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Admisión Correos 2020

La admisión en Oficina

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La admisión de los productos postales en las oficinas de Correos se realiza a través de la aplicación informática IRIS6.0. Esta aplicación la estudiaremos de forma detallada en el tema 12.

7.7.1. Peculiaridades en la admisión de envíos registrados

7.7.1.1 Pre-registro para envíos de oficina

7.7.2 La admisión de envíos con albarán

7.7.3 La admisión de envíos individuales

En esta pantalla inicial de «Envíos Postales» se nos muestra un apartado central, denominado «Características del envío», en el que aparecen diversos campos que se han de rellenar en el proceso de admisión:• Peso: es obligatorio introducir el peso en gramos de todo envío postal. Esta operación puede hacerse de dos maneras: lo calcula automáticamente la balanza o se puede introducir manualmente.• Ámbito: para los envíos interiores (España), los envíos pueden ir dirigidos a los siguientes ámbitos tarifarios: península y Baleares, Canarias, Ceuta y Melilla.• CP: el código postal de destino es un campo obligatorio para todos los envíos que tienen como destino España.• País: indica el país de destino del envío; por defecto, se muestra España.• Urbano/ Interurbano: para indicar si el destino está en la misma ciudad de admisión o en otra, dentro de España.• Modalidades: en este bloque se nos muestran los posibles valores añadidos que puede llevar el envío: Aviso de Recibo, Reembolso, Asegurado (valor declarado o seguro).• Info. envío: debemos marcar si el envío es no normalizado.• ¿Tiene mercancías peligrosas?: hemos de marcar Sí o No. Si el envío contiene mercancías peligrosas, no se podrá admitir como un envío ordinario.

• Código de envío o N° Referencia: este campo se utiliza para la lectura del código de barras de envíos prerregistrados.

Peso volumétrico: exclusivamente en la ventana para la admisión de paquetería aparecen los campos necesarios para calcular el peso volumétrico de los envíos: alto, ancho y largo (en cm) y peso volumétrico (en g).

Toda la información que se introduce en esta primera pantalla se traspasa de manera automática a la posterior ventana de admisión de envíos de correspondencia o de envíos de paquetería, según sea el caso. En la parte inferior de cada una de estas pantallas se nos muestran los envíos compatibles con las características del envío que hemos introducido previamente.

Desde «Inicio> Envíos postales> Cartas» se pueden admitir los siguientes productos: • Ordinaria.

• Urgente.
• Certificada.
• Urgente certificada. • Voto por correo.

Desde «Inicio> Envíos postales> Paquetes», se pueden admitir los siguientes productos: • Paquete Azul.

• Paq Ligero.
• Paq Premium.
• Paq estándar.
• Paquete internacional estándar.
• Paquete internacional económico. • Paquete internacional Premium.
• Paquete internacional light
Logística inversa.

La admisión de los envíos postales de la línea económica, de los envíos propios de los servicios financieros (giros y WU) y de los servicios de telecomunicaciones (telegramas y burofax) se lleva a cabo a través de ventanas específicas para estos servicios, que veremos en su momento.

Con todos los productos admitidos en oficina se han de respetar dos principios básicos:

• Los envíos que contengan objetos de los recogidos en la lista de objetos prohibidos o bien mercancías peligrosas de las no autorizadas para circular por correo se rechazarán. Todo envío que contenga mercancías peligrosas de las autorizadas para su circulación por correo ha de circular certificado para poder conocer en todo momento al remitente y al destinatario.

• Está terminantemente prohibido admitir y dar curso a envíos postales internacionales que lleven una dirección de retorno de un país diferente a la del signo de franqueo. En consecuencia, todos los envíos admitidos en Correos solo podrán llevar una única dirección de retorno sita en España. En los casos en los que no se produzca esta circunstancia, se invitará al remitente a que modifique dicha dirección. En el caso de que no acceda, no se admitirán los envíos, advirtiéndole de que en caso de que los envíos aparezcan en buzones, no serán cursados a destino, declarándose como sobrantes.

7.7.1. Peculiaridades en la admisión de envíos registrados

Desde enero de 2017 se ha introducido la digitalización de la firma del cliente en el proceso de admisión registrada. El objetivo es eliminar la documentación en papel en los procesos de admisión de productos registrados en Oficina y custodiar dicha firma en formato digital, en «e-documento».

Hasta ahora, en la admisión de un envío registrado, el cliente presentaba un formulario cumplimentado (M-11A o M-11i) y, tras la admisión, se le entregaba una copia validada mecánicamente como justificante. Correos guardaba, archivaba y custodiaba una copia en papel de este formulario. A partir del 26-5-2018, con ocasión de la entrada en vigor del nuevo Reglamento sobre Protección de Datos, sólo se utilizarán estos formularios por los Servicios Rurales.

Con la digitalización de la firma, el cliente no tiene que cumplimentar y firmar el formulario preimpreso; la firma se recoge en la tableta y se almacena electrónicamente.

Los productos afectados por el proceso de firma digital son: • Carta certificada.

• Carta certificada urgente. • Paq Premium.
• Paq estándar.
• Paquete Azul.

Logística inversa.
• Paquete internacional económico. • Paquete estándar.
• Paquete internacional light.
• Fax, burofax.

El empleado de la oficina realiza la admisión en IRIS y entrega un formulario (o lo remite por e-mail) con los datos del envío: remitente y destinatario, tipo de producto, código de envío, oficina de admisión, fecha/hora, peso, valores añadidos, importe a pagar y la firma digitalizada, junto al condicionado del servicio.

El formulario de admisión firmado por el cliente se puede visualizar desde cualquier oficina, una vez admitido el envío, informando el número en el localizador de envíos MERCURIO.

También se puede reimprimir el formulario de admisión en IRIS, únicamente en la oficina de admisión, con la imagen de la firma digitalizada, desde la opción «Mantenimiento».

El proceso de admisión sigue los siguientes pasos: seleccionamos el tipo de envío y, dependiendo del tipo de producto que queramos admitir, el check de digitalización aparecerá marcado o no por defecto.

Los productos para los que aparece marcado por defecto son: • Carta certificada.

• Carta certificada urgente. • Paq Premium.
• Paq estándar.
• Paquete Azul.

Logística inversa.
• Paquete internacional económico. • Paquete internacional estándar.
• Paquete internacional Premium.
• Paquete internacional light.
• Fax, burofax.

Para estos productos, salvo incidencia (avería en impresora, falta de tóner, etc.), siempre será obligatorio admitir con firma digital.

Una vez cumplimentados todos los datos del envío, incluidos los del destinatario y remitente (en los envíos de paquetería se ha de informar también del peso volumétrico), al pulsar sobre la pestaña Aceptar, se despliega una ventana emergente con la imagen que el cliente visualiza en la tableta. Verifica que los datos son correctos y firma dentro del espacio destinado al efecto. La imagen de la tableta aparece por defecto en castellano, pero se ha habilitado en la tableta la opción de elegir el idioma cooficial en el que el cliente desea ver los datos; al seleccionarlo se habilita el idioma elegido.

Se pulsa Aceptar para finalizar el alta del envío. A continuación el equipo multifunción imprime el formulario para ser entregado al cliente con los datos del envío, la firma que se ha digitalizado y el condicionado del servicio.

El cliente puede solicitar que el formulario de admisión le sea remitido a una dirección de correo electrónico y no se le entregue en papel. En ese caso, el empleado marca la casilla Email. La casilla de «Digitalización» permanece activada. Debemos siempre ofrecer este servicio al cliente y potenciarlo por encima de la impresión del formulario. Es más cómodo para el cliente y ahorra tiempo, costes de impresión, archivo y consulta a la oficina. El cliente recibirá el formulario en formato PDF en su buzón de correo electrónico para disponer de el en la forma que precise.

Cuando se selecciona la casilla de Email se despliega un campo para que se informe el correo electrónico. A continuación se debe repetir para su verificación. Si no se cumplimenta, o no se informa el mismo email en ambos campos, se bloquea la aceptación del alta del envío.

Este servicio está en sintonía con la operativa que acabamos de ver, que pretende la reducción del consumo de papel en el proceso de admisión de envíos registrados. Con el servicio de pre-registro, Correos pretende acortar los tiempos de espera en la admisión de productos registrados.

Una vez se han cumplimentado en IRIS los datos, se activa la pestaña Aceptar. Al pulsarla se despliega una ventana emergente con la imagen que el cliente visualiza en la tableta. En esta imagen figura también la dirección de correo electrónico (también se mostrara el número de cuenta bancaria del cliente cuando el envío tenga el valor añadido de reembolso de ingreso en cuenta). El cliente verifica que los datos son correctos y firma en la tableta. Finalmente, se entrega al cliente únicamente el ticket que genera la balanza al cobrar la bolsa. No se imprime ningún documento en la Oficina.

Cuando se admitan envíos de clientes con contrato, siempre que el cliente con contrato (u otra persona en su nombre) permanezca en la oficina mientras se realiza la admisión, se ha de introducir su nombre y apellidos en el campo «Persona Depositaria» y deberá firmar en la tableta.

• Si los envíos han sido recogidos en domicilio por distribución, en el campo «Persona Depositaria» se indica: «Recogido por distribución» y en la ventana de la tableta se elige la opción «Recogido por distribución». No se requiere la firma del cliente en la tableta.

• Si los envíos los deposita el cliente en la oficina y no permanece en ella mientras se admiten, en el campo «Persona Depositaria» se ha de indicar: «Depositado por cliente» y en la tableta se elegirá la opción «Depositado por cliente». No se requiere la firma del cliente en la tableta.

7.7.1.1 Pre-registro para envíos de oficina

El usuario que quiera pre-registrar los datos de sus envíos tiene que acceder a la web de Correos: https://www.correos.es. Una vez en la web de Correos, debe localizar el formulario siguiendo la siguiente secuencia: TODAS LAS HERRAMIENTAS > Hazlo tú mismo > Pre-registro para envíos de oficina.

Seguidamente el cliente cumplimenta los datos del envío en una sucesión de pantallas que finalizan con la generación del código, que debe presentar en cualquier Oficina de Correos.

Posteriormente, el cliente se persona en la Oficina con el código que ha genera en la web de Correos, una vez finalizado el pre-registro. El cliente puede recibir el código en su e-mail o por SMS. También puede realizar una impresión en papel. Por lo que puede presentarlo en la Oficina en distintos formatos, tanto en forma de dígitos como en código de barras.En la oficina, se captura el código de barras con el lector del puesto de atención al cliente (o se introduce el código a mano).

A continuación se muestra una ventana en la que se tiene que informar del código que aporta el cliente. IRIS muestra los datos de los destinatarios que el cliente ha pre-registrado con ese código y se selecciona uno de ellos (puede haber prerregistrados más de un envío para más de un destinatario). Los datos quedan grabados en IRIS; se comprueba que son correctos y se acepta la pantalla para dar de alta el envío. Al remitente se le exigirá firmar en la tableta digital y se le entregara el justificante de la admisión que se genera cuando se firma en la tableta (o se le envía por correo electrónico). Seguidamente se continuara de la misma forma con el resto de los posibles envíos.

En caso que el cliente que haya pre-registrado los datos quiera remitir un Fax/Burofax, para poder recuperar la información grabada por el cliente, se tiene que acceder a la pantalla de admisión de Fax y pulsar sobre la casilla D. Grabados.

El código generado en la Web de Correos es válido durante 15 días, transcurrido ese plazo los datos son borrados y no están disponibles para su captura en las oficinas de Correos, debiendo realizarse un nuevo pre-registro por parte del cliente.

7.7.2 La admisión de envíos con albarán

Los clientes con contrato pueden depositar los envíos adjuntando un albarán de entrega, en el que se contemplan una serie de descuentos en función de: destino; volumen de envíos de cada depósito; grado de preparación: clasificación y presentación en la oficina.

En función del destino se definen 3 ámbitos:
Local se aplica a los envíos cuyo destino sea la misma localidad en que se admiten.

Destino 1 (D1) se aplica a los envíos dirigidos a todas las capitales de provincia y a grandes poblaciones.

Destino 2 (D2) se aplica al resto de los destinos.
En función del nivel de clasificación de los envíos presentado en la oficina se definen 3 grados:

• G1.- Clasificados por provincias, incluidos en contenedores por provincia o zona y correctamente identificados y rotulados.

• G2.- Clasificados por código postal (5 dígitos), incluidos en contenedores a destino final y correctamente identificados y rotulados con código postal y localidad.

• GO.- Cuando la preparación y presentación no se ajusta a lo requerido en los grados 1 o 2. Los clientes pueden preparar sus Albaranes de Entrega:

• Cumplimentados de forma manual (presentan 2 copias).
• Prerregistrados en Correos On Line con código de barras (presentan 2 copias). • Con nube de puntos (presentan 2 copias).

El cliente puede presentar tres tipos de albaranes:

Albarán con nube de puntos. Este albarán contiene toda la información en un código legible para la pistola.

Albarán con código de barras: Este tipo de albarán está prerregistrado por el cliente a través de una aplicación de Internet.

Albarán confeccionado «a mano».

Todos los albaranes deben grabarse en la aplicación IRIS, accediendo al menú Admisión> Albaranes, y seleccionando el albarán que aporta el cliente.Como excepciones, cabe remarcar que NO pueden admitirse bajo la modalidad de albarán los siguientes productos:• Paq Premium.
• Paq estándar.
• Paquete Internacional light.
• Paquete Internacional estándar. • Paquete Internacional Premium.La admisión de este tipo de productos debe hacerse de forma individualizada en la pantalla correspondiente de IRIS.

Siempre se ha de verificar que el contenido del albarán coincide con las especificaciones definidas para cada producto y modalidad. Cuando el volumen de envíos depositados por el cliente en ventanilla sea muy numeroso, se actuara de la siguiente forma: sobre una muestra extraída al azar se realiza el control cualitativo de los envíos; estos se deben adaptar a las especificaciones definidas para cada producto y modalidad.

En los envíos franqueados a máquina se comprueba:
• Calidad y fecha de las estampaciones.
• Número de máquina que figura en las estampaciones.
Franqueo de los envíos según producto, modalidad, tramo de peso y destino.

En los envíos con Franqueo Pagado se comprueba que:
• En el anverso de los envíos figura el cajetín de FP con la leyenda correspondiente. • Los envíos pertenecen al tramo y ámbito de destino que figura en el albarán.

En los envíos con Franqueo Concertado se comprueba que:

• En los envíos figura el cajetín / leyenda FC N°.

• El n° de FC coincide con el otorgado a la publicación.

• El peso del ejemplar es correcto.

• Los envíos pertenecen al tramo de peso y ámbito de destino que figura en el albarán de entrega.

El control de los ámbitos de destino se hará mediante muestreos, utilizando la ayuda para verificar al que pertenece un determinado código postal.

Cuando se detecten envíos de todos los ámbitos en cada uno de ellos y resulte imposible determinar cuántos pertenecen a cada grupo, los envíos se contabilizan todos como del ámbito D2.

• Número de contrato.
• Número de cliente.
• Cliente.
• Entidad Colaboradora.
• Fecha.
• Tipo de franqueo y destino.
• Producto.
• Número de objetos que lo integran e importe del albarán.

Si no hay discrepancias de franqueo se pulsa el botón «Admitir». Una vez admitidos los envíos que están reflejados en el albarán se procede a validar dicho albarán introduciendo este en la validadora, y una vez insertado se pulsa el botón validar.

En los albaranes con código de barras se procede de la siguiente forma: en la aplicación de IRIS, se selecciona Admisión>Albaranes>Código de barras. Seguidamente, en la pantalla emergente de la aplicación IRIS se procede a la lectura del código. Una vez procesado emerge la pantalla de registro del albarán con todos los datos recogidos del código de barras.

Este albarán contiene toda la información en un código legible para la pistola: • Número de contrato.

• Número de cliente.
• Cliente.
• Entidad Colaboradora.
• Fecha.
• Tipo de franqueo y destino.
• Producto.
• Número de objetos que lo integran e importe del albarán.

Si no hay discrepancias de franqueo se pulsa el botón «Admitir». Una vez se admiten los envíos que están reflejados en el albarán, se procede a validar dicho albarán introduciendo este en la validadora, y una vez insertado se pulsa el botón validar.

En el caso de los albaranes confeccionados a mano se accede a la opción registro manual, y se trasladan los datos facilitados por el cliente a la pantalla de registro. En la aplicación de IRIS, se selecciona Admisión>Albaranes> Admisión Manual.

En primer lugar ha de indicarse el n° de contrato y n° de cliente (la búsqueda puede realizarse rellenando uno cualquiera de los campos) y se pulsa «Buscar», aparecen los datos de cliente asociado, también deben indicarse los datos de la entidad colaboradora, caso de que exista. Una vez cumplimentados los datos de la cabecera del Albarán, se procede a la introducción de los datos correspondientes al detalle de los envíos en el siguiente orden:

• Tipo de franqueo.
• Destino (nacional o internacional). • Producto y en su caso modalidad.

Para los casos de franqueo a máquina y concertado deben rellenarse los campos de n° de máquina, importe y n° de franqueo concertado respectivamente.

Se admite el albarán pulsando sobre el botón «Admitir» e introduciéndolo en la validadora, se pulsa el botón «Validar». El cliente ha de entregar junto a los envíos dos ejemplares del albarán. Uno de ellos después de validado y sellado se le entrega como resguardo de la imposición.

Los productos registrados que se admiten con albarán en las oficinas postales no se grabaran posteriormente de manera individual en IRIS, con el fin de no duplicar los datos estadísticos. Hay una excepción: cuando los envíos admitidos por albarán llevan el valor añadido reembolso, al pulsar admitir se abre una pantalla en la que es necesario registrar de forma detallada los datos de los envíos. El hecho de grabar los datos de los envíos no duplica la estadística, se hace para poder hacer un seguimiento de los envíos desde la admisión y facilitar el control de los mismos en el resto de sistemas y procesos operativos.

7.7.3 La admisión de envíos individuales

Este punto constituye la mayor parte del trabajo de admisión que se lleva a cabo en oficina y, por ello, dedicaremos al mismo de manera específica la tercera parte de este tema.

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