario (Nombre, apellidos y DOI) y el destinatario firma la recepción en la tableta digitalizadora.

  • Completas: una relación de envíos o bultos con un mismo remitente, destinatario y producto. La entrega de dichos envíos sólo es posible si afecta a la totalidad de los bultos o envíos que la componen.
  • Parciales: una relación de envíos o bultos con un mismo remitente, destinatario y producto. La entrega de dichos bultos es posible de hacerla fraccionada sino estuvieran todos los bultos en el almacén de la Oficina.

Entregas Múltiples: un cliente podrá recoger varios envíos de forma unitaria mediante la opción “entrega múltiple” de SGIE. Las medidas de identificación y requisitos serán los mismos que en la liquidación unitaria solo que el cliente realizará una única firma en una relación de todos los envíos.
En la operativa se tiene que marcar en SGIE el check “Entrega Múltiple”, e informar los campos “Nombre y Domicilio”, procediendo a la lectura de los códigos de los envíos que el cliente va a retirar. SGIE agrupa todos estos envíos en una relación, permitiendo al cliente retirarlos con una sola firma en la Tableta.
SGIE mostrará en la pantalla de firma un resumen con todos los envíos que han sido incluidos en la relación. Se pueden dar dos circunstancias:

  • El cliente quiere todos los envíos de la relación, en este caso se liquida la relación de envíos y el cliente sólo firma una vez en la tableta digitalizadora.
  • El cliente no quiere todos los envíos de la relación, en este caso, antes de liquidar la relación de envíos, se deben sacar de la misma los envíos que no quiere el cliente, cambiando la situación de dichos envíos a otra distinta a la de «ENTREGADO EN OFICINA”. Luego se liquida la relación con el nuevo conteo de envíos.

En el caso de entregas de giros y por motivos de PBC, la entrega múltiple por SGIE queda inactiva, teniendo que liquidarse estas entregas de giros de uno en uno.

Para remesas mayores de 500 envíos es aconsejable no imprimir la relación ya que puede demorar mucho la agilidad en la entrega, siempre y cuando se recoja correctamente la firma en la tableta.

Petición de entrega a domicilio: en caso de Petición de entrega a domicilio (opción válida en Capitales de Provincia y poblaciones con este servicio), el cliente puede solicitar la entrega a domicilio del envío, previo pago de la tarifa correspondiente de envíos que no sean cartas ni tarjetas postales y pesen más de 500 gramos y Paquetes Postales. También este servicio es aplicable a aquellos productos con entrega a domicilio, en el caso de que se hayan agotado sin éxito los intentos de entrega inherentes al producto. El procedimiento es el siguiente:

  • El cliente se pone en contacto con la Oficina donde está depositado el envío avisado, solicitando la entrega en domicilio.
  • La Oficina accede a SGIE, menú Salidas>>Liquidación>>Petición de Entrega a Domicilio y leerá el código de barras del envío. Se habilita una ventana para seleccionar el tramo de peso, según el peso y la zona de tarifa. Si se está de acuerdo con los datos introducidos, se pulsa el botón “Aceptar”.
  • Se asigna el envío a un despacho encaminándolo a la Unidad de Reparto.

Los envíos cuya modalidad de entrega es «Entrega exclusiva al destinatario», no podrán ser entregados a otra persona que no sea el destinatario (no admite autorizados); se entregan siempre mediante entrega individual con firma en tableta digitalizadora (no pueden entregarse mediante firma en M4 ni por el procedimiento de entrega múltiple en tableta). El envío sólo se entregará previa comprobación de la identidad del destinatario, sin posibilidad de que la entrega se realice a terceros aunque estos posean autorización o delegación. Esta modalidad de entrega exclusiva, solo puede ir dirigida a particulares, nunca a empresas o personas jurídicas, por lo que si llega a la Oficina algún envío para entrega exclusiva al destinatario dirigido a personas jurídicas, se deberá devolver a origen, liquidándolo en SGIE como DESCONOCIDO.

En algunos casos, cuando el cliente así lo marca en el fichero de prerregistro de los envíos, el sistema puede, además de solicitar el no de documento de identificación del destinatario, verificar que su número efectivamente coincide con el informado en el fichero de prerregistro, impidiendo finalizar la liquidación como “Entregado” del envío en caso de no ser coincidentes. El sistema permite 3 intentos en estos casos, si no introducimos el número del DNI correcto en estos tres intentos, el envío pasa a la situación de estacionado.

Los envíos con EED pueden llevar también asociado el valor añadido PEE, con estos envíos, tras leer el código de barras a través de SGIE>>Liquidación, el sistema abre la pantalla “Asignación de receptor” en la que se verifica el documento del destinatario. Cumplimentados los datos del destinatario (tipo y número de DOI), si todo es correcto, tras pulsar “Asignar” SGIE muestra la pantalla de firma en la tableta digitalizadora. A partir de este momento ya no es posible la modificación de los datos (destinatario y documento). Si al verificar el documento del destinatario el número indicado no coincide con el grabado en el prerregistro, el sistema permite 3 intentos, si no se introduce el número de documento correcto en estos tres intentos, el envío pasa a la situación de estacionado. Si por el contrario lo que se no coincide es el tipo de documento (DNI, NIF, NIE…), al no informar la estructura numérica de documento correcta, el sistema muestra pantalla de error y no deja avanzar, en este caso no hay número limitado de intentos.

El envío puede llevar también asociados, junto a la EED, los servicios de escaneo de documentos y de escaneo con validación.

  • Escaneo de documentos: escaneo de cualquier documentación que solicite el cliente.
  • Escaneo con validación: escaneo de documentos de identidad (el software reconoce DNI español, Pasaporte, NIE y Documento de identidad europeo), más la verificación de estos a través de un software que comprueba su validez (Plataforma ICAR).

Nunca se ha de entregar a un autorizado, no se ha de realizar por entrega múltiple. Antes de proceder al escaneo, es importante prestar atención a las observaciones previas al escaneo que indica el sistema, ya que en ocasiones muestra acciones específicas para un cliente determinado (revisar la caducidad del DOI, exigir al destinatario que presente un justificante de número de cuenta o un recibo bancario, etc.).

Al contratar este valor añadido es necesario que el cliente contrate también los valores añadidos de EED y PEE y rellene correctamente en NIF del destinatario en el fichero de prerregistro.

El destinatario aporta el documento a escanear por el empleado y este deberá en un primer momento validar por defecto unos parámetros: que el destinatario es mayor de edad, que el documento está en vigor (no caducado) y es uno de los documentos válidos (de los reconocidos por el software), que se han escaneado todas las caras del documento y que la imagen esta en color.

Si alguno de los parámetros no se cumplen no se continuará, solicitando al destinatario que solucione las posibles incidencias. Si la validación es correcta se continúa con el proceso.
Al remitente se le enviará en formato electrónico el documento escaneado y un informe de la validación.

La operativa en SGIE para EED Escaneo y Validación es la siguiente:

  • Se lee el código en SGIE>>Liquidación. Si es un envío con entrega segura y validación de DOI, se realizan los siguientes pasos:
    • Cumplimentar datos para validar el DOI.
    • En caso de que no sea correcto el DOI del destinatario, el sistema deja 3 intentos y si el código introducido no está bien estaciona el envío.
  • Es importante prestar atención a las observaciones previas al escaneo que indica el sistema, ya que en ocasiones muestra acciones específicas para un cliente determinado.
  • Se procede a digitalizar pulsando el botón “Escanear”.
    • Antes de escanear en la Multifunción, hay que pulsar primero el botón “Escanear” desde GESCAN, nunca después:
      • Pulsar “Escanear” en GESCAN.
      • Escanear en Multifunción.
    • Al escanear el documento:
      • Si tiene dos caras, ambas se tienen que escanear.
      • No se escanean fotocopias, solo originales.
      • Debe verse completo, no cortado.
      • Debe colocarse recto, no girado.
      • No se escanean documentos no solicitados “carta verde”.
      • No es válido fotocopiar el DNI por una cara, y con el mismo folio escanearlo todo a la vez. Escanear fotocopias de ningún tipo, solo se escanean originales.
  • Escaneo de documentación adicional, en caso que se requiera.
  • Una vez finalizado el escaneo, pulsar “Aceptar”. Tras pulsar este botón, el sistema procede a realizar la validación del DOI. Se pueden dar 3 situaciones:
    • Documento válido:
      • El sistema valida y dirige a esta pantalla en la que se debe pulsar «Siguiente»
      • Aparece la pantalla para recoger la firma del cliente en tableta. Se puede entregar el envío.
  • Documento No validado:
    • El sistema NO otorga la validación.
    • Se estaciona el envío automáticamente. Se estaciona el envío y NO SE PUEDE ENTREGAR hasta que el remitente lo indique.
  • Repetir el escaneado:
    • No se ha escaneado correctamente o no se ha escaneado el documento correcto y hay que repetir el escaneo. Según el caso, se repite el escaneo o se dice al destinatario que vuelva con el documento correcto o en vigor. CASOS:

Factura

En los casos en que el envío que se entrega tiene importes asociados que hay que cobrar al cliente, a través de SGIE se puede generar la factura, cuando éste lo solicite. Para ello hay que acceder a SGIE>>Liquidación>>Facturas. Se introduce el código del envío que ha generado los importes y se procede a generar la factura. Desde esta utilidad se puede:

  • Emitir facturas.
  • Reimprimir facturas.
  • Anular facturas.

CONDICIONES ESPECÍFICAS DE ENTREGA

Los envíos postales dirigidos a personas fallecidas serán entregados a sus herederos o a aquellos que tengan la administración de la herencia, una vez justificada su calidad de tales, salvo los que tengan la naturaleza de carta, en cuyo caso quedarán depositados en la Oficina de destino. Desde esta Oficina, se enviará consulta al remitente para que este autorice su entrega a los herederos u opte por su recuperación. Para justificar la condición de heredero es necesario presentar copia de los siguientes documentos:

  • Certificado de defunción que acredite el fallecimiento del destinatario del envío.
  • Documento que acredite que la persona que recoge el envío es heredera del mismo (testamento, declaración de herederos, etc).
  • Además, si los herederos son varios, deberá proporcionarse autorización escrita para la recogida del envío, de aquéllos herederos no personados en la entrega del mismo.

Todos estos documentos se archivarán junto con el M4, en el que se haya recogido la firma del heredero, según lo establecido en el Proceso de Archivo y Control de la Documentación.

Los envíos postales dirigidos a comerciantes constituidos en quiebra o personas declaradas en concurso de acreedores, se entregarán a los síndicos o a las personas designadas al efecto por la autoridad competente.

Los envíos postales dirigidos a unidades militares o entidades análogas se entregarán, salvo que medie prohibición expresa de los destinatarios de los envíos, a las personas autorizadas formalmente para hacerse cargo de ellos bajo la responsabilidad de quienes las hubieran autorizado.

En el caso de los centros penitenciarios se aplicará la normativa específica.

La entrega de notificaciones a personas jurídicas, se realizará al representante de estas o bien, a un empleado de la misma, haciendo constar en la documentación de Correos y en su caso en el Aviso de recibo que acompañe a la notificación, su identidad, firma y fecha de la notificación, estampando asimismo, el sello de la empresa (Art. 44. Reglamento de los Servicios Postales. Real Decreto 1829/1999, de 3 de Diciembre). Solo para el caso de Comunidades de Bienes, entre las que se encuentran las Comunidades de Propietarios, se podrá hacer entrega de notificaciones obviando el requisito de la estampación del sello, en el caso de que éstas no dispusieran del mismo, considerándose suficiente los restantes requisitos.
Declarado nulo el uso del sello sólo en cuanto sea aplicable a la admisión y entrega de notificaciones de órganos judiciales, por Sentencia de 8 de junio de 2004, de la Sala Tercera del Tribunal Supremo.

La entrega de notificaciones a organismos públicos se realizará a un empleado de los mismos haciendo constar en la documentación de Correos y en su caso, en el Aviso de recibo que acompañe a la notificación, su identidad, firma y fecha de la notificación, estampando asimismo, el sello del organismo público (Art. 44. Reglamento de los Servicios Postales. Real Decreto 1829/1999, de 3 de Diciembre).
Declarado nulo sólo en cuanto sea aplicable a la admisión y entrega de notificaciones de órganos judiciales, por Sentencia de 8 de junio de 2004, de la Sala Tercera del Tribunal Supremo.

Se podrán entregar envíos cuyos destinatarios sean menores de edad, siempre que éstos tengan 14 años o más y presenten un documento válido de identificación.
La entrega a menores de catorce años, aunque acudan correctamente identificados, se realizará a algún miembro de su familia que acredite tal condición mediante la presentación de un documento válido, que además permita identificar al menor.

Cuando un envío vaya dirigido a un Dominio Web, y solo para los casos en que el propietario de dicho Dominio tenga suscrito un contrato con Correos, desde la Jefatura Comercial de la Zona se hará llegar un documento (e-mail o similar) a la Jefatura de Red de Oficinas de la Zona a la que pertenezca la Oficina de Referencia del cliente, que contendrá los siguientes datos:

  • Cuando el cliente que suscribe el contrato es una persona física:
    • Nombre y Apellidos.
    • NIF o Documento Válido.
    • Dirección Postal.
    • Nombre del Dominio Web.
  • Cuando el cliente que suscribe el contrato es una persona jurídica:
    • Nombre de la empresa.
    • CIF.
    • Dirección Postal.
    • Nombre del Dominio Web.

El documento será enviado desde la Jefatura de Red de Oficinas de la Zona a la Oficina de Referencia, que lo archivará en una carpeta por orden alfabético del Dominio Web y que ha de servir como soporte documental para la entrega. La entrega a la persona física o jurídica, que figure en el documento como propietaria del Dominio, se realizará con las mismas formalidades de cualquier otra entrega. La carpeta se rotulará «Documentos Entrega Dominios Web». En el caso de que la Oficina no disponga de dicho documento, no se podrá realizar la entrega del envío.
Una copia de este documento deberá archivarse en la Jefatura de Red de oficinas de la Zona.

Tema 7 La Entrega a Domicilio

Pon a prueba tu conocimiento
Test Tema 7 Procesos de Entrega
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