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Entrega Correos 2020

La clasificación de los envíos registrados y su grabación en SGIE

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Los envíos registrados se deben grabar en SGIE en Entrada> Alta en Unidad a su llegada. De este modo se acredita que dichos envíos han tenido entrada en la Unidad. El alta se llevará a cabo en las URO en los siguientes términos:

  • Se dan de alta en Unidad en SGIE de manera individualizada:
    • Productos urgentes.
    • Todo tipo de paquetería.
    • Envíos con importes asociados.
    • Todos los envíos registrados, con la excepción de las notificaciones en cualquier formato y los certificados en formato carta normalizada.
    • Envíos internacionales.
  • Las cartas certificadas en formato de carta normalizada y las notificaciones no se dan de alta en Unidad en SGIE. Se introducen en SGIE por primera vez cuando se asignan a sección posteriormente.
  • Hay que tener presente el nuevo servicio Correos MODIFY. Este servicio incorporado en 2019 es un valor añadido que proporciona al cliente la opción de modificar datos, (a través de una WebAPP), en cuanto a la recepción de su envío, ahora mismo sólo para Paq Premium y Paq Estándar. Estos se podrán modificar hasta que se haya recepcionado en SGIE como alta en la unidad. Por el momento, las funcionalidades disponibles son que el producto sea entregado en un CityPaq, en una oficina, a elegir, o modificar la dirección de entrega del envío dentro del ámbito provincial. Previamente el cliente habrá recibido un SMS/email de Correos con la información de su envío. Cuando realice alguno de los cambios permitidos, SGIE, bien en el alta en la unidad, bien en la asignación a sección, pedirá mediante una ventana emergente que se reetiquete el envío. De esta forma todas las modificaciones quedarán reflejadas en la nueva etiqueta del envío.

En la clasificación de los envíos y en su registro en SGIE participará toda la plantilla, de manera rotatoria, pues, como hemos visto, es una tarea colectiva.

Cuando la correspondencia registrada está clasificada por secciones, cada cartero debe revisar y ordenar los envíos que corresponden a su sección de reparto, siguiendo la lista de embarrie. En ese momento, debe verificar que los envíos pertenecen a su sección y debe separar los envíos registrados con código de barras de aquellos que han llegado sin código (que deberían ser muy pocos). A estos envíos que han llegado sin código se les adhiere una etiqueta blanca con código de barras.

Además, se debe registrar también en SGIE el nombre y dirección del destinatario, así como el origen y número de origen de estos envíos, para asegurar la trazabilidad.

El cartero podrá también separar en atados los envíos registrados dirigidos a un destinatario habitual (que está registrado en SGIE como tal), para que se incluyan en una relación de entrega. Se estima que es conveniente cuando el número de envíos para un mismo destinatario habitual es superior a 4. También permite SGIE confeccionar relaciones para entrega múltiple, cuando de forma puntual llega un volumen importante de envíos para un destinatario común, que no forma parte de los habituales de la Unidad. Estas relaciones se realizan por clientes, no por puntos de entrega. Una vez realizadas estas operaciones, el cartero devolverá al centro de grabación los envíos clasificados en el orden que marca la lista de embarrie de su sección en las Unidades que trabajan sin PDA.

Las grandes remesas de envíos certificados de un solo remitente (habitualmente serán notificaciones) se clasificarán a sección. El cartero, bajo supervisión del jefe, seleccionará el número de envíos que asumirá cada día. La custodia de las remesas la realizará el jefe de la Unidad, evitando los depósitos de envíos registrados en la mesa del cartero.

Los envíos registrados ya clasificados a sección que finalmente vayan a quedar sin repartir por falta de capacidad se darán de alta en unidad en SGIE para tenerlos controlados.

Las nuevas libranzas de giros SEDI llegan a la unidad procedentes de la Oficina dependiente incluidos en sobres cerrados de envío de dinero, con la cuantía en metálico o cheque, en su caso, sin que se abra en dicha Unidad. Solamente la Oficina y el destinatario ven el dinero.

Los giros internacionales UPU se pagan en oficina. La orden de pago vendrá en modelo TFP1. Por tanto, a la Unidad de Reparto solo llegan con respecto a estos envíos los M4-O que avisan al destinatario para que pase a recoger en oficina un eurogiro.

Los envíos de cada sección se graban en SGIE en el orden de embarriado en las Unidades que carecen de PDA. Hay que tener en cuenta que los giros vienen todos con el código de barras impreso en la libranza, si en algún caso el lector no lo capturase, es obligatorio introducir a mano los 23 caracteres.

Después, la persona responsable de la grabación ese día debe registrarlos en SGIE en Entrada> Asignar a sección. Finalmente, una vez los envíos están asignados a sección, se imprime la hoja de reparto. Esta impresión solo es real en las Unidades que siguen trabajando con papel (aunque prácticamente se ha universalizado el uso de la PDA y por tanto ese uso de papel es testimonial); mientras que en las Unidades que trabajan con PDA (la práctica totalidad hoy en día) y sin papel es virtual. Por tanto, las consecuencias de esta operativa serán distintas en los dos tipos de unidades que hemos señalado:

  • En las Unidades con papel se dan de alta los envíos en Unidad (notificaciones y cartas certificadas normalizadas no), se asignan a sección todos los envíos registrados y se imprimen físicamente las hojas de reparto.
  • En las Unidades con PDA y sin papel se dan de alta los envíos en Unidad (notificaciones y cartas certificadas normalizadas no), se asignan a sección todos los envíos registrados y se imprimen virtualmente las hojas de reparto. Los datos de los envíos asignados a una sección se transmiten automáticamente a la PDA de esa sección.

La aplicación informática SGIE nos muestran las secciones en colores distintos dependiendo del estado en que se encuentren:

  • Color Rojo: Significa que todavía no se ha realizado ningún tipo de operación sobre ella (alta de envíos, embarriado, etc.) Las secciones no tienen ningún envío grabado.
  • Color Naranja: Los envíos están dados de alta pero no se ha generado la relación de reparto.
  • Color Verde: La sección tiene todos los envíos en reparto (están generadas las relaciones de reparto).

SGIE permite imprimir individualmente las Hojas de Reparto de cada sección inmediatamente después de finalizar la asignación de envíos a la misma, pero podemos agilizar y optimizar la impresión de Hojas de Reparto imprimiendo simultáneamente las Hojas de Reparto pendientes de un mismo grupo de secciones (las que nos aparecen en color naranja).

Finalmente, el cartero recibirá los envíos y los importes asociados en un solo punto (certificados, valores, giros y reembolsos). Si aún trabaja en una Unidad con papel, recibirá también la Hoja de Reparto (si la sección tiene envíos asociados a Destinatarios Habituales se imprime también una hoja por cada relación de envíos asignado a cada Destinatario, indicando en el cuadro correspondiente al orden en la Hoja de Reparto la indicación “Relación”) en la que están relacionados los envíos grabados en SGIE.

Posteriormente se imprime la Hoja de Firmas. Para poder hacerlo es necesario que todas las secciones de reparto se encuentren en color verde (cerradas y listas para reparto). La impresión de la Hoja de Firmas supone el bloqueo de todas las secciones, impidiendo realizar cambios en los envíos registrados asociados a cada sección en ese turno y esa salida. Por último, los carteros firmarán en la Hoja de Firmas la reproducción exacta que figura en el resumen de la Hoja de Reparto, acreditando que se hacen cargo de los envíos registrados y del dinero.

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