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Apartados Postales

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El apartado es una dirección postal existente en las oficinas de Correos, asignada a una persona física (el titular principal), jurídica o institución pública o privada, de forma singularizada. Consiste en un número o serie alfanumérica y para mayor comodidad tiene la opción de entrega a domicilio.

El depósito de envíos se hará en casilleros cerrados ubicados en las dependencias postales.

Cuando no existan casilleros disponibles o el volumen, tamaño o naturaleza de los envíos lo exija, la correspondencia se depositará en el interior de las oficinas. SGIE genera una relación de envíos registrados para cada apartado, que se deposita en el casillero.

Características Apartados Postales

Vigencia

La vigencia del apartado es de fecha a fecha desde el 15/06/2015, es decir, en los anuales desaparece el año natural, igualmente ocurre con los trimestrales y mensuales. Como excepción, la vigencia de los apartados anuales suscritos con anterioridad a la entrada en vigor de la modificación citada, (el 15/06/2015), sigue siendo el año natural.

  • Para los apartados anuales contratados con anterioridad al 15 de junio de 2015, la fecha de renovación seguirá correspondiendo con el año natural (desde el 16 de diciembre hasta el 30 de enero).
  • Para los apartados contratados a partir del 15 de junio de 2015, la fecha de renovación será la misma fecha de contratación + 1 año y podrá renovarse desde 15 días antes a la fecha de caducidad y hasta 30 días después.

Pago

El pago de la suscripción del apartado puede hacerse en:

  • Metálico, tarjeta bancaria, tarjeta de cliente (Más cerca).
  • En diferido, cuando se abran con cargo a un contrato.

La edad mínima para contratar un servicio de Apartado es de 18 años, salvo que se trate de un menor emancipado, en cuyo caso, también se considera válida dicha contratación. Solo podrán recibir correspondencia en los apartados los titulares de los mismos.

Suscripción

La suscripción de un apartado requiere cumplimentar y firmar el formulario de suscripción dirigido a la oficina donde desee hacer uso del mismo. Debe presentarse sin tachaduras ni enmiendas, si las lleva se debe indicar al cliente que rellene una nueva solicitud. En este formulario se indicará la duración del apartado, anual o trimestral, cuando se trate de un apartado 24/7 también puede ser mensual. Si el apartado es anual, el solicitante tiene la posibilidad de marcar el chek de autorización a domiciliar el pago de la renovación anual del contrato de Apartado. En función del tipo de suscriptor:

Persona física

Con la petición, el interesado debe presentar el original del documento oficial de identificación personal. En el mismo acto se comprueba su veracidad, devolviéndose éste a su titular, sin que sea necesario quedarse con copia del mismo.

El empleado debe firmar y detallar su NIP en la solicitud, en el lugar habilitado para ello, como prueba de haber cotejado todos los datos.

Persona jurídica

La solicitud llevará el sello de la entidad e incorporará los datos y la firma dela persona con capacidad suficiente para representarla a estos efectos. Se acompañará la solicitud con alguno de los siguientes documentos:

  • El CIF de la entidad o copia del título de constitución de la empresa y del documento que acredite la posesión por el firmante de dicho poder suficiente.
  • Certificación del Registro Mercantil que contenga:
  • Datos identificativos de la persona apoderada.
  • Datos identificativos de la persona jurídica a la que representa.
  • Poderes otorgados. Igualmente si dicho certificado identifica a la persona que tiene la condición de Administrador único de una persona jurídica, al confluir en él las funciones de representación.

NO hay que quedarse con copia de dichos documentos una vez comprobado que la persona que firma es quien aparece con capacidad de representación y el empleado debe firmar y detallar su NIP en la solicitud, en el lugar habilitado para ello, como prueba de haber cotejado todos los datos.

Entidad u organismo público

La solicitud deberá llevar también el sello oficial de dichoorganismo. Los documentos que habrán de acompañar a la solicitud para realizar las comprobaciones de representación son:

  • El nombramiento en el cargo de la persona que la firma.
  • La norma o documento acreditativos de que dicho cargo tiene capacidad para representar al organismo en cuestión.
  • Copia del CIF del organismo y documento de identificación del representante.

Personas autorizadas

En el caso de los apartados con titulares adicionales será necesaria laconformidad de todos los titulares puesto que la autorización hace referencia a la correspondencia de todos los titulares. En el momento de realizar la autorización, los titulares del apartado deben presentar fotocopia del documento oficial de identificación de los autorizados, registrándose los datos en IRIS. Si se realiza en el momento del alta se realiza desde Contratación, si se realiza «a posteriori desde Mantenimiento.

NO hay que quedarse con copia de dichos documentos una vez comprobado que la persona que firma es quien aparece con capacidad de representación y el empleado debe firmar y detallar su NIP en la solicitud, en el lugar habilitado para ello, como prueba de haber cotejado todos los datos.

A los clientes interesados en suscribir un apartado, se les facilitará el impreso de suscripción (anexo I a, anexo I b y anexo II), según corresponda, que deberán cumplimentar y firmar.

El impreso de suscripción de apartado se encuentra publicado en Conecta>>Información y gestión>>Procesos>>Procesos de Oficinas>>Operativos>> Apartados>>FORMULARIOS DE APARTADOS:

  • Anexo I a: Suscripción del Servicio de Apartado Postal (para apartados particulares).
  • Anexo I b: Solicitud de alta de otros titulares (Cuando se desea dar de alta a más de untitular).
  • Anexo II: Suscripción del Servicio de Apartado «Franqueo en Destino».
  • Suscripción Apartado Postal 24/7.

Las oficinas de Correos y Telégrafos prestan el servicio de apartados postales con uno o varios titulares, previa suscripción y abono de la tarifa correspondiente. Las oficinas auxiliares podrán prestar este servicio gestionando la suscripción a través de la oficina de nivel técnico de la que dependan.

Los apartados postales pueden tener un único titular o titulares adicionales hasta un máximo de cinco titulares (un titular principal y cuatro titulares adicionales) y tres personas autorizadas para retirar los envíos recibidos. Sólo los que figuren como titulares pueden recibir envíos a su nombre en el apartado. Cabe añadir que un apartado particular puede tener como suscriptores a personas físicas y jurídicas indistintamente.

La persona física o jurídica interesada en la suscripción de un apartado debe formalizar su petición cumplimentando y firmando la solicitud. Si en la solicitud figuran personas autorizadas, también se debe aportar el documento de identidad para comprobar la veracidad de los datos, sin ser necesario quedarse con copia del mismo.

Durante la vigencia de la suscripción, el primer titular podrá solicitar por escrito la baja del resto de cotitulares, o de alguno de ellos, así como la cancelación total de la suscripción.

En el apartado se permite la recepción de cualquier tipo de envío de los que circulan por Correos. En la dirección del envío podrá figurar el nombre de la persona o cualquiera de los titulares que suscriben el servicio y el número de apartado, o sólo el número de apartado. La entrega de los envíos o servicios se realiza con idéntico criterio al establecido para la entrega domiciliaria, según tipo y modalidad. En el supuesto extraordinario de que se reciban envíos certificados o registrados en los que figura sólo el número de apartado, se entregarán de forma personalizada al titular o titulares del mismo o a las personas autorizadas por éste o estos.

Para poder realizar la contratación de un apartado es necesario que el rango esté dado de alta en IRIS, esto se realiza desde: Gestión>>Apartados>>Rango, dentro de este menú se despliega el combo de tipo de apartado, se elige el que se desea crear el rango y se acepta la operación, a continuación ya pueden contratarse apartados de esa opción a la que se ha creado el rango. Los rangos deben adaptarse al número de casilleros existentes en la oficina y en las localidades en las que hay más de una oficina se ha de saber la numeración que corresponde a cada una de ellas para que no haya errores de encaminamiento de los envíos.

Una vez recibida la petición de suscripción, se procede a dar de alta la solicitud en el sistema IRIS. Para realizar la suscripción en el sistema IRIS se procede de la siguiente forma: IRIS> Menú Admisión> Apartados> Contratación. En las pantallas que muestra IRIS, hay que cumplimentar:

  • Tipo de Apartado.
  • Número de Apartado.
  • Número de teléfono móvil, para poder recibir de forma gratuita un SMS avisando al titular de que tiene un envío registrado (cuando llega un envío registrado para ser entregado en apartado, al darlo de alta en SGIE en el apartado correspondiente, el sistema genera un SMS al móvil del titular del apartado, indicándole que tiene a su disposición el envío. El SMS se genera después de dar de alta del primer envío cuando el apartado esté vacío o del primer envío que se dé de alta en el día). Servicio solo para Apartados situados en oficinas informatizadas.
  • Número de Suscriptores.
  • Contratación Anual/Trimestral (en apartado 24/7 también Mensual) (CCRI solo Anual).

Cumplimentar datos de los suscriptores. El titular del apartado particular podrá, en el momento de la suscripción o en una fase posterior, identificar a titulares adicionales para recibir envíos como destinatarios en el apartado.

Si el alta de nuevos suscriptores se realiza a «posteriori» se accederá a Iris>> Menú Inicio>> Admisión>> Apartados>> Mantenimiento Contratación Apartados. Se localiza el número de apartado al cual se tienen que añadir los nuevos suscriptores, y se cumplimentan los datos.

En las oficinas con oficinas dependientes, es necesario grabar los datos de los apartados en el desplegable de la unidad dependiente para que los datos pasen al SGIE de esa dependiente si es informatizada.

Al dar de alta un apartado en IRIS, si el solicitante ha marcado en el impreso de suscripción, el chek de autorización a domiciliar el pago de la renovación anual del apartado, introducir los datos de la cuenta.

Al dar de alta un apartado con titular o titulares con DNI o NIE, el sistema lanza una consulta a la AEAT para comprobar que los datos introducidos coinciden con los que tiene registrados y no permitirá dar de alta al titular si los datos no son correctos.

Los datos de los apartados postales y de los 24/7 introducidos en IRIS se volcarán automáticamente en SGIE de la unidad. El volcado se hace por la noche y a partir del día siguiente pueden verse los datos en SGIE.

En todas las oficinas aparecen tres apartados Especiales que no deben darse de baja, si es necesario se hará a nivel central:

  • 000000 Cartas Urgentes Ordinarias Recibidas.
  • 065000 Instituto de la Seguridad Social.
  • 200000 Instituto Social de la Marina.

Una vez registrados los datos del formulario en IRIS se validará mecánicamente el formulario, asignando el número de apartado y emitiendo ticket o factura por el cobro. Solo se ha de validar una vez el formulario y una vez firmado por cliente y operador, se realiza una fotocopia del mismo. Seguidamente se cobra el importe total que refleja IRIS, pulsando el botón «Cobrar bolsa». Los apartados FD y CCRI la cantidad a cobrar incluirá la cantidad determinada como garantía de franqueo (40% del franqueo correspondiente a la previsión de envíos a recibir durante un mes). Finalmente, se entrega al cliente la fotocopia del formulario de suscripción validado por la aplicación IRIS junto con el ticket de caja o factura. La oficina archiva las suscripciones de apartados, separando las de uno u otro tipo. Si el apartado dispone de casillero, se entrega una llave al titular del mismo, quedando una copia en la oficina.

Las solicitudes de suscripción, de inclusión de nuevos titules o autorizaciones que una vez dados de alta en IRIS se convierten en contrato, deben permanecer archivadas en la oficina, mientras el apartado no cause baja. No se deben dejar en la oficina, copia de otros documentos que presenten los clientes.

La documentación generada se guarda en la oficina en un mueble archivador, con tres separaciones:

  • Apartados Postales.
  • Apartados FD/CCRI.
  • Apartados 24/7.

En las oficinas que tengan oficinas auxiliares dependientes con apartados, deberán tener perfectamente identificadas y separadas cada una de ellas.

Se hará una carpeta individualizada para cada apartado activo, en la que figure el número de apartado. Se ordenarán desde el 1 al último nº de apartados activos. Cada carpeta debe contener:

  • Original del formulario de suscripción del apartado.
  • Cuando el titular o titulares son personas jurídicas, la documentación descrita anteriormente.

Es necesario informar al cliente que siempre que haya cambios en los datos que facilita en el impreso de suscripción debe comunicarlos para que se pueda actualizar en la base de datos y así poder prestarles un mejor servicio. Los cambios a posteriori se realizan en Iris>> Menú Inicio>> Admisión>> Apartados>> Mantenimiento Contratación Apartados.

*En algunos supuestos, los clientes destinatarios titulares de apartados autorizan por escrito a la Unidad de Distribución para que sus envíos, en cuya dirección consta sólo el domicilio, sean depositados en el apartado. Una copia de la autorización de depósito de entrega en los apartados debe estar en poder de la unidad de entrega de la oficina, en la carpeta del apartado correspondiente. Una vez clasificados los envíos en el proceso de embarriado, se separarán del reparto y se reencaminarán a la Oficina. En el caso de los envíos registrados, financieros y telegráficos, previamente se habrán dado de alta los envíos en Unidad y reencaminado en SGIE para evitar la pérdida de calidad y trazabilidad del envío. Deberá facilitarse a la Oficina una copia de la autorización del destinatario. Queda exceptuado de este procedimiento la entrega de notificaciones administrativas dirigidas al domicilio, ya que por sus especiales características deberán seguir entregándose a domicilio, salvo que haya una petición formal de reenvío postal y que sea de aplicación a este tipo de productos. Este procedimiento se aplicará tanto a las Unidades que comparten local, como aquellas que, sin compartirlo, se encuentren próximos, o en todo caso, se asegure la puesta a disposición de la Oficina de todos los envíos a primera hora de la mañana junto con los envíos avisados en su enlace habitual, teniendo en cuenta el tipo de productos para los que se amplía la autorización y preservando siempre, tanto la trazabilidad de los mismos, como la calidad asociada a cada uno de ellos como obligación necesaria. De no cumplirse los criterios descritos, se devolverán los envíos a la U.R. para su correcto tratamiento y clasificación.

Renovación de Apartados

Se accede desde IRIS >>Admisión>>Apartados>>Renovación. Serealiza la búsqueda del tipo y número de apartado a renovar. Se ha incluido en las renovaciones opción para que los clientes firmen el conocimiento de la clausula RGPD.

Hay tres formas de renovación, pago domiciliado (banco), pago al contado y pago diferido (para clientes con contrato, que tienen incluido en su contrato la apertura y renovación de apartados).

Un cliente puede cambiar la forma de pago de la renovación de un apartado durante todo el período de vigencia del contrato (excepto el mismo día de la fecha de próxima renovación), para que sea efectivo en el próximo ejercicio.

Cuando Iris procese los apartados con pago domiciliado que han sido rechazados por el banco, se mostrará un nuevo aviso durante cinco días e indicando que hay 30 días desde la fecha de rechazo, bien para que el cliente renueve el apartado pagándolo al contado en la oficina, o bien para que la oficina proceda a darlo de baja.

Un apartado de pago al contado puede ser renovado por el cliente sólo en el período comprendido entre 15 días antes dela fecha de renovación y 30 días después de esa fecha. Pasado el plazo sin haber procedido a la renovación abonando la tarifa correspondiente, la oficina procede a la baja del apartado, pudiendo asignar el casillero a otro cliente. En el caso de los apartados FD, la fianza queda a disposición de Correos.

Los apartados trimestrales o mensuales, no admiten renovación, una vez cumplido el plazo, se dan de baja automáticamente, los anuales si, IRIS informa de la fecha de renovación y los apartados en los que hay que depositar el aviso de renovación en el casillero para avisar al cliente de dicha renovación.

El titular del apartado puede cancelar la suscripción en cualquier momento, entregando la llave del casillero en la oficina que procederá a registrar la baja. Si el primer titular solicita la baja del apartado, o no se produce la renovación en el período previsto, se considerará cancelada totalmente la suscripción, no pudiendo los titulares adicionales quedar en la condición de primero. Es responsabilidad exclusiva del primer titular comunicar a los titulares adicionales la cancelación del servicio.

Con la baja del apartado, el cliente deberá devolver la llave. Las tarifas están previstas como un pago único para cada anualidad, mes o trimestre, por lo que en caso de baja no procederá devolución de ninguna cantidad por este concepto.

La cancelación no genera devolución de importe alguno al cliente, salvo en el caso de los apartados FD en que se procede a la devolución de la fianza por la oficina, previa liquidación de los envíos pendientes de retirada.

Las bajas se realizan en IRIS>>Admisión>>Apartados>>Mantenimiento Contratación Apartados.

En las pantallas que informa IRIS, se localiza el tipo y número del apartado y se pulsa «baja».

Siempre que se produzca baja de un apartado ya suscrito se procederá a la sustitución de la cerradura, bien por intercambio con la de otro de los no contratados o por reposición de una nueva.

Apartado de franqueo en destino

Permite sólo la recepción de cartas, tarjetas postales nacionales (FD) y correspondencia comercial respuesta internacional (CCRI) con carácter ordinario, cuyo formato haya sido previamente autorizado por la oficina. En el caso del CCRI el formato deberá estar homologado por los Servicios Comerciales de Correos.

Los apartados Franqueo en Destino, solo pueden tener un suscriptor o titular.

No se admitirán envíos registrados dirigidos a apartados de franqueo en destino. En los casos que por error se hayan admitido, la oficina donde está el apartado procederá a la entrega de los envíos como cualquier correspondencia registrada. Cuando el cliente final del apartado en destino, se niegue a recibir correspondencia registrada, se procederá a su devolución inmediata al remitente como correspondencia rehusada. El cliente pasa a retirar los envíos y la entrega se realiza con la periodicidad que se determine por el cliente, previa liquidación y abono o facturación del importe del franqueo correspondiente a los envíos que se retiran.

Podrán admitirse envíos dirigidos a un apartado de franqueo en destino formados por sobres o embalajes de las dimensiones y pesos incluidos en el Tema 1 (pág. 52, 54 y 55), señalizados con una tarjeta de franqueo en destino adherida a su cubierta, siempre que cumpla tanto en dimensiones como en diseño y características gráficas, los requisitos para el anverso de este tipo de envíos. Estos apartados no tienen llave ni casillero (los envíos se depositan en una bandeja diferenciada por apartado). Los envíos se entregan en propia mano al destinatario, junto a una relación de los envíos recibidos, previa liquidación y abono o facturación del importe del franqueo correspondiente a los envíos que se retiran.

Es la solución más cómoda para la realización de acciones masivas de captación, suscripción, promoción y encuestas, así como para la atención postventa, con la ventaja de centralizar en un único punto todas estas respuestas.

El cliente de un apartado de franqueo en destino deberá depositar una fianza en el momento de suscribir el servicio. El interesado fijará una estimación del número de envíos que prevé recibir mensualmente, número que habrá de servir de base para calcular, en función de las tarifas vigentes en cada momento, el importe de la garantía que habrá de depositar por derechos de franqueo.

Es necesario informar al cliente que siempre que haya cambios en los datos que facilita en el impreso de suscripción debe comunicarlos para que se puedan actualizar en la base de datos y así poder prestarles un mejor servicio.

El importe de la garantía equivaldrá al 40% del franqueo correspondiente a la previsión de envíos a recibir durante un mes. Si de forma permanente, a lo largo del año, el número real de envíos recibidos supera en más del 50% las previsiones mensuales, se podrá proceder al ajuste de la garantía en el momento de la renovación.

Para la suscripción de este tipo de apartados de Franqueo en destino/CCRI, el cliente deberá entregar dos sobres o facsímiles de los envíos a franquear en destino en los que posteriormente deberá añadir el número de apartado concedido.

En los casos de Franqueo en destino, el personal de admisión debe comprobar que el sobre o tarjeta de Franqueo en Destino para el ámbito interior nacional, presenta las características de acondicionamiento incluidas en el Tema 1 (pág. 52 y 53).

Apartado 24/7

Es otra modalidad con características específicas. El cliente podrá acceder al casillero del apartado postal las 24 horas de los 7 días de la semana. Por tanto solo están en oficinas en las que se pueda acceder a ellas durante todo el día, es decir oficinas adaptadas para ello. El acceso a las instalaciones del Apartado se hará con una tarjeta que identifica al usuario y al casillero con la llave de este.

La numeración de estos apartados comienza por las letras VS seguidas del número, es muy importante comunicar esto al cliente para que siempre venga en la dirección escrito así el número de apartado y no dé lugar a errores.

Los apartados 24/7 pueden tener un único titular o titulares adicionales, hasta un máximo de cinco (1 titular principal y 4 adicionales), y tres autorizados.

El precio del servicio de entrega de envíos en apartados postales 24 horas se establece en función del tamaño del casillero contratado, según las tarifas publicadas por Correos.

  • S (39x60x8´5cm).
  • M (39x60x17cm).
  • L (39x60x34cm).
  • XL (39x60x51cm).

Correos depositará en el apartado los envíos ordinarios y de paquetería Paq Premium y Paq Estándar. El envío será entregado en el casillero del apartado postal junto con un albarán de entrega del envío. Dicho albarán habrá de ser firmado por el destinatario del envío y posteriormente depositado en el casillero instalado en las oficinas de Correos para tal fin. Si el destinatario del envío no procediera a cumplimentar el albarán, se entenderá que el envío ha sido efectivamente entregado, en la fecha y hora de su puesta a disposición al destinatario.

Si las dimensiones de la paquetería son superiores a las del apartado, o se trata de envíos registrados de otra modalidad, o de Paq Premium y Paq Estándar con valores añadidos, se dejará una “tarjeta de aviso” para su posterior recogida en ventanilla.