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Herramientas corporativas Correos 2020

IRIS.6.0

IRIS.6 (Información de Recursos Informáticos y Sistemas)

Es la aplicación que se utiliza tanto en las oficinas de Correos como en las Unidades de Admisión Masiva para la admisión de envíos postales, la venta de productos y servicios; así como la gestión de la propia oficina. Cabe señalar que no todos los usuarios pueden acceder a las distintas funciones de IRIS. Como ejemplo, podemos señalar que solo el Director de la oficina puede abrir la caja central. Al ser una aplicación online está sujeta a constantes actualizaciones de sus características. En el caso de que IRIS no esté disponible momentáneamente, existe un sistema alternativo IRIS Off Line que permite realizar tareas básicas de admisión.

Acceso a la aplicación IRIS

El Director de la Oficina debe dar de alta en IRIS a los nuevos empleados que se incorporen a la Oficina para que puedan utilizar el sistema. Para ello se debe utilizar el Sistema de Gestión de Usuarios y Accesos (SIGUA).

Para acceder a IRIS, es necesario estar registrado en la base de datos del sistema y disponer de un nombre de Usuario y Contraseña personal (Usuario C corporativo).

Si al pulsar “Aceptar” l0s dat0s s0n c0rrect0s aparece pantalla con el número de usuario, nombre y número de la Oficina (Codired, código de 7 números exclusivo de cada Oficina) a la que pertenece el puesto de trabajo. Si los datos son correctos, se debe pulsar “Confirmar”.

Entorno de IRIS

La pantalla de inicio de la aplicación se divide en 4 zonas:

  •  En la parte izquierda de la pantalla está el acceso al menú. Se divide en dos submenús:
    • Admisión (color amarillo).
    • Gestión (color azul).

      Al pulsar “Admisión” “Gestión” el menú se expande y se presentan las diferentes opciones de la aplicación.
      Desde el desplegable “Admisión” se puede admitir, vender o dar de alta productos y servicios: envíos postales (cartas y paquetes), línea económica, cartas certificadas, telegramas, fax, venta de productos, cobro de facturas, cobro de recibos, apartados, otros servicios, admisión de envíos de dinero (giros), etc.
      Desde el menú “Gestión” se visualizan las opciones de mantenimiento, consultas, listados y cierre de caja, etc.
  • La parte superior de la pantalla muestra:
    • Información referente a la Oficina (número de usuario, nombre y número de Oficina).
    • Accesos directos útiles (pantalla de inicio, calculadora, tarifas, desconexión).
    • Información referente al menú donde se encuentra el usuario actualmente.
    • Otros accesos útiles, como ver el peso en la balanza o ir al menú de albaranes.
  • La parte derecha de la pantalla muestra los siguientes apartados:
    • Servicios relacionados: accesos directos a servicios afines al actual.
    • Últimos servicios: accesos directos a los servicios que se ha accedido actualmente.
    • Nuevo cliente: se atiende a otro cliente y se deja pendiente la operación actual.
    • Total bolsa: muestra la cantidad que hay en bolsa. Al pulsar el botón “Cobrar bolsa” se accede al cob de la misma.
    • Cliente tarjeta: identificación de clientes tarjeta Más Cerca.
    • Gestor de turnos: gestión de turnos de los clientes (QUENDA).
  • La parte central de la pantalla es la zona principal de la aplicación. Muestra la información necesaria para realizar todas las operaciones posibles. Inicialmente aparecen los siguientes campos:
    • Mensajes de Servicio: indica los servicios pendientes que tiene el usuario (bolsa, certificaciones, etc.).
    • Información comercial: accesos directos con información de interés.

Acceso a los sistemas externos a la aplicación, necesarios para realizar otros servicios de Oficina. Al pulsar el botón “Llamadas a sistemas externos”, muestra otros productos, servicios y aplicaciones.

En este apartado se desarrollan todas las operaciones de atención al cliente que se pueden realizar desde el menú de Admisión.

La admisión de productos y servicios que comercializa Correos se realiza desde la aplicación IRIS.

A continuación se describen los procesos a seguir para dar de alta los productos y servicios que presta Correos.

PROCESO DE ADMISIÓN ORDINARIO/CERTIFICADO

Desde la opción del menú “Inicio >> Admisión >> Envíos postales”:

  • Si el cliente es titular de la Tarjeta Mas Cerca se debe informar el número.
  • Se captura el peso colocando el envío en la balanza o a mano.
  • Se indica el “Ámbito” y el “Código Postal-CP” de destino (por defecto aparece península y ESP de España). ; si el destino es internacional se debe pulsar el icono lupa para buscar la abreviatura del país de destino (con la lupa se pueden buscar también códigos postales).
  • Existe un icono para activar las “Ayudas”, al activarlo se mostraran bocadillos y al posicionar el cursor sobre los bocadillos aparecerá la ayuda.
  • Para continuar se introducen las modalidades del producto y se indica si el envío contiene o no mercancías peligrosas seleccionando el check “Mercancías peligr sas”. En cas de informar “S” (Si , se debe adherir al envío la pegatina identificativa de color verde.
  • La aplicación muestra los envíos compatibles con el peso, destino y características introducidas.

Digitalización resguardo de admisión

Se rellenan los datos de remitente y destinatario en pantalla, se selecciona “Tipo de operación” e “Idioma” de los desplegables y se recoge la firma del cliente en la tableta (una vez comprobados los datos) y se pulsa “Aceptar”, quedando almacenado en la nube para posteriores consultas. Seguidamente se imprime la etiqueta del envío y el resguardo de admisión. El check “Digitalización” aparece arcad defecto.

La digitalización no es posible para algunos envíos, por ejemplo para la admisión de certificados por relación.

Cobro al cliente

Realizada una admisión/alta venta, el importe se refleja en “Total Bolsa”.

  • Antes de cobrar se debe comprobar que el importe a cobrar (productos y servicios adicionales detallados en pantalla) es correcto.
  • Se comunica al cliente el total a pagar, una vez efectúe el pago, se pulsa sobre “Cobrar Bolsa”.
  • Si es cliente con Tarjeta Mas Cerca y no se informó al principio de la operación se identificará en esta pantalla.
  • El check “ promociones” aplica promociones y descuentos a los productos de la bolsa que dispongan de estos.
  • Se selecciona forma de pago.
  • La opción “Sin factura” aparece marcada por defecto .
  • Si el cliente solicita factura, se debe seleccionar “Con factura” y se introduce el NIF/CIF del cliente. La factura se emite por la impresora para su entrega al cliente.
  • Es posible dejar bolsas pendientes de cobro (atender otro cliente sin completar el cobro-pulsar sobre “Nuevo cliente” y “Guardar” . Se pueden activar de nuevo desde el menú “Gestión” desde el escritorio de la aplicación (mensajes de aplicación . Al cierre de caja NO pueden existir bolsas pendientes.

Formas de pago

Pago en efectivo: teclear en el camp “Entregad ” la cantidad recibida del cliente. La aplicación muestra la cantidad a devolver.

  • Pago con tarjeta: el sistema da la opción de cobro con tarjeta. Se debe identificar al cliente con los datos del titular de la tarjeta que aparecerán en la parte inferior. Hay que seguir las instrucciones de la pantalla. Se imprimirá justificante a continuación del ticket. Si el cliente no introduce PIN, se debe recoger la firma del cliente en dicho documento. Si el pago es con tarjeta, el campo “Entregado”se cumplimenta automáticamente.

    Cabe tener en cuenta que existe la posibilidad de que el pago comprenda productos que pueden pagarse con tarjeta y otros productos que no pueden pagarse con tarjeta. En este caso, al seleccionar el cobro con tarjeta, aparecerá un mensaje dando la opción de dividir la bolsa de compra en dos: una con los productos que permiten el pago con tarjeta y otra con los productos que no pueden ser pagados con tarjeta. Al pulsar “Aceptar”, quedará c m b lsa activa la que contiene los pr ductos que se han de pagar en metálico y como bolsa pendiente de cobrar la de los productos que se pueden pagar con tarjeta. Cuando se venden productos postales y parapostales (por ejemplo sellos), la bolsa se divide automáticamente, generando dos tiques.
  • Tarjeta cliente: identificar al titular de la tarjeta e informar el DOI en el campo habilitado para ello con las letras “ES” al principio para que se habilite el campo de cobro con Tarjeta Cliente debe informarse la tarjeta previamente (en la pantalla de inicio antes de trabajar los envíos del cliente), o en la pantalla de cobro. Se puede identificar la Tarjeta Mas Cerca en el momento del cobro si no se realizó previamente.
  • Pago por transferencia: ingreso en cuenta.

ADMISIÓN DE ENVÍOS POSTALES

En el menú Inicio >> Admisión >> Envíos postales aparecen dos pestañas “Cartas” y “ paquetes”, desde la pestaña “Cartas” se pueden admitir cartas ordinarias, urgentes, certificadas, urgentes certificadas y voto por correo y desde la pestaña “ paquetes” se pueden admitir Paquete Azul, Paq Premium, Paq Estándar, Paq Ligero, Logística Inversa, Paq Today, Paquete Standard internacional, Paquete Premium internacional, Paquete Light y Paquete internacional económico.

Admisión de envíos ordinarios

Introducir el código postal para envíos nacionales o seleccionar “Urban según corresponda.

  • Para envíos internacionales seleccionar el país.
  • Seleccionar el producto pulsando con el ratón.
  • La siguiente pantalla muestra las características seleccionadas.
  • Si el envío pesa menos de 20 gramos y no cumple los requisitos de normalización, marcar “No normalizado”.
  • Indicar el número de envíos, por defecto aparece marcado 1.
  • Para admisiones hasta 30 envíos se imprimirá una etiqueta adhesiva por envío, que se pegará en la esquina superior derecha de cada envío.
  • Si el envío lleva franqueo inicial, se ha de consignar en su campo. En caso de admitir más de 1 envío, el importe a consignar será el unitario. Si se informa “ refranqueo”, todas las cartas que se admitan a la vez deberán llevar el mismo importe de franqueo inicial.
  • Comprobar y pulsar “Aceptar” para que el importe suba a bolsa y proceder al cobro.

Admisión Carta certificada

  • Acceder desde “Envíos Postales” o directamente desde el menú de Admisión.
  • Seguir los pasos del proceso de admisión general.
  • Capturar peso, indicar destino, consignar CP y si el envío contienen o no MMPP.
  • Seleccionar, si el cliente lo desea, el valor añadido haciendo clic sobre la casilla (aviso de recibo, valor declarado, reembolso, etc.):
    • Si se pulsa la opción “Valor declarado”, es obligatorio completar el importe.
    • Si se pulsa la opción “Reembolso”, completar la cantidad a cobrar en destino y las pestañas adicionales.
    • Es obligatorio cumplimentar datos de la pestaña “Datos destinatario-Remitente” y digitalizar la firma. En el caso de que el cliente desee recibir el justificante de envío por email, marcar el check (aparece marcado por defecto) e incorporar el dato.
  • Si el envío pesa menos de 20 gramos y no cumple los requisitos de normalización, marcar “No normalizado”.
  • Si el envío lleva el Franqueo inicial no olvidar consignarlo en la casilla correspondiente.
  • Pulsar sobre el botón “Aceptar”. La aplicación indica que se va a imprimir la etiqueta del envío.
  • La aplicación solicita que se introduzca el impreso de admisión en la impresora/validadora cuando no se haya digitalizado. Si es carta certificada urgente o con reembolso el impreso hay que digitalizarlo por lo que para proceder a la admisión e impresión de la etiqueta el cliente debe firmar en la tableta. En este caso el resguardo de admisión se recoge en la impresora láser
  • Cobrar al cliente.
  • Entregar el original del impreso validado al cliente y archivar la copia. En caso de resguardo digitalizado se entrega éste al cliente y no se archiva copia en la Oficina.

Admisión múltiple. Características a tener en cuenta

  • Si el cliente deposita varios envíos postales, pulsar “Admisión múltiple”, para acceder a otra pantalla que captura los códigos. Se puede marcar la opción:
    • Uno a uno cuando los códigos no sean correlativos y los envíos tengan distinto código postal, peso o características. Si algún parámetro de los envíos coincide se podrá marcar el check para fijar el dato.
    • Por rango cuando los códigos sean correlativos y los envíos tengan el mismo código postal, peso y características. En este caso se debe introducir el No de envíos a admitir y el código del envío con el número más bajo.
  • Validar la relación. Entregar el ejemplar para el cliente sellado y archivar copia. El cliente deberá firmar en el reverso de la relación.

Admisión de Paquetería

Tras registrar los datos generales del envío (peso, ámbito, código postal del envío y posibles valores añadidos) seleccionar el tipo de paquete adecuado a las necesidades del cliente. En los envíos de paquetería siempre se deben cumplimentar las pestañas adicionales con los datos de destinatario, remitente y contenido. El cliente firma su conformidad con el proceso de admisión en la tableta digital y el sistema genera el justificante para el cliente (en papel o email).

Si el cliente tiene contrato, se ha de consignar el número de contrato y de cliente, seleccionando previamente el tipo de franqueo (franqueo pagado). Se ha de tener en cuenta que no se cobra al cliente en Oficina cuando tiene contrato o cuando presenta un envío con sobre prepagado.

Admisión de paquetería Paq Estándar y Paq Premium

  • Acceder desde “Envíos postales” y seleccionar en la pestaña “ paquetes” el tipo de paquete deseado.
  • En los envíos que se presentan sin ningún registro previo, la operativa consiste en introducir en el sistema todos los datos del envío: datos generales (peso, código postal de destino, si contiene o no mercancías peligrosas), datos de destinatario y remitente.
  • Seleccionar Valores añadidos si procede, modalidad de entrega, cumplimentar en su totalidad los datos del destinatario y remitente. Si es Oficina elegida debe incluirse un teléfono/email de destinatario.
  • Clientes con contrato : consignar “No Contrato /No Cliente”, seleccionando previamente en Tipo de franqueoFranqueo pagado ”.
  • En caso de no aportar referencia marcar “No aporta”.
  • En el caso de utilizar embalaje de tarifa plana, seleccionar “ ack Libre Servicio” y elegir el embalaje utilizado.
  • Si el envío es contra reembolso informar de la cantidad reembolsable. Si es abono en cuenta debe seleccionarse esta modalidad en la pestaña de “Destinatario /Remitente” e incorporar el número de cuenta en la pestaña de “Valores Añadidos”.
  • Para envíos pre-registrados o bajo contrato, leer el código de barras o introducirlo manualmente en la pantalla principal de envíos postales. El envío puede no estar pre- registrado “SN”. Se lee el número en la pantalla de “Logística Inversa” una vez que se accede seleccionando el botón. Aparecen los datos del envío. Son modificables el peso y las medidas.
  • oSi están sujetos a trámites aduaneros, actuar según el procedimiento que se indica en el apartado “Envíos sujetos a trámites aduaneros”.
  • Pulsando “Aceptar” aparece la visualización de firma digital. Se acepta la pantalla emergente, se imprime por la etiquetadora la etiqueta (en caso de ser necesario) y se recoge el resguardo de admisión de la impresora láser y se entrega justificante al cliente.
  • También, en el caso de no querer copia en papel, se puede informar del email del remitente en la pantalla de admisión (junto al check de digitalización), el justificante se envía automáticamente al correo electrónico del cliente. La Oficina no archiva ninguna copia.
  • Nunca cursar envíos sin información.

Admisión por manifiesto (Relación)

Menú Admisión >> Paquetes >> con Pre-admisión rápida >> Lectura código manifiesto_Generar_Introducir código de barras del envío >> Generar.

Si no se puede proceder a la lectura de los envíos individualmente, no se generará la facturación del mismo

Envíos sujetos a trámites aduaneros

  • Cuando un envío es susceptible de precisar trámites aduaneros, el sistema emite una alarma para informar al usuario de IRIS.
  • En el apartado “Documentación DUA
    seleccionar para envíos comerciales “Factura” y alguna de las otras opciones y para particulares seleccionar“CN23”.
  • Los clientes interesados en que Correos les confeccione el DUA de exportación lo pueden solicitar en el momento de depositar sus envíos, mediante la presentación del modelo oficial del “Escrito de Autorización de despacho a Correos”, debidamente firmado y sellado, junto a las facturas que documenten la transacción comercial.
  • Si el envío no requiere DUA exportación, se dirige a Canarias o Ceuta y su contenido no son documentos, hay que realizar una agrupación EAI (agrupación de envíos para la importación), incluyendo los envíos de la misma remesa (mismo producto, remitente, destinatario, y mismo punto de entrega).

Documentación DUA

  • La gestión del DUA la realiza Correos.
  • T2LF (men r 3000€ si el valor de la factura es menor de 3000€ y la factura lleva la mención legal “T2LF Mercancía sin DUA de expedición”.
  • Otros: la gestión aduanera la realiza otro agente aduanero.
  • El importe de la factura es menor de 22€.
  • DA1 para envíos de particulares. CN22 (declaración mercancías hasta 300€ /CN23

(importe superior de 300€ en la declaración de mercancías para cartas de particulares con destino internacional fuera UE).

ADMISIÓN LÍNEA ECONÓMICA

  • Se accede desde el menú “Línea Económica”.
  • Comprobar el contenido del envío para saber si se adecua al producto.
  • Seleccionar en el desplegable el tipo de producto.
  • Recordar que este tipo de envíos suelen requerir remesas mínimas, algún tipo de contrato o acreditación.
  • Incluir el número de envíos bajo los mismos parámetros adicionales según producto y aceptar.
  • Cobrar el total de la bolsa al cliente.

ADMISIÓN ENVÍO DE DINERO

Envío de dinero nacional

  • Solicitar DOI (Documento Oficial de Identidad).
  • Seleccionar “Tipo de giro ”.
  • Cumplimentar datos de destinatario e importe a girar.
  • Introducir identificación cliente, accediendo a la base de datos en el botón amarillo “Selección DOI”. Si n existe cliente cumplimentar todos los campos y escanear el documento. Si ya está dado de alta comprobar que los datos son correctos y visualizar el documento escaneado. En caso de error o cambio de datos, modificar. Si hay cambios en el DOI, escanear de nuevo. Al aceptar la pantalla de PBC aparecen cumplimentados los datos de origen. Es posible que se requiera algún tipo de documentación adicional como la Declaración de Actividad Económica, DAE.
  • Seleccionar “Mantener Destinatario ” (para enviar varios giros al mismo destinatario “Abrir relación” (para mantener los datos del remitente , si se precisa.
  • Cumplimentar “Servicios Adicionales” (Aviso de Recibo si procede, y el “Motivo del envío”.
  • Rellenar “Comunicación privada”, si os licitan.
  • Proceder al cobro, el remitente y empleado deben firmar. Entregar la copia al remitente. Si se trata de un Envío de dinero inmediato (antiguo Giro Inmediato) comunicar el número de localizador que aparece en el impreso.

Envío de dinero internacional

  • Seguir el mismo proceso que para el envío de dinero nacional, pero se selecciona el País y se introduce el importe en Euros u otra divisa (nunca ambas).Importante CP Destino.
  • Si se trata de un giro IFS (giro electrónico) informar al cliente del no del localizador y las oficinas pagadoras en el país de destino.

Correos cash

Ver Tema 5 “Procesos de admisión. Información Aduanera”

ADMISIÓN DE PRODUCTOS TELEGRÁFICOS

Admisión de Telegramas

  • Seleccionar Tipo (habitualmente OD- Ordinario a Domicilio), Destino, C.P. (si es España), No palabras.
  • Ofrecer a los clientes los Servicios adicionales y seleccionarlos (acuse de recibo, copia certificada).
  • Marcar, en su caso, opciones (Pago diferido / Metálico).
  • Si un mismo cliente dep sita vario s telegramas seleccionar “Admisión múltiple” y teclear No total.
  • Pulsar el botón “Completar” y rellenar el resto de pestañas necesarias.
  • Aceptar, validar TG1, cobrar y entregar resguardo.
  • En el menú Gestión >> Mantenimiento >> Telegrama buscar el telegrama, pulsar en “Solicitar envío” y comprobar que el estado es “Confirmado ”.

Admisión de Burofax

  • Se accede desde el menú “Fax”.
  • Seleccionar “Tipo ”, por defecto aparece Bur fax premium. El Bur fax premium plus incluye siempre Prueba de Entrega y Copia Certificada del Texto.
  • Teclear número de páginas. No se admitirán páginas en blanco para transmitirlas.
  • Si un mismo cliente dep sita vari s bur faxes seleccionar “Admisión múltiple”, de esta forma quedan bloqueados los Datos de origen y se evita tener que cumplimentarlos nuevamente para cada envío. En este caso se imprimirán todos los resguardos juntos al final de la admisión junto con las condiciones del servicio. Una vez finalizada la información de todos los envíos pulsar el botón “Fin Adm. Múltiple”; de este modo en el resguardo de imposición para el cliente aparecerán agrupados todos los burofaxes junto al condicionado del servicio para su entrega al cliente.
  • Cumplimentar los datos obligatorios de las pestañas “Datos destin /Origen”, teniendo en cuenta que un burofax solo se puede enviar a un único destinatario. En la pestaña “Datos Origen” será obligatorio el camp email si solicita PEE (Prueba de Entrega Electrónica). En el caso de que el cliente no desee transmitir sus datos a destino se activa la casilla “Ocultar datos del Remitente”.
  • Si el cliente dispone de contrato, hay que activar la opción de pago diferido, esta opción solo se activa en el Burofax Premium, donde hay que detallar el número de cliente y de contrato correspondiente. El importe de dichas admisiones, no subirá a bolsa.
  • Seleccionar “Servicios adicionales”. En el caso de Bur fax premium si el cliente lo desea: Prueba de Entrega Electrónica PEE o Prueba de Entrega Física PEF, Copia certificada, Custodia 120 meses. En el caso de Burofax Premium Plus elegir PEE/PEF. Posibilidad de seleccionar 120 meses de custodia (por defecto se custodia 60 meses). Si es un Burofax Internacional elegir Burofax Premium en este caso la Copia Certificada sólo podrá solicitarse en el momento de la admisión.
  • Pulsar “Aceptar” y recoger la firma del cliente en la tableta digitalizadora. Se imprime la carátula, con numeración NBXXXX y todos los datos informados, por la impresora multifunción, subiendo el importe a bolsa.
  • Esta carátula acompañará siempre a los documentos a transmitir, en ella figura también la fecha, hora de admisión, tipo de envío, valores añadidos y Oficina de admisión.
  • Se debe cobrar al cliente antes de realizar la transmisión del burofax (el número para transmitirlo aparece en la carátula del envío, margen izquierdo, RICO: 26666).
  • Junto a la carátula el sistema imprime otra hoja con el resguardo y el condicionado, que se ha de entregar al cliente.

MENÚ DE ADMISIÓN IRIS: OTROS SERVICIOS

Reenvío Postal

  • Acceder a través del Menú de Admisión>>Otros Servicios>>Reenvío Postal.
  • Comprobar que el cliente aporta la documentación requerida según proceso.
  • Fotocopiar los documentos necesarios para el archivo junto al contrato en la Oficina.
  • Cumplimentar los campos solicitados por la aplicación, indicando además el ámbito del reenvío y la duración de la suscripción.
  • Una vez rellenos los campos, pulsar “Aceptar”. La aplicación pasa a la pantalla de “Completar Alta de Reenvío postal”. En ella se graban los datos de los titulares, modalidad del servicio contratado, dirección inicial y dirección de reenvío (en el campo “piso ” en la dirección es numérico).
  • Pulsar “Aceptar” para dar de alta el reenvío . Se imprimirá el c ntrat del reenvío por duplicado. Recoger la firma del cliente en el contrato, firma y NIP del empleado, cobrar el servicio contratado y entregar la copia como resguardo.

Alta de Apartados

  • Acceder desde Admisión>>Apartados>> Contratación.
  • Comprobar el impreso “Suscripción” y seleccionar el Tipo (Apartado postal, 24/7, Franqueo en destino) y Duración (anual por defecto, si es trimestral o mensual para los 24/7 seleccionar).
  • Seleccionar el número de suscriptores que tendrá el apartado (máx. 5 titulares).
  • Cumplimentar los Datos del suscriptor/es sobre los datos del impreso (si no existe en la base de datos, se dará de alta, previamente en el menú de Gestión “Alta Cliente” .
  • Incorporar, si es necesario, los datos de las personas autorizadas marcando la pestaña “ P. Autorizadas”.
  • Es imprescindible grabar un teléfono móvil del suscriptor para avisar mediante SMS de la llegada de envíos registrados
  • Confirmar que el impreso está perfectamente cumplimentado, sin tachaduras y que el cliente aporta toda la documentación requerida. El empleado que realiza la admisión debe poner su firma y NIP en el impreso.
  • Procurar que el cliente facilite el no de cuenta para domiciliar la futura renovación (apartados anuales).
  • Pulsar “Aceptar”, Cobrar y entregar resguardo validado .
  • Entregar la llave del casillero, en su caso, e informar de la dirección a la que deben dirigirse los envíos.

Venta de Productos

  • Se accede desde Admisión >>Venta de Productos.
  • Seleccionar con el lector óptico el Código de producto (si no tiene pulsar la “lupa” y seleccionarlo).
  • Al pulsar la lupa, en “Criterios de búsqueda”, aparece un desplegable de agrupaciones de productos. pulsar “Buscar” y seleccionar con un clic el producto elegido .
  • La aplicación muestra el producto, las unidades disponibles en la Oficina y el precio unitario.
  • Introducir en “Cantidad” el número de productos que solicita el cliente. Repetir el proceso tantas veces como productos a vender.
  • Pulsar “Aceptar” para que el importe suba a la Bolsa (si no se pulsa, el producto no aparecerá en la misma).

PROCESOS IRIS DESDE LLAMADAS A SISTEMAS EXTERNOS

Recargas

  • Se accede a través de Llamadas a sistemas externos.
  • Seleccionar la opción de recarga, operador, cantidad a recargar y/o la opción deseada (recarga, consulta, anulación o reimpresión).
  • Cumplimentar los datos requeridos por la aplicación, incluyendo el número de móvil y la cantidad.
  • Si es una consulta, reimpresión o anulación se debe incluir la clave de recarga (numeración que incluye el impreso con que se realizó).
  • Cobrar el importe. Pulsar Enviar. Por defecto el resguardo sale por la impresora láser, pudiéndose elegir la validación en la impresora local.

Activar tarjetas

  • En el menú lateral pinchar “Activa T”.
  • Comprobar la identidad del cliente.
  • Cumplimentar los campos obligatorios y pulsar .

Western Union (WUPOS)

  • Acceder a través de Llamadas a sistemas externos, comprobar la documentación y escanear (durante el proceso).
  • WU guarda los datos y la copia digitalizada de los DOI de los usuarios que han realizado operaciones con anterioridad, por lo que no será necesario recoger los datos de esos usuarios que ya han realizado operaciones anteriores.
  • Informar al cliente, antes de realizar ninguna operación, de la cantidad en la moneda destino, o a recibir (si es envío) y del coste total del envío con sus tasas. Si está conforme, cobrar el importe según indica el sistema. En los pagos solicitar el código de transacción MTCN, la cantidad que espera recibir, el país de procedencia y el remitente de la operación. Es posible que se requiera algún tipo de documentación adicional como la Declaración de Actividad Económica (DAE).
  • Incluir los datos en el sistema, prestando especial atención (los campos en rojo indican que son incorrectos o no se han
    cumplimentado siendo obligatorios).
  • Una vez incluidos los datos en el sistema y cobrado al cliente (para envíos), pulsar “Enviar/ agar”.
    • Envío: el sistema mostrará un preimpreso en pantalla (sin el MTCN, pero que hay que imprimir).
      Comprobar los datos y, si todo es correcto, confirmar para obtener el impreso final ya con el MTCN se
      digitaliza la firma y se imprime copia para el cliente.
    • Pago: Entregar el dinero, según informa la aplicación.
  • Remitir toda la documentación solicitada al responsable.

Reclamaciones de Servicios o Productos

  • Acceder a través de Llamadas a Sistemas Externos pulsando en “Atención al Cliente”.
  • En caso de no funcionar el sistema, o cuando el cliente insista en hacerla manualmente se admitirán en formularios preimpresos de la propia aplicación. Siempre se grabarán en la aplicación.
  • Pulsar “Alta” y seleccionar “Servicio producto ”.
  • Para grabar una reclamación de servicios, se buscará por Apellido o CIF si el cliente está incluido en la base de datos, si no es así, cumplimentar todos los campos y transcribir su queja en el apartado de “text ” (salvo si aporta documento en el que se deberá incluir un mensaje según determina el proceso).
  • Pulsar en “Aceptar” y aparecerá un borrador de la reclamación que se imprimirá para que el cliente la revise. Si no está conforme, pulsar sobre “Volver” y rectificar según indique el cliente, cuando quede conforme, pulsar en “Aceptar” y grabar en el sistema la reclamación. Pulsar sobre la impresión y entregar el documento al cliente.

En las reclamaciones por productos, el sistema solicitará el número del envío y sus datos generales. Al introducir el número de envío aparecerán en la pantalla todos los datos que se grabaron en la admisión. Comprobar y corregir en caso de necesidad. Tras completar los datos del destinatario y remitente del envío, incluir los de la reclamación en un apartado de texto para la exposición de la misma.

GESTIÓN DE CAJA

Desde el menú “Gestión” se realizan varias operaciones, una de las más importantes es el “Cierre de caja”. Se accede desde Gestión de caja>>Cierre de Caja. En la pantalla abierta se muestra un resumen de las operaciones que se han llevado a cabo durante la jornada, detallando su importe. No obstante, en algunos campos hay que volcar manualmente el importe, ya que la aplicación no lo vuelca automáticamente (Recargas móviles, Western Union, etc.).

Una vez introducidos los importes “Guardar Caja” y dar orden de “Imprimir” el resumen. Finalmente cerrar caja e introducir la cantidad final en caja en el momento de cerrar.

Otra de las operaciones importantes es la “Liquidación parcial”. Es muy aconsejable que cuando se acumulen grandes cantidades de dinero (en la caja del puesto de ATC no debe haber más de 400€ en efectivo , se acceda a esta posibilidad. Se tiene que reflejar la cantidad que se va a liquidar, incluir el código de usuario y contraseña, y pedir a la persona responsable de la Oficina que introduzca también sus datos de usuario y contraseña. Finalmente entregar el dinero que figura en la liquidación parcial.

Herramientas ofimáticas corporativas (IRIS, SGIE, PDA)