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Entrega Correos 2020

La entrega de envíos registrados

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La entrega de envíos registrados se hará siempre al destinatario que figure en la dirección del envío o a persona autorizada por éste, previa identificación mediante un documento válido y bajo firma. Si el destinatario no pudiera o no supiera firmar, lo hará en su lugar un testigo, debidamente identificado. En ningún caso podrá estampar su firma como testigo el empleado del operador postal que efectúe la entrega.

En el momento de la entrega de un envío registrado avisado, el cliente entrega el Aviso de Llegada (M4-N o M4-O) y presenta un documento de identificación válido y en vigor:

  • DNI.
  • Pasaporte.
  • Carnet de conducir.
  • Tarjeta de residencia.
  • Documento de identificación válido en el país del destinatario que incorpore fotografía de su titular.

La Denuncia Policial por robo, extravío, etc. de la documentación de identificación original, no tiene validez a efectos de identificación.

En la entrega de envíos registrados pertenecientes a un apartado de correos, el cliente descubre, cuando efectúa la recogida de sus envíos ordinarios, en el casillero del apartado que tiene un aviso (relación) para que pase por ventanilla a recoger uno o varios envíos registrados, ya que los envíos registrados no se depositan directamente en el casillero del apartado.

En ocasiones el cliente puede recibir un SMS o un e-mail como aviso de llegada de un envío registrado. En tales casos bastará con identificarse para poder retirar el envío. El SMS o el e-mail sustituyen el aviso de llegada tradicional, aplicándose el resto de garantías para la entrega del envío. Para localizar el envío hay que tener en cuenta los datos que vienen reflejados en el aviso de llegada, SMS o correo electrónico (Tipo de Envío, fecha de Aviso, Sección de Reparto, etc.).

Hay situaciones en las que en un mismo aviso procedente de la unidad de distribución se detallan varios envíos. En estos casos la oficina entregará al destinatario todos los envíos informados en el M-4, salvo que el cliente manifieste su intención de rehusar alguno de ellos, en cuyo caso se procederá de acuerdo a la voluntad del cliente. Posteriormente se realizará la liquidación en SGIE informando para cada envío del resultado que corresponda.

El destinatario puede recoger sus envíos personalmente o emitir una autorización para que otra persona recoja los envíos dirigidos a él. Esta autorización podrá ser para un envío concreto o una autorización genérica.

Para realizar una autorización para retirar un envío concreto, se deben rellenar los datos necesarios en el reverso del propio Aviso de Llegada (M-4):

  • Nombre de la persona autorizada.
  • Número de documento de identificación.
  • Fecha de expedición.
  • Firma del destinatario.
  • Si el destinatario es una empresa, la firma se sustituye por el sello de la misma. Cuando la empresa carezca de sello deberá acreditar su titularidad con un documento fehaciente de su denominación, forma jurídica, domicilio y objeto social. Asimismo, deberá acreditar los poderes y los documentos de identificación de las personas que actúen en su caso.

Además en el momento de la entrega se deberán mostrar:

  • Fotocopia del documento de identificación válido del destinatario o copia digital (en correo electrónico, en dispositivo móvil, etc.). No es necesario si el destinatario es una empresa y ésta estampa su sello.
  • Documento de identificación válido de la persona autorizada.
  • Cuando la empresa carezca de sello, la oficina, tendrá que archivar junto con el M4, una fotocopia de los documentos que acreditan el poder de representación de la persona autorizada.

La autorización puede presentarse también en un folio normal, pero en este caso habrán de anotarse también los datos del autorizante.

La fotocopia o copia digital del D.N.I. del destinatario que autoriza la retirada no se tiene que archivar en la Oficina. Se solicita su presentación al autorizado exclusivamente a efectos de control y verificación, procediendo, tras la firma y entrega del envío, a su devolución al autorizado.

También se puede hacer una autorización genérica, para recoger toda la correspondencia dirigida a una persona física o jurídica. Para ello, se debe presentar un escrito en papel normal donde se recojan los siguientes datos:

  • Nombre y dirección del autorizante.
  • Nombre, dirección y número del documento de identificación del autorizado.
  • Relación del tipo de envíos que se autoriza a recoger (certificados, reembolsos, giros…).
  • Fecha y firma del destinatario.

Este documento se debe presentar en la oficina donde se van a recoger los envíos, acompañado de fotocopia de los documentos de identificación de autorizante y autorizado, quedando archivados en la oficina. El destinatario podrá revocar la autorización en cualquier momento, mediante un escrito donde indique esta circunstancia.

Para proceder a la entrega efectiva de un envío registrado, lo localizamos en el almacén y lo llevamos al puesto de atención al cliente. La entrega se registra desde SGIE Salidas> Liquidación> Entregado en oficina.

Una vez hemos llegado a esta pantalla, nos situamos en el campo “Código de Envío” y pistoleamos el código de barras del envío, para que de forma automática se muestren en pantalla los datos que el cliente debe rellenar en la tableta digitalizadora. El sistema nos exige registrar el número del DOI del receptor, su nombre y apellido y su firma. En la actualidad, los dos primeros datos los anota el empleado desde el ordenador, por lo que el destinatario solo deberá consignar con el lápiz de la tableta su firma en el recuadro habilitado para ello.

Después de recoger estos datos, se pulsará el botón Aceptar para que quede registrada la entrega. Si se trata de una notificación, o de cualquier otro tipo de envío en el que tenga que quedar constancia del usuario que entrega, antes de pulsar el botón “Aceptar”, la aplicación obligará a rellenar las casillas de “Código de usuario” y “Contraseña” con los datos corporativos del usuario. En caso que no sea necesario, no aparece este recuadro y se pulsa aceptar.

Una vez entregado el envío y recogida la firma digitalizada, el Aviso de Llegada (M-4) facilitado por el cliente se guardará en un lugar designado al efecto, para posteriormente proceder a su destrucción de forma controlada.

Si el envío lo retira una persona autorizada, se recoge la firma digital en la tableta de la persona autorizada y se archiva en la oficina el Aviso de Llegada (M-4) con la documentación correspondiente que habilita a esa persona para la retirada del envío o envíos. La fotocopia del

  1. del destinatario que autoriza la retirada no se tiene que archivar en la Oficina. Se solicita su presentación al autorizado exclusivamente a efectos de control y verificación, procediendo, tras la firma y entrega del envío, a su devolución al autorizado.

Cuando un mismo destinatario tenga que recoger más de un envío registrado, se tiene que marcar en SGIE el check Entrega Múltiple, e informar los campos Nombre y Domicilio, procediendo a la lectura de los códigos de los envíos que el cliente va a retirar. SGIE agrupa todos estos envíos en una relación, permitiendo al cliente retirarlos con una sola firma en la Tableta.

SGIE mostrará en la pantalla de firma un resumen con todos los envíos que han sido incluidos en la relación. Se pueden dar dos circunstancias:

  • El cliente quiere todos los envíos de la relación: En este caso se liquida la relación de envíos y el cliente sólo firma una vez en la tableta digitalizadora.
  • El cliente no quiere todos los envíos de la relación: En este caso, antes de liquidar la relación de envíos, se deben sacar de la misma los envíos que no quiere el cliente, cambiando la situación de dichos envíos a otra distinta a la de «ENTREGADO EN OFICINA”. Luego se liquida la relación con el nuevo conteo de envíos.

En el caso de entregas de giros y por motivos de PBC, la entrega múltiple por SGIE queda inactiva, teniendo que liquidarse estas entregas de giros de uno en uno.

Cuando un cliente rechaza firmar en la tableta digitalizadora, pero quiere hacerlo en el Aviso de Llegada, M-4, se utilizará el botón Firmar M-4. En este caso se archiva el Aviso de Llegada que deberá tener los siguientes datos:

  1. Fecha de la entrega.
  1. Número de documento de identificación válido.
  1. Firma del destinatario.

En los casos en que el envío que se entrega tiene importes asociados que hay que cobrar al cliente, a través de SGIE podemos generar la factura, cuando este lo solicite. Para ello hay que acceder a SGIE> Facturas. Se introduce el código del envío que ha generado los importes y se procede a generar la factura. Desde esta utilidad podemos:

  1. Emitir facturas.
  1. Reimprimir facturas.
  1. Anular facturas.

Los envíos registrados dirigidos a Lista se entregan tras identificar al destinatario con su DOI, localizar el envío y recoger los datos del receptor en la tableta digitalizadora. El cliente no traerá aviso de llegada y tampoco se generará desde SGIE, ya que no es necesario.

En el momento de la entrega, cuando el envío lleve aviso de recibo (AR), debemos asegurarnos de que quede cumplimentado correctamente este impreso. El receptor deberá anotar:

  • Fecha de entrega.
  • Nombre del receptor.
  • Número de documento de identificación válido.
  • Relación con el destinatario si no es el mismo.
  • Firma.
  • Por su parte, el empleado de Atención al Público debe anotar:
  • Su identificación (NIP).
  • Firma.
  • Sello de fechas.

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