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El cobro de recibos

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Las Oficinas de Correos realizan el cobro de recibos de las empresas emisoras con las que tiene acuerdo, teniendo en cuenta las siguientes instrucciones generales:

  • Este servicio se presta dentro del horario de oficina, en todos los puestos de admisión, compatibilizándolo con el resto de servicios.
  • En las oficinas de Correos sólo se cobran y validan los recibos. Para informaciones adicionales los clientes, deben dirigirse a la empresa emisora del recibo.
  • Cualquier problema técnico en el cobro de recibos, se trasladará al CAU de Correos por los circuitos habituales.
  • Los clientes pueden presentar recibo, que puede ser de varios formatos o simplemente solicitar el servicio de cobro de recibos sin aportar aviso.
  • Sólo se puede realizar el cobro a través de la aplicación informática, nunca manualmente. Si por cualquier motivo el sistema no funciona, no se puede prestar el servicio hasta que se restablezca el acceso a la aplicación.
  • El importe máximo que se puede pagar es de 2.499,99 €. Se excluye de esta limitación los recibos emitidos por algunas entidades (actualmente CITIBANK, COFIDIS, UCI, y la Dirección General de Tráfico).
  • No se debe admitir ningún recibo en la aplicación mientras no exista la completa seguridad de que va a ser abonado por el cliente. Por tanto no se procede a la validación del recibo sin haber solicitado al cliente el importe correspondiente. En el caso de que el cliente se presente con dos o más documentos de pago distintos, que hagan referencia al mismo abono, solo se debe validar uno de ellos puesto que el cliente sólo lo va a abonar una vez, salvo si se trata de un pago fraccionado en cuyo caso el documento indicará a qué número de fracción corresponde.

El servicio de cobro de recibos acepta dos modalidades: con aviso de pago (en este bloque se incluyen las multas de tráfico) y sin aviso de pago.

Para el cobro de recibos con aviso de pago, accedemos en IRIS a Atención al Cliente> Cobro de recibos. Seleccionamos la opción cobro de recibos con aviso de pago y emerge una pantalla donde se debe insertar el código de barras del recibo que aporta el cliente, que le ha enviado previamente la empresa suministradora del servicio.

Dentro de esta opción de cobro de recibos con aviso de pago, el cliente puede aportar:

  • Un recibo de una empresa suministradora con las que Correos tiene acuerdo.
  • Una multa de la Dirección General de Tráfico.

La lectura del código de barras SIEMPRE se realiza con la pistola lectora. No se introduce ningún dígito manualmente. Si existiera algún problema técnico y la pistola no pudiera leer el código, se intenta en otro puesto y si el problema persiste, se devuelve el recibo al cliente, indicándole que se ponga en contacto con la compañía correspondiente. En ningún caso se intenta introducir el número a mano. Si el código del recibo fuese ilegible (por no poderse leer o corresponder a una compañía con la que Correos no tiene acuerdo) o el pago estuviese fuera de plazo, no se podrá cobrar el recibo. Una vez leído el código de barras correctamente con el lector óptico, aparecen los datos de identificación del recibo en pantalla: empresa e importe a cobrar. Estos datos deben ser iguales a los que aporta el cliente en el recibo, comprobados estos detalles se pulsa el botón aceptar y emerge un mensaje que indica que es el momento de solicitar el importe del recibo al cliente.

Endesa permite la opción de realizar el pago fraccionado de sus recibos. Para ello, la empresa eléctrica envía los recibos del pago; estos recibos tienen el mismo número (código de barras), diferenciándose en el número de pago (fracción) a realizar. Cuando se introduce un recibo por primera vez, la aplicación le asigna por defecto el número 0. Si posteriormente se trata de introducir un recibo con el mismo código de barras, presenta un mensaje para que aceptemos el pago solo si se trata de un pago fraccionado.

Hay que tener en cuenta que si el cliente se presenta con un recibo de pago fraccionado, en el que figura un número de orden de fracción, pero no se ha realizado ningún pago anterior, la aplicación no va a permitir introducir el citado número de orden, ya que lo considera como un pago completo. En este caso, se cobra el recibo siguiendo la operativa normal para el cobro de recibos. En ningún caso se debe repetir la operación con ese mismo recibo, ya que el sistema entonces lo consideraría como un pago distinto en el caso de que se introdujera el código de fracción que figura en el mismo.

No se procederá a la validación del recibo sin haber solicitado al cliente el importe correspondiente y mientras éste no lo haya abonado. Tras abonarlo, se acepta el mensaje que hay en pantalla y se pulsa aceptar para validar el recibo. Seguidamente, Insertamos el recibo en la validadora y pulsaremos aceptar (si cuando insertamos el recibo, éste estuviera pagado, el sistema nos avisa). En la validación de los recibos, constará: PAGADO CORREOS- código de empresa -Oficina pagadora-Codired- Fecha de pago. A continuación entregamos el recibo validado al cliente.

En el caso de que el cliente presente una multa de la DGT, seguiremos también la operativa de cobro de recibos con aviso de pago. En primer lugar procedemos a leer el código de barras con el lector óptico. El código de barras que tiene que ser leído, es el del Nº de Expediente, situado en la parte superior derecha de la denuncia (Es el código de barras más pequeño).

El cliente puede venir a pagar la multa de la DGT tanto con una notificación remitida por correo, como con el boletín de denuncia entregado por el agente de la Guardia Civil, identificado también mediante un código de barras.

Una vez que se ha leído el código de barras correctamente, aparecen los datos de identificación de la multa, se introduce la cuantía de la multa (el importe que figure en el boletín de la denuncia, es decir, sin calcular ningún tipo de descuento ni recargo) y la fecha de la denuncia. También es necesario identificar a la persona que realiza el pago, pudiendo ser ésta distinta a la persona multada. Para ello, es necesario introducir su DOI.

Si el número de expediente no es válido, se muestra un mensaje de error indicando la situación, y mostrando de nuevo la página principal de la aplicación. Si el número es válido se continúa con el proceso.

El sistema comprobará si la multa de tráfico ya ha sido cobrada en alguna oficina de Correos. Si la multa ya ha sido cobrada en alguna oficina de Correos, se mostrarán los datos que se tienen sobre ella: importe de la multa, oficina en la que fue cobrada y la fecha del cobro. Desde Mantenimiento> Cobro de recibos, seleccionando los criterios deseados, se le dan al usuario dos opciones: imprimir el recibo de pago de la multa o proceder a anular el pago de la multa siempre que la multa haya sido abonada ese mismo día. Si se procede a la impresión del justificante de pago de la multa, se continuará con el proceso imprimiendo por la validadora el justificante de pago, finalizando así el proceso.

Si no hay incidencias en la lectura de la multa, se solicita al cliente el importe de la misma. El importe que debe pagar el cliente es la cantidad que va a retornarse a Tráfico, que en la mayoría de los casos será diferente a la que figure en la multa y que se ha tenido que introducir en el sistema al entrar en la aplicación. Es decir, nosotros introducimos el importe que figura en el boletín de la denuncia, pero después, en la aplicación puede aparecer otra cantidad, que será la cuantía correcta de la multa, una vez que Tráfico ha aplicado los descuentos o recargos correspondientes.

Si el cliente no estuviese de acuerdo con la cantidad que tiene que pagar, que será la suma de: Importe de la multa + tasas y derechos del giro, no se le cobra la multa, debiendo resolver las diferencias directamente con la Dirección General de Tráfico.

Si sigue la operación, se cobra la cantidad que retorne Tráfico y que aparece en pantalla «Cuantía de la Multa». Se comunica al cliente dicha cantidad, antes de pulsar el botón aceptar y se imprime el «Justificante de Pago código SAP 403791», con los datos que identifican la operación. Este justificante, no se sella, con la validación mecánica es suficiente. La aplicación permite la reimpresión del justificante de la multa cobrada.

En algunos casos, las multas no pueden ser cobradas en la oficina de Correos (por encontrarse en vía ejecutiva, por ejemplo). En tal caso, nos aparece en pantalla un mensaje que nos informa del motivo. El empleado debe pulsar el botón de Aceptar, con lo que acabará la operación.

Para el cobro de recibos sin aviso de pago se accede a la funcionalidad de cobro de recibos a través de la aplicación IRIS y se selecciona la opción «Sin Aviso de Pago». Al seleccionar esta opción, en la pantalla aparece un mensaje emergente en el que indica que es necesario preguntar al cliente el nombre de la compañía a la que desea realizar el abono de la deuda y comprobar que se encuentra entre las seleccionables; si no, no se puede realizar el cobro.

Abriendo el desplegable se selecciona la empresa correspondiente y se introducen todos los datos que solicita la aplicación, teniendo en cuanta que los campos son diferentes, según la empresa que se haya seleccionado.

En los cobros de CITIBANK se seleccionará Citibank de la lista desplegable de empresas. Seguidamente en el campo cuenta bancaria se introducirá el Código Cuenta Cliente (CCC) sin los cuatro primeros dígitos. Estos cuatro dígitos, 0122, corresponden a la entidad Citibank y aparecen por defecto en la aplicación. Una vez introducido el nº de cuenta hay que introducir el importe que el cliente indica desea abonar. El recibo debe abonarse siempre en metálico.

En el cobro de recibos de LINEA DIRECTA, al seleccionar LINEA DIRECTA del desplegable, es necesario introducir el nº de póliza y pulsar el botón aceptar para validar el dato con Línea Directa. Una vez validado por la empresa aparece el importe a cobrar.

Si los datos introducidos en la aplicación son los correctos, se pulsa el botón aceptar y aparece un cuadro de diálogo que indica que es el momento de solicitar el importe al cliente. Se solicita el importe y se comprueba que es correcto. Una vez cobrado el importe del recibo, se procede a aceptar la operación y la aplicación da por cobrado el recibo. El importe validado en la aplicación se carga en bolsa como el de cualquier otro producto admitido en IRIS. Este tipo de operación no puede abonarse con tarjeta. De este tipo de operación no puede extenderse factura.

El sistema permite verificar si se han producido pagos duplicados.

Si el recibo está grabado y lo que hay que realizar es una reimpresión, ya que la impresión primera fue fallida, accedemos a Mantenimiento> Cobro de recibos y se seleccionan los criterios deseados para localizar el recibo y volver a reimprimirlo. Solamente se pueden reimprimir recibos cobrados en el mismo día.

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