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Herramientas corporativas Correos 2020

La admisión de productos con Iris

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Desde el menú de Admisión accedes a la pantalla de Envíos postales. Desde Envíos postales> Cartas se pueden admitir los siguientes productos: cartas ordinarias, urgentes, certificadas, urgentes certificadas y voto por correo.

El peso se captura situando el producto en la balanza o de forma manual. Seguidamente se indica el ámbito y el CP de destino (por defecto aparece marcada la opción Península y Baleares y las siglas ESP de España); si el destino es internacional se debe pulsar el icono lupa para buscar la abreviatura del país de destino (con la lupa se pueden buscar también códigos postales). Seguidamente se selecciona la opción que proceda sobre si el envío contiene o no mercancías peligrosas. La aplicación muestra los envíos compatibles con el peso y destino introducidos.

La admisión de productos ordinario

Se marca con el ratón, Urbano o Interurbano para envíos nacionales (normalmente el sistema lo selecciona automáticamente en base al CP introducido) y se selecciona el país en el caso de envíos internacionales. Seguidamente se selecciona el producto pulsando con el ratón. La aplicación muestra los envíos compatibles con el peso y destino introducidos. Seguidamente se debe comprobar y consignar si el envío lleva franqueo inicial. Finalmente se acepta la admisión, para que se cargue en la bolsa y se procede al cobro.

La admisión de la carta certificada

La admisión de la carta certificada se realiza desde el acceso a Envíos postales. Seguidamente se captura el peso y se indica el destino (ESP u otro país) y se consigna el código postal de destino. A continuación se marca la opción correspondiente a si el envío contiene mercancías peligrosas (Si o No). Finalmente se selecciona el producto.

En la admisión de cartas certificadas se pueden comunicar los datos relativos al envío de forma oral al empleado de ATC, para que los introduzca en el sistema y genere el justificante de la admisión (en papel o en email).

En los envíos de ámbito nacional e internacional que pesen 250 g o más se generara una etiqueta grande o de paquetería. Además, cabe señalar que IRIS permite al empleado seleccionar que se imprima etiqueta grande o de paquetería cuando lo crea conveniente, aunque el envío pese menos de 250 g, pues siempre aparecen activas las pestañas que permiten introducir los datos de remitente, destinatario y contenido del envío.

También se seleccionan, si el cliente lo desea, los posibles valores añadidos (aviso de recibo, reembolso -si pulsas reembolso debes completar la cantidad y las pestañas adicionales: datos de remitente y destinatario-, valor declarado -si pulsas valor declarado debes consignar el importe-).

En el momento de aceptar la admisión, el sistema imprime una etiqueta con el número de certificado, que se adhiere al envío. Como siempre, se debe consignar si el envío traía franqueo inicial. Seguidamente pulsamos Aceptar. Finalmente se cobra al cliente y se le entrega el impreso de admisión o lo envía al email del remitente, sin imprimir ninguna copia física para su almacenamiento en la oficina.

Cuando la carta se admita en Península o Baleares y vaya destinada a un país de fuera de la Unión Europea, o se admita en Canarias, Ceuta, Melilla o Andorra y vaya a cualquier país y su contenido sea comercial, con un valor superior a 300 €, será obligatorio rellenar la pestaña Contenido del envío para que el sistema genere el documento CN23, que debe ser firmado por el cliente. El CN 23 se adhiere al envío dentro de una bolsa transparente para documentación aduanera.

Cuando el cliente trae varios envíos postales presentados en una relación, se ha de pulsar la opción Admisión múltiple, para acceder a otra pantalla que captura los códigos. Esa pantalla nos ofrece dos opciones: admisión Uno a uno, cuando los códigos no sean correlativos, y admisión Por rango, cuando los códigos sean correlativos. Seguidamente pulsamos Aceptar y la aplicación nos indica que introduzcamos el impreso de la relación en la impresora/validadora. Finalmente se cobra al cliente y se le entrega copia de la relación sellada.

La admisión de la paquetería

Se accede desde el Submenú de Admisión> Envíos postales> Paquetes. Desde la opción de paquetes podemos admitir: Paquete azul, Paq Premium, Paq estándar, Paq Ligero, Logística inversa, Paquete estándar internacional, Paquete Premium internacional y Paquete light.

Tras registrar los datos generales del envío: peso, ámbito, código postal del envío y posibles valores añadidos, seleccionamos el tipo de paquete adecuado a las necesidades del cliente.

En los envíos de paquetería siempre se deben cumplimentar las pestañas adicionales con los datos de destinatario, remitente y contenido. El cliente firma su conformidad con el proceso de admisión en la tableta digital y el sistema genera el justificante para el cliente (en papel o email).

Si el cliente tiene contrato, se ha de consignar el número de contrato y de cliente, seleccionando previamente el tipo de franqueo: franqueo pagado. Se ha de tener en cuenta que no se cobra al cliente en oficina cuando tiene contrato o cuando presenta un envío con sobre prepagado.

En los envíos sujetos a DUA, según el destino, se debe marcar esta circunstancia, y dentro de la misma seleccionar la opción adecuada:

  • CORREOS.
  • T2LF (<3000€).
  • OTROS.
  • VALOR<22€.

Al seleccionar DUA Correos se ha de realizar la Confirmación DUA en Admisión> Otros servicios y cobrar la gestión, además de acompañar el envío con la documentación pertinente. Si el envío no requiere DUA exportación, se dirige a Canarias y su contenido no son documentos, hay que realizar una agrupación EAI (agrupación de envíos para la importación) desde el menú Admisión> Otros servicios, incluyendo los envíos de la misma remesa (mismo remitente, destinatario, domicilio, factura y tipo de productos postales).

La admisión del Paq Estándar y del Paq Premium

Se accede desde Admisión> Envíos Postales y seleccionamos dentro de los paquetes el tipo de paquete deseado. Hemos de tener presente que estamos ante productos que se pueden enviar por clientes con contrato y sin contrato.

En los envíos que se presentan sin ningún registro previo, la operativa consiste en introducir en el sistema todos los datos del envío: datos generales (peso, código postal de destino, si contiene o no mercancías peligrosas), datos de destinatario y remitente, posibles valores añadidos.

En los envíos prerregistrados por el cliente (cliente con contrato o cliente que ha preparado su envío a través de la oficina virtual), el paquete se presenta con etiqueta, que contiene código de barras. La operativa consiste en situarnos en el campo Código de envío o Nº Referencia y leer con la pistola el código de barras del envío, para que todos los datos del mismo se carguen en el sistema. El empleado comprobará que el peso prerregistrado se corresponde con el peso real del envío y, en caso de discrepancia, corregirá dicho campo. Cuando los envíos vayan destinados a Canarias, Ceuta o Melilla se comprobará que los envíos se acompañan de la documentación aduanera necesaria.

Tras finalizar la introducción de datos en la pantalla, el cliente firma su conformidad en la tableta digital. El empleado pulsa Aceptar y el sistema genera el justificante de la admisión.

Para la admisión por manifiesto (Relación) seguiremos la siguiente ruta: Admisión> Paquetes> con Pre-admisión rápida> Lectura código manifiesto_Generar_Introducir código de barras del envío> Generar. Si no se puede proceder a la lectura de los envíos de forma individual, no generaremos la facturación del mismo.

La admisión de la línea económica

En este proceso debemos comprobar el contenido del envío para ver si se adecúa al producto. Se accede desde Admisión> Línea Económica. Seguidamente se selecciona en el desplegable el tipo de producto. Marcaremos la zona de destino (A o B), según proceda. Hemos de recordar que este tipo de envíos suelen requerir remesas mínimas y algún tipo de contrato o acreditación. A continuación introducimos el número de envíos bajo los mismos parámetros adicionales según producto y pulsaremos aceptar. Finalmente se cobra el total de la bolsa.

La venta de productos

Se accede desde Admisión> Venta de Productos. Se selecciona con el lector óptico el código del producto (si no tiene se ha de pulsar la lupa y seleccionarlo). Al pulsar la lupa, en Criterios de búsqueda, aparece un desplegable de agrupaciones de productos. Pulsamos Buscar y seleccionamos con un clip el producto elegido. La aplicación muestra el producto y las unidades disponibles en la oficina. Cumplimentamos la Cantidad con el número de productos deseados por el cliente. Será necesario repetir el proceso por cada producto que desee el cliente. Pulsa Aceptar y el importe sube a la bolsa.

La admisión de Telegramas

En primer lugar seleccionamos el Tipo (habitualmente OD, ordinario a domicilio) -aunque también se permiten dentro el ámbito nacional ordinario a lista e interior tasado-, Destino C.P. (si es España), Nº palabras. Se debe ofrecer a los clientes los Servicios adicionales y seleccionarlos (acuse de recibo, copia certificada). Marca, en su caso, las opciones de pago (Pago diferido/Metálico). Si un mismo cliente trae varios telegramas, seleccionaremos Admisión múltiple y teclearemos el Nº total.

Seguidamente se pulsa Aceptar, se valida el impreso TG1, se cobra y se entrega el resguardo. Finalmente se entrega la copia al cliente y, desde la opción Mantenimiento, se envía el telegrama a destino y se confirma el resultado.

La Admisión de Fax y Burofax

En el menú de inicio de IRIS, seleccionamos la opción de admisión “Fax”. Una vez accedemos al frontal de admisión de Fax, dentro del campo “Tipo” elegiremos mediante el desplegable el tipo de Burofax que el cliente desea contratar.

A continuación informamos el “Número de Páginas” que el cliente va a enviar. No se admitirán páginas en blanco para transmitirlas. Seguidamente introducimos los datos de destino (el número de teléfono es opcional), teniendo en cuenta que un burofax solo se puede enviar a un único destinatario. Posteriormente introducimos los datos de origen (el número de teléfono es opcional); cabe señalar que el remitente dispone de la opción de que sus datos sean ocultados al destinatario. Si un mismo remitente va a enviar varios Burofax a diferentes destinatarios deberemos activar el check de Admisión múltiple, de esta forma quedan bloqueados los Datos de origen y evitaremos tener que cumplimentarlos nuevamente para cada envío. Cuando hayamos dado de alta el último Burofax debemos pulsar en “Fin Adm. Múltiple”; de este modo en el resguardo de imposición para el cliente aparecerán agrupados todos ellos junto al condicionado del servicio.

Si el cliente dispone de contrato, hay que activar la opción de pago diferido, esta opción solo se activa en el Burofax Premium, donde hay que detallar el número de cliente y de contrato correspondiente. El importe de dichas admisiones, no subirá a bolsa.

El cliente puede contratar los siguientes Servicios adicionales: custodia 60 meses (incluida en tarifa) o custodia 120 meses, PEE o PEF y Copia certificada.

Posteriormente se le leen al cliente los datos grabados, antes de aceptar la grabación en IRIS, para corregir los posibles errores que hubiéramos podido cometer.

Seguidamente, el cliente firma en la tableta digitalizadora, se pulsa Aceptar, y el sistema da de alta el Burofax, subiendo el importe a bolsa, generando una carátula con una numeración NBXXXX con todos los datos informados. Esta carátula acompañará siempre a los documentos a transmitir, en ella figura también la fecha, hora de admisión, tipo de envío, valores añadidos y oficina de admisión.

En esta carátula figura el número de teléfono (RICO: 26666) al que hay que enviar el Burofax. Junto a la carátula el sistema imprime otra hoja con el resguardo y el condicionado, que se ha de entregar al cliente. Posteriormente se cobra el importe y se realiza la transmisión.

La admisión de envío de dinero (Giros)

El proceso de admisión de giros ha cambiado con el nuevo sistema SEDI.

En la admisión de envío de dinero se introducen en primer lugar los datos del destinatario y posteriormente el importe del giro. Seguidamente, se nos muestra accesible el botón Seleccionar DOI para informar el remitente. En el giro internacional introduciremos en primer lugar el país de destino, los datos del destinatario y el importe del giro.

Al pulsar el botón de Seleccionar DOI, el sistema nos conduce a la Ventana única de PBC, en la que debemos introducir el tipo y número de documento del remitente y `pulsar el botón Buscar.

Seguidamente el sistema nos mostrará la ficha del cliente, si ya ha sido registrado con anterioridad, o una ficha en blanco en donde recoger los datos del cliente, digitalizar su DNI (botón Digitalizar) e indicar el motivo de la transacción. En caso de que quien actúe sea un Apoderado/Autorizado hay que pulsar el botón Indicar autorizado. Los menores de edad deberán indicar un Apoderado/Autorizado obligatoriamente (el sistema lo controla). En la pantalla aparece el botón Avisar operación sospechosa, para informar directamente al APBC en su caso.

El caso de empresas es similar, sólo que con empresas no existe el botón Informar autorizado, ya que es obligatorio indicar uno. Tampoco es necesario digitalizar el CIF de la empresa, como se hacía hasta ahora, por lo que los botones Digitalizar y Visualizar no están activos. Los organismos públicos, cuyo NIF comienza por las letras P, Q o S, no requieren documentación de registro adicional y quedan registrados como exentos de PBC.

La documentación que deben aportar las personas jurídicas, para realizar la ficha de cliente, es la siguiente:

Identificación de la persona jurídica:

  • Certificación del Registro Mercantil Provincial actualizada donde se refleje la estructura de control y titularidad real de la sociedad, y en caso de no disponer de este documento, se deberá aportar.
  • Escritura de constitución de la empresa.

Identificación del/los autorizado/s (si los hubiere) a operar en la Oficina de Correos en nombre del Persona Jurídica.

  • Poder o autorización para actuar en nombre de la persona jurídica.

Conocimiento de la actividad económica de la persona jurídica:

  • DAE de Personas Jurídicas, recogiendo de forma obligatoria los datos de la Estructura de Control y del Titular Real. Es imprescindible la cumplimentación y firma de la DAE, por el representante/apoderado de la persona jurídica, manifestando que los datos consignados en la documentación aportada, así como en la DAE, se encuentran en vigor.

Y la aportación de UNO de los siguientes documentos actualizados:

  • Pagos fraccionados del último trimestre.
  • Impuesto de Sociedades.
  • I.V.A. anual o trimestral.

Tras rellenar todos los datos y pulsar Continuar, la operativa en PBC finaliza y se vuelcan los datos del remitente a IRIS. Al aceptar en IRIS se procesa el giro.

En algunos casos, durante la aplicación de la operativa de PBC, el sistema puede requerir que se apliquen medidas reforzadas (a las personas jurídicas no se les aplican medidas reforzadas) y nos indicará que documentación se ha de exigir: si el cliente es trabajador por cuenta ajena o propia se le solicita el nombre y actividad de la empresa. También habrá que digitalizar el documento que nos indique el sistema (nómina, por ejemplo). Finalmente se imprime la DAE con todos los datos rellenos para que la firme el cliente y se archive en la oficina. Tras estos pasos se puede Aceptar la operación, que devolverá los datos a IRIS como hemos visto antes.

La admisión de Western Union (WUPOS)

El acceso a la aplicación está integrado en IRIS desde el botón Llamadas a sistemas externos. En la pantalla de acceso que aparece se introduce la identificación de usuario (ID de usuario = Identificación de nº de usuario) y la palabra clave (contraseña). Después se pulsa Enter. También se puede acceder desde el enlace https://wupos.westernunion.com, seleccionando el botón Cancelar en la pantalla que aparece.

En la pantalla inicial solicitamos la opción Enviar o F5.

La operativa de admisión ha cambiado recientemente y sigue el proceso que se señala a continuación.

En la actualidad WU guarda los datos y la copia digitalizada de los DOI de los usuarios que han realizado operaciones con anterioridad, por lo que no será necesario recoger los datos de esos usuarios que ya han realizado operaciones anteriores.

En primer lugar realizaremos la búsqueda del cliente de Western Union, de una de las siguientes maneras:

  • Insertando el número de tarjeta de WuCard, (si el cliente la posee).
  • Insertando el número del documento de identificación.
  • Insertando el número de teléfono del remitente.
  • Insertando directamente los nombres y apellidos del cliente remitente (opcional).

Si el cliente ha operado anteriormente con WU, la aplicación informará sobre sus datos; si no ha operado, habrá que introducir los datos del cliente (hay que cumplimentar obligatoriamente todos los campos con asterisco rojo). En el caso de que el remitente esté registrado pero sus datos registrados no coincidan con el documento aportado (calle, nº teléfono) se seleccionará “Nuevo remitente”.

Seguidamente cumplimentamos los datos del país de destino en el apartado “INFORMACIÓN DE TRANSFERENCIA”. Se elegirá el país a enviar, la cantidad, la moneda de envío o la moneda que se quiere recibir en destino. También se anotarán los posibles valores añadidos (si el país admite el servicio de enviar mensajes) y si el cliente tiene algún código de promoción. Todos estos datos son fundamentales para que el sistema calcule el importe de la transferencia.

A continuación se selecciona el servicio de entrega. Puede ser: Entrega Física, Notificación por Teléfono, Direct to Bank o Ninguno (si no se dispone de servicio de entrega -se entrega en oficina-).

Seguidamente, el sistema nos pregunta si se envía el dinero en nombre de un tercero. Se ha de responder siempre NO.

A continuación se anota el nombre del beneficiario (el segundo nombre es opcional). El sistema permite adaptar el formato para registrar uno o dos apellidos.

En principio, ya tenemos los datos principales registrados y debemos seleccionar el botón Pre-imprimir Recibo. El sistema vuelca en la pantalla los datos y nos solicita que indiquemos el motivo de la transacción (ayuda familiar, ahorro, regalo, etc.). El sistema nos indicara también si debemos escanear el DOI (solo en el caso de clientes nuevos o de clientes que hayan cambiado de documento). Seguidamente se captura la firma del operador y su NIP (que están registrados) y la firma digital del cliente, se confirma la operación y se obtiene el número de control (MTCN) con el reguardo en pantalla, que debemos imprimir para dárselo al cliente remitente como justificante del envío, ya que en la oficina no nos quedamos con ninguna copia, el resguardo queda registrado en el servidor de WU.

Alta Apartados

Accedemos desde Admisión> Apartados> Contratación. La primera operación consiste en comprobar el impreso de suscripción y en seleccionar el tipo de apartado. Seguidamente cumplimentamos los datos del suscriptor/res a partir de los datos del impreso (es imprescindible grabar un teléfono móvil del suscriptor para avisar mediante sms de la llegada de envíos registrados). Confirmamos que el impreso está bien cumplimentado (sin tachaduras) y que el cliente aporta toda la documentación requerida.

Accedemos desde Admisión> Apartados> Contratación. La primera operación consiste en comprobar el impreso de suscripción y en seleccionar el tipo de apartado. Seguidamente cumplimentamos los datos del suscriptor/res a partir de los datos del impreso (es imprescindible grabar un teléfono móvil del suscriptor para avisar mediante sms de la llegada de envíos registrados). Confirmamos que el impreso está bien cumplimentado (sin tachaduras) y que el cliente aporta toda la documentación requerida.

El empleado de admisión debe poner su firma y NIP en el impreso. A continuación hemos de seleccionar la Actividad y rellenamos los datos de las Personas autorizadas. Pulsaremos Cancelar para retroceder en la pantalla. Se ha de intentar que el cliente facilite su número de cuenta para domiciliar la futura renovación (en apartados anuales). Seguidamente se pulsa Aceptar, se cobra y entrega el resguardo validado. Finalmente se entrega la llave del casillero, en su caso, y se informa de la dirección a la que deben dirigirse los envíos.

Admisión de productos con formulario on-line

Se admiten desde IRIS en Admisión>Datos Pregrabados se introduce el código que nos proporciona el cliente. Automáticamente, el sistema lo reconoce y nos muestra el envío/os que está pregrabado con dicho código; seleccionamos el envío que queramos admitir y automáticamente el sistema activa el producto correspondiente con todos sus datos pregrabados, a partir de ahí seguiremos el proceso que corresponde a ese producto con carácter general.

Recargas Telecor (recargas telefónicas)

Se accede a través de Llamadas a sistemas externos y en la ventana emergente seleccionamos Recargas Telecor. Para acceder no se utiliza el usuario corporativo, sino un número de usuario específico que es solicitado por el director de la oficina mediante correo electrónico.

  • Usuario: C + 5 primeros dígitos del DNI (si comienza por cero no incluirlo) + las dos primeras letras del primer apellido.
  • Clave: los 8 dígitos del DNI, sin incluir la letra.

Debemos seleccionar la opción deseada (recarga, consulta, anulación o reimpresión); si seleccionamos recarga, hemos de seleccionar también el operador y la cantidad a recargar. Seguidamente se cumplimentan los datos requeridos: número de móvil y la cantidad. En el caso de que queramos realizar una consulta, reimpresión o anulación, hemos de incluir la clave de recarga (número que incluye el impreso con que se realizó). Finalmente cobramos el importe e introducimos el impreso en la validadora. Pulsamos Enviar, validamos el resguardo Telecor y entregamos la copia al cliente.

Reclamaciones por servicios y productos

Se accede a través de Llamadas a sistemas externos, pulsando en Atención al cliente. Seguidamente se valida el usuario (UMD/URM) y se accede a la aplicación para consultar o dar de alta la reclamación (hay que seleccionar si la reclamación afecta a productos o a servicios). Solo en caso de no funcionar el sistema se admitirá la reclamación en formulario preimpreso o cuando el cliente insista en hacerla de manera manual, aunque siempre se grabarán en la aplicación.

Para grabar una reclamación por servicios, se buscará por Apellido o CIF si el cliente está incluido en la base de datos de Correos; si no es así, se cumplimentarán todos los campos y se transcribirá su queja en el apartado de texto. Tras pulsar Aceptar, aparece un borrador que imprimimos para que el cliente lo revise; si muestra disconformidad, pulsaremos sobre Volver y rectificaremos lo que nos indique y si está conforme, pulsaremos sobre Aceptar para grabar definitivamente la reclamación en el sistema (imprimiendo dos copias, para cliente y para oficina). En el caso de las reclamaciones por productos, el sistema nos solicita el número de envío y sus datos generales.

Reenvío postal

Se accede a través del Menú de Admisión> Otros servicios> Reenvío postal. El empleado selecciona en primer lugar el ámbito del reenvío (nacional o internacional) y la duración del mismo (1, 2 o 6 meses). Seguidamente solicita los datos para cumplimentar debidamente el formulario de suscripción de reenvío postal directamente en la pantalla de IRIS habilitada al efecto. Hemos de confirmar que todos los datos están cumplimentados correctamente y que el cliente aporta la documentación requerida.

Una vez están rellenados los campos, pulsamos Aceptar, para dar de alta el reenvío. El sistema genera un resguardo, que se entregara al cliente. Finalmente cobramos el servicio contratado con el cliente y le informamos de la fecha de entrada en vigor del servicio (como mínimo 1 día hábil después de la contratación).

Gestión de Caja

Desde el menú Gestión se realizan varias operaciones, una de las más importantes es el cierre de caja. Se accede desde Gestión de caja> Cierre de Caja. En la pantalla abierta se muestra un resumen de las operaciones que se han llevado a cabo durante la jornada, detallando su importe. No obstante, en algunos campos hay que volcar manualmente el importe, ya que la aplicación no lo vuelca automáticamente: Recargas móviles, Western Union, Correos On Line.

Una vez hemos introducido los importes, guardamos la caja y damos orden de imprimir el resumen.

Finalmente cerramos caja e introducimos la cantidad final en caja en el momento de cerrar.

Otra de las operaciones importantes es la liquidación parcial. Es muy aconsejable que cuando se acumulen grandes cantidades de dinero (en la caja del puesto de ATC no debe haber más de 400€ en efectivo), se acceda a esta posibilidad. Tenemos que reflejar la cantidad que vamos a liquidar, incluir nuestro código de usuario y contraseña, y pedir a la persona responsable de la oficina que introduzca también sus datos de usuario y contraseña. Finalmente entregamos el dinero que figura en la liquidación parcial.

Herramientas ofimáticas corporativas (IRIS, SGIE, PDA)