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Buzón de Vacaciones

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Es un servicio de ámbito nacional que permite el almacenamiento de los envíos recibidos por los titulares en la oficina de Correos (de referencia) durante el periodo de tiempo contratado, debido a la ausencia temporal de su domicilio del solicitante, con posterior entrega de los mismos, a su finalización, en la oficina o en el domicilio.

Características Buzón de Vacaciones

El contenido del buzón de vacaciones estará compuesto por todos los envíos ordinarios que reciban los titulares y los avisos de llegada de envíos registrados. Los envíos registrados estarán sujetos a los plazos de permanencia en oficina establecidos por Correos. El servicio incluye el envío de SMS gratuitos al destinatario durante el tiempo de vigencia, informando de la recepción de envíos registrados en el buzón y de los tiempos de permanencia en la oficina (los envíos registrados no se guardan en el buzón de vacaciones).

Documentación a presentar

Particulares

  • Solicitud firmada.
  • Fotocopia de documentos de identidad de titulares y/o autorizados.

Empresas

  • Solicitud firmada por representante de la empresa que suscribe el servicio.
  • CIF de la entidad o copia del título de constitución de la empresa y del documento que acredite la posesión del poder por el firmante así como su documento oficial de identificación.
  • O (en sustitución de lo anterior) Certificación del Registro Mercantil que contenga:
  • Datos identificativos de la persona apoderada.
  • Datos identificativos de la persona jurídica a la que representa y de los poderes otorgados; igualmente, si dicho certificado identifica a la persona que tiene la condición de Administrador único de una persona jurídica, al confluir en él las funciones de representación.
  • Si el interesado es una entidad u organismo público, la solicitud deberá llevar también el sello oficial de dicho organismo. Los documentos que habrán de acompañar a la solicitud para realizar las comprobaciones de representación son:
  • Nombramiento en el cargo de la persona que la firma y la norma o documento acreditativos de que dicho cargo tiene capacidad para representar al organismo en cuestión.
  • Copia del CIF del organismo y documento de identificación del representante.

El contrato se realizará en oficina a través de IRIS o de forma online en la web https://tienda.correos.es/ sin necesidad de registro. La fecha que se desea comenzar con el servicio siempre ha de solicitarse desde un día antes de la fecha deseada para comienzo y permite hasta dos meses antes. Si se hace de forma online en el formulario a rellenar para la contratación, se debe indicar la fecha deseada de comienzo del servicio. Esta tiene que ser al menos 72 horas laborables posteriores a la fecha de contratación. En caso contrario, no se garantiza la disponibilidad del servicio. Puede ser suscrito por un máximo de hasta 6 personas que convivan en el mismo domicilio. En el caso de empresas, solo se permitirá una empresa por contrato y sede (no pueden convivir empresas con particulares en este servicio). Los titulares pueden designar hasta 2 personas autorizadas para recogidas esporádicas de los envíos y una para suscribir el servicio en su nombre. El periodo de contratación se computa por semanas, comprende desde 1 semana hasta un máximo de 14.

El titular no podrá pedir la modificación de los datos de un buzón de vacaciones, salvo que se haya producido un error de grabación en la formalización del contrato. La anulación del servicio antes del inicio de su ejecución conlleva la devolución del importe cobrado al cliente si cumple los siguientes requisitos: solicitud de anulación en la misma oficina de contratación y en el mismo día; la devolución se realizará en la misma modalidad de pago (metálico o tarjeta) que la contratación. Se puede solicitar la cancelación anticipada del servicio una vez iniciada su ejecución y antes de su finalización en cualquier oficina de Correos o en la web de Correos y no conlleva ninguna devolución.

Alta en oficina

Se realiza en IRIS >>Admisión>> Otros servicios >> Buzón de Vacaciones, el formulario de solicitud se descarga en Conecta. Se selecciona ámbito y duración, se graban los datos de los titulares (en caso de empresas graban los del representante), número de móvil y tipo de entrega de la correspondencia al final del contrato (domicilio o recogida en oficina de referencia). Se rellenan los datos de los autorizados a recoger la correspondencia (si son personas diferentes a los titulares) y la dirección que figura en la solicitud. Los datos han de verificarse con los de los DOIs.

Terminada la grabación se imprime el contrato, por duplicado (copia para el cliente y otra para la oficina, firmadas por cliente y empleado que debe indicar su NIP). A continuación se cobra la bolsa y queda dado de alta el buzón entregando el contrato y la factura al cliente.

Para realizar modificaciones, el cliente debe presentar el formulario y la documentación de la contratación. Se realiza desde IRIS>>Gestión > Mantenimiento > Buzón de Vacaciones, se buscar el buzones seleccionando la fecha de admisión para rectificar, añadir o eliminar datos. Se puede realizar en cualquier momento de la vigencia del buzón, siempre comprobando los datos con el DOI del cliente y siempre que haya habido un error en la grabación del contrato. Modificados los datos se imprimen dos copias del contrato modificado que han de firmar cliente y empleado, una, junto con el condicionado se entrega al cliente y otra quedará en oficina junto con la solicitud del cliente. Se conservarán en el Mueble archivador de la oficina durante la vigencia del servicio.

La cancelación requiere el impreso y la documentación presentada en la contratación. Se realiza desde la pantalla de mantenimiento del buzón, seleccionando el buzón a cancelar y el sistema imprime el contrato cancelado (dos copias) que han de firmar el cliente y el empleado, una copia junto al condicionado para el cliente y otra quedará en oficina junto con la solicitud presentada del cliente. Se conservarán en el Mueble archivador de la oficina. Se puede hacer en oficina o en la web.

La anulación se realiza desde IRIS>> Gestión > Mantenimiento > Buzón de Vacaciones. Se busca y selecciona el buzón y automáticamente aparecerá inactivo y el importe en negativo en bolsa.

Operativa

Cuando se da de alta un contrato de buzón de vacaciones en IRIS, sus datos pasan automáticamente a SGIE en la Unidad de Reparto del domicilio grabado. Una vez asignado el buzón a la USE/UR, se asigna la oficina de referencia asociada a esa cartería. En el momento de asignación se crea el buzón de vacaciones en el canal SGIE de la oficina de referencia.

La Unidad de Reparto enviará diariamente a la oficina de referencia del domicilio indicado en el contrato los envíos destinados al buzón de vacaciones en un sobre colector que irá etiquetado con el código del buzón, un número de envío (que seguirá un número de orden secuencial), el número de red y la denominación de la oficina. El número secuencial se generará en la UR al imprimir las etiquetas. Estará compuesto por tres dígitos: el primero de ellos será un 0 si la unidad es una URO y un 1 si la unidad es una USE. También figurará en la etiqueta el código de red y la denominación de la Oficina.

Los envíos registrados se liquidan con un intento de entrega. La causa de liquidación será “Buzón de Vacaciones”. Estos envíos se tratan como avisados: el aviso de llegada se introduce en el sobre colector que se envía al buzón de vacaciones y el envío queda como avisado en Lista. Al liquidar con esta causa, el sistema genera un SMS al destinatario.

Como particularidad, cabe señalar que las cartas urgentes ordinarias y los avisos de servicio se liquidan en la UR o USE como Buzón de vacaciones y se introducen en el sobre colector.

Por su parte, las notificaciones se liquidan en primer intento como ausente, y se completa el aviso de recibo. El segundo intento se hará al día siguiente y guardando la hora de diferencia. Se liquidará el envío como Buzón de vacaciones y se pasa a Lista, mientras se introduce el aviso en el sobre.

Las notificaciones con acuerdo especial deben tener un tratamiento similar, con un primer intento como ausente. Si son de tercer intento turno tarde, tendrán también un segundo intento como ausente y pasarán a la USE, que las liquidará como Buzón de vacaciones. Si son de depósito en buzón, se liquidarán como ausente en primer intento, como Buzón de vacaciones en segundo y cuando vuelvan a reparto se cumplimentará y separará el AR y el envío se introducirá en el sobre colector con los envíos ordinarios.

Por tanto, en el sobre colector viajarán los envíos ordinarios, los avisos de llegada, las cartas urgentes ordinarias, los avisos de servicio y las notificaciones con acuerdo especial de depósito en buzón.

La oficina de referencia recibe y da de alta en SGIE los sobres colectores (con envíos ordinarios y avisos) de alguna de las dos formas que se indican a continuación:

  • Por recepción automática de avisados, junto al resto de los envíos recibidos de la unidad de reparto desde el menú: Entradas> Recepción de avisados.
  • De forma unitaria, cuando no estén incluidos en el despacho, desde el Menú: Entradas> Alta Almacén, verificando que esté seleccionado Automático.

Durante la vigencia del contrato, el destinatario o alguna persona autorizada pueden realizar recogidas esporádicas. La operativa es similar a la entrega de envíos en un apartado de correos. Los sobres recogidos quedarán registrados en el buzón con el nombre y número del DOI de la persona que lo ha recogido.

Al vencer el contrato, salta una alarma en SGIE-Oficinas y SGIE- Carterías con un día de antelación y en la fecha de cierre, avisando que dicho contrato finaliza en tal fecha. Al cliente se comunicará por SMS la finalización del servicio. Se cambiará el estado del buzón de vacaciones a cerrado y ya no se podrán sacar etiquetas para los sobres colectores en la cartería. A continuación, la operativa vendrá marcada por la opción que haya elegido el cliente al formalizar el contrato: recogida en oficina por el titular o entrega a domicilio.

En el caso de recogida en oficina, se determina un plazo de permanencia para su recogida en oficina. Será igual a la recogida de un apartado postal. La fecha de finalización está en el contrato.

En el caso de entrega a domicilio, la oficina de referencia tiene que preparar un envío con todo el correo del buzón de vacaciones, para ello se utilizarán las cajas de embalajes de la línea verde de Correos (la caja no se cobra al cliente). El tamaño será el adecuado al volumen de envíos. Este envío se cursa a la unidad de reparto urgente (USE o UR). La operativa consiste en sacar un listado donde estarán anotados los sobres colectores que haya que enviar, dicho listado acompaña a los sobres dentro de la caja. El paquete formado por el contenido mencionado lleva adherida una etiqueta con el número de buzón de vacaciones (un código de barras de menos de 23 dígitos) y los datos del destinatario con el domicilio, además del número y la denominación de la cartería asociada. Esta etiqueta se obtiene desde SGIE> Control/Consultas> Buzón de vacaciones.

Este envío es tratado como un certificado en la unidad de reparto urgente (se crea un nuevo certificado, buzón de vacaciones, para poder registrarlo en SGIE). Si el intento de entrega resulta fallido, se deja un aviso de llegada en el buzón domiciliario, informando que el envío estará a disposición en la oficina durante 15 días. Si no es retirado en oficina, se devuelve al remitente, para lo cual será necesario abrir el envío y los sobres colectores, con el objeto de devolver los envíos individualmente.